Jornada Formativa de Actualización Sistema de Consejería de Hacienda y Administración Pública Sevilla, 1 de Octubre 2010

Agenda Distribución de documentos Presentación Electrónica General. Últimas modificaciones Nuevas funcionalidades previstas. Turno de preguntas.

Distribución de Documentos

Distribución (I) Qué es y para qué sirve. Cómo funciona la distribución. –Bandeja de distribución. –Estados de distribución. –Búsquedas. –Consulta datos registrales / documentales. –Selección y actuación sobre la distribución. –Avisos de distribución. –Uso eficiente de la distribución.

Distribución (II) ¿Qué es la distribución de documentos? –La función de distribución reparte los registros o anotaciones que llegan a una oficina entre los usuarios a quienes van dirigidos. –Los usuarios anteriores, han de ser definidos en la lista de distribución de una unidad administrativa. El administrador es el encargado de gestionar las listas de distribución. ¿Para qué sirve la distribución? –Permite tener constancia de cuando se ha completado un asiento con destino a su unidad administrativa. –La distribución se aplica al Libro de Entradas y es automática, pero para que se realice, debe tenerse en cuenta: El registro tiene que estar completo, es decir, al menos debe tener datos en los campos Origen o Remitente, Destino, y Resumen o Tipo de asunto. La unidad administrativa de destino del registro debe tener una lista de distribución asociada.

Distribución (III) Bandeja de distribución (I): –Esta opción abre la ventana que muestra los registros que han distribuido al usuario en su bandeja de entrada y los que el usuario ha distribuido desde su oficina en su bandeja de salida.

Distribución (IV) Bandeja de distribución (II):

Distribución (V) Bandeja de distribución (III): Selectores de distribución –Origen de la distribución (nuevo). –Flujo de distribución. –Estado de distribución.

Distribución (VI) Estados de un registro distribuido: –Pendiente: El usuario los ha recibido pero aún no los ha aceptado. Los registros en estado pendiente a los que se les cambia el destino pasan a redistribuidos. –Aceptado: El usuario los ha recibido y aceptado. Los registros en estado aceptado a los que se les cambia el destino pasan a estado redistribuido en la lista de registros distribuidos del usuario actual. –Rechazado. El usuario ha rechazado el registro, normalmente porque no le corresponde. El registro le aparece en estado rechazado en la bandeja de salida al usuario que realizó el envío. Puede consultar el motivo de rechazo a través del botón derecho del ratón. –Redistribuido. El usuario lo ha recibido en su bandeja de entrada y le cambia el destino, enviándolo a otro usuario. –Archivado. El usuario los ha recibido, aceptado y archivado, por lo que desaparece de la lista de registros del usuario actual.

Distribución (VII) Buscar registros distribuidos –Se pueden llevar a cabo búsquedas dentro de la propia distribución Búsqueda por distribución Búsqueda por registros

Distribución (VIII) Consulta datos registrales / documentales.

Distribución (IX) Seleccionar registros distribuidos –Selección individual de registros –Seleccionar todo ( aceptación, rechazo, redistribución en bloque) –Deseleccionar todo Aceptar, archivar y rechazar registros distribuidos –Son operaciones que cambian el estado en el que se encuentran los registros seleccionados. Aceptar:Sólo para los que están Pendientes. Cuando acepta uno o varios registros seleccionados desaparecen de la lista de pendientes y cambia su estado a aceptado. Archivar:Sólo para los registros cuyo estado es Aceptado. Cuando archiva uno o varios registros seleccionados desaparecen de la lista de aceptados y cambia su estado a archivado. Rechazar: Para los registros que se encuentran Pendientes, o Aceptados. Cuando rechaza uno o varios registros seleccionados desaparecen de la lista de pendientes y le aparecen como rechazados en la bandeja de salida al usuario que realizó el envío. Los registros de origen telemático no pueden ser rechazados. Se pueden consultar los diferentes estados por lo que ha pasado un registro, desde el clasificador Historial de Distribución de cada asiento.

Distribución (X) Cambiar el destino de registros distribuidos –Permite cambiar el destino tanto a los registros distribuidos en estado Pendiente como a los que se encuentran en estado Aceptado. –Al cambiar el destino, el estado pasa automáticamente a Redistribuido. –Se pueden seleccionar uno o varios registros (pendientes o aceptados) al pulsar el botón de “Cambiar destino” se abre una ventana en la que indicar el código de la unidad administrativa de destino.

Distribución (XI) Avisos de distribución (nuevo) –Informan al usuario de que se han producido eventos en su bandeja de distribución. avisa cuando existe nueva distribución pendiente. Accesible desde Entrada – Pendientes, o desde la búsqueda. avisa cuando existe distribución rechazada. Accesible desde Salida – Rechazados, o desde la búsqueda.

Distribución (XII) Uso eficiente de la distribución (I): –Acceder frecuentemente, de lo contrario la bandeja de “Pendientes” podría llenarse demasiado y haría más engorroso su manejo. –Lo “Aceptado” debemos archivarlo lo antes posible, de no ser así la bandeja de “Aceptados” podría llenarse en exceso, dificultando su manejo. Mantenemos en “Aceptados” solo lo que tengamos que consultar por algún motivo durante algunos días siguientes a su recepción. –Empleo de la búsqueda, se puede buscar por datos relativos a la distribución, por datos registrales del asiento, o por ambos a la vez. –Múltiples usuarios en una lista de distribución, implica que la distribución le aparecerá a todos. El hecho de que una Acepte o Rechace un documento no implica que la distribución de las otras se modifique. El Grupo evita este comportamiento.

Distribución (XIII) Uso eficiente de la distribución (II): –Grupo de distribución: los cambios son solidarios para todos los miembros del Grupo. Por ejemplo: cuando un usuario del grupo acepta un registro, éste dejará de estar pendiente para los otros usuarios del grupo. –Se recomienda a los administradores, emplear siempre que sea posible distribución a nivel de Grupo. –Uso de las utilidades de distribución. –Detectar casos de distribución del Registro Telemático donde no procede actuación para su aceptación (o incluso archivo) automático en función del trámite telemático.

Presentación Electrónica General

PEG y PEIT (I) Introducción. Videos demostrativos. Trabajos a realizar desde el

Últimas modificaciones

Cambios Relativos a la distribución. Relativos a la recepción (y distribución). Relativos al sello de registro.

Cambios: Distr.(I) Cambios en la distribución: –Acceso a la distribución de documentos según el origen de la misma. –Avisos de distribución. –Rechazo de asientos provenientes del Registro Telemático. –Acciones de grupo frente a usuarios individuales. –Inclusión de la hora en el histórico de distribución. –Minuta Telemática. –Utilidades de distribución. –Aceptación/archivo automático de trámites telemáticos.

Cambios: Distr.(II) Acceso a la distribución de documentos según el origen de la misma: –Presencial: sólo se mostrarán los asientos distribuidos desde oficinas de registro presenciales. Incluye registros telemáticos que han sido redistribuidos. –Telemática: sólo se mostrarán los asientos distribuidos cuyo origen sea telemático. –Ambos: se mostrarán todos los asientos distribuidos independientemente de su origen.

Cambios: Distr.(III) Avisos de distribución: –Activado para todos los usuarios del sistema. –Informan al usuario de que se han producido eventos en su bandeja de distribución. –Se avisa siempre que existe nueva distribución pendiente, así como distribución rechazada y el número en cada caso.

Cambios: Distr.(IV) Rechazo de asientos provenientes del Registro Telemático : –El botón “Rechazar” se mantendrá deshabilitado para las distribuciones de origen telemático. –La distribuciones de origen telemático podrán ser rechazadas siempre y cuando hayan sido previamente redistribuidas por la unidad administrativa destino de la distribución inicial. –Una distribución, que es fruto de una redistribución de un asiento de origen telemático, es considerado a todos los efectos como distribución “Presencial”. Dado que ha sido redistribuida por un oficina de registro física presencial, podrá ser rechazada si se requiere, indicando el motivo pertinente.

Cambios: Distr.(V) Acciones de grupo frente a usuarios individuales : –Si para una lista de distribución, existe tanto un grupo de distribución, como uno o varios usuarios individuales, se tendrán en cuenta los siguientes supuestos: Para la situación descrita, si un usuario individual intenta llevar a cabo cualquier acción sobre un asiento distribuido por una presentación telemática, la aplicación le impedirá dicha actuación, dado que esta tarea es labor de los miembros del grupo de distribución. Cuando un usuario perteneciente a un grupo de distribución, acepte o redistribuya un asiento cuyo origen es de presentación telemática, los cambios realizados en la distribuidos se propagaran a los miembros individuales de la lista de distribución (si existiesen) como si de miembros del grupo se tratase.

Cambios: Distr.(VI) Inclusión de la hora en el histórico de distribución : –Para cualquier registro de entrada que tenga distribución asociada, se incluye en su historial fecha y hora de cada evento registrado. –Mejora la comprensión de la cronología del circuito de distribución seguido por el registro.

Cambios: Distr.(VII) Minuta Telemática (I) : –Nueva opción para generar minutas de presentaciones telemáticas PEG y PEIT. Esta nueva opción, está disponible desde el botón “Relaciones” de la aplicación cuando se encuentre seleccionado el libro de Entrada.

Cambios: Distr.(VIII) Minuta Telemática (II) : –Minuta presencial: para generar las minutas de registros presenciales. Sin cambios, según la operativa habitual. –Minuta telemática: permite generar un listado de minutas cuyos registros son originarios de presentaciones telemáticas de PEG y de PEIT. Se permite establecer un rango de fechas para la minuta así como especificar una unidad administrativa concreta. El filtro horario es deshabilitado. –En ambos casos se obtiene un listado en formato PDF con la información requerida.

Cambios: Distr.(IX) Utilidades de distribución (I): Aceptación y archivo masivo de asientos distribuidos.

Cambios: Distr.(X) Utilidades de distribución (II): –Aceptación: Se programa la aceptación masiva de asientos pendientes en la bandeja de distribución. –Archivo: Se programa el archivo masivo de asientos ya aceptados en la bandeja de distribución. –Se programa cada tarea con: tipo de acción, rango de efecto y origen de distribución. –Una tarea programable por usuario/jornada. –Todas las tareas se ejecutan en horario nocturno. –Cambios no reversibles. –Se agiliza el uso de la distribución.

Cambios: Distr.(XI) Admón. Delegada: Aceptación/archivo automático de asientos distribuidos desde el Telemático por tipo de asunto/trámite.

Cambios: Distr.(XII) Admón. Delegada (II): –Se posibilita bien la aceptación o bien el archivo directo y automático del apunte telemático de entrada. –Aplicable solo a presentaciones de entrada en el Registro Telemático –Se establece para aquellos trámites telemáticos que no requieran de ninguna acción por parte de los usuarios –Recomendado para aplicaciones con un alto de volumen de registro que se encuentren en la situación anterior. –Evita la acumulación de distribución en la bandeja de pendientes. –Se mantiene el acceso vía bandeja de distribución, para aquellos asientos aceptados o archivados por este método. –Para su activación, basta que el responsable de la aplicación lo solicite a Soporte de

Cambios: Recepción (I) Cambios relativos a la recepción de documentos (y distribución) –Aceptación automática de distribución por recepción de documentos: Posibilita que al efectuar una recepción de documentos, todas las distribuciones pendientes asociadas a los registros en cuestión, sean aceptadas automáticamente. –Permite en cierto modo, sincronizar la recepción y la distribución. –Facilita la tarea a los usuarios que anteriormente tenían que recepcionar el documento, y posteriormente aceptar la distribución pendiente. –El usuario, mediante una opción en la pantalla de recepción, decide cuando se aplica esta aceptación automática. –Para informar al usuario sobre esta aceptación automática, se procede a habilitar el motivo de aceptación. Dicho motivo puede ser consultado de las maneras habituales al motivo de rechazo: mediante el botón “Comentario” o realizando “click” derecho sobre el asiento distribuido.

Cambios: Recepción (II) Cambios relativos a la recepción de documentos (y distribución) –Nueva opción en la pantalla de recepción de documentos. –Ventana de “motivo” de aceptación, accesible desde la bandeja de distribución.

Cambios: Sello (I) Cambios relativos al sello de registro (I) : –Se generaliza el uso del applet java para el sello mecanizado en sustitución del antiguo ActiveX. –Este sello permite operar con las impresoras de validación homologadas como hasta ahora, además por su diseño, debe funcionar de modo correcto con otros modelos. –Permite posicionamiento libre del sello, en este caso se accede a la vista preliminar, que permite situarlo, incluyendo rotación del mismo. –Si se desactiva el posicionamiento libre, la impresión es directa al dispositivo cuando pulsamos “Sello “ o F7. Se empleará la última posición fijada. –Requiere navegador compatible (Internet Explorer v.6 o sup., Firefox v.2 o sup.) y Sun Java Runtime Environment.

Cambios: Sello (II) Cambios relativos al sello de registro(II) :

Nuevas funcionalidades previstas

Nuevas funcionalidades (I) Recuperación de registro original. Registros asociados.

Nuevas funcionalidades (II) Recuperación de registro original (I): –Nos permite a partir de un registro de salida de cualquier oficina, incorporar a un asiento de entrada datos registrales de la salida original. –Los datos que se incorporan son: origen, destino, resumen y fecha de registro original. –Basta con conocer el nº del registro de salida original.

Nuevas funcionalidades (III) Recuperación de registro original (II): –Introducimos el nº de registro de salida original. –Seleccionamos “SALIDA” o uso de atajo con “S”. –Pulsamos botón “Reg. Original”

Nuevas funcionalidades (IV) Recuperación de registro original (III): –Visualizamos los datos recuperados. –Agregamos la información al registro de entrada. –Si el registro contiene datos, la información se sobrescribirá.

Nuevas funcionalidades (V) Recuperación de registro original (IV): –Los datos se incorporan al formulario del registro de entrada. –Para salvar los cambios, pulsamos como siempre “Guardar” o F12.

Nuevas funcionalidades (VI) Registros asociados (I): –Nos permite establecer vínculos entre registros de ambos libros, pertenecientes a nuestra oficina de registro. –Podemos asociar asientos de entrada, de salida, una entrada con una salida y viceversa. –Útil para vincular registros varios, pero relacionados entre sí, por ejemplo: Presentaciones de un mismo interesado. Relativas a un mismo expediente. Relativas a una presentación específica que se ha convocado. –La asociación tiene carácter bidireccional.

Nuevas funcionalidades (VII) Registros asociados (II): –Nueva opción en el árbol de elementos del panel izquierdo. –Basta indicar el nº de registro y el libro. –Pulsamos “añadir reg. asociado”

Nuevas funcionalidades (VIII) Registros asociados (III):

Nuevas funcionalidades (IX) Registros asociados (IV): –La información mostrada sobre el asiento asociado, consiste en un extracto de sus campos principales. –En el ejemplo, hemos asociado un asiento de salida. –Es posible deshacer la asociación mediante “Eliminar Asociación”.

Turno de preguntas

Gracias. Consejería de Hacienda y Administración Pública