FORMULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO Dr. José Luis Solleiro

PROYECTO Conjunto de actividades interdependientes orientadas hacia un objetivo especifico, con duración predeterminada. Complejo. No repetitivo. Recursos limitados. Los objetivos deben ser concretos, mesurables, alcanzables y retadores. Los objetivos de proyectos de investigación y desarrollo deben apuntar a hacer contribuciones tecnológicas: Nuevos productos. Mejoras logísticas. Nuevos procesos. Control de contaminación. Disminuciones en costos. Ahorros en capital.

TIPOS DE PROYECTOS Proyectos de ingeniería. Proyectos de investigación básica. Proyectos de desarrollo socioeconómico. Proyectos de investigación aplicada. Proyectos de desarrollo tecnológico. Riesgo: los proyectos de investigación y desarrollo ofrecen generalmente un mayor riesgo. Incertidumbre. Personal requerido. Flexibilidad.

FASES DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Cantidad de Hombres/Hora Fase Conceptual Fase de Estructuración Ejecución Conclusión Definición del problema Definición de los objetivos y metas por alcanzar Análisis del ambiente del proyecto Estimación de los recursos financieros necesarios, como base de negociación Identificación de los recursos humanos necesarios para la ejecución del proyecto Delineamiento de la estructura formal Programación de los resultados por alcanzar Programación de los recursos financieros Ejecución de las actividades Uso de los recursos financieros programados Elaboración de los informes parciales y revisión de los programas , si es necesario Adaptación de la estructura formal, si es necesario Transferencia final de los resultados alcanzados Elaboración de los informes finales Evaluación final de los resultados Reasignación de los recursos humanos Seguimiento del proceso de introducción de innovaciones resultantes del proyecto.

“Retroalimentación” (Feed-Back) PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS: 4.1Iniciación del Proyecto recopilar ideas y Propuestas de proyectos Evaluar Propuestas de Proyectos y seleccionar proyectos para planificación Seleccionar Gerente del Proyecto (potencial) y ordenar la planificación del proyecto 4.2 Planificación del Proyecto Elaborar el Plan del Proyecto Hacer Contratos de entradas de recursos Iniciar los Archivos de Documentos Ordenar la iniciación del proyecto 4.3 Ordenes para la Ejecución de las Actividades del Proyecto Iniciar el Grupo Ejecutor del Proyecto/Grupos Ejecutores de Sobre proyectos Elaborar y distribuir Descripciones de Actividades Ordenar la ejecución de actividades 4.5Recopilación de Información para el Control del Proyecto Registrar continuamente información para el control del Proyecto Preparar periodicamente informes para el Control del Proyecto 4.4Ejecución de las Actividades del Plan del Proyecto Ejecutar actividades Documentar resultados reales Controlar el contenido, forma y cualidad de los resultados 4.7 Alteración del Plan del Proyecto Elaborar propuestas de alteraciones del Plan del Proyecto Referirse al Grupo Directivo del Proyecto si las alteraciones exceden los Límites del Proyecto Llevar a cabo las alteraciones en el Plan del Proyecto y en los Contratos de Entradas de Recursos 4.6 Evaluación de información para el Control del Proyecto Elaborar propuestas de alteraciones del Plan del Proyecto Referirse al Grupo Directivo del Proyecto si las alteraciones exceden los Límites del Proyecto Llevar a cabo las alteraciones en el Plan del Proyecto y en los Contratos de Entradas de Recursos 4.10 Procesamiento de Información de “Retroalimentación” (feed-back) para su Correspondiente Utilización en Futuros Proyectos Recopilar información basada en la experiencia y propuestas para cambios Elaborar propuestas para mejoras Decidir, llevar a cabo e impartir información acerca de los cambios y mejoras 4.9 Iniciación del Proyecto (s) Consiguiente (s) Documentar propuesta (s) para proyecto (s) consiguiente (s) Adjuntar el Plan Esquemático del Proyecto 4.8 Terminación del Proyecto Elaborar Propuesta para la Terminación (prematura) del Proyecto y/o informe Final del Proyecto Decidir sobre la terminación del Proyecto Ejecutar los procesos de terminación Disolver la Organización del Proyecto Iniciación Planificación Ejecución Comprobación “Retroalimentación” (Feed-Back)

EL LABORATORIO DE I&D COMO UN SISTEMA 2. Procesamiento 4. SISTEMA DE RECEPCIÓN LAB DE I&D 1. INSUMOS Gente Ideas Equipo Instalaciones Fondos Información Actividades Investigación Desarrollo Prueba Informe de resultados Mercadotecnia Plan de negocios Manufactura Ingeniería Operaciones 3. PRODUCTOS Patentes Prototipos Procesos Publicaciones Datos/conocimiento 5. RESULTADOS Reducción de costos Mayores ventas Mejoras a productos Ahorros de capital 6 6. MEDICIONES DURANTE EL PROCESO Y RETROALIMENTACIÓN 7. MEDICIONES DE LOS PRODUCTOS Y RETROALIMENTACIÓN 7 8. MEDIDA DE LOS RESULTADOS Y RETROALIMENTACIÓN 8

PRIMERA FASE. CONCEPCION Y PRE-EVALUACION La concepción del proyecto/estudio Interacción con el usuario, lo antes posible Análisis prospectivos. Proyecciones y evaluaciones del estado del arte. Evaluaciones de desempeño técnico (propio y del usuario). Evaluaciones de capacidades existentes. Investigación preliminar Restricciones, prioridad, oportunidad, relevancia y complejidad. Confirmar existencia del problema. Asegurar la comprensión de las características (técnicas y del entorno socioeconómico). Medios alternativos de solución. Asignación informal de recursos (quién los aporta)

Ambiente organizacional GESTACIÓN DE PROYECTOS: ELEMENTOS CRÍTICOS Información Creatividad Ambiente organizacional

AMBIENTE Y RECURSOS ORGANIZACIONALES LA GESTACIÓN DE UN PROYECTO Necesidades Latentes Oportunidades técnicas Explícitas Generación de la idea Lanzamiento de la idea INFORMACIÓN Elección de alternativas CREATIVIDAD Primer análisis de viabilidad Recursos informales Afinación de objetivos AMBIENTE Y RECURSOS ORGANIZACIONALES Elaboración de la propuesta Obtención de recursos Comienzo del proyecto

ELABORACIÓN DE PRE-PROPUESTA Información suficiente para la concepción del proyecto. Inicio del proceso formal de elaboración y evaluación del proyecto. Ayuda importante para el coordinador de área. Contenido básico: Título. Área principal. Objetivos y compatibilidad con los institucionales. Justificación. Clientes (si existen). Areas de conocimiento involucradas. Programa tentativo de actividades. Características de los resultados esperados: tangibles e intangibles. Beneficiarios y aplicaciones. Primera estimación de recursos requeridos.

Planeación estructurada FORMULACIÓN DEL PROYECTO La formulación o especificación del proyecto es la base de toda su planeación. Es necesario, por lo tanto, asegurarse que se tengan bien definidos, al menos, los siguientes elementos: Definición del objetivo. Alcance. Tiempo. Costo. A partir de estos cuatro elementos básicos se desprende todo el plan del proyecto el cual inicia con una… Planeación estructurada

¿POR QUÉ FORMULAR LOS PROYECTOS? Planteamiento correcto del problema Identificación de las personas e instituciones involucradas Búsqueda adecuada de las fuentes de financiamiento Mayores posibilidades de conseguir el apoyo y agilizar los trámites Mejor seguimiento y control de resultados (cumplimiento de plazos y costos)

¿POR QUÉ FORMULAR LOS PROYECTOS? (CONTINUACIÓN) Mejor asignación del tiempo del personal Adopción de procedimientos claros Planeación de los requerimientos Identificación y planeación de actividades críticas Mayor motivación, asignación de responsabilidades y ejecución participativa Mejor liderazgo y clima organizacional adecuado

FORMULACIÓN DEL PROYECTO (EL DOCUMENTO DE VENTA) Resumen ejecutivo Antecedentes: Contexto socioeconómico em el que ocurrirá el proyecto. El estado del arte Justificación: económica, técnica, social y política Objetivos Resultados esperados y criterios de evaluación Metodología sugerida

FORMULACIÓN DEL PROYECTO (EL DOCUMENTO DE VENTA) Plan de actividades Recursos requeridos (forma y calendarización) Requerimientos institucionales (si es necesario). Consideraciones de propiedad intelectual y transferencia de tecnología Adaptarse a formatos

LOS PROGRAMAS SON FILTRADOS A MEDIDA QUE SE AVANZA DE LA PARTE EXPLORATORIA HACIA APLICACIONES CONCRETAS No funcionaron No son suficientemente buenas Problemas sin solución No son adecuados Factibilidad Técnica Factibilidad Económica Aplicación Nuevas ideas Eventos externos Necesidades operativas

LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN TAMBIÉN CAMBIAN PROGRAMAS DE EXPLORACIÓN TEMPRANA PROGRAMAS CENTRALES PROGRAMAS DE FACTIBILIDAD APLICACIÓN Y TRANSICIÓN Número grande Tamaño pequeño Alta incertidumbre Criterios técnicos Proceso de selección informal Número pequeño Mayor tamaño Insumos operación Factibilidad, adecuación y atractivo Selección más elaborada y participativa Número pequeño Mayor tamaño Insumos de operación importantes Selección rigurosa Muy pocos Gran tamaño Dominio de las operaciones Plan de negocios

EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROYECTOS Asignación de recursos en función de criterios Coherencia con la misión Probabilidad de éxito Coherencia del plazo con los requerimientos del mercado. Alcance técnico Competitividad esperada de los resultados

EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROYECTOS Potencial de transferencia/aplicación Impacto ambiental Beneficio/costo Potencial de generación de productos comercializables Valor de mercado

EJEMPLO: CRITERIOS DE SIVILLA Pertinencia regional e impacto socioeconómico Aportaciones complementarias Naturaleza multidisciplinaria e interinstitucional Formación de recursos humanos Contribución al desarrollo sustentable

PERSPECTIVA DEL PROCESO DE DESARROLLO DE PRODUCTOS Dimensión tecnológica del producto del mercado Fase I Evaluación Fase I1 Desarrollo Fase III Ejecución Nueva tecnología o idea innovadora Análisis de sistema tecnológico del usuario Viabilidad de la fabricación Estrategia de fabricación Tecnología de proceso Concepto del producto Desarrollo del prototipo Evaluación del producto Lanzamiento del producto Programa de marketing Investigación de mercados Prueba de mercado Estrategia de marketing Análisis de la segmentación Identificación de las necesidades del mercado

FASE I EVALUACIÓN Dimensión tecnológica del producto del mercado Búsqueda de bibliografía técnica Viabilidad de la ingeniería Análisis y previsión de la tecnología Análisis del sistema del usuario Tecnología nuevas o ideas innovadoras Dimensión tecnológica del producto del mercado Concepto del producto Decisión de desarrollo Continuar Necesidades identificadas del mercado Segmentación del mercado Prueba del concepto del producto Tamizado preliminar del mercado Análisis preliminar del mercado Investigación secundaria

FASE II DESARROLLO Dimensión tecnológica del producto del mercado Viabilidad de la fabricación Estrategia de fabricación Costo de fabricación Evaluación del prototipo Especificaciones del prototipo Evaluación del producto Desarrollo del prototipo Estrategia de marketing Investigación del mercado del producto Investigación de mercados Prueba de la estrategia de marketing Prueba de mercado Investigación sobre precio Investigación sobre distribución Investigación sobre promoción

FASE III EJECUCIÓN Dimensión tecnológica del producto del mercado Tecnología del proceso de fabricación Tecnología del servicio posventa y la distribución Evaluación tecnológica Nuevos desarrollos tecnológicos “spin-offs” Nueva Tecnología o idea innovadora Repetición fase 1 Evaluación Dimensión tecnológica del producto del mercado Lanzamiento del producto Modificaciones del producto Extensiones de la línea del producto Identificación de las necesidades del mercado Hábitos del mercado Satisfacción del consumidor Investigación sobre producto Investigación sobre distribución Investigación sobre promoción Investigación sobre fijación de precios Dinámica del mercado Segmentación mercado #1 Segmentación mercado #2 Segmentación mercado #3 Segmentación mercado #4 Etc. Programas de marketing Investigación de mercado. Proceso de retroalimentación

PROCESO DE EVALUACIÓN Mercado Evaluación Financiamiento Ingeniería Presupuestos Tamaño Localización Inversiones

PLANEACIÓN OPERATIVA Organización del proyecto. Asignación de personal y plan de carga de trabajo. Asignación de tiempos y espacios. Presupuestos. Cronograma detallado. Plan de entrega de informes y reportes. Criterios de evaluación. Bitácora de proyecto.

ARCHIVOS DE DOCUMENTOS Archivo del gerente (contratos, finanzas, plan del proyecto, comunicaciones oficiales, minutas de reuniones, informes de avance). Archivo de trabajo (calendario de actividades actualizado, libro de diario, cálculos, planos, comunicaciones, etc.). Archivos de material informativo (literatura técnica, reportes económicos, manuales, etc.). Banco de proyectos potenciales y archivo de información para futuros proyectos. Archivo de documentos para los usuarios del proyecto (memorias de cálculo, manuales, planos, listas de proveedores, cotizaciones,etc.).

OPERACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL Evolución y obtención de resultados técnicos Información de bitácora: días trabajados, gastos, personal, etc. Actividades técnicas Actividades realizadas. Resultados alcanzados. Barreras y dificultades.

OPERACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL Factores que alteraron la marcha del proyecto. Metas del próximo periodo. Seguimiento del cronograma y reprogramación Seguimiento financiero Gastos Retrasos y balance.

EVALUACIÓN SIVILLA Claridad y calidad del informe Cumplimiento de metas y objetivos Participación e integración del grupo de trabajo Consistencia de la base metodológica Validez de la justificación de las desviaciones Confiabilidad de acciones correctivas Grado de relación con sector usuario Ejercicio de los recursos Cumplimiento de aportaciones complementarias Cumplimiento del plan de trabajo

TÉCNICAS COMUNES DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Y ELEMENTOS QUE CONTROLAN (López A ., 1994)

PROCESO DE EVALUACIÓN Mercado Evaluación Financiamiento Ingeniería Presupuestos Tamaño Localización Inversiones

EVALUACIÓN DE PROYECTOS EN CURSO Evaluación técnica ¿Como vamos? ¿Siguen siendo relevantes los objetivos? ¿Cómo se comparan nuestros resultados con lo existente? ¿Qué se necesitará para aplicarlo? ¿Es viable?

EVALUACIÓN DE PROYECTOS EN CURSO Evaluación comercial ¿Hay usuarios interesados? ¿Como están nuestras negociaciones? ¿Tenemos competencia? ¿La expectativa de retorno financiero es buena?

EVALUACIÓN DE PROYECTOS EN CURSO (CONTINUACIÓN) Evaluación financiera ¿Cuanto nos ha costado y cuanto falta? ¿Hay recursos? ¿Quién más puede aportar? ¿Vale la pena?

EVALUACIÓN SIVILLA Claridad y calidad del informe Cumplimiento de metas y objetivos Participación e integración del grupo de trabajo Consistencia de la base metodológica Validez de la justificación de las desviaciones

EVALUACIÓN SIVILLA Confiabilidad de acciones correctivas Grado de relación con sector usuario Ejercicio de los recursos Cumplimiento de aportaciones complementarias Cumplimiento del plan de trabajo

CUANDO ABANDONAR UN PROYECTO Incapacidad para alcanzar los objetivos Retrasos excesivos e incumplimiento de plazos. Costo excesivo o disminución de la tasa de retorno. Cambios en el ambiente del proyecto Pérdida de relevancia, disminución de la probabilidad de éxito comercialu obsolescencia de la innovación. Disminución de apoyo de autoridades. Escaso compromiso del equipo o incapacidad del líder.

DIFICULTADES MÁS COMUNES EN AMÉRICA LATINA Retrasos en la aprobación interna o externa del proyecto Falta o retraso en aportación de recursos. Conflictos con otras partes de la organización. Cambios en el equipo del proyecto. Conflictos personales internos. Conflictos entre el líder y otros miembros de la organización. Falta de habilidad y competencia para ofrecer soluciones adecuadas a las necesidades del usuario.

DIFICULTADES MÁS COMUNES EN AMÉRICA LATINA Falta de adaptación a requerimientos cambiantes del usuario. Escasa utilización de información técnica y económica relevante. Envío de información desactualizada o contradictoria al usuario. Miembros del equipo que no tienen claros los objetivos o no creen en ellos. Barreras a la transferencia de los resultados. Falta de comprensión sobr el papel del líder.

REPORTES DE AVANCE: CONTENIDO DEL INFORME Cuestiones relacionadas con problemas técnicos ¿Cuáles son? ¿Cómo surgieron? ¿Cuál es su magnitud e importancia? ¿Qué se está haciendo? ¿Quién ha ensayado qué tipo de solución? ¿Por qué se emprendió esta acción? ¿Qué métodos se están usando? ¿Qué soluciones se sugieren para nuestra institución o el usuario?

CONTENIDO DEL INFORME (CONT.) Nuevos procesos y productos. ¿Cuál es el potencial técnico y económico que ofrecen? ¿Cuáles son sus riesgos y cómo se mitigan? ¿Qué implicaciones jurídicas y comerciales tienen? ¿Cuál es la posición de la competencia? ¿Cuál es la importancia para la organización?

CONTENIDO DEL INFORME (CONT.) ¿Cuánto trabajo y recursos se requieren para que los nuevos productos lleguen al mercado? ¿Cuál será el efecto sobre la organización? ¿Cuánto cuesta? Experimentos y pruebas ¿Qué se probó e investigó? ¿Quién lo hizo? ¿Por qué? ¿Qué resultó y qué se recomienda hacer en el futuro?

INFORME TÉCNICO SIVILLA Avances en el periodo Metas y objetivos alcanzados Grupo de trabajo Desviaciones y/o modificaciones Acciones derivadas Acciones realizadas con sectores usuarios

INFORME TÉCNICO SIVILLA Observaciones relevantes al ejercicio del presupuesto Estado de aportaciones complementarias Compromisos para el periodo siguiente. Programa de actividades Resumen financiero

REUNIONES DE CONTROL Las reuniones de control son el eje de un buen seguimiento de proyectos porque: Crean inercia y sinergia Favorecen la comunicación. Propician el intercambio de ideas. Promueven decisiones compartidas.

REUNIONES DE CONTROL (CONTINUACIÓN) Sin embargo, una mala planeación de las reuniones origina todo lo contrario a los beneficios mencionados. Por ello, las siguientes reglas son valiosas: 1. Citar con anticipación 2. Elaborar agendas 3. Los criterios de control como base 4. No debe durar más de dos horas (dogma). 5. Deben programarse periódicamente y sólo para el seguimiento, no para solución de problemas técnicos. 6. Elaborar minuta de acuerdos. 7. Llevar seguimiento de acuerdos. ¡El hilo negro!

NECESIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO Evaluación Cuantitativa Cualitativa Semi-cualitativa alto medio bajo Integración -Creatividad- Necesidades de Administración Flexibilidad Incertidumbre Investigación básica Desarrollo Exploratorio Desarrollo Avanzado Desarrollos de Ingeniería Ingeniería de Producción Ingeniería de Servicio (Balderston, 1984)

FINALIZACIÓN DEL PROYECTO Reporte final. Análisis de la transferencia de resultados Transferencia del equipo de trabajo. Evaluación final. Reconocimiento y recompensas.

INFORME FINAL SIVILLA Resumen Resultados de la investigación - Metas y objetivos alcanzados - Contribución técnica - Productos - Formación de recursos humanos - Colaboración interinstitucional y multidisciplinaria

INFORME FINAL SIVILLA Impacto de la investigación en los sectores usuarios - Productos transferidos - Mecanismos de transferencia - Beneficio potencial - Compromisos asumidos por el usuario - Observaciones a la evaluación de los usuarios

INFORME FINAL SIVILLA (CONTINUACIÓN) Aplicación de los recursos financieros - Resumen financiero - Resumen de aportaciones complementarias Recomendaciones - Para implantación de acciones derivadas - Para difusión de resultados

TIPOS DE ORGANIZACIONES Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y LAS FUENTES DE CONFLICTO

EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y EL GERENTE DE PROYECTO

TIPOS DE PROYECTO Y CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE SU GESTIÓN