SAYCOM ? (Sistema de Administración Y COntrol de Mantenimiento) (Implementación Orden de servicio sistematizada)

1. Objetivo Controlar los costos de mantenimiento y prestar un buen servicio a la operación.

2. MODELO CONCEPTUAL ORDEN DE SERVICIO Documento mediante el cual se solicita un servicio a terceros para diferentes actividades de mantenimiento. CONSECUTIVO: Numero Automático asignado a los Documentos Parcial: Los dos primeros números son la regional y los dos últimos el consecutivo que genera el documento eje. 01-29 Consecutivo 29 de la regional Bogota 01. Definitivo: El número lo genera automaticamente SIAM en el momento de autorizar la Orden Definitiva. a. b.

3. Procedimiento. Ingreso al Aplicativo. En nuestra Intranet ubicamos la pestaña de Mantenimiento. Digitamos el Usuario y el Password asignados. Seleccionamos la opción “SAYCOM” (Sistema de Administración Y COntrol de Mantenimiento”.

3.1. “CREAR ORDEN DE SERVICIO PARCIAL”: (Información Básica) - COORDINADOR Click en la Opción “Crear Orden servicio: Digita el número de la Orden de Trabajo y/o Placa Automáticamente el Sistema le mostrará la información del Vehículo (Línea y Modelo). 1. Selecciona regional 4. Digita Fecha estimada de entrega 2. Selecciona Proveedor 3. Selecciona forma de pago

3.1. “CREAR ORDEN DE SERVICIO PARCIAL”: (Adicionar Servicio Externo) - COORDINADOR 1. Selecciona Ítem Orden de Trabajo 2. Selecciona el servicio a realizar 4. Digitar la cantidad de servicios a realizar 5. Una vez Digitada la información (Parcial) Dar Click en el Botón “Adicionar concepto” – Permite Ingresar más de un servicio al mismo Item 3. Digitar el valor del servicio a Ejecutar (Parcial), Tener en Cuenta si: a. El Valor es Menor al sugerido – No obliga a Digitar OBSERVACIONES. b. El Valor es Mayor al sugerido – Obliga a Digitar OBSERVACIONES .

3.1. “CREAR ORDEN DE SERVICIO PARCIAL”: (Grabar en SAYCOM) - COORDINADOR Una vez Adicionados todos los conceptos a realizar Dar Click en el Botón “Grabar” y “Aceptar”

(Impresión Orden de Servicio Parcial) - COORDINADOR 3.2. “PANEL DE CONSULTA”: (Impresión Orden de Servicio Parcial) - COORDINADOR 1. Desplegar el estado de las Ordenes de servicio: En Proveedor – Trabajo no ejecutado 100% por el proveedor externo Aprobada – Autorizada por el Jefe Nacional para adjuntar en la factura. Rechazada – No autorizada por el Jefe Nacional Por aprobar – Pendiente autorización Jefe Nacional SAYCOM brinda realizar la consulta de ordenes por: Estado Placa Orden de Trabajo Rango de Fechas Proveedor 2. Dar Click en el Icono “+ “ para imprimir la Orden de servicio.

3.2. “FORMATO IMPRESIÓN ORDEN SERVICIO PARCIAL”:

3.4. “ORDEN DE SERVICIO DEFINITIVA”: COORDINADOR Dar Click sobre el número consecutivo con el fin de Actualizar Información y pasar seguidamente para Autorización de Jefe Nacional de mantenimiento

3.4. “ORDEN DE SERVICIO DEFINITIVA”: COORDINADOR Se actualiza la Información Faltante: Número de factura Datos Definitivos (Valor, Cantidad, Tipo Descuento (% o Precio), Descuento, Gravado con IVA, Observación (Opcional) 3.4. “ORDEN DE SERVICIO DEFINITIVA”: COORDINADOR Damos Click en el Botón “Actualizar conceptos” y “Pasar a aprobación”

3.3. “AUTORIZACION ORDEN DE SERVICIO”: JEFE NACIONAL DE MANTENIMIENTO Dar Click sobre el número consecutivo para Autorización de Jefe Nacional de mantenimiento Damos Click en la pestaña “Ordenes de Servicio por aprobar”

3.3. “AUTORIZACION ORDEN DE SERVICIO”: JEFE NACIONAL DE MANTENIMIENTO OJO.. El Botón “Rechazar” – Rechaza toda la Orden si así se requiere Una vez señalados los Ítems Click en el Botón “Aprobar”

(Revisión Ordenes de servicio) 3.5. “PANEL DE CONSULTA”: (Revisión Ordenes de servicio) Dar Click sobre el número consecutivo para Validar la Orden de servicio

3.5. “ORDEN DE SERVICIO DEFINITIVA”: (Adjuntar a la Factura)

3.6. “CREAR CONCEPTOS ORDENES DE SERVICIO”: (Control Bogotá) 1. Damos Click en la pestaña “Crear concepto OS” 2. Digitamos el servicio externo a Crear 3. Digitamos el Valor del servicio externo a Crear 4. Finalizamos dando Click en el Botón “Crear”

El éxito de proyecto depende del compromiso de sus integrantes.