GESTION ADMINISTRATIVA SOCIALIZACION DE MI PROYECTO DIEGO FERNANDO DUARTE PABLO CASTRO ZAMBRANO JOHN FRED MARTINEZ NIETO CUN 2011 GESTION ADMINISTRATIVA
JUSTIFICACION Las empresas y organizaciones actualmente enfrentan el reto de mejorar la calidad de sus productos con el propósito de ser competitivas, tanto a nivel nacional como internacional. Una de las estrategias básicas para lograrlo es a través de la implantación y mejora de sus procesos. Partiendo de esta definición con este proyecto se pretende realizar la implementación de un software para realizar esto de debe partir del concepto que un nuevo sistema debe ser un conjunto de principios, modelos, estándares, tecnologías y experiencias prácticas, que deben ser tenidas en cuenta en una organización con el propósito de definir un modelo de procesos, asimilable por parte de todos los involucrados y que guíe el proceso de mejora continua. Se busca que la adopción de las mejores prácticas permita tener un modelo de desarrollo de software flexible, que permita la adaptabilidad a los diferentes problemas relacionados con el proceso software, de acuerdo con el dominio del problema, la complejidad, las tecnologías, los equipos de trabajo, los clientes objetivo y el entorno en el que se obtiene el producto final. Se requieren cada vez más prácticas que ayuden a la productividad y la calidad. Viendo la necesidad de mejorar los métodos y procesos que se llevan de forma manual actualmente en las empresas del sector odontológico surge la idea de establecer un método adecuado a sus necesidades y requerimientos que surgen en la misma con este proyecto se pretende dotar del conocimiento necesario en cuanto al manejo de un software integral que ayude a la centralización de todos los procesos ayudando así a la solución de algunos problemas que se presentan actualmente, como lo son manejo de un gran volumen de documentos físicos, el desconocimiento por parte de los empleados de la empresa el seguimiento de los pacientes en cuanto a historias clínicas, datos personales, control de citas etc. Estos procesos actualmente no funcionan de forma eficiente ni eficaz ya que no son rápidos por manejarse de forma manual y en hojas de cálculo. En este sentido cabe señalar que el proyecto con el estudio realizado se utilizarán herramientas informáticas y conceptos básicos de Redes, además de las capacitaciones que se requieren para todos los usuarios.
OBJETIVOS Implementar un sistema de información que centralice los procesos que se llevan de forma manual actualmente en la organización odontológica. Recomendar a la empresa del sector odontológico las ventajas del uso del sistema de información. Capacitar a la gerencia en el conocimiento, manejo y aplicación del nuevo sistema. Mejorar la calidad de prestación de servicios de la empresa al realizar la actualización de su plataforma informática. Mejorar la calidad del servicio que se presta en la clínica odontológica. Fortalecer el sistema actual con una plataforma tecnológica que permita consolidar toda la información de la organización. Incorporar un nuevo software que centralice toda la información de la clínica odontológica. Proponer el desarrollo de un software que gestione los procesos que se llevan actualmente de forma manual en la clínica odontológica. Concientizar al personal de la clínica de la importancia de automatizar los procesos de historias clínicas, citas, datos de los pacientes. Contribuir a una mejora en la calidad y la eficiencia de los servicios de la clínica. Implementar un sistema que permita organizar la información. Facilitar el servicio a clientes y externos. Beneficiar con los medios tecnológicos a todos los usuarios de los servicios que presta la clínica.
DEFINICIÓN DE PRODUCTOS O SERVICIOS QUE SE DESARROLLAN CON EL PROYECTO Software Odontológico Carta periodontal Inventario de Materiales Completo Modulo de Ortodoncia Historias Clínicas Álbum de fotos y radiografías (antes y después) del paciente Presupuesto Modulo de Cartera de Ingresos Odontograma de diagnósticos y tratamientos Monitoreo de trabajos enviados a laboratorio Control de endodoncia Examen clínico Libro de citas Mantenimiento Preventivo y Correctivo. Instalación de Software y hardware. Instalación y configuración de redes . Soporte técnico y personalizado Instalaciones adicionales (sedes) Capacitaciones actualizaciones
BENEFICIARIOS DEL PROYECTO Las clínicas Odontológicas Especialistas Funcionarios Especialmente al Paciente o Cliente
Recursos necesarios Recursos Humanos: El personal es componente fundamental en todo proceso de implementación de sistemas. Existen dos aspectos de sustancial importancia: capacitación y reasignación del personal de la organización. Equipamiento Informático: La implementación de un nuevo sistema puede traer aparejado la incorporación de nuevo equipamiento informático, cambios y mejoras en el hardware. Instalaciones Físicas (Cambios físicos, del edificio, del entorno): Es un componente de importancia en un plan de conversión, conexión local en tiempo real; incorporar un equipo servidor central en la empresa va a requerir instalación eléctrica, cableado de red, líneas de comunicaciones, rediseñar espacios y controles físicos de accesos al área Procedimientos y métodos: El nuevo sistema impactará seguramente en los procesos de negocios. Evidentemente existe un cambio importante en los procedimientos internos de la organización. Los procedimientos deberán documentarse y establecer los controles necesarios para la adecuada validez de las transacciones. Documentación: La documentación de los sistemas debe incluirse como un ítem de importancia en el plan de implementación. La misma debería incorporar como mínimo: Definición de los objetivos del sistema, Análisis de impacto en la organización (respecto a los procesos de negocio) y sus beneficios, Justificación técnica, económica y financiera del proyecto, Análisis de impacto en los recursos humanos, Documentación de todos los programas que integran el sistema, Documentación de datos, archivos y bases de datos, Medidas de seguridad físicas y lógicas a adoptarse.
Tiempo definido para la ejecución del proyecto El tiempo definido para nuestro proyecto es de 2 años, tiempo en el cual estamos especializándonos y realizando nuestro programa de formación y que con la ayuda y guías didácticas de los instructores estaríamos perfeccionando e investigando para poder afianzar mas nuestros conocimientos y al final ser todo un éxito. Para esto es necesario proyectarnos llevando a cabo nuestra idea de proyecto SIGO, en una empresa que nos de y nos brinde el espacio para aplicarlo e identificar las grandes ventajas que se obtiene con nuestra idea de proyecto. Este periodo de tiempo se toma teniendo en cuenta los recursos que necesitamos para hacer realidad este plan de negocio con una buena organización, planeación, evaluación y ejecución del proyecto.
Cómo considera que el proyecto formulado permitiría alcanzar las competencias del programa de formación Nuestra estrategia para poner en marcha nuestra idea de proyecto, nos lleva hacer unas personas competentes, que aprendamos lo que tenemos que aprender como personas, como miembros activos de la sociedad, y como seres útiles, que emprendan con acierto nuestros proyectos de vida. Desarrollar competencias para la vida, nos implica la formación de competencias laborales, es decir competencias asociadas a la productividad y competitividad. Esto tiene mucho que ver con nuestro programa de formación. La experiencia del País nos muestra que los jóvenes necesitamos mejores herramientas conceptuales y metodológicas que nos posibiliten desempeñarnos con éxito en nuestro que hacer Laboral y una propuesta de proyecto, que nos prepare para enfrentar con seguridad el desafío y la responsabilidad de ser productivos para así mismos y para quienes nos rodean. Esta necesidad de llevar a cabo nuestro proyecto, se acrecienta en la actualidad cuando los cambios sociales, económicos, culturales y tecnológicos nos plantean cada día nuevas exigencias al mundo productivo. Las competencias laborales nos permiten formarnos para superar dificultades, organizarnos y mantener en marcha iniciativas propias y colectivas, saber manejar y conseguir recursos, trabajar con otros, tener sentido de responsabilidad personal, colectiva y social, obtener los mejores resultados, y algo esencial seguir aprendiendo, y todo esto no lo da nuestro programa de Formación de Gestión Administrativa.
COMO APORTA NUESTRO PROYECTO AL IMPACTO AMBIENTAL Nuestro proyecto basado en un Software, permite que se ahorre papel, ya que todo se realizaría de manera sistematizada y solo lo necesario y lo reglamentario se realizaría impreso. De esta forma las historias clínicas, las agendas de citas, las evoluciones de especialistas, los diagnósticos, los presupuestos, los pagos de los pacientes y mucho mas se manejaría en el sistema.