Creando el Plan del Proyecto Universidad de Puerto Rico en Humacao   Creando el Plan del Proyecto Universidad de Puerto Rico en Humacao Dr. Walter López Moreno walter.lopez@upr.edu   ©Todos los derechos son reservados 2009

Table of Content Componente de Planificación Itinerarios y Control de Proyectos Definiendo el Proyecto Organización del Proyecto y el Coordinador Meta del Plan Objetivos del Plan Actividades del Plan Recursos Marco de Tiempo Indicadores de Avalúo Dinámica de Grupos Referencias

Introducción En esta presentación se estudia la planeación, dirección y control Plan de una manera organizada, estructurada y estandarizada. El plan permite definir sus metas, objetivos, actividades y recursos. De esta manera se podra avaluar el progreso de las metas organizacionales.

Objetivos Específicos Describir los requisitos del Plan Presentar las partes del Plan Describir el proceso de la planificación Comenzar a desarrollar el Plan en dinámica de grupos.

La siguiente información es requerida para el Plan: El Plan debe incluir: una meta de mejoramiento medible, pasos a seguir, y un marco de tiempo preestablecido y dirigido de cada resultado esperado. El Plan debe incluir el porcentaje estipulado de mejoramiento esperado. El Plan debe identificar los individuos y los grupos responsables de llevar a cabo cada paso o acción. El Plan tiene que presentar un plan para evaluar la implementación de todas las provisiones del Plan, incluyendo los parámetros de progreso y otra evidencia de que se han logrado las metas preestablecidas.

El Proceso de Planificación Planificación, objetivos, recursos, estructura de división de trabajo y organización Itinerarios, actividades del proyecto, tiempo de inicio y terminación del proyecto, redes Controlar, monitorear , comparar, revisar y tomar acción correctiva

El Plan funciona mejor cuando … el trabajo puede definirse de forma clara en cuanto a metas y fecha de terminación propuesta. el trabajo tiene varios objetivos, actividades y recursos disponibles. el trabajo contiene múltiples tareas interrelacionadas que requieren destrezas especializadas. el proyecto tiene un tiempo definido para completarlo y es importante para la organización.

La función del Coordinador del Plan Planificación e itinerarios Revisiones y actualizaciones Coordinador del Plan Equipo de trabajo Alta Gerencia Recursos Informes sobre desempeño Información sobre problemas de tiempo, costos y atrasos Retroalimentación

Siete Pasos para Definir el Plan Establecer los metas Establecer los objetivos por cada meta. Especificar las actividades por cada objetivo. Determinar los recursos necesarios para el plan. Establecer el Tiempo para completar cada actividad Definir los indicadores de mejoras. Establecer la secuencia de actividades.

PASO 1 Metas del Plan Es una condición deseada para el futuro. . DDebe expresarse en términos cuantitativos o cualitativos. El marco de tiempo debe ser a largo plazo. Debe ser retadora pero a la vez realista y alcanzable. Ejemplo de Meta de una institución educativa: Mejorar la estética de la entrada a la Universidad.

PASO 2 Los objetivos del Plan Deben ser explícitos y medibles. Deben tener un enfoque menos abarcador que las metas. Deben ser expresados en términos cuantitativos. Deben tener un marco de tiempo más corto y con fechas para lograrlos.   Ejemplo de un objetivo: Construir una fuente en el jardín de entrada, de 10,000 galones con escultura de15 pies de alto para mayo del próximo año.

Actividades para cada Objetivo PASO 3 Actividades para cada Objetivo Son las acciones necesarias para lograr cada objetivo. Debe incluir: Una breve descripción de lo que es, responsables, tiempo y costo. Ejemplos Establecer criterios para el diseño Preparar planos de construcción Presentar planos al comité Preparar la cotización Conseguir aprobación de presupuesto Conseguir los permisos de construcción Construir la fuente

PASO 4 Los Recursos El Plan debe identificar a los individuos o grupos responsables de llevar a cabo cada paso de acción. Es recomendable tener un consejero o miembro del personal, para supervisar y dar seguimiento al plan..

PASO 5 Marco de tiempo El Plan tiene que incluir un marco de tiempo realista y relevante para cada actividad.

Indicadores del avalúo PASO 6 Indicadores del avalúo El Plan los indicadores de progreso y otra evidencia de que las metas se han logrado. El Plan debe incluir el porcentaje de mejoramiento que lo que se espera lograr.

Secuencia de Actividades PASO 7 Secuencia de Actividades identificar la relaciones de precedencia identificar las actividades secuenciales determinar actividades críticas

Brainstorming Tormenta de Ideas REGLAS: Una idea por turno. Ninguna idea es tonta, por lo tanto no se debe permitir crítica alguna de una sugerencia. Se permite aclarar. Deja que las ideas fluyan libremente, permite que todos terminen sus sugerencias antes de continuar con la próxima. Continúa hasta agotar cada idea. Todas las ideas se anotan.

TALLER: Comience con su Plan Instrucciones para la Dinámica de Grupos Lleva a cabo una tormenta de ideas sobre posibles Metas que podrías incluir en el Plan. Desmenuza las ideas: Después de mirar la lista completa de ideas, repasa cada una POR SEPARADO y OBJETIVAMENTE para ver si es una Meta válida y esencial para tu planificación. 3. Pon las ideas en perspectiva: Después de ver la lista de ideas seleccionadas, coloca un asterisco (*) o subraya las áreas de planificación que requiera la MAYOR atención.

Instrucciones para la Dinámica de Grupos Comience con su Plan Instrucciones para la Dinámica de Grupos 4. Prepara la lista cronológicamente: después de identificar las áreas de mayor importancia, agrupa las ideas en orden cronológico, o desglosado en lo que se debe completar de principio a fin. Asigna personas (RECURSOS) para que lleven a cabo tareas especìficas: después lleguen a acuerdos de cómo organizar la planificación de la actividad, informe a los miembros del comité que deben trabajar con áreas mayores que el grupo ha identificado. 6, Asigna las fechas lìmites (MARCO DE TIEMPO): Como cada tarea ha sido enlistada cronológicamente, ahora se deben asignar las fechas focales que muestran cuando estos pasos deben ser completados. Asegúrese que estas fechas son realistas.

Referencias Chase, R.B., Jacobs, F.R. & Aquilano, (2006). Operations Management for Competitive Advantage, The McGraw-Hill Company, New Jersey. Heizer, J & Render, B. (2004). Operations Management. Prentice Hall, EUA Enlaces WEB: Manual Para la Gestión de Proyectos de la Universidad de Almería, por Pilar Montoya Molina http://webs.uvigo.es/oficinatecnica/docs/Gestion%20de%20proyectos.pdf Project Management Instutute: www.pmi.org www.criticaltools.com www.eprojectcentral.com Certificacion de PMI : www.pmi-adsig.org/PMPCertification.html myEurope.eun.org maui.hawaii.edu

Glosario de Términos Actividades – son las acciones que consumen tiempo y recursos en el proyecto. A-O-A (activity-on-node) – es un diagráma de redes en donde las flechas designan la actividades. A-O-N – (activity-on-arrow) – es un diagráma de redes en donde los nodos designan las actividades. Evento – son puntos del proyecto en el tiempo.

Glosario de Términos control – monitorear recursos, costos, calidad, presupuesto, revisión de planes y realización de cambios en la asignación de recursos para cumplir con las demandas de tiempo y costos. CPM (Critical Path Method) - método de ruta crítica, desarrollado por DuPont y Remington Rand, para manejar proyectos de mantenimiento de plantas). dirección – supervisar, motivar y guiar a los participantes del proyecto hacia las metas establecidas en la planificación. Gráfica Gantt – una representación gráfica del tiempo basada en barras, útil para controlar el trabajo y registrar el avance de tareas. Es una gráfica de planificación utilizada para establecer los itinerarios de recursos y distribuir tiempo por cada actividad.

Glosario de Términos itinerarios (“ schedules” ) – organizar el personal, asignación de recursos, y suministros para actividades específicas e interrelacionadas. PERT (Program Evaluation and Review Technique, técnica para evaluar y revisar programas, desarrollado por la Marina) planificación – establecimiento de metas (tiempo y costo), definición del proyecto, organización del equipo de trabajo. proyecto - serie de actividades dirigidas a un resultado principal y que requiere un período de tiempo significativo para su logro. tarea - es una subdivisión adicional de un proyecto WBS - “work breakdown structure” por sus siglas en inglés es la estructura de la división de trabajo. Define la jerarquìa de las tareas, subtareas y paquetes de trabajo del proyecto.