Administración de Servicios de Información Dra. Irma Quiñones Maurás Plan de Manejo de Emergencias en Unidades de Información ante Situaciones de Desastres. Iris D. Escobar Acevedo CINF 6400 Administración de Servicios de Información Dra. Irma Quiñones Maurás 30 de noviembre de 2009

Introducción Un buen administrador debe tener un plan de manejo de emergencias ante la eventualidad de que surja una situación de desastre en su unidad de información. Este plan debe ser discutido, estudiado y ensayado por cada miembro de la unidad.

Objetivos Definir desastre, plan de evaluación de desastres. Conocer las diferentes fases de preparación para un plan de desastres. Como hacer un plan de emergencias para situaciones de desastres Estrategias de un administrador para el desarrollo del plan. Técnicas para un buen manejo ante un desastre.

Definiciones Desastre: cualquier incidente, que pueda amenazar y/o dañar la seguridad humana, o amenaza con dañar las colecciones, contenido, facilidades o servicios de una biblioteca. (Muir & Shenton, 2002) un suceso inesperado con efectos destructivos en las colecciones. (Sánchez, 1999 citado por Cabeza, 2007)

Definiciones Plan de preparación de desastre: documento escrito que describe los procedimientos para prevenir y estar preparado para un desastre, y el propósito debe responder a la respuesta y recuperación cuando ocurre un desastre. (Haines, 2002)

Definiciones Equipo de respuesta (desastre): Fase de Prevención: Personas adiestradas para trabajar en situaciones de emergencias, los cuales conocen el plan de su unidad para este tipo de situación. Fase de Prevención: Investigar qué elementos suponen un riesgo para las colecciones, para tomar las medidas necesarias para corregirlas.

Definiciones Fase de Preparación: Fase de Respuesta: Cuando todo lo que se piensa hacer está escrito en papel. Adiestramiento al personal. Fase de Respuesta: Modo en que se lleva a cabo la respuesta ante la emergencia o situación de desastre. Fase de Recuperación: Tiempo en que los servicios tardarán en ofrecerse.

Pasos a seguir en la preparación de un plan de desastres. Fases Prevención Planificar Respuesta Recuperación

Elements of a library disaster Tomado de la presentación DISASTER PREPAREDNESS, RESPONSE & RECOVERY CAL pre-conference Nov. 9 2006

Posibles causas para que ocurra un desastre Posibles causas o situaciones que pueden causar un desastre Posibles causas para que ocurra un desastre

Desastres naturales Tormentas tropicales Huracanes Inundaciones Fuegos Terremotos

Desastres provocados por el ser humano Agua Contaminación biológica Actos terroristas Problemas de construcción Fallas eléctricas Explosión Escapes de gas Fuegos Errores humanos Robos Desastres nucleares Humo tóxico Guerra

Componentes de un Plan de Desastre Fase Contenido Prevención Evaluación de riesgos – Lugar Evaluación de riesgos – Facilidades Historia de la institución Planificación Grupo de emergencia (desastre) Plan de comunicación Prioridades de rescate Seguro Adiestramientos y práctica Equipo y recursos Respuesta Respuesta inicial Respuesta minuciosa Recuperación Colecciones Servicios Norton, 2008

Fase de Prevención Evaluación de riesgo Exterior Edificios Locales Seguridad Protección de fondos valiosos Protección contra incendios Protección contra inundaciones Proyectos de construcción y reformas Respuesta ante siniestros y emergencias Cabeza, 2007

Ventajas de la prevención: Mitigación de daños. La emergencia puede ser en menor escala si los miembros del equipo están preparados para actuar inmediatamente. Los daños pueden limitarse aun si el desastre es en gran escala.

Procedimientos específicos para la prevención y mitigación de los daños: Mantenimiento regular del edificio y condición de la colección. Buen sistema de protección contra incendios. Mantener un inventario de la colección. Mejorar el almacenamiento de la colección. Procedimientos de seguridad buenos.

Procedimientos específicos para la prevención y mitigación de los daños: Distribución de responsabilidades cuando se responde a la emergencia. Determinación ante el probable desastre. Descubrir los recursos disponibles. Akhtar, (2008)

Fase de Planificación Crear un plan para el manejo de emergencias Asignar responsabilidades. Comité de emergencias, seguridad y desastres. Se encarga del estudio, planificación y control. Equipo de emergencias de biblioteca y brigada de rescate. Interviene directamente en caso de desastre.

Fase de Planificación Determinar los objetivos y el alcance del plan. Establecer un calendario y plazos aproximados de actuación. Simulacros Adiestramientos a todo el personal.

Coordinador de emergencias. Debe conocer bien la estructura administrativa, los centros, las colecciones, instalaciones, y problemas de los centros. Si es una biblioteca universitaria debe ser parte del comité de emergencia de la institución.

Equipo de Emergencias Coordinar Evaluar la situación Tomar decisiones Documentar el proceso Informar a los administradores Actuar como puesto de mando

Fase de Respuesta Conocer los riesgos posibles. Montar la cadena de comunicación. Verificar los daños, una vez el área sea segura. Velar por la seguridad del personal. Asegurar el área.

Brigada de rescate Debe estar constituida por personal bibliotecario. Son los primeros en entrar luego de la emergencia y el lugar esté seguro. Son los encargados de cotejar los daños a la colección y el manejo de los mismos a lugares más seguros.

Orden de prioridades en la operación de rescate: Seguridad a la vida humana. Record y equipo. Rescatar la colección y rehabilitación del edificio. Rescatar los objetos de gran importancia. Ayudar al conservador. Manejo cuidadoso y rescate.

Fase de Recuperación Proveer la continuidad de los servicios Restaurar las colecciones. Crear e implementar un plan para procesar el material que regresará a las colecciones. El tiempo de recuperación puede ser corto o largo dependiendo del tipo de desastre. Reconocer el esfuerzo de las personas una vez terminada la emergencia

¿Qué debe incluir el plan escrito de emergencias ante desastres? Introducción Agradecimientos Tipos de emergencias Composición del comité y responsabilidades Composición del equipo de emergencias de bibliotecas y responsabilidades Cadena de comunicación y teléfonos de contacto Normas de actuación en caso de emergencia

¿Qué debe incluir el plan escrito de emergencias ante desastres? Protocolo a seguir ante el siniestro en la biblioteca Procedimientos de evacuación y salvamento por materiales y daños Suministros y localización Planos y prioridades Política de distribución de copias del plan Lista cotidiana de control de riesgos Seguro Análisis de los hechos Apéndices

Estrategias que debe utilizar un administrador para el éxito del plan Reunirse con jefes de otras unidades. Establecer compromiso personal y credibilidad. Use su preparación y experiencia. Envolvimiento en actividades constructivas y de consenso. Coordine no controle. Establecer relaciones con los medios. Crecimiento profesional constante. Establece una red profesional. La tenacidad es esencial. Drabek´s (1987) citado por Alire (2000)

10 técnicas para un buen manejo ante un desastre. Entender las diferencias entre, necesidades y demandas relacionadas al agente y necesidades y demandas generadas por la respuesta. Llevar a cabo funciones genéricas adecuadamente. Movilizar el personal y los recursos. Involucrar apropiadamente la delegación de tareas y división del trabajo. Permitir un proceso adecuado de información.

10 técnicas para un buen manejo ante un desastre. Permitir la toma de decisiones. Desarrollar la coordinación. Integrar nuevos métodos con los ya establecidos. Proveer a los medios con la información adecuada Tener un centro de comando adecuado y funcional. Quarantelli (1997) citado por Alire (2000)

Conclusión Toda unidad de información debe contar con un plan de manejo de emergencias ante situaciones de desastres, para de esta manera tener una guía clara de lo que se va hacer ante la eventualidad que surja este tipo de situación. Cada miembro de la Unidad de Información debe estar claro de las responsabilidades que van a tener ante una situación de emergencias, y sobretodo el administrador debe estar seguro de lo que va a realizar ante esta eventualidad.

Nombre del BLOG http://sosuinf.wordpress.com SOS en Unidades de Información http://sosuinf.wordpress.com

Referencias Akhtar, K. (2008). Preparation of Disaster Mangement Plan for Libraries, Archives and Museums, Recuperado de la base de datos de WilsonWeb Pak Libr Inf Sci J 39 no2 Je 2008 Alire, C. (2000). Library Disaster Planning and Recovery Handbook. Neal-Schuman Pubishers, Inc. New York. Cabeza, A. (2007). Emergencias y desastres en bibliotecas universitarias: prevención y planificación de la respuesta. Recuperado el día 18 de octubre de 2009 de http://eprints.rclis.org/archive/00011479/ Haines, J. (2002). A Disaster Preparedness Plan for Small Public Libraries, 2002

Referencias Muir, A. and Shenton, S. (2002). If the Worst Happens: The Use and Effectiveneness of Disaster Plans in Libraries and Archives. Library Management; 2002; 23, 3; ABI/INFORM Global, pg.115 Norton, J. (2008) Nuts and Bolts of Writing a Disaster Plan. Recuperado de la Base de datos WilsonWeb OLA Q 14 no4 Wint 2008 Verezoza, A. (2009). Counter-Disaster: Planning, Response and Recovery. Presentación dada en Ateneo de Zamboaga, 5 y 6 febrero de 2009. Recuperado el día 18 de octubre de 2009 de http://www.slideshare.net/verzosaf/counter-disaster-planning-response-and-recovery-1232053

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