Minuta de reuniones Control de Proyecto

Concepto Son las notas oficiales que registran lo que ocurrió en una reunión de los miembros o de los fiduciarios de una organización. El libro en el que se guardan las minutas de una organización es la memoria, recolección, y archivo oficial de las decisiones de la organización. De esta forma, las minutas se convierten en el archivo legal de las acciones tomadas y los planes llamados en el trabajo en curso de la organización.

Las minutas son la historia de la organización y su plan de acción para el futuro. Contienen las decisiones pasadas y los actos oficiales para que en el futuro puedan ser consultados para obtener información y guía. Expresan la voluntad de los miembros presentes sobre los planes, reglas, y actos específicos. Cualquier organización con una carta constitucional legal, organizada por una constitución y reglamentos, o que actúa en nombre de un grupo más grande de miembros, debe mantener minutas de todas sus reuniones. Sujetas a cualquier limitación prescrita en los artículos de incorporación y que no sean prohibidas por la ley, las minutas están abiertas a todos los miembros de la organización.

En general Quién mantiene las minutas El libro de las minutas El secretario de la organización tiene la responsabilidad de apuntar y mantener las minutas. La excepción sería cuando el cuerpo de la organización ha nombrado a cualquier otra persona para cumplir con esta responsabilidad.  El libro de las minutas deberá contener por lo menos lo siguiente: Página de título Copia de la Constitución y/o el Artículo de Incorporación Reglamentos (y cualquier enmienda) Minutas de todas las reuniones regulares y convocadas de la junta Minutas de todas las reuniones regulares y convocadas

Contenido Las minutas de cada reunión deben contener por lo menos la siguiente información: Tiempo (fecha, hora, y minutos) Lugar, tanto dirección o nombre del sitio y número del salón o descripción (salón social, estudio del ministro, biblioteca) Declaración de que la reunión fue debidamente convocada: Por quién Por la clase de aviso (regularmente fijado, o si es una reunión especial convocada, entonces se debe seguir el procedimiento fijado en los reglamentos) Oficial que preside Secretario de la reunión Nombres de los que están presentes y de los que están ausentes Lectura, corrección, y adopción de las minutas de la reunión anterior

Adopción de la agenda si es que está preparada en forma escrita Un registro de lo que ocurrió en la reunión, incluso: Resoluciones propuestas Resoluciones adoptadas (nombres de los que presentan moción y de los que secundan y el resultado del voto, incluso el número a favor, en contra, y los que se abstienen si es que se cuentan) Informes de los oficiales, comités, departamentos, y ministros (especialmente el informe del tesorero) Asuntos primarios o temas que se discutieron Momento de clausura (fecha, hora, minutos) Firma del secretario Contrafirma del oficial que preside (obtenida en la próxima reunión, cuando se adoptan estas minutas)

Ejemplos: Minutas de Reunión

Importancia Las minutas de una reunión son suficiente prueba a primera vista de lo que ocurrió en esa reunión. Son evidencia eficaz de lo que se dijo e hizo.