Características de un hotel según su tipo de evento: congresos y meeting

HOTEL CONGRESO El Hotel Congreso es un establecimiento de grandes dimensiones situado en el área comercial y de negocios de la ciudad. Cuenta con las instalaciones y servicios necesarios para la celebración de eventos de gran magnitud, con un número de participantes importante y una duración media de 2 a 4 días. Consta de un 1 auditorio con capacidad para 2100 pax y 55 salas de reunión de eventos con unas dimensiones adaptables con el uso de panales. Estamos ante un gran hotel por lo que las funciones de su personal deberían de ser complejas. Al tener grandes dimensiones solo el hotel no podrá organizar un evento se necesitará de un OPC (Operador Profesional de Congresos), es una empresa que va más allá que un propio departamento de un establecimiento hotelero por lo que nos va a ofrecer una idea más clara de lo que podríamos necesitar a la hora de realizar un evento. Además después de este comité necesitaremos una serie de secretarías que será lo que nos respalden a la hora de realizar el evento.

FUNCIONES DEL PERSONAL Secretaría técnica: se va a encargar de mantener las relaciones entre el Comité Organizador y el promotor del evento o congresista. Es el departamento que se encarga de todos los aspectos de la organización del evento que estén relacionacionados con la contratación o con servicios de tipo de salas, comidas... Se encargará de la recepción de asistentes y clientes Gestionará las páginas webs, bases de datos y publicidad

FUNCIONES DE PERSONAL Secretaría científica, su misión es controlar los aspectos específicos del evento en sí mismo No es necesaria para eventos de pequeñas dimensiones Realización del programa de congreso, envío y recepción de información referente a las ponencias Coordinación, asistencia y asesoramiento relacionado con las ponencias Establecer relaciones con los invitados y ponentes

FUNCIONES DE PERSONAL Secretaría turísticas, está en contacto con las agencias de viajes Realizan gestiones previas y posteriores al evento Relacionadas con el desplazamientos de los clientes o ponentes Realizan programas sociales para los acompañantes

FUNCIONES DE PERSONAL Staff, está relacionado con el apoyo al catering y montaje del evento También podría oprimirse este departamento y adherirse a otro departamento ya que en ocasiones puede resultar obsoleto También se dedica a contratar azafatas, seguridad, etc. En temas de limpieza y lavandería

PLANTILLA Dado que en este hotel tiene una gran envergadura a la hora de realizar eventos no se podría realizar una plantilla acorde a lo que se necesitará para un evento ya que cada evento es un mundo por lo tanto cada uno necesitará distinto personal La OPC será el encargado de realizar la plantilla para cada evento cuando se contrate dicho evento, además estas OPC si tienen una plantilla que será el presidente, vicepresidente, secretario y coordinadores

ORGANIGRAMA

HOTEL MEETING El Hotel Meeting es un establecimiento hotelero de dimensión más reducida. Lo podíamos clasificar como “hotel con encanto”. Situado en el entorno romano de la ciudad, inmerso en su caso histórico, gran parte del suelo del establecimiento es de cristal lo que permite apreciar las ruinas romanas sobre las que se construyó el establecimiento. El establecimiento dispone de dos terrazas con vistas a las ruinas romanas de la ciudad. El establecimiento cuenta con una sala de 60 m2, acondicionada para la reuniones de empresa u otro tipo de celebraciones así como dos terrazas al aire libre de 70 m2 y 100 m2

FUNCIONES DE PERSONAL Al ser eventos de menor dimensión los encargados de gestionar y realizar la preparación de los eventos serán en propio hotel metdiante la coordinación interdepartamental, siendo especialmente los jefes de cada departamento los que realicen dicha gestión Además se podrá contratar servicios a empresas exteriores si fuese necesario

FUNCIONES DE PERSONAL Coordinador de eventos, es el departamento principal y por tanto el más imporntate Atiende las demandas relacionadas con las reuniones de empresa, banquetes, exposiciones y exhibiciones Se comunica con el cliente, realiza reservas, y genera presupuestos y facturas Es el principal promotor de la gestión del evento y su montaje El jefe tendrá contacto con el resto de responsables, asegurando el funcionamiento del departamento en cada acto o evento

FUNCIONES DE PERSONAL Departamento de comida y restauración, en caso de que el evento solicite dichos servicios El jefe del departamento serán los cocineros, camareros, etc. Cada uno realizando su propio trabajo Los jefes de cocina revisan el trabajo realizado, los cocineros realizan el trabajo que se les ha ordenado y los camareros serán los encargados de servir a los clientes en todo lo previsto por el programa del evento

FUNCIONES DE PERSONAL Departamento de administración, que será el encargado después del evento de llevar todos los presupuestos, gastos y papeles que nos ha podido generar la organización del evento, así como podrán realizar un estudio referente de las mejoras que podremos tener en los siguientes eventos También se encargan de enviarle las facturas a los clientes así como generar dichas facturas

FUNCIONES DE PERSONAL Departamento de pisos, que será el encargado de la limpieza y lavandería de todo el hotel Se encargará de que todo el salón esté acorde para la presentación del evento así como su preparación Las gobernantas serán las encargadas de supervisar el trabajo de las camareras Es una parte esencial del hotel ya que siempre hay que generar buen impresión

FUNCIONES DE PERSONAL Departamento de recepción, es el encargado de recibir a los huéspedes Controlar la entrada y salida de clientes Ayudar a todos los asistentes Se encuentran dentro los jefes de recepción, recepcionistas y sus auxiliares

PLANTILLA Coordinador de eventos Personal de restauración, cocineros y camareros dependiendo del evento así será el número de personas que necesitaremos contratar Operarios de mantenimiento y limpieza Vigilantes de seguridad Recepcionistas y auxiliares de recepción

ORGANIGRAMA