PREVENCIÓN Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LA/FT 2016

Contenido Facultades legales Objetivos Ámbito de aplicación Elementos del sistema Etapas del SAGRLAFT Medidas para la prevención del riesgo Reportes a la UIAF Proceso de supervisión Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo

Facultades de la Superintendencia de Sociedades Ley 222 de 1995 (artículo 86): sanciones o multas. Decreto 1023 de 2012, artículo 7º, numeral 26. Es función de la Superintendencia de Sociedades, “instruir a las entidades sujetas a su supervisión sobre las medidas que deben adoptar para la prevención del riesgo de lavado de activos y del financiamiento del terrorismo” Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo

Objetivos Establece las pautas y sugiere las medidas para el adecuado diseño y estructuración del sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (SAGRLAFT) : Elementos del sistema Etapas del sistema Medidas de prevención y gestión del riesgo de LA/FT Reportes a la UIAF por las entidades obligadas a ello Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo

Ámbito de aplicación   Destinatarios: (i) sociedades comerciales, (ii) empresas unipersonales y (iii) sucursales de sociedades extranjeras que: Sean vigiladas A diciembre 31 del respectivo año registren ingresos brutos iguales o superiores a 160.000 SMMLV. Sujetos no obligados: recomendaciones para prevenir el riesgo de LA/FT. Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co

Ámbito de aplicación Actividades y Profesiones No Financieras Designadas (APNFD) Agentes inmobiliarios y construcción Comercializadores de piedras y metales preciosos Firmas de abogados y contadores Comercio de vehículos Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co

Ámbito de aplicación Implementar sistema en plazo máximo de 12 meses calendario. Desde 31 de diciembre del año en que superen los ingresos brutos. Sujetos obligados a la fecha: En un término máximo de 12 meses desde el 1 de septiembre de 2016, revisar y ajustar su sistema Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo

Ámbito de aplicación Término mínimo de permanencia Permanecerán obligadas por la circular por un término adicional de 3 años, a partir del momento en que dejen de cumplir los requisitos. Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo

Elementos del sistema Identificación del riesgo Medición o evaluación   Identificación del riesgo Medición o evaluación del riesgo Control del riesgo Monitoreo o seguimiento del riesgo Identificar operaciones inusuales y operaciones sospechosas Establecer controles a los riesgos identificados Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co

Etapas del sistema Diseño y aprobación: Diseño a cargo del oficial de cumplimiento. Tener en cuenta: las características propias de la Empresa y su actividad, así como la identificación de las fuentes de Riesgo de LA/FT. Aprobación por junta directiva o máximo órgano social Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo

Etapas del sistema Supervisión y cumplimiento : A cargo del oficial de cumplimiento, con el apoyo de la administración. Funciones del oficial de cumplimiento: Rendir informes internos Reportes de operaciones sospechosas Diseñar metodologías de segmentación para identificación de los riesgos, medición y control Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo

Etapas del sistema Oficial de cumplimiento Se deberá registrar en el SIREL de la UIAF. Se deberán definir en el Sistema las funciones, responsabilidades, atribuciones, perfil, incompatibilidades e inhabilidades del oficial de cumplimiento y el contenido mínimo de sus reportes. Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo

Etapas del sistema Divulgación y Capacitación: Al menos, una vez al año a los empleados que deban recibir información sobre la política de SAGRLAFT para que estén en capacidad de determinar cuándo una operación es intentada, inusual o sospechosa. Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo

Medidas para la prevención del riesgo Riesgo en relación con las personas: Celebración y ejecución de operaciones sin conocimiento de la contraparte. Socios o accionistas sin verificación de origen de fondos. Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo

Medidas para la prevención del riesgo Riesgo en relación con las operaciones: Operaciones con alto manejo de efectivo - cajas menores. Negocios sobre bienes a precios sustancialmente distintos a los del mercado. Instituciones de financiamiento que no cumplan con los requisitos de ley. Donaciones. Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo

Reportes a la UIAF Reportes de operaciones sospechosas. Reporte de operaciones intentadas (sospechosas sin éxito). No se requiere reportar las inusuales. Reporte “AROS” Conservación de soportes: según art. 28 de la Ley 962 de 2005 Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo

Proceso de supervisión El 9 de abril y el 7 de octubre 2015, mediante oficios dirigidos a 1046 empresas, se solicitó informar: El grado de avance en el proceso de implementación del SAGRLAFT. Las gestiones adelantadas ante la UIAF. Copia del acta de la reunión de junta directiva o máximo órgano social, donde se haya discutido el estudio y aprobación de SAGRLAFT. Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo

Proceso de supervisión No SUJETOS Obligados 1.011 Quiénes han reportado 975 Pendientes por reportar* 36 *De las 36, ya se impusieron sanciones a algunas y otras fueron excluidas del proceso de supervisión por estar canceladas o por disminución de ingresos brutos. Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo

Proceso de supervisión Nuevo cuestionario de seguimiento: Se desarrolló un nuevo cuestionario para las empresas obligadas, en el que hacen preguntas como: ¿La empresa cuenta con una matriz de riesgos de LA/FT? ¿Quién diseñó y aprobó el sistema de prevención del riesgo de LA/FT? ¿El sistema permite identificar operaciones inusuales y operaciones sospechosas? ¿La empresa tiene designado un oficial de cumplimiento? ¿La empresa está registrada en el Sistema de Reporte en Línea de la UIAF (SIREL)? Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo

Proceso de supervisión Cada cuánto la empresa realiza una revisión a la política de prevención de LA/FT? ¿La empresa ya ha realizado reportes de operaciones sospechosas a la UIAF? ¿A quién reporta internamente el oficial de cumplimiento? ¿La entidad tiene previsto capacitaciones periódicas? 1. Mensuales 2. Trimestrales 3. Semestrales 4. Anuales 5. Otro   Supersociedades Línea de atención al usuario: 018000114319 PBX: 3245777 – 2201000 / Centro de fax 2201000, opción 2 / 3245000 AVENIDA EL DORADO No. 51 – 80 / Bogotá – Colombia Horario de atención al público de Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00 pm webmaster@supersociedades.gov.co Prevención y gestión del lavado de activos y financiación del terrorismo