Propuesta de Integración Gestor Documental “DOCUMENTUM”. Indra Chile Gestor Documental Propuesta de Integración Gestor Documental “DOCUMENTUM”. Mauricio Arraño L. – Services Manager Junio 2008

Gestor Documental - DOCUMENTUM Marco Contextual Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan las grandes corporaciones empresariales es la dificultad de compartir y conservar en la empresa el conocimiento generado por las sinergias del negocio, debido a la dispersión y duplicación de la documentación empresarial. Ello conlleva un descenso de la productividad, que se traduce en una pérdida de competitividad de la empresa en el mercado. En este contexto INDRA Sistemas S.A. provee de un conjunto de herramientas que permiten integrar los diferentes procesos de negocio y una oportunidad para mejorar la productividad y reducir costes.

Antecedentes ¿Por qué DOCUMENTUM? Gestor de Documentos Gestor Documental - DOCUMENTUM Antecedentes ¿Por qué DOCUMENTUM? La estrategia de la gestión de la información en una organización está intrínsecamente ligada al desarrollo, evolución y optimización de los procesos operativos. La posibilidad de gestionar los documentos de la empresa a través de un sistema automatizado que controle el flujo del proceso documental, tiene un efecto directo en la competitividad, productividad y crecimiento empresarial. Gestor de Documentos Conjunto de herramientas para compartir, distribuir y gestionar la documentación de una organización en formato digital, contribuyendo así a: Mejorar la gestión de la información y el conocimiento Automatizar procesos administrativos Reducir costes

Ventajas Característica Ventajas Gestor Documental - DOCUMENTUM Ventajas Característica Una de las características fundamentales del sistema de gestión documental, es que la información generada, es independiente del usuario, es decir, una vez que se almacena en el gestor puede ser visualizado por cualquiera de los usuarios que tengan permiso. Ventajas Almacenamiento jerarquizado de la información (familiar estructura de carpetas) Clasificación de la documentación Control del acceso a documentos en función del usuario Posibilidad de compartir documentos entre varios empleados Control de copias y duplicaciones Historial de versiones y cambios en los documentos Búsqueda de los documentos por palabras clave Subir/Descargar múltiples documentos a/desde su ordenador Búsqueda instantánea de los contenidos de todos los documentos Visualización de documentos Word, Excel, PowerPoint y otros online Creación y edición de documentos de texto y HTML online La vista de transferencia de archivos proporciona acceso ftp integrado Conectar a los documentos desde cualquier programa ftp externo Integración con la digitalización de documentos Integración con firma electrónica

Nuestra definición Nuestro Gestor Gestor Documental - DOCUMENTUM Nuestra definición Nuestro Gestor DOCUMENTUM es una poderosa y flexible plataforma que permite almacenar, buscar, gestionar, compartir y controlar los documentos corporativos de una forma práctica y sencilla. Los sistemas de gestión de documentos proporcionan almacenaje, seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación. En la actualidad las empresas, necesitan administrar el flujo de documentos de todo tipo dentro de su organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

La cadena de valor de la Gestión Documental y de Contenidos Gestor Documental - DOCUMENTUM La cadena de valor de la Gestión Documental y de Contenidos Consultoría Desarrollo de Proyectos Soporte y Mantenimiento Gestión de Servicios Documentales Servicios de asesoramiento profesional, para la definición y planificación de la estrategia documental Servicio de parametrización e integración de soluciones tecnológicas de mercado y/o desarrollos ad-hoc Proporcionar ayuda al cliente para el soporte, mantenimiento y administración para conservar y asegurar el adecuado funcionamiento del sistema de gestión documental Dotar de soluciones post integración incluyendo digitalización y firma electrónica.

Funcionalidades Principales Procesos del Sistema Gestor Documental - DOCUMENTUM Funcionalidades Principales Procesos del Sistema El sistema de gestión documental “Documentum” cuenta con varios procesos o flujos de trabajo que responden a las necesidades expuestas. De estos flujos vamos a destacar a continuación los 3 que consideramos más relevantes por su funcionalidad (*) y nivel de uso: Revisión de documentación interna: Proceso de revisión y aprobación de documentos generados por el Cliente con dos niveles de validación para el documento (revisores y aprobadores). Revisión de documentación externa: Proceso de revisión y aprobación de documentos generados por empresas externas, y recibidos por cualquier medio (módulo de carga, e-mail, correo tradicional…) con dos niveles de validación para el documento (revisores y aprobadores). Préstamo: Proceso que sigue una petición de un usuario para el préstamo de un documento. (*) Estas funcionalidades dependen de la etapa de análisis de cada empresa

Funcionalidades Ciclo de vida del documento (I) Gestor Documental - DOCUMENTUM Funcionalidades Ciclo de vida del documento (I) El ciclo de vida está compuesto por la sucesión de estados por la que va atravesando un documento durante su permanencia en el sistema y que definen sus características de uso en cada momento. Dichos estados, son los que se listan a continuación. Para evitar inconsistencias ,cuando los usuarios seleccionados realicen o rechacen las tareas de revisión y/o aprobación que se les encomienden, el sistema asignará al documento el estado que le corresponda en cada momento.

Funcionalidades Ciclo de vida del documento (II) DOCUMENTACIÓN INTERNA Gestor Documental - DOCUMENTUM Funcionalidades Ciclo de vida del documento (II) DOCUMENTACIÓN INTERNA Borrador: indica que el documento está siendo elaborado y no ha sido revisado, por defecto es el estado que se le asigna a los documentos al iniciar el flujo. Revisado: se asigna al documento durante el flujo de revisión, una vez todos los revisores han finalizado su tarea. Aprobado: indica que el documento está terminado y completo. Puede ser distribuido y consultado por los usuarios del sistema con permisos suficientes. Denegado: indica que el documento no ha sido aprobado, por cualquier motivo y no volverá a ser revisado. DOCUMENTACIÓN EXTERNA Borrador: indica que el documento está siendo elaborado y no ha sido revisado, por defecto es el estado que se le asigna a los documentos al iniciar el flujo Revisado: se asigna al documento durante el flujo de revisión, una vez todos los revisores han finalizado su tarea. Aceptado con comentarios: indica que el documento se envía con comentarios a la empresa externa para que se realicen modificaciones Aceptado: indica la aceptación del documento y que no es necesario realizar modificaciones. Denegado: indica que el documento no ha sido aceptado, por cualquier motivo, y no volverá a ser revisado.

Arquitectura Propuesta Gestor Documental - DOCUMENTUM Arquitectura Propuesta Integración El sistema de gestión documental “Documentum” tiene como back-end un servidor Zope, el cual provee de Servicios Web que permiten exponer la funcionalidad de publicación de documentos. Estos servicios Web pueden ser utilizados directamente por sistemas externos al Sistema de Gestión Documenta, para automatizar la publicación de documentos.

Arquitectura Propuesta Gestor Documental - DOCUMENTUM Arquitectura Propuesta Invocación A continuación se grafica los pasos que se siguen para que se puede realizar la invocación de los servicios Web del Sistema de Gestión Documental El cliente SOAP (que en este caso sería el sistema externo) consigue la descripción del servicio Web que desea usar para poder generar el Proxy cliente. El cliente SOAP invoca al método para inicializar la carga de documentos en el sistema de gestión documental, el servidor procesa la invocación y retorna una instancia para poder realizar la carga de documentos mediante el método EPR.

Arquitectura Propuesta Gestor Documental - DOCUMENTUM Arquitectura Propuesta Publicación Existen dos formas de publicación de documentos en el sistema de gestión documental Documentum: 1._ Publicación orientada a Servicios Un servicio que administra el procesamiento y la interacción con diferentes objetos. En este escenario el servicio exporta la interfaz. application/servicia.in voke(id=”/site/objects/a”) 2._Publicación orientada a Objetos Cada objeto del sistema es expuesto con sus propios servicios e interfaces. application/documentA/Get()

Nuestra experiencia Casos de éxito de INDRA Gestor Documental - DOCUMENTUM Nuestra experiencia Casos de éxito de INDRA

Nuestra experiencia Mapfre – Multinacional del Sector seguros Gestor Documental - DOCUMENTUM Nuestra experiencia Mapfre – Multinacional del Sector seguros Objeto del Servicio NECESIDADES: Implantación del Sistema de Gestión Documental en los Departamentos Técnicos Servicios Prestados Implementación de un Sistema de Gestión Documental utilizando Documentum, que facilite los procesos de captura, registro, consulta y distribución de los documentos corporativos. El sistema está dirigido a mejorar la calidad del servicio interno y externo de MAPFRE Industrial. Revisión de los tipos documentales y elaboración del mapa documental Análisis Funcional, Diseño Técnico, Desarrollo sobre Documentum (sobre IBM Websphere AS) e Implantación en los departamentos de Responsabilidad Civil, Ingeniería, Transporte e Incendios-Daños. Se ha abordado la gestión de la documentación relacionada con los procesos de suscripción, emisión, reaseguro facultativo cedido y aceptado, coaseguro cedido y aceptado, y siniestros de coaseguro aceptado. Integración para que la documentación pueda ser consultada desde otras aplicaciones corporativas existentes en Mapfre Industrial. Migración de los documentos existentes en las aplicaciones de “Cotiza” y “Gestión de cotizaciones”.Elaboración y ejecución de un Plan para la Gestión del Cambio.

Nuestra experiencia Génesis Metlife – Sector seguros Gestor Documental - DOCUMENTUM Nuestra experiencia Génesis Metlife – Sector seguros Objeto del Servicio NECESIDADES: Externalización de procesos “No Negocio” Servicios Prestados Mejorar los procesos documentales de forma que se produzca una reducción de los costes en la gestión del papel de las Pólizas, y como consecuencia eliminar el papel en la medida de lo posible . Génisis Metlife consideró que la externalización de procesos “No de Negocio” es un elemento clave para conseguir sus objetivos. Externaliza la impresión de pólizas y cartas a clientes. Externaliza la manipulación y acabados de la documentación saliente. Insourcing documental de los Procesos de manipulación, digitalización e indexación de la documentación entrante y de la generada por los procesos internos. Integración con la plataforma CICOS, estándar del sector asegurador. Actualice los sistemas corporativos con las imágenes y los datos correspondientes.

Nuestra experiencia BBVA – Sector Banca Gestor Documental - DOCUMENTUM Nuestra experiencia BBVA – Sector Banca Objeto del Servicio NECESIDADES: Asesoría Jurídica Servicios Prestados Tratamiento de toda la documentación generada por las distintas áreas de los Servicios Jurídicos durante la tramitación de un Asunto. Creación del expediente del Asunto Jurídico. Flujo de trabajo para la creación de modelos . Creación de alertas y tareas en base a la tramitación del Asunto Jurídico. Gestión de los documentos papel como objetos físicos, aunando la gestión del ciclo de vida de los documentos físicos y electrónicos. Integración en el entorno de trabajo de los letrados (Office y Outlook)

Gestor Documental - DOCUMENTUM Propuesta Económica

Mauricio Arraño Leiva. Consultoría Tecnológica / Energía y Utilities jaleiva@indracompany.com Avda. del Valle 765 Santiago Chile T +56 2 8103600 www.indra.es