MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN MATERIA DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS M O P PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO INSTITUCIONAL.

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN MATERIA DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS M O P PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO INSTITUCIONAL PARA SEGUIMIENTO DE LOS AVANCES FÍSICOS-FINANCIEROS CLAVE: PA-OP-33 DICIEMBRE DE 2005

2 1 de 11 ÍNDICE Página Desarrollo (Descripción de las Actividades) Diagrama de Flujo Marco Normativo Anexos Sección de Firmas de Autorización y Cambios

3 1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades)
Dependencias Actividades Formatos INICIA PROCEDIMIENTO Viene del Procedimiento Administrativo Institucional para Control de Obras y Servicios 1.- Recibe el presupuesto original y adecuaciones autorizado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, lo revisa y lo envía al Área de Programación y Presupuesto. 2.- Analiza el presupuesto autorizado y lo integra a la base de datos con la información físico-financiera de las obras, la cual se integra por fase de obra (Ingeniería, Procura, Construcción y Administración) para el seguimiento y control de los avances correspondientes. Envía al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos y al Área Responsable de la Contratación, copia del presupuesto autorizado de su registro en la base de datos del sistema institucional. 3.- Recibe el Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos el presupuesto autorizado y conjuntamente con la Residencia de Obra y Área Responsable de la Contratación lo analizan e integran. 4.- Envía al Contratista los requerimientos de codificación de acuerdo a la estructura de desglose de conceptos de trabajo establecida, para integrarla al programa definitivo de Obra, conforme al contrato bajo su supervisión. 5.- Desglosa los conceptos de trabajo aplicando los requerimientos de codificación, para estructurar, codificar y elaborar los programas físico-financieros calendarizados en sistema infor-mático de administración de proyectos, y los envía a la Residencia de Obra. Área de Planeación Área de Programación y Presupuesto Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos, Área Responsable de la Contratación y Residencia de Obra. Residencia de Obra Contratista

4 1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades)
Dependencias Actividades Formatos 6.- Recibe, revisa y valida los programas físico–financieros calendarizados de obra. 7.- ¿Es correcta la codificación de los programas físico–financieros calendarizados de obra? SÍ: Continúa en la actividad No. 8A. NO: Regresa a la actividad No. 5. 8A.- Genera copia electrónica de los programas físico–financieros calendarizados de obra que servirán de base para el seguimiento y control. Envía copia al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos y al Contratista. 8B.- Recibe copia para su carga de avances periódicos. 8C.- Recibe, integra y envía copia al Área de Programación y Presupuesto. 8D.- Recibe y consolida 9.- Carga avances periódicamente y mantiene actualizados los programas. 10.- Recibe, revisa y valida los avances periódicos presentados por la Contratista y los envía al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos. 11.- Recibe, integra, da seguimiento a los avances periódicos y envía copia al Área de Programación y Presupuesto. En su caso toma decisiones para la prevención o corrección de desviaciones detectadas. 12.- Recibe, consolida, analiza y evalúa información físico-financiera recibida, retroalimentando en los casos de desviaciones o inconsistencia. Emite informes ejecutivos para la toma de decisiones. Residencia de Obra Residencia de Obra Residencia de Obra Contratista Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área de Programación y Presupuesto Contratista Residencia de Obra Àrea Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área de Programación y Presupuesto

5 1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades) TERMINA PROCEDIMIENTO
Dependencias Actividades Formatos 13.- Recibe del Área de Planeación el cierre mensual del ejercicio del presupuesto a nivel de devengado y flujo de efectivo. 14.- Incorpora la información físico-financiera de los proyectos al sistema institucional de avances, para que el Área de Planeación la consolide y la difunda a las Áreas Internas o Externas que correspondan. 15.- Informa a las Áreas involucradas la disponibilidad de la información generada en el sistema institucional de avances y emite reportes periódicos. TERMINA PROCEDIMIENTO Área de Programación y Presupuesto Área de Programación y Presupuesto Área de Programación y Presupuesto

6 5 de 11 2.- Diagrama de Flujo Inicio INICIA PROCEDIMIENTO
Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área de Programación y Presupuesto Área Responsable de la Contratación Contratista Residencia de Obra Área de Planeación Actividades Formatos Inicio INICIA PROCEDIMIENTO Viene del Procedimiento Administra-tivo Institucional para Control de Obras y Servicios 1.- Recibe el presupuesto original y adecuaciones autorizado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, lo revisa y lo envía al Área de Programación y Presupuesto. 2.- Analiza el presupuesto autorizado y lo integra a la base de datos con la información físico-financiera de las obras, la cual se integra por fase de obra (Ingeniería, Procura, Construcción y Administración) para el seguimiento y control de los avances correspondientes. Envía al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos y al Área Responsable de la Contratación, copia del presupuesto autorizado de su registro en la base de datos del sistema institucional. 3.- Recibe el Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos el presupuesto autorizado y conjun-tamente con la Residencia de Obra y Área Responsable de la Contratación lo analizan e integran. 4.- Envía al Contratista los requerimien- tos de codificación de acuerdo a la estructura de desglose de conceptos de trabajo establecida, para integrarla al programa definitivo de Obra, conforme al contrato bajo su supervisión. Control de Obras y Servicios 1 2 3 3 3 4 I

7 6 de 11 2.- Diagrama de Flujo Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Residencia de Obra Área de Programación y Presupuesto Área Responsable de la Contratación Contratista Área de Planeación Actividades Formatos I 5.- Desglosa los conceptos de trabajo aplicando los requerimientos de codificación, para estructurar, codificar y elaborar los programas físico– financieros calendarizados en sistema informático de administración de proyectos, y los envía a la Residencia de Obra. 6.- Recibe, revisa y valida los programas físico–financieros calendarizados de obra. 7.- ¿Es correcta la codificación de los programas físico–financieros calen-darizados de obra? SÍ: Continúa en la actividad No. 8A. NO: Regresa a la actividad No. 5. 8A.- Genera copia electrónica de los programas físico–financieros calen- darizados de obra que servirán de base para el seguimiento y control. Envía copia al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos y al Contratista. 8B.- Recibe copia para su carga de avances periódicos. 8C.- Recibe, integra y envía copia al Área de Programación y Presupuesto. 8D.- Recibe y consolida 5 6 7 NO SÍ 8B 8A 8C 8D II

8 7 de 11 2.- Diagrama de Flujo Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Residencia de Obra Área de Programación y Presupuesto Área Responsable de la Contratación Contratista Área de Planeación Actividades Formatos II 9.- Carga avances periódicamente y mantiene actualizados los programas. 10.- Recibe, revisa y valida los avances periódicos presentados por la Contratista y los envía al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos. 11.- Recibe, integra, da seguimiento a los avances periódicos y envía copia al Área de Programación y Presupuesto. En su caso toma decisiones para la prevención o corrección de desviaciones detectadas. 12.- Recibe, consolida, analiza y evalúa información físico-financiera recibida, retroalimentando en los casos de desviaciones o inconsistencia. Emite informes ejecutivos para la toma de desiciones. 13.- Recibe del Área de Planeación el cierre mensual del ejercicio del presupuesto a nivel de devengado y flujo de efectivo. 14.- Incorpora la información físico-financiera de los proyectos al sistema institucional de avances, para que el Área de Planeación la consolide y la difunda a las Áreas Internas o Externas que correspondan. 9 10 11 12 13 14 III

9 TERMINA PROCEDIMIENTO
8 de 11 2.- Diagrama de Flujo Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área de Programación y Presupuesto Área Responsable de la Contratación Contratista Residencia de Obra Área de Planeación Actividades Formatos III 15.- Informa a las Áreas involucradas la disponibilidad de la información gene-rada en el sistema institucional de avances y emite reportes periódicos. TERMINA PROCEDIMIENTO 15 Fin

10 9 de 11 3.- Marco Normativo R.L.O.P.S.R.M. ACTIVIDAD (Artículo)
2 5 pfo. 1 3 L.O.P.S.R.M.- Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, con reformas y adiciones del mes de julio de 2005 R.L.O.P.S.R.M.- Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas POBALINES.- Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales

11 4.- ANEXOS (No existen anexos)
10 de 11 4.- ANEXOS (No existen anexos)

12 5.- Sección de Firmas de Autorización
Elaboró: Revisó: Aprobó: Arq. Hugo Luis Gatica Villasante Representante de la Dirección Corporativa de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos en la MOP Ing. Bernardo Bosch Hernández Secretario Ejecutivo de la CCSMOP Gerente de Control de Gestión Dirección Corporativa de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos Ing. Federico Martínez Salas Presidente de la CCSMOP Director Corporativo de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos Sección de Cambios Hoja No. Estado Revisión No. Descripción Iniciales, firma y fecha Revisó Aprobó