Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos ITBA – UCEMA Semana 11: Organización y Funciones de la Oficina de Proyectos

Oficina de Proyectos Organización y Funciones Misión, Objetivos y Responsabilidades de la Oficina de Proyectos. Factores clave en el diseño. Variables a considerar. Etapas en el Diseño. Ejemplo de Puesta en Marcha y documentación del Plan del Proyecto

Preocupación inicial ¿Cómo implementar proyectos en mi organización del modo más efectivo?

Requerimientos Crecimiento de la práctica de la Gestión de Proyectos Necesidad de un método sistemático de implementación

La Oficina de Proyectos Proveer servicios o consultoría interna en todos los aspectos que la Organización debe generar aptitudes en la implementación de sus proyectos

Estrategia Modelo 5 fuerzas de M.Porter

Ciclo de vida de Proyectos Uso de Recursos / Costos Implementación Desarrollo Cierre Concepción Tiempo

Procesos en la Gestión de Proyectos Iniciación Planeamiento Control Ejecución Cierre

Modelo PMI Areas de Conocimiento Visión Integral Alcance Calidad Gerenciamiento de Proyectos Visión Integral Alcance Calidad Tiempos Costos Abastecimiento Comunicación Riesgos Recursos Humanos

Iniciación Planeamiento Ejecución Seguimiento y Control Cierre Procesos Areas de Conocimiento Iniciación Planeamiento Ejecución Seguimiento y Control Cierre 1.- Integración 2.- Alcance 3.- Tiempos 4.- Costos 5.- Calidad 6.- Recursos Humanos 7.- Comuni- cación 8.- Riesgos 9.- Aprovisio namiento

Oficina de Proyectos MISION Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el lanzamiento, implementación y conclusión exitosa de todos sus emprendimientos Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias de la organización y respetando los procedimientos establecidos Proveer visión sistémica y metodología

HOJA DE RUTA 1.-Concepción Generación 2.- Desarrollo Preliminar Generado internamente como iniciativa de la organización Iniciado por un cliente a través de un requerimiento 2.- Desarrollo Preliminar La organización formaliza su intención Se relevan los requerimientos 3.- Planeamiento Project Charter Se construye la Estructura del Proyecto WBS HOJA DE RUTA 4.- Programación Se desarrolla el Cronograma del Proyecto Se definen los recursos y su organización Se especifican materiales, equipos e instalaciones Se establece el Presupuesto Se calculan los riesgos Se contratan los recursos Se ejecuta el Plan Se monitorean los resultados Se introducen los cambios y modificaciones y mejoras necesarias 5.-Ejecución Monitoreo 6.- Cambios 7.- Cierre del Proyecto Se cierran formalmente todos los documentos Se registran las lecciones aprendidas

Uso de Recursos / Costos 2.- Desarrollo 5.-Ejecución Monitoreo 3.- Planeamiento 7.- Cierre del Proyecto 1.-Concepción Generación 6.- Cambios 4.- Programación Riesgos Cierre Implementación Concepción Desarrollo Tiempo

Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación Project Managers

Beneficios

Soporte Administrativo Complejidad en los canales de comunicación Número de canales = n(n-1) / 2 Grupo 20 personas = 20(20-1) / 2 = 190 Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación Project Managers

Soporte Administrativo Programación Proyectos Actualización diagramas Reportes de Progreso Visibilidad Proyectos Base de datos Auditorías Registro modificaciones Operación Soft Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación Project Managers

Actividades semanales A realizar Con Atraso Críticas

Consultoría Soporte desarrollo de propuestas procedimientos desarrollo para requerimientos de propuestas de trabajo revisiones de propuestas revisión desde el punto de vista externo fortalezas y debilidades Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación Project Managers

Consultoría Asistencia en el lanzamiento Disponibilidad ante eventualidades Evaluación de riesgos Recuperación de Proyectos

Consultores Estándar Senior Más de cinco años de experiencia Expertos en: programación presupuestos asignación de recursos Senior De diez a quince años de experiencia Certificado Project Management Professional

Consultores

Métodos y Estándares Preparación procedimientos responsable equipo apoyo programación tareas aprobación divulgación Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación Project Managers

Procedimientos Selección de Proyectos Construcción Estructura de Trabajo Cambios Camino Crítico Evaluación de Riesgos Documentación apoyo

Mejores Prácticas Implementación y monitoreo Actualizado en los últimos desarrollos PMI Universidades Literatura Simposios

Capacitación Básico Avanzado Preparación para el examen de certificación PMI Software Visión General de Negocios Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación Project Managers

Project Managers Identificar competencias requeridas Identificar personas competentes Asignar personas a proyectos Incorporación de líderes de proyecto Evaluar las capacidades project ......managers Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación Project Managers

Proyectos Virtuales Proyecto A Sistemas Información Project Manager Métodos Estándares Equipo A Oficina Proyectos Proyecto A Equipo B Equipo C Base Datos Proyecto A Base Datos Of Proyectos Otros Departamentos Sitios Remotos Sitio Central

Oficina de Proyectos FACTORES CLAVE EN EL DISEÑO Tamaño de la Organización Resultados esperados Barreras a su implementación Características de la Organización que serán potenciadas con la creación de la oficina de proyectos

Oficina de Proyectos VARIABLES A TENER EN CUENTA Contexto , tipo de organización y antecedentes Ubicación dentro de la Organización Cobertura de responsabilidades Origen del personal Tamaño del área

Oficina de Proyectos VARIABLES A TENER EN CUENTA Alcance de las funciones de soporte desarrollo implementación Sistema de Información a mantener Alcance de la Ejecución Carácter de la Gestión de Cambio

Documentación del Proyecto P.M.O. Oficina de Proyectos

Importancia del Proyecto Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el lanzamiento, implementación y conclusión exitosa de todos sus emprendimientos Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias de la organización y respetando los procedimientos establecidos Proveer visión sistémica y metodología Necesidades del Negocio Concentrar los esfuerzos Aumentar la eficacia de la Gestión de Proyectos Estrategias Poner en marcha la Oficina de Proyectos en forma progresiva sin afectar los proyectos en curso

Poner en marcha PMO Oficina de Proyectos Objetivo del Proyecto Producto Poner en marcha PMO Oficina de Proyectos Características del Producto del Proyecto Alcance Proveer servicio o consultoría interna en: Planeamiento y programación Monitoreo Preparación y administración de contratos Administración de Cambios Herramientas y métricas Gestión de documentación Monitoreo de activos Auditorías de Proyectos

Requerimientos servicio de apoyo al producto Sistema Informático Software ´PMO Límites Toda la Organización Productos Entregables Plan de Comunicaciones Documentación de Proyectos Procedimientos de Gestión Procedimientos solicitud de servicios de PMO

Criterios de Aceptación Políticas de la Organización Asunciones o Hipótesis Eficacia de la Nueva Función Aceptación por parte de todas las áreas que intervienen Restricciones No interferir la operación y controles actuales

Roles y responsabilidades Ver Matriz de Responsabilidades Equipo de trabajo del proyecto Integrado por:

Equipamiento e instalaciones asignadas - Equipamiento en operación - Oficina de Proyectos sector X Comunicaciones / Documentación / Informes - Plan de Comunicación - Documento Start up - Procedimientos - Informes de Avance

Riesgos del Proyecto Falta de claridad en la Transición Falta de coordinación en el Start up Fallas en el Funcionamiento

Procesamiento

Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington Nro de respuestas en % Personas full time OP 68 0 a 5 21.6 6 a 10 8.1 10 a 20 2.7 > 20

Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington

Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington SERVICIOS OFICINA PROYECTOS Mantener un lugar para PM´s Mantenimiento herramientas PM Mantenimiento Project Web site Project Portfolio Management Soporte Administrativo Tracking Proyectos Entrenamiento Mentoring Consultoría Establecer Métodos y Estándares 10 20 30 40 50 60 70 80

Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington

Visión Futura Presiones del Mercado Competencia Tecnología Estándares Calidad Factores Políticos Sociales Resultados Financieros Presiones Económicas Cuestiones Legales Preocupaciones Stockholders

Visión Futura Enfoques Organizacionales Tradicional Project Management Pocos Proyectos Rentabilidad de la Producción Largos ciclos de vida Organización funcional por islas Proyectos generadores de Ingresos PM responsable de la rentabilidad PM reconocido como profesión Orientada a Producto Orientada a Proyectos

Los 6 componentes de la Excelencia Integración Procesos Comportamiento Cultura Educación & Entrenamiento Apoyo de la Gerencia PM

Gestión de Proyectos Actualización Oportunidades Metodología Mejora Lealtad Usuarios Atraer nuevos adeptos Desalentar métodos paralelos mostrar beneficios mostrar costos Integrar procesos actuales Integrar nuevos procesos Industrias similares Industrias no similares nuevas ideas nuevas aplicaciones Actualización Interna Adquisición Aceptación Organización Integración Procesos Oportunidades Mejora Actualización Metodología Gestión Benchmarking Mejora Software