“Taller Manejo de documentos de gestión económica” Proyecto de Cambio “Mejora de la calidad del agua en localidades rurales” Tema “Taller Manejo de documentos de gestión económica” Programa Buena Gobernanza LOGO MUNICIPALIDAD

Contenido Objetivos de la presentación Participantes de la actividad Materiales necesarios para la actividad Proceso para lograr los objetivos ¿Cómo se organiza la gestión económica? ¿Qué documentos son necesarios para la gestión económica? El recibo de ingresos El recibo de egresos La boleta de venta El archivo El balance económico o rendición de cuentas a los usuarios

Objetivos de la presentación Dar a conocer el manejo adecuado de los documentos de gestión económica. Sensibilizar sobre la importancia del balance económico o rendición de cuentas a los usuarios. 2. Participantes de la actividad Responsable del Área Técnica Municipal de servicios de saneamiento (ATM) de la Municipalidad. Consejo Directivo y Fiscal de la Organización Comunal. Autoridades locales.

3. Materiales necesarios para la actividad Proyector multimedia Lista de asistencia Copias del recibo de ingresos, recibo de egresos, boleta de venta y balance económico 4. Proceso para lograr los objetivos Presentar el contenido de las diapositivas. Dinámica de trabajo grupal. Práctica para llenar los recibos de ingresos y recibos de egresos.

5. ¿Cómo se organiza la gestión económica? El Consejo Directivo es el responsable de la administración, operación y mantenimiento de los servicios de saneamiento. Cada integrante debe cumplir con sus funciones, para realizar la adecuada gestión económica. Fuente: SANBASUR (2006), Manual de capacitación a JASS N°02.

La tesorera o el tesorero es el responsable directo del manejo adecuado de los documentos de gestión económica. Fuente: SANBASUR (2006), Manual de capacitación a JASS N°02.

6. ¿Qué documentos son necesarios para la gestión económica? El Libro de Ingresos y Egresos El Libro Control de Recaudos El recibo de ingresos El recibo de egresos La boleta de venta El archivo El balance económico

7. El recibo de ingresos Es un documento pre numerado, que sirve para: Registrar todos los ingresos de dinero en efectivo. Conocer cuánto dinero y porqué concepto ingresa a tesorería.

¿Por qué concepto ingresa dinero a tesorería? Fuente: SANBASUR (2006), Manual de capacitación a JASS N°02.

Veamos el modelo del Recibo de Ingresos……

Sello y firma del Tesorero ORGANIZACIÓN COMUNAL LUYANTA – DISTRITO SOCOS – PROVINCIA HUAMANGA - AYACUCHO RECIBO DE INGRESOS N° _______________________ POR S/.___________________________  Recibí del Sr.(a): _______________________________________________________ La suma de: _______________________________________y _______/100 Nuevos soles Por concepto de: Servicio de agua potable S/. ____________Correspondiente al mes(es):__________________ Servicio de alcantarillado S/. Nueva conexión S/. _____________ Multas S/. Otros S/. FECHA DE PAGO Día Mes Año  ……………………………...  ………………………….   Sello y firma del Tesorero Vº Bº Presidente Fuente: GIZ PROAGUA.

¿Cuáles son las partes de un recibo de ingresos? Nombre de la Organización Comunal prestadora de los servicios de saneamiento. Numeración secuencial de los recibos. Monto de dinero en número y signo de Sol. Nombre de la persona de quien se recibe el dinero. Cantidad de dinero en letras. Concepto o motivo por el que se recibe el dinero. Fecha: día, mes y año. Firma y sello del tesorero o tesorera. Visto bueno, firma y sello del presidente.

Recomendaciones para elaborar el recibo de ingresos… Fuente: SANBASUR (2006), Manual de capacitación a JASS N°02.

Si el tesorero (a) se equivoca en el llenado de un recibo de ingreso, no debe romperlo. Lo que debe hacer es poner la palabra ANULADO con lapicero rojo y volver a hacerlo correctamente. Fuente: SANBASUR (2006), Manual de capacitación a JASS N°02.

8. El recibo de egresos Es un documento pre numerado, que sirve para: Registrar todas las salidas de dinero en efectivo. Conocer cuánto dinero y porqué se gasta. Utilizarlo como sustento para los gatos que no tienen boleta de venta.

¿Por qué concepto se utiliza el dinero? Fuente: SANBASUR (2006), Manual de capacitación a JASS N°02.

¿Por qué concepto se utiliza el dinero? Fuente: SANBASUR (2006), Manual de capacitación a JASS N°02.

¿Por qué concepto se utiliza el dinero? Fuente: SANBASUR (2006), Manual de capacitación a JASS N°02.

Veamos el modelo del Recibo de Egresos……

Firma y Sello del Tesorero ORGANIZACIÓN COMUNAL LUYANTA – DISTRITO SOCOS – PROVINCIA HUAMANGA - AYACUCHO RECIBO DE EGRESOS   N° _______ POR S/.________________________ Por concepto de:  .......................................................................................................................................................................... Sustentación del gasto:  ……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………. Pagado el día: ______ de __________________ del 20_____ Recibí conforme: Vº Bº Conformidad: Firma:…..................................................... Nombres y Apellidos:…………………...... DNI Nº……………………………………….. Firma y Sello del Tesorero Fuente: GIZ PROAGUA.

¿Cuáles son las partes de un recibo de egresos? Nombre de la Organización Comunal prestadora de los servicios de saneamiento. Numeración secuencial de los recibos. Monto de dinero en número y signo de Sol. Concepto o motivo por el que se gasta el dinero. Sustentación del gasto, para informar porqué se gastó el dinero. Fecha de pago: día, mes y año. Nombre de la persona a quien se le entrega el dinero. Visto bueno, firma y sello del tesorero o tesorera.

9. La boleta de venta Es un documento que nos muestra en forma detallada y valorizada los bienes, productos, materiales, herramientas y maquinarias que se compra para la Organización Comunal, que sirve para sustentar el gasto de dinero. Fuente: http://www.pqs.pe/actualidad/noticias/boletas-de-venta-vs-facturas

Veamos el modelo de una Boleta de venta……

Fuente: SANBASUR (2006), Manual de capacitación a JASS N°02.

10. El archivo Es un folder donde se guarda en forma ordenada todos los documentos de gestión económica, de acuerdo a la fecha. Fuente: SANBASUR (2006), Manual de capacitación a JASS N°02.

¿Cómo archivar nuestros documentos? Ordenar los documentos por fechas. Empezar a ordenar por el documento más antiguo, de modo que el último esté encima. Separar cada mes con una hoja o cartulina de color. Llevar un archivo por año, si es poca documentación, separar con una cartulina rotulada el año anterior.

¿Qué archivos debe manejar el Consejo Directivo? Fuente: SANBASUR (2006), Manual de capacitación a JASS N°02.

¿Qué archivos debe manejar el Consejo Directivo? Fuente: SANBASUR (2006), Manual de capacitación a JASS N°02.

10. El balance económico o rendición de cuentas a los usuarios Es un actividad para informar los ingresos y gastos de dinero de la Organización Comunal. Sirve para analizar si los gastos que se están haciendo son los adecuados, si el dinero se está usando de forma correcta y si se está cumpliendo con el Plan Operativo Anual de la Organización Comunal. El tesorero realiza el balance económico cada mes y se presenta a la Asamblea General, cada tres meses. El balance debe ser aprobado por el Fiscal con su firma y sello. La Asamblea General aprueba o desaprueba el balance. El balance nos permite conocer quienes son los asociados morosos.

Fuente: SANBASUR (2006), Manual de capacitación a JASS N°02.

¿Qué necesitamos para hacer el balance económico? El Libro de Ingresos y Egresos debe estar actualizado. El Libro Control de Recaudos debe estar al día. Los Recibos de Ingreso y Recibos de Egreso deben estar archivados por orden de fecha.

¿Qué necesitamos para hacer el balance económico? El tesorero (a) debe sumar todos los ingresos por pago de cuotas familiares, multas, entre otros. El tesorero (a) debe sumar todos los gastos por compra de materiales, pago al operador, compra de cloro, entre otros. El tesorero (a) debe restar los ingresos menos los egresos, para saber si hay más gastos o más ingresos. Para presentar el balance a la Asamblea General, se resta los ingresos menos los egresos del último mes, en el cual se está haciendo el balance. Recordemos que el saldo de un mes anterior es acumulativo para el siguiente mes.

Realizar el balance económico en forma periódica asegura la transparencia de la gestión de la Organización Comunal… Fuente: Cristina Rodríguez Vela (2014), Trabajo de campo Apurímac – Perú.

Dinámica de trabajo grupal: El objetivo es formar parejas para realizar la práctica del manejo adecuado del Recibo de Ingresos y del Recibo de Egresos. “La primera letra del nombre” Todos los participantes se ponen de pie. Como su denominación indica, consiste en unir a los grupos de dos participantes, aquellos cuyos nombres comiencen con la misma letra o silaba. También se puede variar con la primera letra del apellido o el mismo mes de cumpleaños. Esta actividad permite a los participantes formar grupos de dos para realizar la práctica del manejo adecuado de los documentos de gestión económica. A cada grupo se le entregará una copia de cada documento y se le indicará que debe llenarlo adecuadamente. Para esta actividad se consignan 15 minutos.

Practiquemos el llenado de los documentos de gestión económica: Recibo de Ingresos Recibo de Egresos

¡Muchas Gracias!