Presentación del Consultor

Componentes de un Sistema de Gestión de Calidad Agenda Componentes de un Sistema de Gestión de Calidad Q-docs. Net Beneficios Demo del Producto Para esta presentación de aproximadamente 40 minutos tenemos definida la siguiente agenda: Primeramente vamos a presentar el concepto de lo que significa Gestión del Conocimiento. Luego vamos a describir el sistema Q-docs.net. (SI DA EL TIEMPO DEMO) la demo del producto debe apuntar mas a mostar la interacción del sistema, mostrar las grillas que permiten filtrar por contenido y exportar todo a Excel, la integración con Office, etc. Y por último vamos a presentar la arquitectura de Q-docs.Net

Componentes Tradicionales de un Sistema de Gestión de Calidad Gestión de la Calidad Planificar la Calidad Responsabilidades Procedimientos Puntos de control Aseguramiento de la Calidad Revisiones Auditorias Control de la Calidad Verificar Validar Tradicionalmente un Sistema de Gestión de Calidad se compone de las siguientes componentes: Planear la Calidad, Asegurar la Calidad, Controlar la Calidad. Llamamos a estos Componentes TRADICIONALES Planificar la Calidad se traduce definir los responsables, estándares, procedimientos y puntos de Control. Asegurar la Calidad implica diseñar ejecutar Auditorias y Revisiones Controlar la Calidad supone Validar y Verificar el Sistema. Con solamente estos componentes no alcanza para que el sistema se pueda implantar exitosamente.

Gestión de la Calidad – Componentes Requeridos Integrado a la Estructura Organizacional reflejando su Dinámica Automatización de Procesos involucrando a todos los Participantes de forma Proactiva y Sincronizada Gestión del Conocimiento Integrado a las Herramientas de Trabajo de la Organización Si queremos que el sistema sea eficiente , además de proveer los componentes Tradicionales de un Sistema de Calidad es necesario incluir lo que denominamos componentes REQUERIDOS Reflejar la Estructura Organizacional y su Dinámica: Dentro del ciclo de calidad se definen responsabilidades y roles, los mismos se debe mapear entonces con la estructura organizacional, de una forma flexible que permita reflejar la dinámica de la misma. Automatización de Procesos: Involucrar y Sincronizar a todos los participantes de un sistema de Calidad es uno de los temas críticos a resolver. La automatización de procesos es la respuesta. Herramientas de Gestión del Conocimiento: Un sistema de calidad trabaja con Documentos, existe un problemática muy importante a resolver referente al manejo documental (ver siguiente Slide)

Gestión de Conocimiento – Integración de Herramientas No accedo a documentos de mis colaboradores Buscar es lento, difícil. No siempre encuentro lo que quiero. ¿Quién hizo cambios a este documento? No sé con qué versión de un documento estoy trabajando. El trabajo diario con “Mis documentos” es fácil, pero que sucede cuando más de una persona tiene que colaborar en el desarrollo de un documento, como accedo a los documentos?, como verifico quien ha hecho cambios a los documentos?, mantengo un sistema de versiones?. Como obtengo un documento rápidamente frente a un pedido?, tengo que saber donde está ubicado? Estos son los problemas que intenta atacar la Gestión de Conocimiento Alguien me solicita un documento y no lo encuentro rápidamente

Contexto de Proceso de Negocio Mejora Continua - BPM Modelado Análisis Automatización Ejecución Monitoreo Control Optimización Innovación Medición Institucionalizar: Objetivo Adicional de un Sistema de Calidad Business Process Management Además de los componentes tradicionales y los componentes requeridos es necesario que el sistema de gestión de calidad se implante en una organización en un contexto de Proceso de Negocio. BMP (Business Process Management) o Administrador de Procesos de Negocio es un combinación de Metodología y Tecnología que permite la mejora continua de los procesos sustentando de esta forma la evolución. Un sistema de Gestión de Calidad debe permitir que los procesos de Calidad se incorporen en la organización en un contexto de proceso de Negocio permitiendo de esta forma Institucionalizar el proceso en la Organización. En definitiva un sistema de calidad que no tenga característica seguramente fracase en su implantación a mediano o largo plazo.

Q-docs.Net - Componentes Tradicionales y Requeridos de un Sistema de Calidad en un Contexto de Negocio Tecnología de Workflow Módulo Funcionales Q-docs.Net Gestión del Conocimiento Módulo Organigrama

Módulos Funcionales Módulo Organigrama Módulo de Auditorias Q-docs.Net Módulo Organigrama Módulo de Auditorias Módulo de Acciones Módulo de Gestión Documental Módulo de Configuración El ciclo de Q-doc.Net incluye los Componentes Tradicionales y Requeridos en un contexto de Negocio a través de sus módulos y herramientas de gestión de conocimiento y Workflow. Modulo de Gestión Documental: Permite la creación, edición de documentos (Word y RTF) y publicación de PDF de forma integrada a las herramientas de trabajo del usuario a partir de Plantillas que se diseñan desde el propio sistema según los requerimientos de la organización. Resuelve la problemática del versionado y Modela el ciclo de aprobación y distribución de documentos. Modela la búsquedas de documentos y control de acceso según el perfil de los usuario. Módulo de Auditorias: Permite la generación de Programas, Planes e Informes de Auditoría así como también el control y seguimiento de los procesos de aprobación asociados. Módulo de Acciones: Permite el ingreso de No Conformidades y sus respectivas acciones Preventivas y de Mejora y los procesos asociados al control y segumiento de los mismo. Módulo de Configuración: Gestión y Definición de los parámetros de configuración del sistema de calidad: Listas de Distribución, Tipos de Documentos, Esquemas de Codificación, Procesos, Normas y puntos de la norma, Tipos de Auditoría, Tipos de Acción, etc Módulo Organigrama: Definición de Sectores, usuarios, grupos y roles posibilitando el control de acceso y la independencia entre los dferentes sectores en lo relativo a Normas y Documentos.

Módulos Funcionales Módulo Organigrama Módulo de Auditorias Módulo de Acciones Módulo de Gestión Documental Módulo de Configuración Generación de Programas , Planes Informes, Control y Seguimiento del Proceso

Módulos Funcionales Módulo Organigrama Módulo de Auditorias Módulo de Acciones Módulo de Gestión Documental Módulo de Configuración Generación y Seguimiento de No Conformidades Acciones Correctivas y Acciones Mejora.

Módulos Funcionales Módulo Organigrama Módulo de Auditorias Módulo de Acciones Módulo de Gestión Documental Módulo de Configuración Creación, Edición, Publicación y Búsqueda de Documentos. Proceso de Aprobación y Acceso Controlado

Módulos Funcionales Módulo Organigrama Módulo de Auditorias Módulo de Acciones Módulo de Gestión Documental Módulo de Configuración Tipos de documento, esquemas de codificación, normas y puntos, tipos de auditoría

Módulos Funcionales Módulo Organigrama Módulo de Auditorias Módulo de Acciones Módulo de Gestión Documental Módulo de Configuración Definición de sectores, usuarios, grupos, roles. Acceso a la información

Automatización de Auditorias Aprobacion Aprobacion Validación Auditoria Activa Hasta cerrar Todas las no conformidades Proceso Auditable Lista de verificaciones Auditores Auditor lider Cierre Auditoria No conformidad Programa Plan Auditoria Informes

Automatización de Procesos de Calidad Analisis de Causa Implementar la acción Evaluación de Efectividad Aprobacion Aprobacion No conformidad Sugerencia Acciones Etapas

Proceso de Aprobación de Documentos Documento en edición Plantilla Distribución Revisores Aprobadores Publicacion

Beneficios Casi Textual Sistematiza en la cultura organizacional los procesos de generación, revisión y publicación de los documentos de Calidad Garantiza la integridad y vigencia de la Información Notifica y Distribuye las tareas y lo Documentos a las personas involucradas Provee un entorno controlado de trabajo para múltiples usuarios Provee mecanismos para registrar, procesar y llevar a cabo Auditorias y Acciones de Calidad Integración con Office Casi Textual

Beneficios Efectividad Eficiencia Que es la EFICIENCIA?: apunta al como lo hago y al hecho de hacerlo de la manera óptima Que es la EFECTIVIDAD?: apunta al resultado, apunta a obtener el resultado que requiero. Podemos ser efectivo y no eficientes? SI Podemos ser eficientes y no efectivos? NO Este es un tema importante cuando se implementa sistemas, y sobre todo sistemas de calidad o de gestión del conocimiento muchas veces por querer ser eficientes dejamos de ser efectivos. Esto supone un riesgo muy importante ya que seguramente el resultado sea un sistema cuya implantación sea un fracaso. Es indispensable balancear la EFECTIVIDAD Y LA EFICIENCIA Debe ser el objetivo principal

Beneficios Q-docs.Net se Adapta a la Organización Permite Balancear Efectividad y Eficiencia Indicadores de Efectividad y Eficiencia Adaptación de “Tres Niveles” Esquema Organizacional Componentes del Sistema de Calidad Procesos Mediante indicadores del sistema se pueden analizar la ejecución y la performance de los procesos, del análisis de puede realizar ajustes para mejorar la eficiencia, Q-docs.Net se adapta a la organización. a través de lo que se llama “Adaptación de Tres Niveles”. Esquema Organizacional: Refleja la estructura organizacional real de forma flexible y permite que cada sector utiliza sus propios procesos, documentos. Componentes del Sistema de Calidad: El módulo de configuración permite ajustar los parámetros de todos los conceptos principales de un sistema de calidad. Lo vimos por ejemplo con las normas, auditorías, documentos y esquemas de codificación- Procesos: Q-flow modela los procesos de acuerdo a las necesidades de la organización. Estos procesos se pueden “ajustar on demand” de forma de alcanzar mayores niveles de eficiencia sin perder la efectividad. Nuestro trabajo de consultoría asegura además un asesoramiento completo al cliente de forma de definir los parámetros de sistema y diseñar procesos que aseguren el balance

Demo del Producto ¿Que Normas de Calidad Utilizan en su Organización? ¿Qué Tipos de Documentos de Calidad utilizan? ¿Qué tipos de Auditoria se realizan? La idea es mostrar el producto pero aplicado a la realidad del Cliente e ir explorando los intereses para mostrar la funcionalidades. Hacer hincapié en las grillas exportables (en todo momento) y las barra de herramientas

Arquitectura Se comienza de lo de mas de abajo a lo de mas de arriba. Back End: Q-flow, la base ISO (SqlServer2005), exchange (notes, groupwise o SMTP). Middleware: Es una arquitectura orientada a servicios, servicio de hosting contiene todos los servicios que modelan la lógica de negocio y los diferentes agentes. Front End: Win, con lógica de presentación. La instalación es des atendida (esto significa que solo se copia un archivo, no requiere configuración), se puede usar una herramienta de distribución automática.

Preguntas Muchas Gracias