Time Management Prof. Lalo Huber lalohuber@visionholistica.com www.visionholistica.com Mayo 2003

Objetivos de la Conferencia Iniciar un cambio personal para eliminar actitudes y hábitos que producen derroche del tiempo! ¿Es importante hacer un buen Time Management? Desde ya...!!! La buena administración del tiempo es esencial para el logro de los objetivos personales!! Hace a la eficacia y eficiencia personal! Para que esto tenga sentido lógicamente deben existir objetivos personales..!! Cuento de la vasija y las piedras...

Después de este curso: 4 horas menos!!! ¿Qué es el tiempo..? Un recurso de características únicas..!!! No se puede comprar... No se puede alquilar... No se puede acumular... No se puede reemplazar... No se puede dejar de consumir... Hace falta para todo... No se puede tener más... Ni menos... ¿Le suena este número? 292.000 Esta es la cantidad de horas de vigilia con que cuenta una persona en toda su vida profesional..!! Después de este curso: 4 horas menos!!!

¿Síntomas de la “locura de la urgencia..”? La locura del tiempo... ¿Síntomas de la “locura de la urgencia..”? Se acaba la hora del almuerzo..? Los videoclips... Hablar con la boca llena... Auto-mac... Comer en el escritorio... Barras de cereales... Fast-food Stress Falta de cuidado personal Mala alimentación Deshidratación crónica Menos horas de sueño Vacaciones de fin de semana... Televisión las 24 horas.... Servicios 7x24.... Kioscos 7x24.... Verdulerías abiertas de noche... Telecommuting

Nadie pierde el tiempo a propósito Cambio de hábitos? Nadie pierde el tiempo a propósito La pérdida de tiempo es en general involuntaria Producto de malos hábitos Entonces estamos hablando de cambio de hábitos!!

En qué perdemos el tiempo Ejercicio entre todos... En qué perdemos el tiempo..? Charlas de café... Agresiones....... Peleas........ Quejas........ Interrupciones...... Aburrimiento...... Falta de objetivos...... Enfermedades........ Preocupación....... Enojos........ Continua postergación.... Inconsciencia Demasiadas horas de sueño.... Insuficientes horas de sueño.... Viajes..... Teléfono celular.... Teléfono.... Switching procrastination guardar “todo”..., Retrasos ICQ Vergüenza, timidez impuntualidad nuestra y de otros descoordinación agotamiento interrupciones. estímulos externos aparentemente importantes. Email, celular, pager... stress Desconcentración Objetivos incoherentes No evaluación del accionar La respuesta “Tramposa”: “Lo hago porque me gusta...” Vicios, pecados, errores, olvidos Preocupación Discusiones irrelevantes Descontrol Temor a decir NO Temor a elegir Ira Envidia Comodidad Encuentros casuales Vagancia Mate infinito Televisión... Fanatismos... Modorra... 10 videos para el fin de semana.. Excesivo sol.. Excesivo espejo Excesivos trámites No querer cerrar ninguna puerta Otros..??

¿En qué se pierde el tiempo..? Pregunta clave: En qué nivel estoy...? Nivel 0. Me siento una víctima del entorno... No puedo cambiar nada... Solo sobrevivo... Hacerme cargo!! I Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas... Pero aún no tengo objetivos...! Sobrevivo... Definir Adonde y por donde ir! PLAN MACRO II inconsciencia Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo... Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo continuamente... Quiero vivir...! III Arrancar!!!! Avanzar!!! Verificando y ajustando continuamente el destino y el camino!! IV Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero siento que no me alcanza el tiempo... Intento vivir..!! conciencia Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento que podría ser más eficiente... Quiero vivir mejor..!!!

¿Qué es time management? Actitud proactiva-preventiva Tomar iniciativa!! Establecer objetivos -planear estrategia personal, misión y visión personal Recordarlos! Perseverancia, disciplina No postergarlos! Superar miedos, desarrollar autoconfianza Revisión de actividades Diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes Incrementar eficiencia! CAMBIO DE HABITOS!! Hacerse cargo!!! II Tener objetivos III Encararlos!!! IV Llevarlos a cabo bien!

Actitud proactiva-preventiva Accionar Reactivo-no preventivo-quejoso!! me quejo... me quejo... me quejo... me quejo... me quejo... tiempo 2001 2010 me cuestiono... analizo... planifico... hago... disfruto... tiempo Accionar Proactivo-Preventivo

¿Cómo ahorrar tiempo con prevención? Ahorrar tiempo...? Actitud preventiva!! La regla de oro..!!! Ejemplo... Llevar el auto a una revisión periódica lleva un par de horas... Y cuesta algunos pesos.... Chocar en la autopista por una falla en los frenos puede hacernos perder muchos días.... En trámites.... O peor... En el hospital.... O con muletas... O peor.... Y también puede costar miles y miles de pesos...

Planeamiento personal ¿Cómo diferencio actividades relevantes (positivas y negativas) de las irrelevantes..? Solo se pueden diferenciar a través de la definición de claros objetivos...!! Objetivos pre-establecidos Relevantes positivas Irrelevantes o inútiles Relevantes negativas Ojo! Esto va contra la cultura actual del “todo vale”..?

Objetivos claros = coherencia Ejemplos de nuestra incoherencia de deseos / objetivos / actividades... Quiero ser sano / fumo Quiero vivir muchos años / tomo mucho alcohol Quiero ser delgado / me como la vida Quiero tener una familia / no formalizo Quiero tener mucho dinero / no trabajo duro Quiero llevarme bien con mis padres / les grito Quiero un trabajo mejor / no busco Quiero un país más sano / trabajo en Philip Morris Me gusta la gente que no critica / critico Quiero ser muy inteligente / no estudio Quiero ser atractivo-a / no cuido mi cuerpo Quiero que mejore el país / no pago impuestos Quiero ser más honesto / no pago multas Me gusta la sinceridad / verseo Quiero tener muchos amigos / jamás los llamo Quiero que me inviten a muchas fiestas / jamás organizo una Quiero un país más rico / hago paro Quiero viajar / no ahorro Quiero que me quieran / tengo mal humor Quiero que me quieran / soy agresivo Me quejo de que todos manejan mal / manejo mal No me gusta la gente que insulta / insulto Me quejo de los baños sucios en los bares / me voy sin apretar el botón Me quejo de la ciudad sucia / tiro papeles en la calle Me preocupa la pobreza / no hago nada

Técnicas para un mejor TM Time management en una frase: “Nunca ponerme a hacer nada antes de saber exactamente todo lo que quiero hacer... Y como voy a acomodar todas esas actividades en el tiempo disponible..!” “Te puedes retrasar... Pero el Tiempo no lo hará..” Benjamin Franklin

Mejores hábitos para una mejor Administración del Tiempo

¿Qué es time management..? Una clasificación de actividades relevantes positivas!! Actividades de mantenimiento = sobrevivir... No discrecionales deben hacerse Actividades de cambio = vivir!! Discrecionales puedo elegir Ojo!! No confundir unas con otras..!!

Técnicas para un mejor TM Minimice tiempo dedicado a actividades de mantenimiento!!! Recuerde que son “medios”... No fines..!!! Cuanto dedica a “comer”..? Cuánto dedica a “cocinar”..? Cuánto dedica a “aseo”..? Cuánto dedica a “shopping”..? Cuánto dedica a “descanso”..? Cuánto dedica a “relax”..? Cuánto dedica a “tomar sol”..? Cuánto dedica a “jugar”..? Cuánto dedica a “limpiar la casa”..? Cuánto dedica a “mantenimiento del auto”..? Etc.........

Técnicas para un mejor TM Automotívese Desarrolle actitud positiva Evite a las personas críticas Evite criticar Trate siempre de hablar de lo bueno del mundo Auto-prémiese al completar tareas Ayude a otros... Imagínese en la situación deseada... Todo cambio comienza con un pensamiento....!!!!!!!

Técnicas para un mejor TM QI QII QIII QIV Urgentes! No urgentes... Importantes! No importantes! First-things-first! Primero lo primero La vasija, las piedras y la arena.... Defina prioridades Diferencia claramente lo urgente de lo importante Aplique la Regla de 80-20 Asegúrese de no estar postergando algo de alta prioridad... Solo porque no es urgente Nunca pierda de vista las prioridades básicas.. Familia, hijos, salud, calidad de vida, educación...

Técnicas para un mejor TM Evite caer en el perfeccionismo exagerado! No hay nada más triste que una persona capaz que nunca hace nada... Porque nunca es suficiente.... Critica a todo por su falta de perfección... Pero no se da cuenta que su propio perfeccionismo le impide alcanzar logros tangibles.. Recordar que “lo perfecto es enemigo de lo posible”.... Elimine el Procrastination!!

Técnicas para un mejor TM Tome consciencia de los costos reales de las cosas..!! Cual es el costo de ir al cine..? El costo de un depto..? Cuál es el costo de su tiempo..? Qué prioriza..? Ahorrar tiempo o ahorrar $$$..? No compre NADA que luego le cueste demasiado mantener..!!! No se deje llevar por el impulso consumista... No caiga en la trampa material...

Técnicas para un mejor TM Maneje expectativas...!! Maneje bien las expectativas de quienes lo rodean...! Nunca prometa demasiado... Mejor prometa poco... Y exceda expectativas..!!! Si uno no maneja las expectativas de otros... Ellos mismos las generarán... A su propio gusto...!!!! Nunca eleve las expectativas de otros sobre Ud.... A menos de estar seguro de luego superarlas...!!!!

Técnicas para un mejor TM Aprecio mucho tu invitación pero.... NO GRACIAS!!! Aprenda a decir NO!!! Aprenda a hacerlo sin agredir... Sin ser desagradable... “Te agradezco mucho la invitación... Realmente sos una persona de primera... Pero lamentablemente no podré ir...” Gracias.... Pero NO.... Es increíble la cantidad de tiempo que muchas personas pierden por hacer cosas a las cuales no se atrevieron a decir NO!!!! Sin mencionar los conflictos que esto suele generar.......

Técnicas para un mejor TM Aprenda a reclamar!!! Aprenda a hacerlo sin agredir... Sin ser desagradable... Le ruego me disculpe...... Pero creo que a este plato le falta..... Puede ser..? Disculpeme que lo interrumpa.... Señor, podría Ud.. por favor aclararme este..... Tengo un problema señor... Podría Ud ser tan amable de ayudarme..,? Armar escándalo SI Y SOLO SI es imprescindible...!!! Nunca de entrada....!!

Técnicas para un mejor TM Elija a las personas con que desea interactuar..!!!!! Las relaciones no son obligatorias..! Si tengo una relación con alguien a quien no puedo ayudar... Ni me ayuda... Considerar la posibilidad de cortarla...!! No pierda tiempo con gente no-compatible..!! Busque afinidad en la gente que lo rodea... Busque buenas influencias...! Relaciónese con gente que comparta sus objetivos..!!!! Haga contactos y arme equipo!

Técnicas para un mejor TM Use To-do-lists!! Haga to-do-lists diarias, al iniciar el día... Por escrito..!!!!!! - la importancia de escribir Cuestione TODOS los puntos del to-do-list..!! ¿por qué debo hacerlo? ¿para qué..? ¿y si no lo hago..? No haga nada hasta no tener el to-do-list definido Orden ANTES de la ACCION!! Mantener to-do-list separada para proyectos

Técnicas para un mejor TM Vicio del “doble sentido”... Excesivo tiempo dedicado a cocinar, comer Shopping... Juegos de PC... Cine, Alquiler de videos... Fútbol... Paseos... Viajes de placer... Otros..? Elimine hábitos que provocan derroche de tiempo!!!! Volver a dormirse después de despertarse... Chateo en internet... Charlas de café.... Charlas telefónicas sin objeto... Excesiva TV, programas sin valor agregado Chusmerío...... Manías.... Cigarrillo, bebida, Hobbies “tontos”.... Broma continua...

Técnicas para un mejor TM Evite distracciones... Bloqueelas físicamente..!!! Enciérrese si es necesario No interrumpa... Para no ser interrumpido Establezca tiempo para no atención de visitas Asegúrese momentos de aislación... Ármese un lugar para estar en soledad... No acepte interrupciones gratuitas... No acepte la charla automática de otros... Diseñe un lugar de trabajo productivo Integrar todos los elementos necesarios Haga una lista de las herramientas que necesita... Y trate de tenerlas todas en un mismo lugar...! Haga que su lugar de trabajo sea agradable...

Técnicas para un mejor TM Delegue!!! No haga actividades para las cuales esté sobrecalificado...!!! Todo aquello que pueda delegar... Deléguelo..! Recuerde que antes de delegar debe enseñar.... Solo resérvese actividades de su “core business”..... Delegar es para una persona como tercerizar es para una empresa.... Delegue... O tercerice... Todo aquello que otro pueda hacer mejor....! Ej.: débito automático... Limpieza... Shopping...

Técnicas para un mejor TM Sea siempre puntual y exija puntualidad..!! Genérese una imagen de puntualidad..! Empiece cumpliendo... Para luego exigir... Si todos saben que Ud. es puntual.... Se comportarán puntuales con Ud...!! Genérese una imagen de impuntual.... Y todo el mundo le hará perder tiempo sin sentirse culpables...

Técnicas para un mejor TM Si trabaja en relación de dependencia, cambie de empresa al menos cada 4 años...!! Manténgase en forma.. Capacítese para serle útil al mercado... No a una sola empresa..! Asegúrese de ser capaz de dar valor agregado... Siempre..! No confíe en su estabilidad laboral.... No permita que se le “cristalice” la cultura de una empresa en particular.... Investigue el mercado continuamente... Hágase conocer... Desarrolle su marketing personal...

Técnicas para un mejor TM Trabaje duro para eliminar sentimientos inútiles..! Son una de las principales fuentes de pérdida de energía... Pre-ocupación, rencor, bronca, envidia, miedo celos... ansiedad Etc.....!

Técnicas para un mejor TM Elimine el vicio argentino de la queja continua..!!!! La queja continua inconsciente es una pérdida continua de tiempo y energía..!! Sin mencionar la desmotivación que provoca en los demás..! No entre en círculos viciosos de “queja ritual” Aprenda a ir al grano... Mantenga el foco en las conversaciones... No permita cambio de tema sin razón... No permita que el otro se desvíe... Acostúmbrese a no permitir la “charla de bueyes perdidos...” salvo que éste sea exactamente el objetivo...!! NUNCA termine una conversación sin resultado... Si el tema no se cerró, defina próximos pasos...

Técnicas para un mejor TM Aprenda a utilizar herramientas de productividad personal PC Internet e-shopping Correo electrónico Foros de discusión Herramientas de mailing Telecommuting PDAs Agendas Teléfono - celular - contestador - fax

Técnicas para un mejor TM Haga un buen manejo de las reuniones Minimice la cantidad de reuniones Si una decisión la puede tomar solo, pues tómela! Llame a reunión solo si es realmente imprescindible Asista a una reunión solo si es imprescindible... Prepare las reuniones con anticipación Defina los objetivos de antemano Establezca hora de comienzo y fin Genere una minuta En la minuta, que nunca falte un plan de acción con fechas y con responsables!

Técnicas para un mejor TM Maneje eficientemente los “papeles” Manipule documentos una sola vez! Genere algún sistema de archivo.. En el trabajo y en su casa... Se archiva ordenadamente... O se tira..!!! Tire inmediatamente lo que no sirve No “cajonee” No apile papeles Minimice suscripciones a revistas y diarios...

Técnicas para un buen TM Aprenda a comunicarse eficazmente Establezca objetivos para sus contactos Mejore su forma de expresarse Mejore su imagen Aprenda a adaptar su comunicación a las otras personas!! Utilice redundancia para eliminar malos entendidos NUNCA asuma... Aprenda a preguntar Aprenda a escuchar No prejuzgue! Verifique siempre sus comunicaciones!!

Técnicas para un mejor TM Evite conflictos interpersonales..!!! Los conflictos son terribles devoradores de tiempo..! Contrólese... No agreda a nadie... Trate bien a todos... No critique... Sea amable... Salude y agradezca efusivamente... Siempre y en todo lugar Evite cualquier tipo de contienda legal... Evalúe costo-beneficio antes de generar un conflicto...!!!

Técnicas para un buen TM Maneje eficientemente el e-mail No envíe más emails que los que quisiera recibir...! Sea breve No genere conflictos por mail Jamás un email “negativo”... Use el email para desarrollar contactos positivos... No genere “cadenas”.... No utilice copias en forma indiscriminada clasifique los mails apenas llegan... Borre inmediatamente los que no sirvan No baje ningún archivo ejecutable (.exe .pif .com .bat .scr) Haga buen uso del teléfono Concentre la realización de llamadas Use contestador con altavoz No atienda todas las llamadas! Establecer un tiempo fijo de no atención de llamadas Limite la duración de las llamadas Elimine hábito de “colgarse” al teléfono “Cierre” las llamadas Utilice teléfono manos libres Utilice inalámbrico Tenga detector de caller-id Use el teléfono .. No deje que él lo use a Ud..!

Técnicas para un mejor TM Simplifique su vida personal..! Evite aparatos sofisticados... Use tecnología mainstream No se entusiasme con chiches Evite ropa cara Evite influencia de la moda Evite todo producto que exija demasiados cuidados... Evite productos que no pueda mantener “de taquito” Evite salidas caras y sofisticadas... Evite muchedumbres... Evite colas... Haga trámites por teléfono o internet... Utilice débito automático... Limite sus pertenencias a las mínimas necesarias...

Técnicas para un mejor TM Mantenga un buen estado físico y mental incluya momentos de relajación en el día, breves en día y hora fijos practique deporte... tenga actividades variadas camine mucho duerma las horas necesarias no duerma de más... tome MUCHO líquido... Lávese la cara frecuentemente.... Elimine el alcohol... Coma liviano... Siempre... Desarrolle alguna actividad artística Capacítese continuamente Evite el burn-out

Técnicas para un mejor TM Establezca rutinas para las actividades continuas! divida el tiempo para pensar y para hacer... y para descansar... Establezca un plan semanal fijo!!! Aproveche los tiempos muertos... Siempre lleve encima algo útil para leer... Y un anotador para actualizar to-do-lists... Utilice libros en CD o cassette... Para viajes.... Acostúmbrese a nunca estar sin hacer nada... A menos que realmente necesite descansar..! Busque la forma de eliminar viajes repetitivos

Técnicas para un mejor TM Acostúmbrese a aplicar el procesamiento paralelo..! Ordene tareas para lograr un máximo nivel de superposición Ejemplo para ordenar: poner a llenar la bañadera para tomar un baño de inmersión estacionar el auto descargar bolsos del baúl llamar el ascensor abrir la puerta del ascensor cargar bolsos en el ascensor llegar a casa en el auto abrir la cochera ir al baño a lavarme las manos y hacer mis necesidades.... enviar un mail urgente escribir un informe... No urgente poner agua para hacer un té prender la estufa en el dormitorio... Para entibiar lo más posible antes de ir a dormir... bajar del ascensor descargar bolsos abrir puerta del depto con la llave entrar con el auto a la cochera entrar al depto... prender la pc