Octavio Isaac Rojas Orduña Relaciones Públicas Octavio Isaac Rojas Orduña

GABINETE DE PRENSA: HERRAMIENTAS

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Fotografías, vídeos y radiocomunicados Fotografías Apoyar la información de los materiales de prensa. Demasiados materiales pueden apabullar o distraer al periodista de lo más importante: la información de la nota de prensa. “Una imagen vale más que mil palabras” – ”¿Esas mil palabras son las que se tenían que decir sobre la organización?”

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Fotografías, vídeos y radiocomunicados Fotografías - Anécdotas Edward Bernays – Introducción del Ballet Ruso en 1915 Steve Case – ExCEO AOL (Boom internet)

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Fotografías, vídeos y radiocomunicados Fotografías - Recomendaciones La cabeza recta. Cabello, barba y bigote, bien recortados. (Afeitado al ras). Ojos rojos, no. Ojeras y manchas, no. Sonreír o mantenerse serio. (Conveniente tener imágenes de ambos tipos para usar en diferentes circunstancias). Ser creativo, pero sin excesos. (Escenarios abiertos o en algún espacio que no sea una oficina de la sede de la organización). Ser espontáneo, sin caer en lo ridículo.

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Fotografías, vídeos y radiocomunicados Fotografías - Recomendaciones Actualizar las fotografías. (Se debe renovar el acervo fotográfico, porque las personas cambian con el tiempo). Tomar muchas fotografías para tener varias de donde escoger. Para las mujeres: evitar pendientes ostentosos o brillantes. Para los hombres: vestir corbatas y chaquetas sobrias.

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Fotografías, vídeos y radiocomunicados Fotografías Realización de photopportunity Fondo de fotografía, trasera o photocall Relacionar la marca con el portavoz

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Fotografías, vídeos y radiocomunicados Videocomunicados Elaboración de un discurso visual para ilustrar un tema específico. Los videocomunicados también son conocidos como B-rolls, Video News Release o su acrónimo VNR. Imágenes con cortes directos, minutados minuciosamente y sin música montada, pensados para facilitar la labor del editor de televisión e ilustrar de manera controlada un mensaje determinado. Normalmente, su duración puede ir de los 2 a los 5 minutos Participación de portavoces que hacen breves exposiciones sobre el tema o responden a preguntas que pudieran ser de interés para los medios (Sin voz del entrevistador) “Making off” – películas

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Fotografías, vídeos y radiocomunicados Radiocomunicados Declaraciones grabadas de uno o más portavoces sobre un tema determinado que se distribuye entre las cadenas de radio para que éstas puedan montar sus propias noticias con sonido original. Declaraciones del discurso que un portavoz haya pronunciado en algún acto o también es posible confeccionarlo a partir de una entrevista. (Sin voz del entrevistador) El radiocomunicado, instrumento de comunicación masiva gracias a la tecnología Podcasts

GABINETE DE PRENSA: TACTICAS

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Relaciones con los medios Periodistas, público natural de los profesionales de las relaciones públicas Pueden hacer que una organización sea una perfecta desconocida o lograr que aumente su notoriedad pública de una forma rápida y sin mediar pago alguno Seres impacientes, desconfiados y prepotentes con la gente de relaciones públicas Imprecisiones, errores o manipulaciones en el momento de tratar la información que se les facilita.

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Relaciones con los medios RRPP y periodistas están condenados a entenderse, porque se necesitan y complementan mutuamente. Labor RRPP: Ayudarles a hacer el mejor trabajo posible, Con información interesante Apoyándoles con todos los recursos éticos Con el objetivo común de ofrecer a la sociedad datos relevantes para que pueda informarse.

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Relaciones con los medios A los periodistas no se les puede manipular o comprar, porque uno de los pilares de una sociedad democrática es la confianza en unos medios de comunicación libres de tendencias y completamente independientes, que informen de manera responsable y veraz sobre lo que acontece en el mundo.

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Relaciones con los medios Contactar a los periodistas sólo cuando se tenga una noticia que ofrecer. (La mejor forma de crearse una reputación como fuente de información digna de atención es ofrecer datos sobre auténticas y relevantes novedades). Personalizar la información según el medio que se trate. (Una revista especializada necesitará más información técnica que una dirigida al público general, por ejemplo). Ser franco y servicial. (Si un periodista necesita ayuda y no podemos brindársela, lo mejor es indicarle a otra persona que quizás sí pueda atenderlo).

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Relaciones con los medios Responder con agilidad. (Si las solicitudes de los periodistas son respondidas rápidamente, existen más posibilidades de que los mensajes de la organización sean difundidos). No reñir con los periodistas. (Pelearse con un informador porque no sacó una nota o porque dejo de asistir a un evento es un error muy grave). No prometer lo que no se pueda cumplir. (Perderán su confianza en el profesional de RRPP).

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Relaciones con los medios Ofrecer fuentes independientes. (los mensaje de una organización serán más creíbles si son avalados por terceros. Se facilita la labor del periodista de contrastar la información). Graduar la distribución de información. (Inundar de notas de prensa una redacción no es la manera más adecuada para obtener la atención de los periodistas). Conocer y respetar los tiempos de los periodistas. (Hay que evitar realizar llamadas, aparecer sin cita previa en una redacción u organizar eventos en horas conflictivas para los periodistas).

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Relaciones con los medios Preguntar a los periodistas sus necesidades. (Conocer si quieren recibir la información por correo electrónico, a través de un sistema de sindicación de contenidos de una bitácora; si necesitarán imágenes o audio; si quieren hablar con un portavoz que domine aspectos determinados del sector de la organización, etc.).

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Relaciones con los medios Dominar los temas de la comunicación. (Para poder comunicar con eficacia se tiene que conocer al detalle todos los aspectos de la cuestión a difundir). Dar el mismo trato a todos los periodistas. (Aunque se trate de un informador novato, no hay que olvidar que el tiempo pasa y éste podrá alcanzar posiciones estratégicas dentro de los medios). Evitar llamar de forma gratuita y continuada. (Sólo levantar el teléfono para contactar a los periodistas cuando se tenga algo realmente importante que contar).

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Relaciones con los medios Darle seguimiento a los medios (leer el periódico, ver la televisión, escuchar la radio o navegar por internet servirá para conocer las personas responsables de algunas secciones, los temas que están ocupando la agenda mediática y la tendencia ideológicas de los medios). No solicitar ver los contenidos elaborados por los periodistas antes de que se publiquen. (Puede considerarse una intromisión a la labor informativa y un intento de censura).

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Relaciones con los medios Ninguna respuesta de los medios es una respuesta en sí misma. (Si los periodistas no han considerado interesante la información que se les ha brindado no la difundirán a través de los medios. El “silencio informativo” clama por que se realice un mejor trabajo de relaciones públicas).

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Relaciones con los medios Exclusivas y silencios Filtraciones y rumores Rectificaciones y fe de erratas Cartas al director

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Relaciones con los medios Oportunidades informativas La celebración de un evento deportivo (Mundial fútbol). La conmemoración de una jornada dedicada a un tema determinado (Día de la mujer trabajadora). Un aniversario. El lanzamiento escenificado de una iniciativa (Colocación primera piedra). Épocas de vacaciones.

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Relaciones con los medios Calendario editorial Confección de agenda de temas que diversos medios tratarán en sus próximas ediciones. Saber con anticipación qué oportunidades informativas se pueden ofrecer a los periodistas con motivo de los especiales que estén preparando. Revista Cine: Festivales, etc. Tema. Fecha de publicación. Medio. Periodista designado. Cierre de la edición.

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Rueda de prensa La rueda de prensa, también conocida como conferencia de prensa o press brief, en inglés, es un acto en el que se convoca a un gran número de periodistas para hacerles partícipes de una información noticiosa y compleja. Un anuncio importante que hacer ante los medios de comunicación y no puede ni debe apoyarse exclusivamente en el lanzamiento de una nota de prensa o de contactos directos con un puñado de periodistas. La complejidad de alguna noticia aconseja abrir una vía de diálogo en la que puedan aclararse todos los detalles que entraña el tema en cuestión.

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Rueda de prensa No sustituye a otras herramientas de comunicación o a las relaciones con los medios habituales, sino que se organiza con carácter extraordinario para difundir un hecho realmente novedoso. Hay que evitar la convocatoria de una rueda de prensa para presentar algo que se podría explicar fácilmente a través de un escrito o con una simple llamada a los periodistas.

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Rueda de prensa Preferiblemente por la mañana (11 am), de martes a jueves Abierto a preguntas de los periodistas (salvo Declaración sin Preguntas – advertir de antemano). Presentación ordenada y breve (no más de una hora). Realización en un sitio céntrico o en un lugar especial, pero en línea con el tema de la convocatoria (Videojuego deportivo en estadio) Contar con elementos técnicos necesarios para ejercicio periodístico (mesa de mezclas, iluminación suficiente, etc.) Visita antes de la realización del evento - coordinación aspectos logísticos (catering, azafatas, audiovisuales, trasera, etc.)

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Otros documentos de prensa Convocatoria o invitación de prensa – Documento que se dirige a los periodistas con el fin de invitarlos a un evento de prensa (rueda de prensa, declaración oficial, etc.) Título que indique que se trata de una convocatoria o invitación de prensa. Nombre, cargo y medio del periodista al que va dirigida la convocatoria. Nombre de la organización que convoca. Motivo de la convocatoria. Nombre y cargo de los portavoces que participan. Hora, sitio y lugar de la realización del evento. Datos de contacto a los que se puede dirigir el periodista.

Herramientas y tácticas de las RR.PP. Otros documentos de prensa Convocatoria o invitación de prensa - Recomendaciones Enviarla 3 ó 4 días antes del evento. Mucho antes puede hacer que se pierda en la redacción; poco antes puede no dar tiempo de reacción a periodistas. Actualización de base de datos de periodistas previa a su envío. Envío por fax y correo electrónico. Confirmación telefónica a los periodistas.