Y ese MIDES aluvional, hoy se está institucionalizando, ha llamado a concursos, está incorporando gente, tenemos expediente electrónico. ¿Saben por qué tenemos expediente electrónico? Porque los expedientes son gente, porque lo que hay en ese montón de papeles que uno acarrea para un lado y otro, y que se pierde y no se sabe dónde está, es la vida de la gente. Por lo tanto, el modernizar, el poner un Ministerio moderno, un Ministerio que pueda realmente agilizar todo tipo de trámite y que sea transparente para la población, que la población pueda mirar dónde están esos expedientes y donde esta su trámite es una cosa fundamental, no un chiche, no es ponernos a la moda. Es una necesidad imperiosa que, aún en un Ministerio pequeñito como el nuestro, nos dimos cuenta que lo precisábamos. Ministra de Desarrollo Social – MIDES – Marina Arismendi 22/05/2008 Q-expeditive en MIDES – UY

Sistema de Expediente Electrónico y Automatización de procesos Administrativos Q-expeditive está construido sobre Q-flow, producto con el que se integra naturalmente Q-flow es una completa herramienta de BPM y provee: –Modelado de la ruta –Organigrama –Integración con sistemas externos Todas las funcionalidades de Q-flow pueden ser utilizadas a través de Q-expeditive Se configura NO se programa!

Sistematización en la cultura organizacional Provee un entorno controlado de trabajo para múltiples usuarios Trazabilidad de los tramites, tanto para el ciudadano como para la organización Trazabilidad de los tramites, tanto para el ciudadano como para la organización Notifica y Distribuye las tareas a las personas involucradas Simple generación de Informes y estadísticas

Flexible a la hora de Modificar Trámites y Procesos Flexible a la hora de Diseñar Nuevos Trámites Transparencia Transversal de la Información Transparencia Transversal de la Información Mejora Continua Mejora Continua

¿Qué Gano?¿Qué me Evito? Sistematizar y Estandarizar los Procesos Inteligencia Organizacional Alto Acoplamiento de lógica de procesos y personas. Impacto frente cambios estructurales Acceso Rápido a la Información para todos los Actores en forma Transparente Perdidas de Tiempo Trazabilidad de TrámitesDesconocer el Estado en que se encuentra un trámite Entorno Controlado y SeguroDisminuyo riesgos de pérdida o rotura accidental de Documentación Física Introspección Organizacional y Mejora Continua Ineficiencia e Ineficacia Capacidad de Brindar Nuevos y Mejores Servicios al Ciudadano Incapacidad de brindar nuevos servicios por saturación de tareas administrativas

Demostración

CapacitaciónRelevamiento Diseño y construcción Talleres y Capacitación a usuarios Pruebas y puesta en producción Marketing interno – Difusión

Casos de Éxito

Primera implementación de Expediente Electrónico en el Uruguay (1999) Soporte para Procesos de Negocio Integrado con el BackOffice (SAP)

60 trámites, 200 usuarios Digitalización diaria de más de 5000 documentos 4 meses para la implementación Autonomía Funcional y Técnica Campaña de Difusión y Marketing Interno Equipos Funcionales propios de la Organización trabajando en la implantación

trámites promedio al año 700 trámites promedio al día 17 puntos de atención personas promedio al día, atendidas en «Ventanillas» 60 trámites simplificados 70% de reducción en tiempos de espera, de 50 días promedio a 15 50% de reducción en procedimientos 50 % de requisitos innecesarios eliminados 62% de reducción de visitas del ciudadano para seguimiento de trámite Base de datos que es alimentada y consultada por aproximadamente 1000 usuarios activos (entre actuantes y visualizadores). En promedio mensual, se incorporan a la base de datos nuevos registros de tramites ingresados

50 Trámites 200 usuarios Q-flow y Q-expeditive 3 meses para la implementación Autonomía Funcional y Técnica Campaña de Difusión y Marketing Interno Equipos Funcionales propios de la Organización trabajando en la implantación

La Subsecretaría de Pesca, Gobierno de Chile adjudicó a Urudata un sistema de trámites, para gestionar inicialmente el proceso de solicitudes de Concesiones de Acuicultura. Apoyo a las actividades de Organización Administrativa, la Gestión Documental Preparación de modelos y mecanismos que permitan desarrollar actividades de interoperabilidad

40 trámites, 200 usuarios Migración de trámites de l Sistema Anterior 4 meses para la implementación Autonomía Funcional y Técnica Campaña de Difusión y Marketing Interno Equipos Funcionales propios de la Organización trabajando en la implantación Premio JIAP 2008 a la Eficacia