PROMETEO EXPRESS OBJETIVOS REQUISITOS SISTEMA DE GESTION Productos, proveedores, clientes, presupuestos, compras, módulo de seguridad más reportes varios incluyendo informes de rentabilidad y otros. REQUISITOS SOFTWARE Sistema operativo Windows XP Home Edition (como mínimo) con Service Pack II instalado o Windows Vista Home Edition o superior. HARDWARE (MINIMOS) Microprocesador Pentium III de 700 MHz o superior, 256 MB de memoria RAM y 500 MB de espacio en disco.

INGRESO AL SISTEMA Dos tipos de usuarios: Administrador Accede y gestiona todos los recursos del sistema. Puede haber más de un usuario con esta categorización. Vendedor Dispone de los recursos otorgados por el Administrador El usuario selecciona su nombre e ingresa su contraseña.

MENU PRINCIPAL ABM Cotizaciones Cobros Buscar Seguridad Informes Al ingresar al sistema se despliega el Menú Principal mostrando las siguientes opciones: ABM Cotizaciones Cobros Buscar Seguridad Informes Cambiar usuario Compras ABM de Clientes ABM de Proveedores ABM de Productos Presupuestos Registrar Cobro

MENU PRINCIPAL ABM. Se actualizan los datos de los clientes, proveedores, vendedores, condiciones de venta, cuentas corrientes, estados de cuenta corriente, artículos, rubros de los productos y localidades. Cotizaciones. Se elaboran los presupuestos de los clientes. Cobros. Aplicable a presupuestos con saldos pendientes más cobros a cuenta Buscar. Búsqueda inmediata de clientes, proveedores, productos y presupuestos. Seguridad. Permite actualizar el nombre, contraseña y la categoría de los distintos usuarios del sistema y configurar al servidor con su base de datos. Informes. Reportes de utilidad a los fines del curso del negocio. Cambiar usuario. Modifica la categoría del usuario. Compras. registrar el ingreso de stock de los productos.

ALTAS - BAJAS - MODIFICACIONES La opción ABM permite que el sistema incorpore (Alta) o elimine (Baja) registros de la base de datos además de poder modificar datos ya existentes (Modificaciones) Clientes Proveedores Vendedores Condición venta Cuentas corrientes Estados de Cta. Cte. Localidades Productos Rubros Salir Esta presentación explicará la operatoria necesaria para actualizar los datos de los Productos y servirá además como ejemplo aclaratorio para las otras opciones del menú ABM.

REGISTRAR ALTA Desde el Menú Principal haga un clic sobre ABM luego en la opción Artículos de la lista que aparece. Presionando sobre el botón que genera un nuevo registro se habilitan “cajas de texto” para ingresar los datos de cada producto. Registrar los datos ingresados mediante el botón grabar. Navegar Nuevo Modificar Eliminar Grabar Salir

REGISTRAR ALTA SOLAPAS Efectuar un clic en la solapa Proveedores para asignar el o los proveedores del producto. En el nuevo formulario presionar Modificar registro para activar el botón Agregar. Aparece el formulario de búsqueda de Proveedores. Guardar la información agregada. Para Observaciones acceder a la solapa, escribir y luego grabar.

REGISTRAR BAJAS Y MODIFICACIONES Una vez localizado el registro se procesa la baja del mismo presionando el botón que lo elimina de la base de datos. El sistema despliega un mensaje advirtiendo que se eliminará información MODIFICACION Luego de localizar el registro hacemos clic sobre el botón de modificaciones. El formulario mostrará un aspecto similar al de Registrar Alta para efectuar los cambios deseados que luego deberán grabarse presionando el botón correspondiente.

COTIZACIONES PRESUPUESTO Cliente. Vínculo que conduce al formulario de buscar Clientes. Productos. Lleva al formulario buscar Productos y sirve para cargar los productos solicitados en el presupuesto. Hacer doble clic a la izquierda de la grilla en la fila del producto seleccionado. En la columna Cantidad se ingresa la cantidad requerida y luego efectuar un clic en la celda ubicada en la columna del Precio Unitario. Fecha, Estado y Vendedor. El sistema informa si el presupuesto se grabó correctamente y pregunta al usuario si desea imprimirlo mostrando previamente un informe detallado del mismo.

COBROS COBRO Registra los cobros de presupuestos con saldos pendientes de pago. Luego de seleccionar el cliente se despliegan los presupuestos con cobros pendientes. Elegir el presupuesto a cobrar, presionar Habilitar para ingresar el monto y Registrar para contabilizar el cobro.

COBROS COBRO A CUENTA Acredita saldos en cuenta corriente a favor de los clientes para futuras ventas. Luego de seleccionar cliente se despliega un formulario para ingresar la fecha y el monto a cuenta dispuesto por el cliente. Presionar Registrar para contabilizar la transacción

COBROS APLICAR COBRO A CUENTA Asigna los cobros a cuenta a un presupuesto dado. Elegido el cliente aparece una lista de los cobros a cuenta y otra mostrando los presupuestos con saldos a cobrar. Elegir un cobro a cuenta haciendo doble clic y asignar dicho monto a un presupuesto. Presionar el botón Aplicar antes de cerrar el formulario.

Clic para iniciar la búsqueda BUSCAR CLIENTES El combo de la izquierda determina el dato del cliente que servirá a la búsqueda. En Expresión de búsqueda debería escribir el apellido del cliente. De no recodarlo, el sistema propone ingresar solo una parte del dato o transcribir el apellido tras ubicarlo en la grilla. Encontrado el registro deseado y haciendo doble clic en el borde izquierdo de la grilla se accede al formulario Clientes para visualizar o actualizar los datos del mismo. Clic para iniciar la búsqueda Caso de búsqueda empleando el campo Apellido como criterio de la misma. De manera similar se procede con los demás datos de búsqueda. PROVEEDORES - PRODUCTOS Operatoria similar a la explicada para Clientes.

BUSCAR PRESUPUESTOS Se utilizan distintos criterios de búsqueda para lograr una mejor precisión. Filtrar por cliente. Se tilda en la casilla de verificación tras lo cual aparece el vínculo Cliente y se procede como en Buscar – Clientes. Filtrar por fecha. Se puede establecer una fecha en particular o período comprendido entre dos fechas. Estado. Lista desplegable de donde seleccionar los estados posibles del presupuesto: Pendiente - Aceptado, Rechazado - A Modificar. Imprime presupuesto

SEGURIDAD USUARIOS SERVIDOR Formulario que permite actualizar el nombre de Usuario, Contraseña y Categoría de los distintos usuarios del sistema. El Administrador puede cambiar la contraseña (si la conoce), nombre de usuario y categoría de cada usuario además de eliminar y crear nuevos usuarios. SERVIDOR Desde este formulario se ingresan datos necesarios para la configuración y seguridad del servidor y la base de datos utilizados por el sistema.

INFORMES Desde aquí se seleccionan informes útiles a los fines del curso del negocio Listado de productos. Stock crítico. Stock crítico por proveedor. Rentabilidad por producto. Listado de clientes. Listado de proveedores. Listado de precios. Productos vendidos por cantidad. Ranking de ventas. Ventas por vendedor Cuentas corrientes. Recaudación por artículos. Compras por artículo.

INFORMES

INFORMES

CAMBIAR USUARIO El sistema despliega una ventana que permite cambiar la categoría del usuario. Para efectuar dicho cambio se requiere el ingreso de la contraseña previamente asignada.

COMPRAS Registra el ingreso de stock de los productos adquiridos y se graban en la base de datos. El vínculo Proveedor despliega el formulario de búsqueda para indicar quien provee los productos. Los artículos de la compra se cargan fácilmente en la grilla usando el vínculo Productos. El usuario puede modificar el costo introduciendo un nuevo valor en la celda correspondiente y registrar dicho cambio en la base de datos marcando en Actualizar costo. Hacer clic en Eliminar Producto para eliminar ítems de la grilla de compras

Falta el costo y el precio de venta en la base de datos COMPRAS Falta el costo y el precio de venta en la base de datos Ingresar el costo en la celda correspondiente del formulario de Compras. Luego de presionar en el icono de grabación se abre el cuadro Actualizar Costo que permite recalcular la ganancia o el precio de venta en función del costo ingresado y también volver a modificar dicho costo si ello fuera necesario.

COMPRAS Falta el costo Falta el precio de venta Ingresar el costo en la celda correspondiente del formulario de Compras. Tras presionar el icono Guardar de Compras el sistema automáticamente calcula la Ganancia y el Precio de venta en el cuadro Actualizar. De ser necesario el usuario podrá rectificar los valores desplegados. Falta el precio de venta En este caso el cuadro Actualizar Costo requiere ingresar la Ganancia o el Precio de Venta calculables en función del costo ingresado y también permite modificar los valores desplegados.

PARAMETROS Con esta opción el usuario puede ingresar datos de la empresa a fin de que estos puedan leerse o no en los formularios e informes a emitir.