Proyecto de Actualización, Optimización y Desarrollos Especiales de MIDAS Kickoff Gerencia de Tecnología Diciembre de 2015

Agenda Situación Actual Alcance del Proyecto Equipo de Trabajo 1 Situación Actual 2 Alcance del Proyecto 3 Equipo de Trabajo 4 Metodología del Proyecto 5 Hitos del Proyecto 6 Plan de comunicaciones 7 Riesgos del Proyecto 8 Estado del Proyecto

Situación Actual MIDAS y VaR se encuentran en versión Junio de 2014. Presenta retraso en 4 entregas generales del proveedor. No se cuenta con soporte contractual sobre el sistema. Se generan sobrecostos por soporte y mantenimiento. En la operatividad de cierres los diarios, se presentan demoras en la ejecución de procesos. Existen procedimientos operativos que se realizan manualmente o apoyados parcialmente por el sistema propio de la fiduciaria o herramientas de ofimática.

Situación Actual MIDAS Está funcionando sobre la versión 10g de Oracle, la cual ya no tiene soporte por parte del fabricante. Se cuenta con los entornos de test y calidad, test está en desuso y calidad es utilizado por un número muy reducido de usuarios. No se cuenta aún con la plataforma de clústeres para los entornos previos de MIDAS. Desde el punto de vista de gestión de la demanda de tecnología, la fiduciaria no cumple al 100% con el modelo corporativo de BBVA.

Alcance Actualización de versiones generales. Optimizaciones de rendimiento en el sistema. Actualización de la plataforma de Base de Datos utilizada por MIDAS. Capacitación del personal de infraestructura en temas de instalación y configuración de MIDAS. Puesta en funcionamiento de los ambientes previos para un mayor número de usuarios, lo que permitirá optimizar el proceso de prueba de nuevas versiones.

Alcance Acceso al proyecto de clusterización de entornos de BBVA. Implementación de mejoras en MIDAS a la medida de BBVA fiduciaria Normalización de la administración de MIDAS en fiduciaria, a la metodología corporativa.

Equipo de Proyecto Inversiones Financiera y Administrativa Riesgos Tecnología Servicios Fiduciarios Asesoría Fiscal

Administrativa y Financiera: Equipo de Proyecto – Equipo Base Tecnología: William Garzón – Gerente de Tecnología Diego A. Domínguez – Líder Técnico Inversiones: Javier Rondón – Gerente Inversiones Jorge Villamil – Usuario Inversiones Juan C. Galván – Usuario Inversiones Administrativa y Financiera: María E. Torres – Gerente de F&A Diana Bedoya – Usuario Contabilidad Edith Herrera – Usuario Contabilidad Yasmin Romero – Usuario Contabilidad Leidy Sierra – Usuario Contabilidad Riesgos: Erika Tarazona – Gerente de Riesgos Luz Amparo Lotta – Usuario Riesgos Sergio Hernández – Usuario Riesgos

Servicios Fiduciarios: Equipo de Proyecto – Equipo de Apoyo Asesoría Fiscal: Gladys Sierra – Gerente Asesoría Fiscal Luis Armando Quintero – Usuario A. Fiscal Servicios Fiduciarios: Myriam Balmaseda – Gerente Servicios Fiduciarios Juan C. Briceño – Usuario Servicios Fiduciarios

Metodología del Proyecto Monitoreo y Control: Reuniones de Seguimiento Reporte de Seguimiento Inicio Levantamiento situación inicial Contratación Lanzamiento del proyecto Ambientación Planeación Cronograma Actividades Mesas de trabajo áreas Filtrado inicial y asignación Censado req. Especiales Cierre Estabilización Cierre del Proyecto Nov 2015 Inicio Oct. 2016 Cierre Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Nov 03 – Dic 16 Inicio Dic 03 – Ene 29 Planeación Dic 21 - Sep 16 Ejecución Ene 25 – Sep 30 Pruebas Sep 19 - Oct 28 Cierre Ejecución Preparación prerrequisitos Sprints de Actualización Sprints Des. Especiales Pruebas Pruebas Internas Pruebas de aceptación Certificación de versiones

Metodología del Proyecto NOTA IMPORTANTE: De acuerdo a las verificaciones realizadas, tanto internas como con el proveedor, se requiere que la instalación de las versiones se lleve a cabo por entregas completas , por tanto, en el plan de trabajo se plantean sprints de actualización de acuerdo por cada una de las entregas de MIDAS, donde se conetmplan las siguientes actualizaciones: Octubre de 2014 Febrero de 215 Junio de 2015 Octubre de 2015 Febrero de 2016 Pruebas Vers. Octubre 2014. Vers. Febrero 2015. Vers. Octubre 2015.. Vers. Octubre 2015. Vers. Junio 2015 Vers. Febrero 2016. Inicio Cierre Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Ejecución Pruebas Pruebas Vers. Febrero 2015. Pruebas Vers. Octubre 2015. Pruebas Vers. Junio 2015. Pruebas Vers. Febrero 2016.

Hitos del Proyecto Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Hito - 020 –Desarrollados especiales en producción. Hito - 017 – Especificaciones requerimientos especiales. Hito - 018 –Requerimientos especiales desarrollados. Hito - 007 – Pruebas Vers. Octubre 2014 Finalizadas. Hito - 001 – Inventario Situación Actual Hito – 003 – Cronograma de Actividades Hito – 0XX -H7 Cierre de Proyecto vie 06/02/15 Hito - 014 – Vers. Octubre 2015 en producción. Hito - 010 – Vers. Febrero 2015 en producción. Hito – 005 – Censo de requerimientos especiales Hito - 008 – Vers. Octubre 2015 en producción. Hito - 012 – Vers. Junio 2015 en producción. Hito - 016 – Vers. Febrero 2016 en producción. Inicio Cierre Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Inicio Ejecución Planeación Pruebas Cierre Nov 03 – Dic 16 Inicio Dic 03 – Ene 29 Planeación Dic 21 - Sep 16 Ejecución Ene 25 – Sep 30 Pruebas Sep 19 - Oct 28 Cierre Hito - 006 – Entornos previos configurados en equipos usuarios de pruebas. Hito - 002 – Ambientes previos Clúster BD Operando Hito - 009 – Pruebas Vers. Febrero 2015 Finalizadas. Hito - 013 – Pruebas Vers. Octubre 2015 Finalizadas. Hito – 004 – Filtrado y Asignación Requerimientos Act. Versiones Hito - 011 – Pruebas Vers. Junio 2015 Finalizadas. Hito - 015 – Pruebas Vers. Febrero 2016 Finalizadas. Hito - 019 – Pruebas desarrollos especiales Finalizadas.

Plan de Comunicaciones Reunión de Seguimiento Semanal (Gerencial) Reunión de Seguimiento Semanal (Ejecución) Javier Rondón – Grt. Inversiones María E. Torres – Grt. F&A Aníbal Blanco – Rsp. Backoffice Diana Bedoya – Rsp. Contabilidad Erika Villar – Grt. de Riesgos Gladys Sierra – Grt. Asesoría Fiscal Myriam Balmaseda – Grt. S. Fiduciarios William Garzón – Grt. Tecnología Diego A. Domínguez – Líder Técnico Entregables: Reporte de Seguimiento del proyecto Jorge Villamil - Usuario Inversiones Aníbal Blanco – Resp. Backoffice Oscar I. Uribe - Usuario Backoffice Diana Bedoya – Resp. Contabilidad Edith Herrera - Usuario Contabilidad Luz A. Lotta - Usuario Riesgos Luis Quintero - Usuario Asesoría Fiscal Juan Briceño - Usuario Srv. Fiduciarios Diego A. Domínguez – Líder Técnico Entregables: Reporte de Seguimiento del proyecto

Factores de Éxito ID DEL RIESGO DESCRIPCIÓN IMPACTO ESTRATEGIA RESPONSABLES FE_001 Claridad en los objetivos del proyecto. Alto Plantear etapas y ciclos de ejecución del proyecto con alcances claramente definidos. Diego A. Domínguez FE_002 Control y Seguimiento constante. Evaluación y verificación continua a la ejecución de las actividades del plan de proyecto mediante reuniones de seguimiento. Todo el Equipo FE_003   Compromiso del equipo de proyecto y cumplimiento de las de tareas planificadas/asignadas. Se requiere involucramiento voluntario de todos las personas involucradas en el proyecto. FE_004 Comunicación entre los miembros del equipo Envío periódico de comunicaciones informando el avance de las metas establecidas. Asistencia a las reuniones de seguimiento. FE_005 Disponibilidad de infraestructura y apoyo por parte de las áreas correspondientes Medio Se realizarán reuniones de seguimiento semanalmente para llevar el control de tareas asignadas. Equipos de Infraestructura, Comunicaciones y Base de Datos. FE_006 Apoyo oportuno por parte del proveedor Emisión de alertas inmediatas ante la identificación de incidencias de pruebas y seguimiento continuo de estas.

Riesgos del Proyecto ID DEL RIESGO DESCRIPCIÓN IMPACTO PLAN DE MITIGACIÓN RESPONSABLES R_001 Incumplimiento en el cronograma   Medio Se realizarán reuniones de seguimiento semanalmente para llevar el control de tareas asignadas. Diego A. Domínguez R_002 Aparición de un número alto de errores durante las pruebas Alto Ejecución de ciclos previos de pruebas para filtrado y depuración inicial de incidentes. R_003 Fallos en el ambiente de pruebas Mantener habilitado un segundo ambiente previo R_004 Aparición de sprints muy largos debido a la necesidad actualizar MIDAS por versiones completas. Intensificación del esfuerzo en preparación de pruebas, parametrización , pruebas previas y pruebas de usuario. Diego A. Domínguez - Todo el Equipo R_005 Demoras en atención a incidentes por parte del proveedor. Establecer acuerdos de tiempos de atención a incidentes de pruebas. Seguimiento constante a los incidentes reportados. Falta de participación por parte de miembros clave del equipo por incapacidad o tareas inmediatas de la producción. Se realizarán reuniones de seguimiento semanalmente para llevar el control de tareas asignadas, así como envío de estados diarios de las actividades programadas. Diego A. Domínguez – Todo el Equipo

RIESGOS-BACKOFFICE-CONTABILIDAD RIESGOS-BACKOFFICE-CONTABILIDAD Jornada AM-T0: BACKOFFICE Cargue Masivo de Operaciones Jornada PM-T0: INVERSIONES Asignación de Operaciones Jornada AM-T+1: RIESGOS-BACKOFFICE-CONTABILIDAD Operatoria de Pre-cierre y Cierre de Portafolios Jornada AM-T+1: RIESGOS-BACKOFFICE-CONTABILIDAD Validación de Cierre de Valoración y Contabilidad de Portafolios Jornada Contínua: TECNOLOGÍA Apoyo y Soporte al Proceso de Pruebas

ASISTENCIA DE LAS ÁREAS 25-05-2016 Observación Asistencia Requerido Observación Asistencia Riesgos Sí OK Backoffice No Asistió – Se acuerda previamente replicar reunión Jueves 26/05/2016 para esta área Contabilidad Asistió – Llegó tarde Inversiones Engineering Asesoría Fiscal Opcional No Asistió Servicios Fiduciarios