PO de Adquisición en CEAS

Contenido Introducción Propósito y alcance Responsabilidades Descripción de procedimientos Instrumentos Ejercicios

Introducción GESTIÓN EFICIENTE Programación Adquisición Distribución Cantidades correctas. Precios razonables. Estándares de calidad. Proveedores calificados. Sostenibilidad financiera. Oportunidad. Distribución Dispensación Sistema de información Ya se mencionaba en la presentación anterior, que la gestión eficiente del suministro de medicamentos e insumos sanitarios, ahorra dinero y garantiza una mejor prestación de servicios de salud y que requiere la armonización de diferentes procesos, desde la selección, pasando por la programación, la adquisición, distribución, dispensación y sistema de información. La adquisición de los medicamentos e insumos sanitarios programados, busca garantizar la disponibilidad de los medicamentos pertinentes, en las cantidades correctas, a precios razonables, con los estándares de calidad definidos y en el momento oportuno. Tiene el reto de hacer un manejo eficiente de los recursos financieros, ser sostenible. y conseguir esa sostenibilidad financiera con mecanismos de financiación que aumenten la disponibilidad y garanticen equidad.

Introducción (2) “Adquisición es el proceso mediante el cual se obtienen las cantidades de medicamentos e insumos sanitarios suficientes para atender la demanda esperada.” En los PO de Adquisición de CEAS, esta se define como el proceso que permite obtener las cantidades de medicamentos e insumos suficientes para atender la demanda esperada.

Propósito y Alcance PROPÓSITO: Adquirir las cantidades de los medicamentos e insumos sanitarios suficientes para atender la demanda esperada. ALCANCE: Aplicable al Servicio Farmacéutico Hospitalario (SFH), Administración y Dirección del CEAS.

Responsabilidades Dirección del CEAS Administración del CEAS Autorizar las adquisiciones de medicamentos e insumos sanitarios. Dirección del CEAS Realizar las compras de acuerdo a las normas de compras y contrataciones del Estado. Mantener un registro contable de los productos adquiridos. Administración del CEAS Revisar y aprobar todas las solicitudes de compra y donaciones. Farmacéutico Jefe del SFH del CEAS Elaborar los pedidos y realizar su seguimiento. Recepcionar los productos. Farmacéutico Encargado del almacén del SFH

Descripción de Procedimientos

Para el caso de los CEAS, el procedimiento de adquisición incluye: Compras corporativas a PROMESE-CAL Compras a suplidores privados Compras de productos que no están en catálogo de PROMESE-CAL Compras de productos no suministrados completamente por PROMESE-CAL Donaciones Transferencias de otras instituciones De forma regular De forma excepcional

Compras corporativas a PROMESE-CAL 1. Finalizada la LPN, PROMESE CAL comunica a cada CEAS el resultado. 2. Conforme a lo acordado en el plan de entregas, los CEAS podrán realizar pedidos quincenales o mensuales, según su capacidad de almacenamiento. 3. Tres días antes de finalizar el periodo de reabastecimiento (quincenal o mensual), el encargado de almacén elabora el requerimiento de medicamentos e insumos sanitarios en el formulario SUGEMI 2, utilizando la siguiente fórmula: Cantidad a pedir = (Consumo promedio quincenal o mensual * 2) - Existencias actuales en el almacén 4. El encargado de almacén completa tres ejemplares del SUGEMI 2, los firma, solicita la firma al Farmacéutico Jefe del SFH y remite dos ejemplares a la Administración. 1. PROMESE CAL comunica a cada CEAS el resultado especificando lo siguiente: Listado de productos y cantidades adjudicadas. Fecha en que los productos estarán disponibles para entrega. Productos no adjudicados. Ajustes en los planes de entrega, si los productos no fueron adjudicados completamente. Acciones a seguir para los productos no adjudicados.

Compras corporativas a PROMESE-CAL (2) 5. En un plazo no mayor de dos días, luego de recibido el formulario, la Administración del CEAS revisa el SUGEMI 2 y si existen dudas las consulta con el SFH. Si esta conforme, firma el SUGEMI 2 y lo remite al Director del CEAS. 6. En un plazo no mayor de dos días, el Director firma el SUGEMI 2 y remite un ejemplar a PROMESE para su despacho. 7. En un plazo no mayor a cinco días de recibido el SUGEMI 2, el almacén del PROMESE-CAL realiza el despacho y transporte del pedido hasta el almacén del CEAS de acuerdo a sus procedimientos internos, adjunto copia del SUGEMI 2 y la factura respectiva. 8. En caso de requerimientos urgentes, el CEAS realiza la coordinación para recoger los productos directamente del almacén del PROMESE-CAL. 9. El almacén de medicamentos e insumos sanitarios del CEAS realiza la recepción de acuerdo a los procedimientos operativos de almacén. 1. PROMESE CAL comunica a cada CEAS el resultado especificando lo siguiente: Listado de productos y cantidades adjudicadas. Fecha en que los productos estarán disponibles para entrega. Productos no adjudicados. Ajustes en los planes de entrega, si los productos no fueron adjudicados completamente. Acciones a seguir para los productos no adjudicados.

Compras a suplidores privados Compras a suplidores privados Compras de productos que no están en catalogo de PROMESE-CAL 10. En el cuarto trimestre del año, PROMESE-CAL comunica a los CEAS el listado de productos que serán suministrados en el siguiente periodo de compra. 11. El Director recibe la comunicación y la envía a Administración. 12. La Administración comunica el listado a la Unidad de Compras para que incluya en el Plan Anual de Compras los productos programados y que no serán suministrados por PROMESE-CAL. 13. En la fecha prevista en el Plan Anual de Compras, el Farmacéutico Jefe del SFH y el encargado del almacén preparan el pedido de los productos para compra a suplidores privados. Compras de productos no suministrados completamente por PROMESE-CAL 20. Después de recibir el pedido de PROMESE-CAL, si el pedido no llegó completo el encargado de almacén coordina con PROMESE-CAL para verificar si recibirá un completivo con el producto faltante. 21. Si no recibirá un completivo por el producto faltante, el encargado de almacén del SFH prepara un pedido con los productos faltantes. 22. Se repiten los pasos del 14 al 18. 14. El Farmacéutico Jefe del SFH remite el pedido a Administración y este lo remite a la Unidad de Compras. 15. La Unidad de Compras de la Administración realiza el proceso de compra de acuerdo a normas de compras y contrataciones del Estado 16. La Unidad de Compras remite una copia de la orden de compra al almacén del SFH. 17. El suplidor recibe la orden de compra y entrega el pedido en el almacén del SFH. 18. El almacén del SFH recibe el producto, verifica y da conformidad de acuerdo al manual de procedimientos de almacén. 19. Si hay varias entregas, el encargado de almacén del SFH envía pedidos mensuales, utilizando el anexo 2 – Formato de pedido de los productos para compras a suplidores privados, al área de compras para que realice la solicitud de entrega pactada al suplidor que corresponde.

Donaciones 23 La persona, empresa o institución interesada en realizar la donación de medicamentos o insumos sanitarios al CEAS, debe enviar una comunicación al Director. 24 El Director del CEAS envía la comunicación al Farmacéutico Jefe del SFH para su opinión. 25 En un plazo no mayor de 5 días, el Farmacéutico Jefe del SFH evalúa la comunicación y remite su opinión favorable o desfavorable al Director. 26 El Farmacéutico Jefe del SFH remite su opinión favorable o desfavorable al Director del CEAS. 23. La comunicación debe detallar: Descripción del producto: nombre de marca, nombre genérico o denominación técnica en caso de insumos, concentración, forma farmacéutica, presentación. 25. Para el concepto sobre la donación, se tendrá en cuenta: Necesidad del producto. Si se encuentra dentro del cuadro básico de medicamentos esenciales. Si se encuentra dentro de la guía fármaco-terapéutica. Si el producto no tiene alertas o reportes por problemas de calidad. No. De registro sanitario y si el producto es extranjero, indicar la autorización de ingreso en el país. Cantidad a donar. Número d elote. Fecha de vencimiento no inferior a un año (según disposición ministerial sobre donaciones). Fecha estimada de entrega en almacén del SFH. 27 Recibida la opinión del SFH, el Director comunica al interesado la decisión de aceptar o no la donación. 28 Si la donación es aceptada el almacén del SFH recibe el producto, verifica y da conformidad de acuerdo al manual de procedimientos de almacén. 29 El almacén del SFH remite los documentos de la recepción de los productos a la Administración para el registro correspondiente.

Transferencias de otras instituciones De forma regular 30. Transferencias que realiza el SRS para la distribución de medicamentos e insumos sanitarios de los Programas de Salud integrados al SUGEMI 31. De acuerdo al cronograma de distribución establecido por el SRS, los productos son recibidos en el almacén del SFH. 32. El almacén del SFH recibe el producto, verifica y da conformidad de acuerdo al manual de procedimientos de almacén. 33. El almacén del SFH remite los documentos de la recepción de los productos a la Administración del CEAS para el registro correspondiente. De forma excepcional 34. Transferencias de medicamentos e insumos sanitarios que un CEAS solicita de forma excepcional a un SRS u otro CEAS. 35. El almacén del SFH realiza la coordinación con el SRS o CEAS y definen las cantidades y características de los productos que recibirán de forma excepcional. 36. El almacén del SFH recibe el producto, verifica y da conformidad de acuerdo al manual de procedimientos de almacén. 37. El almacén del SFH remite los documentos de la recepción de los productos a la Administración del CEAS para el registro correspondiente.

Instrumentos

Instrumentos (2)

Ejercicios