Modelos e Indicadores de Gestión. C. P. Enrique Clemente – Socio C. P. José Luis Rojas - Socio

Ya sea que utilicemos mejora de procesos, reingeniería de procesos, justo a tiempo, costeo basado en actividades, administración de la calidad total, mejora continua de la calidad o reducción de tiempos de ciclos, compartimos una meta común: hacer más y mejor, con menos, es decir: Mejorar el desempeño. Un habilitador crítico en el logro de los objetivos deseados es la habilidad de medir el desempeño. Como dice el dicho: “No se puede mejorar lo que no se mide” Una premisa básica sobre el desempeño…

El desempeño del Sector Público es algo real, que se percibe por los destinatarios de los servicios gubernamentales y los votantes y está en las mentes de los gobernantes y funcionarios del Gobierno y en la actualidad está cobrando cada vez más relevancia a nivel nacional e internacional. ¿CÓMO SE ESTÁ DESEMPEÑANDO LA ENTIDAD, DEPENDENCIA, ORGANISMO Y/O ÁREA? ¿Los beneficiarios están satisfechos? ¿Se trabaja de acuerdo con la misión, el plan y los programas de gobierno? ¿Se es eficaz en cuanto a la entrega de bienes y servicios? ¿Se es eficiente en el uso de los recursos? ¿Por qué es importante el desempeño del Sector Público? Desempeño del gobierno

Mapa de Valor del Gobierno-Los impulsores del desempeño.

Axioma: “No midas lo que no se pueda medir o no usarás” La clave para una medición exitosa del desempeño es obtener únicamente aquellas medidas de desempeño que podrán o serán, de hecho, utilizadas. El primer paso en este proceso es determinar qué tipos de información relacionada con el desempeño se necesitará para dirigir y administrar la entidad, dependencia, organismo, área, proceso, etc. Aquí lo más importante es responderse la pregunta: “Necesito información relacionada con el desempeño para…”

Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental Objetivos de Políticas Ejecución de Programas Eficiencia Operativa Eficiencia en el uso de los recursos Desempeño del Gobierno Una herramienta fundamental para la identificación de actividades, riesgos, controles, actividades y medidas del desempeño es el Mapa de Valor que Deloitte ha diseñado para que los gobernantes y líderes comprendan los objetivos de desempeño del Gobierno y por ende, los Impulsores del Desempeño.

Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental Objetivos de Políticas

Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental Ejecución de Programas

Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental Eficiencia Operativa

Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental Eficiencia en el uso de los recursos

Medición del desempeño.

¿Qué es la medición del desempeño? La medición del desempeño es la obtención de información confiable para analizar y comparar el resultado, eficiencia y eficacia operativa y financiera de los gobiernos para apoyar y motivar a la mejora continua de su gestión, permitiendo: Mejorar la eficiencia y eficacia de los servicios. Ahorrar costos a los gobernados.

Una vista general del proceso de medición del desempeño 1.Determinar dónde estamos – Establecer el piso/nivel de actuación/desempeño “como está” 2.Establecer objetivos basándose en el nivel actual de desempeño 3.Determinar la brecha o delta entre la meta deseada y el nivel actual de desempeño 4.Rastrear el progreso 5.Comparar y hacer “benchmark” de los niveles de desempeño de otras entidades similares vs los propios 6.Controlar los niveles de desempeño dentro de los límites predeterminados 7.Identificar áreas de mejora y posibles causas de problemas 8.Mejorar la planeación para el futuro

Indicadores de Desempeño.

¿Qué son los Indicadores de Desempeño? Son mediciones de los logros en el cumplimiento de la misión y de los objetivos de un determinado proceso que sirven como herramienta para el mejoramiento continuo de la calidad en la toma de decisiones, lo cual se traduce en una mejor calidad del producto o del servicio. Características Objetivo Cuantificable Verificable Que agregue valor al proceso de toma de decisiones Comunicados y divulgados Establecidos en consenso Que reflejen el compromiso de quienes lo establecieron

En nuestro país, la Secretaría de la Función Pública ha publicado los siguientes requisitos en la elaboración de indicadores para medir el desempeño de gobierno: Nombre Número Siglas Unidad Administrativa Responsable Objetivo de la unidad administrativa responsable Objetivo Descripción Requisitos de los Indicadores

Fórmula Variables que componen la fórmula Factor de ponderación Fuentes de datos Periodicidad Fecha y sistema de información para entregar la información del indicador a la Unidad Administrativa por los órganos internos de control Fecha y mecanismo para entregar información del indicador a la Coordinación por la unidad administrativa o por el Delegado o Comisario Público Requisitos de los Indicadores

Servidor público responsable, que deberá ser el titular de la unidad administrativa correspondiente y sus datos: cargo, número telefónico y correo electrónico Criterios base para asignar e integrar calificaciones en el indicador Cobertura del indicador para Órganos Internos de Control y/o Delegados y Comisarios Públicos Definiciones del indicador Abreviaturas a utilizar Tipo de información del indicador: pública, reservada o confidencial. Para mayor información consultar Requisitos de los Indicadores

Mide el abuso del poder público para el beneficio privado. Voz y rendición de cuentas Mide derechos humanos, políticos y civiles. Estabilidad Politica y ausencia de violencia Mide la posibili- dad de amena- zas o cambios en el gobierno. Efectividad guberna- mental Mide la competen cia de la burocracia y la calidad de prestación de los servicios públicos. Calidad regulatoria Mide la incidencia de políticas hostiles en el mercado. Control de corrupción Estados de derecho Mide la calidad del cumplimien- to de contratos, la policía, y las cortes, incluyendo la independen- cia judicial, y la incidencia del crimen. Indicadores de Gobernabilidad En un estudio del Banco Mundial para 209 países, las seis dimensiones de la gobernabilidad que miden los años 1996, 1998, 2000, 2002 y 2004 son los siguientes: Mide el abuso del poder público para el beneficio privado, incluyendo la corrupción menor y en gran escala (y la captura del estado por las élites). Para mayor información consultar:

Indicadores (Corporativos) Indicadores (Gerenciales) Indicadores (Operacionales) Gobernador Presidente Secretarios de Gobierno o Directores Generales Directores de Área Eficiencia Eficacia Efectividad Modelo de Indicadores de Desempeño Gubernamental Se compara vs: Calidad de Gestión de años anteriores Gestión de Instituciones Similares Presupuesto Programado En el enfoque se analizará : Eficacia: Respecto al logro de sus propias metas planteadas Eficiencia: Respecto al usos de recursos públicos para alcanzar sus metas Efectividad: Respecto a la satisfacción del gobernado en cuanto al servicio recibido (ligado a las metas de la entidad y a la calidad)

NOMBREOBJETIVO FÓRMULA DE CÁLCULO UNIDAD DE MEDIDA PERIODO DE MEDICIÓN FUENTE DE INFORMACIÓN UNIDAD RESPONSABLE DEL INDICADORSIGNIFICADO Eficiencia presupuestal - Ingresos Determinar la eficiencia presupuestal en un periodo (Ingresos totales ejecutados/Ingresos totales presupuestados) *100 %Mensual Ejecución presupuestal Admón. y finanzas Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programación y mayor capacidad de ejecución de los ingresos Eficiencia presupuestal - Egresos Determinar la eficiencia presupuestal en un periodo (Egresos ejecutados/Egresos presupuestados) *100 %Mensual Ejecución presupuestal Admón. y finanzas Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programación y mayor capacidad de ejecución de los gastos Eficiencia presupuestal - Global Determinar la eficiencia presupuestal en un periodo Promedio de indicador Eficiencia presupuestaria - Ingresos y Eficiencia presupuestaria - Egresos %Mensual Ejecución presupuestal Admón. y finanzas Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programación presupuestal Ingresos por habitante Cuantificar el nivel de ingresos per- capita percibidos Ingresos totales ejecutados/Número de habitantes %Anual Ejecución presupuestal y censo de población Admón. y finanzas A mayor valor del indicador mayor es la contribución de los habitantes al ingreso Recaudación impositiva por habitante Determinar la contribución impositiva por habitante Ingresos por impuestos /Número de habitantes %Mensual Ejecución presupuestal y censo de población Admón. y finanzas A mayor valor del indicador mayor contribución impositiva por habitante Ejemplos de Indicadores

NOMBREOBJETIVO FÓRMULA DE CÁLCULO UNIDAD DE MEDIDA PERIODO DE MEDICIÓN FUENTE DE INFORMACIÓN UNIDAD RESPONSABLE DEL INDICADORSIGNIFICADO Equilibrio financiero Comparar el nivel de ingreso total ejecutado y el gasto total ejecutado Ingresos totales ejecutados / Gastos totales ejecutados %Mensual Ejecución presupuestal Admón. y finanzas Cuando el índice tiende o supera 1 se está equilibrado financieramente Inversión en infraestructur a por habitante Medir la inversión de infraestructura por habitante Gastos ejecutados en inversión de infraestructura/ Población total %Mensual Ejecución presupuestal/ Censo de población Admón. y finanzas A mayor valor del indicador mayor es la inversión en infraestructura por habitante Capacidad de ejecución de proyectos Medir la capacidad de ejecución de proyectos (Total de proyectos ejecutados/total de proyectos formulados) *100 %Mensual Plan operativo anual Un mayor indicador refleja una mayor eficiencia en la ejecución de proyectos Participación ciudadana Analizar el nivel de concertación de proyectos con las organizaciones civiles (Total de proyectos concertados /Total de proyectos en ejecución)*100 %Mensual Plan operativo anual e información de otros organismos Planificación/ Obras/ Ingeniería municipal A mayor valor del indicador, mayor participación de la comunidad en la selección y ejecución de proyectos Cobertura catastral Analizar la superficie registrada por catastro (Superficie registrada / Superficie total) *100 %AnualCatastro Obras públicas/ Catastro Un mayor nivel del indicador refleja un mejor control sobre los predios Ejemplos de Indicadores

Una Metodología Integrada de Implantación.

MÓDULOS Gente FRENTES Procesos Normatividad Tecnología FASES Actividades Preliminares Planea r y Dimen sionar el Proyec to Diagnósti co Diagnósti co y Evaluació n Evaluació n Diseño y Evaluación de Soluciones Implemen tar Solucion es Probar Probar Administración Del Proyecto S e g ui m ie nt o

MÓDULOS Gente FRENTES Procesos Normatividad Tecnología FASES Actividades Preliminares Planea r y Dimen sionar el Proyec to Diagnósti co Diagnósti co y Evaluació n Evaluació n Diseño y Evaluación de Soluciones Implemen tar Solucion es Comprender Leyes y Reglamentos Análisis del Marco Legal y Normativo Modificaciones al Marco Normativo Presupuesto Preliminar Planeación del Proyecto Presupuesto Ajustado Probar Probar Identificación del Equipo de Trabajo Comprender mecanismos de medición del Desempeño del Personal Evaluaciónpreliminar del Ambiente de Control Diseño de Indic. de Desempeño del Personal Diseño de Mecanismos de Medición del Desempeño Implem. Mec. e Indicadores de Medición Entrenamiento sobre Mecanismos de Medición Evaluaciones al personal Organizar y Entrenar el Equipo de Trabajo Asignación de Actividades al Equipo de Trabajo Comprender Controles, Estructura Organizacional, Plan de Gobierno y Programas de la Entidad Comprender los Procesos en las Áreas de Valor Comprender Procesos de Monitoreo y Medición del Desempeño Determinar Importancia Relativa Planeada Análisis y Evaluación de Riesgos – Nivel Entidad, Procesos y Programas Diseño de Controles para Mitigar Riesgos y Brechas de Gestión Implementar de Controles para Mitigar Riesgos y Brechas de Gestión Evaluación de Satisfacción de Usuarios Auditoría de Gestión Certificaciones Identif. Procesos de Monitoreo del Desempeño de la Admón. Ident. Activ. De Control de Eficiencia y Eficacia Análisis FODA Diseño de Mec. e Indic. de Medición del Desempeño- Entidad y Progr. Identificar Herramientas del Soporte de Medición Impl. Políticas para la Medición de la Gestión Comprender la Tecnología de Soporte de Procesos Ident. Req. Funcionalidad Selecc. Solución Tecnológica Implementar Solución Tecnológica Pruebas y Remediación Auditoría Post- Implementación Soporte y Mantenimiento Evaluaciones de la satisfacción al personal Administración Del Proyecto S e g ui m ie nt o Promover y llevar a cabo las Reformas Realizar Pruebas a Controles y Herramientas Remediar Desviaciones Ident. Activ. de Control a Nivel Estrategias, Políticas y Responsabilidad Ident. Activ. De Control para los Impulsores de Gobierno Administración del Proyecto y Aseguramiento de Calidad Información y Comunicación Identificar los Req. de Información Impl. Mec. de Medición de Gestión Impl. Indicadores de Medición Implementar Herramientas de Soporte Programa de Monitoreo Administración del Cambio Encuestas de satisfacción de los usuarios y del personal

Técnicas para implantar la medición del desempeño.

Balanced Scorecard (BSC) Es una herramienta que permite implementar la estrategia y la misión de un gobierno a partir de un conjunto de medidas de desempeño. Pone énfasis en la consecución de objetivos financieros, e incluye los inductores de actuación futura para el logro de esos objetivos. Proporciona una estructura para transformar la estrategia en acción.

Visión, Misión y Estrategia La perspectiva financiera indica si la estrategia y ejecución, contribuye con los objetivos La perspectiva del gobernado, mejorar la visión de la entidad, ¿Cómo la entidad aparece ante los gobernados? La perspectiva de formación, capacitación y aprendizaje en una estructura de gobierno generan resultados de corto y largo plazo La perspectiva del proceso interno identifica procesos críticos internos en donde se debe ser excelente, entregando resultados que satisfagan a los gobernados Perspectivas estratégicas del BSC

Relación Causa-EfectoRelación Causa-Efecto de la Estrategia Habilidades de los funcionarios Calidad en los procesos internos Tiempo de desarrollo de los procesos Resultado Social Formación, Aprendizaje y Crecimiento Procesos Internos Gobernados / Usuarios Finanzas Conocimiento de los funcionarios Capacidad de crear conocimiento nuevo Aplicación tecnológica Acreditación de los procesos Satisfacción de los gobernados Pertinencia del servicio Valor agregado social Fidelidad de los gobernados Acreditación social

Auditoría de Gestión en el Sector Público.

Marco Conceptual La auditoría de gestión por su enfoque involucra una revisión objetiva, sistemática y profesional de las actividades de una entidad, programa o proyecto en relación al cumplimiento de objetivos y metas (eficacia); y respecto a la correcta utilización de los recursos (eficiencia y economía). Sus propósitos generales consisten en: Evaluar el desempeño (rendimiento) obtenido por una entidad Identificar áreas problemáticas, causas relacionadas y las alternativas para mejorar; y Desarrollar recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas.

Aspectos en los que se enfoca la Auditoría de Gestión Eficacia en el logro de los objetivos y metas Eficiencia en el manejo de los recursos Economía en la obtención de los recursos y la producción y distribución de los bienes y servicios Calidad en la información financiera Cumplimiento Regulatorio Equidad en la distribución de los recursos financieros necesarios para la prestación del bien o servicios Calidad o nivel de servicio Impacto en los ciudadanos Enfoque de la auditoría de gestión

RESULTADOS Satisfacción de los beneficiarios del bien o servicio RESULTADOS Satisfacción de los beneficiarios del bien o servicio OPERACIONES Programas, Procesos y Actividades llevados a cabo OPERACIONES Programas, Procesos y Actividades llevados a cabo PRODUCTOS Bienes y Servicios PRODUCTOS Bienes y Servicios RECURSOS Humanos, Financieros, Tecnológicos y Físicos RECURSOS Humanos, Financieros, Tecnológicos y Físicos Examen de Controles y Procedimientos de la Administración Evaluación del Uso Eficiente de los Recursos Evaluación del Logro de Objetivos y Metas Análisis de Controles y Procedimientos de la Administración Eficiencia y Economía Eficacia Enfoque de la Auditoría de Gestión

Componentes de la Estructura del Control Interno UNIDAD AUNIDAD A UNIDAD AUNIDAD A UNIDAD BUNIDAD B UNIDAD BUNIDAD B UNIDAD CUNIDAD C UNIDAD CUNIDAD C UNIDAD DUNIDAD D UNIDAD DUNIDAD D ESTRATEGIA OPERACIONES INFORMACIÓN CUMPLIMIENTO AMBIENTE INTERNO ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS EVALUACIÓN DE RIESGOS RESPUESTA A LOS RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN MONITOREO

Mapa de Riesgos Posibilidad de Ocurrencia Importancia Alto Bajo Riesgo Alto Riesgo Medio Riesgo Bajo Exposición = Riesgo- Control (E=R-C) Exposición Aceptable Precaución Exposición inaceptable

Clasificación del Control Gerencial Controles de Actividades del Programa Controles de Cumplimiento Controles para la Protección de Recursos Controles de Confiabilidad de la Información

Gracias por su Atención.