Secretaria Técnica de Gestión de Riesgos EL PLAN DE EMERGENCIA INSTITUCIONAL Secretaria Técnica de Gestión de Riesgos

A - Identificación y evaluación de los riesgos Antecedentes históricos Buscar datos históricos sobre eventos ocurridos en años pasados y el grado de afectación que hubo al interior del establecimiento.

Análisis de la amenaza Localización del Peligro (amenaza) Frecuencia del Evento Intensidad Área de influencia Información histórica y menoría colectiva sobre los eventos ocurridos Estudios generales y específicos, evaluaciones y monitoreo del evento.

Análisis de la vulnerabilidad Para realizar un análisis de vulnerabilidad se debe considerar los factores, Físico, Económico, Ambiental y Social (Organizativo, político ideológico etc.)   En este punto se deberá describir lo que se encuentra como debilidad en su comunidad, trabajo o institución. Ejemplo: un edificio sin normas mínimas sismo resistentes es vulnerable a ser dañado por un sismo, exponiendo a sus habitantes y bienes. Cada establecimiento tiene sus propios riesgos, en función de su localización, de su actividad, de la reglamentación, etc.

Análisis de riesgos El análisis del riesgo es el resultado de la Interacción entre la amenaza, vulnerabilidad. Ejemplo de riesgos que se pueden dar: Riesgos financieros Riesgos reglamentarios Riesgos de imagen Riesgos informáticos Riesgos físicos Riesgo de incendio Riesgos terrorismo Riesgos nuclear, radiológico, biológico y químico Riesgos naturales ...

MATRIZ DE EVALUACIÓN Tipo de Riesgos Efectos ¿Por que ocurrió? ¿Que podemos hacer? Ejemplo : Riesgo de incendio Destrucción de información y materiales Instalaciones eléctricas deficientes + sobre carga Revisión permanente de las instalaciones eléctricas. Redistribución de los puntos de carga eléctrica.

B – Inventario de los medios de intervención  Inventario de recursos Se procede al inventario de los recursos humanos y materiales disponibles en cada una de las instalaciones, indicando su clase, cantidad, ubicación, disponibilidad y tiempo de respuesta (botiquines, extintores, gabinetes contra incendios, hidrantes, tanques de agua, etc.) detallando el estado en el que está cada uno de estos recursos que se utilizarán para enfrentar una emergencia y/o desastre.

Identificación de las necesidades Se buscará las necesidades en función del análisis de las amenazas y del inventario de los recursos como por ejemplo medios contra incendios, señalización de emergencia, reforzamiento de la estructura en caso de sismo, etc. Una vez evaluadas las necesidades se realizará la solicitud de compras o modificaciones de acuerdo a los criterios técnicos emitidos por los especialistas.

C – Alerta Alerta: Definir qué tipo de alerta se utilizará para informar oficialmente y que sea identificable por todos los actores del lugar. Alarma: Definir el tipo de alarma que se empleará. Para la activación de la alarma se deberá responder a las preguntas siguientes: ¿Quién activa la alarma? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Con qué? Es indispensable que todos los miembros del personal susceptibles de ser el primer testigo, reciban la capacitación que les permita: Dar inmediatamente (al puesto de seguridad cuando existe) la información precisa sobre la naturaleza y magnitud del accidente Tomar las medidas de protección paralelas a la activación de la alerta

Información operativa al momento del siniestro En todos los casos, el representante legal del establecimiento tiene la responsabilidad de informar a las autoridades locales o sus representantes previamente designados, de la activación del Plan de Emergencia, explicando el tipo de accidente que ocurre dentro del establecimiento. El Representante legal, vocero oficial o máxima autoridad de la institución/ establecimiento debe preparar la información adecuada acerca de la emergencia, y difundirla de manera pronta y sin necesidad de levantar mayor alarma de la necesaria. El Representante legal del establecimiento o su delegado para manejo de la información, es el interlocutor exclusivo entre las autoridades y las personas externas que se pueden manifestar para pedir información o formular quejas.

D - Organización interna en caso de emergencia La organización interna debe permitir gestionar diferentes funciones, dirigida por una estructura de dirección o Comité Institucional de Emergencia (CIE) Asegura la coordinación con el Puesto de Mando Unificado (socorros externos), coordina las acciones de los recursos internos y difunde la información. Esta estructura está dirigida por la máxima autoridad del establecimiento o su representante. Cada responsable de una o varias áreas dispone, para cada situación o tipo de emergencia: - Una hoja de misión que precisa el objetivo a lograr y las acciones a activar de manera sistemática

Áreas del Comité Institucional de Emergencia (C.I.E.) COMITÉ DIRECTIVO SEGURIDAD INFORMACION PÚBLICA ENLACE INSTITUCIONAL PLANIFICACIÓN Y ESTRATEGÍAS OPERACIONES LOGISTICA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Brigadas Internas o Unidades Operativas. E – Brigadas Internas Para el cumplimiento de las tareas indicadas dentro del plan de autoprotección se podrá conformar Brigadas Internas o Unidades Operativas.

Jefes de Piso Serán encargados del personal como también de los eventuales visitantes que se encuentran en su piso. En caso de evacuación tendrán como responsabilidad: a) Actividades para la preparación ante el evento Capacita al personal de su piso sobre el procedimiento, las rutas de evacuación y del punto de concentración en caso de evacuación. Participar en los ejercicios de simulación y simulacros.

b) Actividades para la respuesta ante el evento  Estar identificado con un chaleco o brazalete.  Llevar un medio de comunicación.  Consignar que la evacuación se realice en silencio y sin correr.  Verificar que todas las personas lograron salir del piso.  Conducir al personal al punto de concentración predeterminado.  En la zona de concentración el Jefe de Piso contabilizará a su personal e informará al C.I.E. conjuntamente con el reporte de novedades. c) Actividades para la recuperación ante el evento  Dirigir en forma ordenada el retorno del personal de la Institución a las instalaciones.  Después de todo incidente que amerite la evacuación como después de todo simulacro, se espera que los jefes de piso informen al personal de su piso acerca de las enseñanzas u observaciones que surjan como producto del ejercicio.

2. Brigada de Orden y Seguridad a) Actividades para la preparación ante el evento  Informar a todo visitante sobre los procedimientos de seguridad en caso de activación del sistema de alarma de emergencias.  Realizar inspecciones periódicas en el interior de los edificios para detectar riesgos, amenazas o peligro.  Controlar el ingreso y circulación de visitantes en el interior del edificio.  Brindar seguridad a las personas y bienes  Participar en los ejercicios de simulación y simulacros.

b) Actividades para la respuesta ante el evento  Mantener el orden en los puntos críticos del edificio y no permitir el acceso a ellos especialmente durante la evacuación.  Vigilar que no ingresen personas ajenas a la Institución.  Realizar el control del tráfico vehicular interno y externo.  Notificar a la Policía las novedades ocurridas durante el evento.  Mantener el orden en la zona de seguridad.  Dar seguridad a las instalaciones, documentos, equipos, etc., hasta donde sea posible.  Coordinar las actividades con el resto de las Brigadas. c) Actividades para la recuperación ante el evento  Dirigir en forma ordenada el retorno del personal de la Institución a las instalaciones.  Apoyará en la revisión de las instalaciones internas y externas. Controlará, impedirá el ingreso de personas sospechosas y/o ajenas a la Institución. Custodiará las instalaciones

3. Brigada de Primeros Auxilios a) Actividades para la preparación ante el evento Disponer del equipo mínimo indispensable de Primeros Auxilios, botiquín y otros recursos para cumplir su tarea.  Conocer la ubicación de los botiquines en la instalación y estar pendiente del buen abastecimiento con medicamentos y insumos de los mismos.  Solicitar y planificar la capacitación para el personal de la Brigada de Primeros Auxilios. Conocer debidamente la zona de seguridad y de concentración de los heridos previamente preestablecido. Seleccionar el sitio donde ubicar las camillas, botiquines y otros implementos para usar durante la emergencia.

Participar en los ejercicios de simulación y simulacros. Mantener un listado de hospitales, clínicas y centro de salud más cercanos a la institución. Participar en los ejercicios de simulación y simulacros. b) Actividades para la respuesta ante el evento Proporcionar primeros auxilios al personal que lo necesite, hasta que llegue la ayuda de especialistas y trasladarlas de una manera adecuada y segura a las zonas de atención preestablecidas  Priorizar la atención de personas afectadas, dependiendo de su gravedad.  Elaborar la lista de afectados con sus respectivos signos y síntomas y entregar en forma oportuna al C.I.E.  Cooperar en la evacuación de los heridos de gravedad a los establecimientos de salud más cercanos y adecuados a la Institución.  Coordinar las actividades con las otras Brigadas. c) Actividades para la recuperación ante el evento Elaborar el informe final del número de heridos, sus patologías y lugares donde fueron transportados. Elaborar el informe del material que se usó, tareas cumplidas. Informar al personal de su Brigada acerca de las enseñanzas.

4. Brigada contra Incendios a) Actividades para la preparación ante el evento  Verificar periódicamente que los equipos contra incendios de la institución tengan un mantenimiento adecuado, su validez esté vigente y estén en capacidad de funcionar.  Solicitar la capacitación en el combate contra incendios, para el personal integrante de la Brigada.  Conocer el manejo de equipos como extintores y gabinetes.  Revisar constantemente las instalaciones eléctricas así como los electrodomésticos existentes en la Institución.  Disponer el equipo mínimo indispensable para combatir incendios, ubicarlos adecuadamente, así como vigilar la fecha de su caducidad.

 Mantener depósitos de agua, arena y otros elementos en lugares estratégicos.  Instruir al personal de la Institución en el combate de incendios.  Realizar inspecciones periódicas en el interior y exterior del edificio para detectar riesgos y amenazas.  Participar en los ejercicios de simulación y simulacros b) Actividades para la respuesta ante el evento Realizar acciones básicas para controlar un conato de incendio. Actuar de inmediato haciendo uso de los equipos contra incendio. Combatir el incendio en su inicio hasta donde sea posible, utilizando los medios disponibles. En caso de que no se pueda controlar el incendio, proteger a las partes no afectadas limitando la propagación del fuego. Apoyar y coordinar las acciones que realice el Cuerpo de Bomberos a su llegada.

c) Actividades para la recuperación ante el evento Realizar la evaluación de daños y análisis de necesidades de la Institución. Elaborar el informe de la Brigada sobre las novedades y tareas cumplidas. Informar al personal de su Brigada acerca de las enseñanzas.

5. Brigada de Comunicación a) Actividades para la preparación ante el evento Diseñar un plan de comunicaciones para emergencias y designar quien será el responsable del manejo de los equipos necesarios para ponerlo en marcha. Se determinará los canales de comunicación entre las distintas áreas. Solicitar la capacitación al personal integrante de la Brigada. Revisar continuamente los instrumentos de alarmas (acústicas y visuales). Capacitar al personal, en el tipo de alarmas que se utilizará en la institución.

Mantener actualizados los números telefónicos de: Cuerpo de Bomberos, Policía Nacional, hospitales, Cruz Roja, casas de salud, médicos, etc. y del personal que trabaja en la Institución. Disponer de señales suplementarias o alternativas de alarmas. Mantener una lista de personas o entidades vecinas a la Institución, que dispongan de medios de comunicación (radioaficionados). Participar en los ejercicios de simulación y simulacros. b) Actividades para la respuesta ante el evento Proporcionar los medios de comunicación al Comité Institucional de Emergencia (C.I.E.) en la zona de seguridad. Establecerá el contacto con los organismos de socorro. Será el vocero oficial de la situación de la institución, por tanto coordinará la información proveniente de todas las áreas.

Identificación de las Brigadas (brazalete o chaleco) c) Actividades para la recuperación ante el evento Elaborar el informe de la Brigada sobre las novedades y tareas cumplidas. Informar al personal de su Brigada acerca de las enseñanzas. Identificación de las Brigadas (brazalete o chaleco) Brigada de evacuación – Jefes de pisos Brigada de Orden y Seguridad Brigada de Primeros Auxilios Brigada contra Incendios Brigada de Comunicación NARANJA PLOMO BLANCO ROJO AZUL

F- El plan de continuidad de actividades Al fin de disminuir los efectos e impactos de una crisis se necesita contemplar el seguimiento de las actividades. Por eso se necesita un plan de continuidad de las actividades y Plan Informático que contemplan: Organización y agenda de trabajo del personal para el día y la semana Acomodación de un sitio temporal mínimo para la continuidad de las actividades (grupo electrógeno, mesa, sillas, teléfono, fax, fotocopiadora computadoras) Movilización de los actores  Lanzamiento de las acciones prioritarias para las actividades del establecimiento

Para activar este plan durante una emergencia se debe responder a: Donde: ¿Dónde se puede gestionar la crisis? En el sitio del siniestro, en un sitio temporal pre designado, en el domicilio de alguna/s personas, en el establecimiento de un proveedor? Pensar en los medios de transporte y de comunicación si las distancias son amplias y si tenemos que llevar material? Quien: ¿Quiénes son las personas que pueden llevar la acción? ¿Cuántas personas son necesarias, cuántas personas tienen la competencia, cuáles son los proveedores que me pueden ayudar? ¿Qué es necesario hacer o procedimiento a aplicar? ¿Se debe tener competencias específicas, una capacitación, una habilitación? ¿Existe un procedimiento, notas o documentación?

Que material: ¿Qué se necesita prever como material para llevar la a cabo la acción? ¿Cuántas computadoras, mesas, sillas? ¿Formularios, papel membretado, sellos? ¿Qué máquina, herramienta, material adicional? ¿Qué equipamiento informático específico?

G – El plan informático de socorro Recuperación de los respaldos Movilización de los operadores Abastecimiento del material necesario Instalación de un local informático temporal Reinstalación de los accesos Internet, teléfono y de mensajes Reinstalación de las aplicaciones prioritarias para las actividades  Prueba con los usuarios para verificar que todo funciona

Para activar este plan durante una emergencia se debe responder a: ¿Qué información informática o datos críticos? ¿Cuáles son los asuntos críticos, información de proveedor / cliente, directorios telefónicos, dirección electrónica? ¿Cuáles son los respaldos informáticos a usar (bandas de respaldo de los servidores, CD, respaldos de datos de las computadoras de trabajo, DVD de archivos?) ¿Cuáles son los documentos en papel que no fueron archivados en formato informático o dónde están los datos informáticos que no fueron guardados? En caso de incendio por ejemplo: podremos restaurar únicamente los datos guardados al exterior del establecimiento

H - El Kit de socorro Para poder responder a las primeras necesidades en la continuidad de las actividades se podrá crear un kit. Este kit deberá contener todo lo que se necesita en las primeras horas del evento (teléfono, materiales y respaldos informáticos), prever uno adentro y otro afuera del establecimiento. Se podrá juntar materiales como por ejemplo: Equipamiento - CD, USB (memory) con datos importantes - Códigos secretos - Linternas con baterías de repuesto - Papel, bolígrafo - Celulares con cargador - Máscaras y guantes de protección Cámara fotográfica desechable (útil para los seguros)

Documentos Los Planes Un plan de emergencia institucional que evalúa los daños y la estrategia a adoptar, organiza la movilización de los actores y asegura la comunicación interna y externa. Un plan de continuidad de la actividad que coordina las medidas logísticas y organizativas inmediatas que permiten crear las condiciones del mantenimiento de una actividad mínima aún en condiciones deterioradas (locales, personal). Un plan de emergencia informático que coordina las medidas técnicas para el abastecimiento, la reinstalación de las aplicaciones y redes y la restauración de la información necesaria para la actividad temporal hasta poder recuperar la normalidad.

- Listado de los servicios de emergencia, autoridades locales, seguros, bancos - Listado y datos del personal - Listado y datos de los clientes y proveedores - Listado de los proveedores logísticos (construcción, maquinaria, electricidad) - Copia de la información (directorio) del celular (en caso de destrucción o se quede sin batería) - Último inventario del stock y equipamiento - Documentación específica (listado de los productos, formularios, patentes) - Contrato de seguro, datos bancarios - Medios de pago (cheque, claves para trasferencias) - Sello y papel membretado

I – El plan de capacitación Organización de simulacros Los tipos de emergencias establecidos permiten implementar ejercicios de entrenamiento para aprender a usar el Plan de Emergencia Institucional, aclarar las dudas y actualizarlo. En estos ejercicios conviene verificar, con los actores externos, la eficiencia de los recursos de intervención, es decir su disponibilidad efectiva, los tiempos de respuesta para activarlos, el buen funcionamiento y los recursos previstos según el tipo de riesgo. Cada ejercicio puede ser descompuesto por secuencias y sus elementos, para los cuales estarán establecidas hojas de acciones. Las articulaciones de las secuencias serán presentadas en un organigrama. Figurarán sobre el esquema general del ejercicio.

GRACIAS