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Iniciación en Guadalinex-Edu Sesión 3: Ofimática – Hoja de cálculo MINITUTORIAL SOBRE LA HOJA DE CÁLCULO Ing. Julio César Tello Yuen Readaptado por: Juan Sánchez Martos y Lourdes Sempere Montero.

CEP de El Ejido Iniciación en Guadalinex-Edu Sesión 3: Ofimática – Hoja de cálculo Una hoja de cálculo está compuesta a su vez por varias hojas. Por defecto, al crear una hoja de cáculo aparecen tres hojas.

CEP de El Ejido Iniciación en Guadalinex-Edu Sesión 3: Ofimática – Hoja de cálculo Celdas Cada una de las hojas de las que está compuesta una hoja de cálculo se divide en filas y columnas. Las filas (en horizontal) se identifican por un número y las columnas (en vertical) por una letra. La intersección de una fila y una columna recibe el nombre de celda, y se identifica por la combinación de letra y número correspondientes a la columna y fila a las que pertenece (En el ejemplo de abajo la celda seleccionada sería C9, como el juego de los barquitos). En la barra de fórmulas encontraremos la referencia de la celda en la que nos encontramos, si hacemos clic en las diferentes celdas veremos como ésta varía. Para desplazarnos por la hoja disponemos de las barras de desplazamiento, tanto vertical como horizontal.

CEP de El Ejido Iniciación en Guadalinex-Edu Sesión 3: Ofimática – Hoja de cálculo Abrir, guardar hojas de cálculo y salir Si disponemos de un archivo de Calc, podemos abrirlo como se suele hacer normalmente en cualquier otro programa de ofimática: Haciendo doble clic sobre el archivo. También podemos abrir el archivo desde la propia aplicación, en el menú Archivo, seleccionamos el comando Abrir: Se nos abrirá un cuadro de diálogo dentro del cual podremos navegar hasta encontrar el archivo con el que deseamos trabajar, haremos clic sobre él y pulsaremos el botón abrir.

CEP de El Ejido Iniciación en Guadalinex-Edu Sesión 3: Ofimática – Hoja de cálculo Una vez creada una hoja de cálculo debemos guardarla en el disco duro de nuestro ordenador, en un pendrive,... o en cualquier otro dispositivo del que dispongamos. Para ello, en el menú Archivo disponemos del comando Guardar. En el caso de ser la primera vez que guardamos el libro, se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como... que, como ya sabemos es la mejor manera de guardar, ya que controlamos el lugar donde será guardado. En ocasiones nos interesará abrir un archivo que ya tiene contenido, modificar la información y luego guardar esas modificaciones en otro archivo sin sobrescribir el original. Para ello, en el menú archivo seleccionamos el comando Guardar como..., y ponemos un nombre o ubicación diferentes. En este cuadro de diálogo debemos proporcionar un nombre al archivo y una localización en la que será guardado.

CEP de El Ejido Iniciación en Guadalinex-Edu Sesión 3: Ofimática – Hoja de cálculo Para salir de OpenOffice, como en la mayoría de las aplicaciones únicamente debemos ir a menú Archivo->Terminar. En caso de que no hayamos guardado el documento de trabajo actual nos preguntará qué deseamos hacer.

CEP de El Ejido Iniciación en Guadalinex-Edu Sesión 3: Ofimática – Hoja de cálculo Introduciendo datos Una vez introducido el contenido basta con pulsar la tecla Enter o simplemente seleccionar la siguiente celda a editar. En el caso de que deseemos cancelar la introducción de alguno de los datos, podemos pulsar la tecla Esc, o borrar los datos con la tecla BackSpace (  ) Introducir información en Calc es sencillo. Basta con dirigir el cursor a la celda que deseemos, seleccionarla e insertar la información. Conforme comenzamos a insertar la información, la barra de fórmulas se activará. A partir de este momento podremos modificar el contenido de la celda también desde la barra de fórmulas.

CEP de El Ejido Iniciación en Guadalinex-Edu Sesión 3: Ofimática – Hoja de cálculo Rangos Hemos visto que una celda es la intersección entre una fila y una columna de las que forman la hoja de cálculo, y se designa por la letra de la columna a la que pertenece seguida por el número de la fila. Un rango es simplemente un grupo de celdas. En el ejemplo de abajo, se muestra el rango de celdas: P3:R9

CEP de El Ejido Iniciación en Guadalinex-Edu Sesión 3: Ofimática – Hoja de cálculo Selección de celdas La selección de celdas suele ser muy usada en el ámbito de Calc para realizar diferentes tareas, asimismo, en función de la necesidad de pueden seleccionar de diferente forma: - Una celda sola: Dando clic sobre la celda. - Un conjunto de celdas “salteadas”: Dando clic sobre la primera celda, luego pulsar la tecla Ctrl y seguir seleccionando una a una las celdas deseadas. - Un rango: Con el ratón haciendo clic en una celda y sin soltar el dedo del ratón mover el puntero hacia derecha y abajo (por ejemplo). - Una columna/fila entera: Hacer clic sobre la letra/numero que referencia la columna/fila. Cualquier combinación de las anteriores: Pulsando la tecla Ctrl y haciendo alguna de las operaciones anteriores.

CEP de El Ejido Iniciación en Guadalinex-Edu Sesión 3: Ofimática – Hoja de cálculo Cortar, copiar y pegar Cuando hemos metido datos, puede que necesitemos mover cantidades de información de una hoja a otra o simplemente de una casilla a otra. Lo que debemos hacer en estos casos es seleccionar la celdas a copiar o cortar (da igual la cantidad que sea), luego ir a la barra menú Edición>Copiar/Cortar. Cuando esto esté hecho, seleccionamos la celda donde queremos que se peguen los datos y vamos a Edición>Pegar. En el caso de que seleccionemos un conjunto de datos debemos tener en cuenta que la celda que seleccionemos para pegar va a ser la celda superior izquierda del conjunto de datos que se pegaran.

CEP de El Ejido Iniciación en Guadalinex-Edu Sesión 3: Ofimática – Hoja de cálculo Asignando bordes y fondos En Calc aunque en el entorno de trabajo veamos la cuadrícula, en realidad, es para que trabajemos con mayor comodidad, ya que, cuando imprimimos la hoja ésta aparece sin líneas de cuadrícula. Para crear bordes de celda o darle colores de fondo tenemos que seleccionar previamente las celdas donde queremos poner bordes o color, y en el Menú Formato >Celdas entraremos con las pestañas Bordes y Fondo.

CEP de El Ejido Iniciación en Guadalinex-Edu Sesión 3: Ofimática – Hoja de cálculo Autoformato Si tenemos muchas tablas y queremos que todas tengan un aspecto similar, no hace falta aplicar los bordes de una en una, sino que recurriremos a la herramienta de autoformato. Para ello, seleccionaremos los datos donde queremos aplicar el autoformato (dimensión mínima 3x3). Seguidamente, en la barra de herramientas hacemos clic en Formato -> Formateado automático y aparecerá un cuadro de diálogo que nos permitirá elegir el formato de nuestra tabla(formatos por defecto que vienen con Calc).

CEP de El Ejido Iniciación en Guadalinex-Edu Sesión 3: Ofimática – Hoja de cálculo Crearemos un nuevo formato fácilmente seleccionando un mínimo de 4 filas y 4 columnas. Luego dar el formato de manera manual. Iremos a Formato -> Formateado automático, y en la ventana que sale pulsar Añadir, introduciremos un nombre y tendremos nuestro formato listo para ser usado con posterioridad. En formateado automático, nos aparecerá el nuevo formato que ya creamos. ¿Y si no nos gustan los formatos predeterminados que trae Calc?

CEP de El Ejido Iniciación en Guadalinex-Edu Sesión 3: Ofimática – Hoja de cálculo Introduciendo Funciones Además desde el menú Insertar>Función, se puede insertar funciones de todo tipo mediante el asistente que nos sale. En la diapositiva siguiente se citan algunas de las funciones más comunes. Para introducir las funciones directamente, escribiremos en la barra de contenido de celda la función deseada precedida de un = Ejemplo: =SUMA(A1:A10)

CEP de El Ejido Iniciación en Guadalinex-Edu Sesión 3: Ofimática – Hoja de cálculo Funciones más comunes ABS(número) Devuelve el valor absoluto de un número COS(número) Devuelve el coseno de un ángulo ENTERO(número) Redondea un número hasta el entero inferior más próximo EXP(número) Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número determinado PRODUCTO(número1;número2;...) Devuelve el producto de varios números RAIZ(número) Devuelve la raiz cuadrada del número indicado MAX(número1;número2;...) Devuelve el valor máximo de la lista de valores MIN(número1;número2;...) Devuelve el valor mínimo de la lista de valores MEDIANA(número1;número2;...) Devuelve la mediana de la lista de valores MODA(número1;número2;...) Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores PROMEDIO(número1;número2;...) Devuelve la media aritmética de la lista de valores FALSO() Devuelve el valor lógico Falso VERDADERO () Devuelve el valor lógico Verdadero SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición.

CEP de El Ejido Iniciación en Guadalinex-Edu Sesión 3: Ofimática – Hoja de cálculo Ordenación Puede que después de introducir los datos nos sea necesario organizarlos por fecha, precio, nombre, etc., eso se logra fácilmente por medio de la ordenación: Seleccionaremos el rango de celdas con los datos a ordenar. Hacemos clic en la Barra de herramientas Datos>Ordenar y nos aparecerá un cuadro de diálogo en la que deberemos elegir o indicar los criterios para ordenar dichos datos.

CEP de El Ejido Iniciación en Guadalinex-Edu Sesión 3: Ofimática – Hoja de cálculo Observaciones: En este pequeño tutorial sobre Calc, sólo se ha mostrado algunas de las cosas que se pueden realizar, ya que la hoja de cálculo es una herramienta muy potente y por tanto hay gran cantidad de acciones que se pueden hacer y no están recogidas en este tutorial, para lo que podéis consultar el manual completo. Con esto ya os hemos dado las ideas principales para empezar a trabajar con la hoja de cálculo “CALC” de OpenOffice y poder realizar la tarea que se propone en la plataforma. Saludos