REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA Comité GEL IPSE Febrero 2011

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA Temario 1. Descripción de los proyectos. 1. Subsidios 1.Objetivos y Beneficios esperados. 2.Alcance - Fases 3.Plan de acción – Fases 4. Recursos requeridos 2. Evaluación de proyectos 1.Objetivos y Beneficios esperados. 2.Alcance - Fases 3.Plan de acción – Fases 4. Actividades y recursos – Fase 1

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA SUBSIDIOS

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA DESCRIPCIÓN Solicitud subsidios para ZNI OBJETIVOS GENERALES Racionalizar, simplificar y automatizar la cadena de trámite denominada “solicitud de subsidios para ZNI”. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Racionalizar el conjunto de tareas adelantadas al interior de cada una de las entidades participantes. Hacer más eficiente la interacción entre las entidades que participan en la cadena a través de la simplificación Sistematizar el proceso de solicitud de subsidios mediante el desarrollo y puesta en funcionamiento de una aplicación que aborde la cadena desde la solicitud hasta el seguimiento a la entrega de los subsidios. Brindarle a las comunidades beneficiadas por los subsidios la capacidad de velar por la correcta prestación del servicio de acuerdo con lo autorizado por el Ministerio de Minas y energía

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA Usuarios Le brinda la oportunidad de velar por los recursos que se le suministra a su comunidad Verificarán si el ente prestador del servicio esta cumpliendo según lo estipulado en la SUI. Podrá acceder en línea a la información actualizada de los reportes sobre servicios esperados, realizados y el porcentaje de cumplimiento por parte de los Prestadores de Servicio Entidades Mejorar la imagen de cada entidad como resultado de una entrega más eficiente de la información Verificar que el ente prestador del servicio esta cumpliendo según lo estipulado en el SUI. Centralizar la información, evitando diferencias o errores entre entidades. La SSPD podrá agilizar el proceso de verificación de la información relacionada con los prestadores de servicio suministrada por parte del IPSE. El Ministerio de Minas y Energía y la SSPD podrán verificar en línea el aumento o disminución del número de prestadores de servicio. BENEFICIOS Solicitud subsidios para ZNI

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA PLANEACIÓN Solicitud subsidios para ZNI Alcance Racionalizar, simplificar y automatizar la cadena de trámite denominada “solicitud de subsidios para ZNI”. Actividades Establecimiento de secuencia de actividades Recursos Grupos de trabajo interadministrativos

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA Diagrama de Flujo

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA Diagrama de Flujo FASE 1

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA PLAN DE ACCIÓN Solicitud subsidios para ZNI

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA SIGIPSE MMEIPSESSPPMHCEPDNP RECURSOS Disponibilidad de otras Entidades Designación de responsables funcionales y técnicos de cada entidad Información de cada entidad Proyectos Procesos Estructura organizacional Sistemas de información Suscripción de acuerdo interadministrativo

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA EVALUACIÓN DE PROYECTOS

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA DESCRIPCIÓN Sistema Integral de Gestión de Proyectos OBJETIVO GENERAL Racionalizar, simplificar y automatizar la cadena de trámites de formulación y evaluación de proyectos energéticos para zonas no interconectadas. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Sistematizar el proceso de formulación de proyectos mediante el desarrollo y puesta en funcionamiento de la aplicación corporativa SIGPE la cual guiará a los usuarios (Personas naturales, jurídicas y estatales) paso a paso en el registro y trámite de los proyectos ante el IPSE de acuerdo con lo definido en el Acuerdo 022 de 2008 y el Decreto 1124 de Permitir el monitoreo del proceso de aprobación por parte de directivos, entes de control y la comunidad.

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA Usuarios Sabrán que requisitos hacen falta para realizar la presentación del proyecto ante el IPSE, evitando desplazamientos innecesarios (o ahorrando esfuerzos). Ahorro de tiempo en trámites, permitiendo un mayor enfoque en la elaboración del proyecto. (La comunidad con energía más rápido) La comunidad contará con una herramienta didáctica para entender los requerimientos exigidos por el IPSE para la presentación de un proyecto energético (Las comunidades se motivan a presentar sus proyectos). Evaluadores Se reducirá el desgaste administrativo que involucra el trámite de documentos, ya que solo se evaluarán proyectos que contengan todos los documentos exigidos. Se agilizará el proceso de retroalimentación a los usuarios, convirtiendo al sistema en una ayuda online. Entidades Reducción de carga operativa al contar con información validada por el sistema. Estandarizar los protocolos de intercambio de información según las necesidades de cada entidad estatal. Agilizará los trámites entre entidades del estado con información centralizada y verídica. BENEFICIOS Sistema Integral de Gestión de Proyectos

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA PLANEACIÓN Sistema Integral de Gestión de Proyectos Alcance Elaborar un Sistema Integral de Gestión de Proyectos (SIGPE) que facilite a los usuarios (Personas naturales, jurídicas y estatales) el trámite administrativo de presentación de proyectos. Actividades Levantamiento de requerimientos Establecimiento de secuencia de actividades Recursos Presupuesto de software y hardware Grupos de trabajo interadministrativos Riesgos Probabilidad de impacto Tratamientos para mitigar los riesgos

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA DIAGRAMA DE FLUJO

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA DIAGRAMA DE FLUJO FASE 1

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA PLAN DE ACCIÓN Sistema Integral de Gestión de Proyectos

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA PLAN DE ACCIÓN Sistema Integral de Gestión de Proyectos

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA SIGPE MMEDNPUPMEIPSE RECURSOS Disponibilidad de otras Entidades Designación de responsables funcionales y técnicos de cada entidad Información de cada entidad Proyectos Procesos Estructura organizacional Sistemas de información Suscripción de acuerdo interadministrativo

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA RIESGOS Sistema Integral de Gestión de proyectos ITEMRIESGOPROBABILIDADIMPACTOTOTALTRATAMIENTO 1 Que no exista el apoyo y aprobación por parte de las entidades involucradas para el proyecto.4520 Realizar presentaciones y documentos que describan el proyecto y los beneficios para el IPSE. 2 La entrega de la información no esté actualizada y acorde a los procesos reales del IPSE Creando un grupo de trabajo entre Sistemas y Misionales con retroalimentación y participación continua 3 La validación de la información de los usuarios no sea la correcta La validación se hara por medio de la entrega fisica del proyecto durante el proceso 4 Que surjan en el desarrollo de la aplicación condiciones no previstas inicialmente.4416 Definir por parte del IPSE un responsable del desarrollo de la aplicación que sea la máxima autoridad frente a la toma de decisiones técnicas. 5 Que la aplicación no cumpla con los objetivos y expectativas planteadas.2515 Desarrollando la aplicación totalmente apegada a los procesos actuales del IPSE 6 Los usuarios no asimilen la aplicación SIGPE y no la usen Elaboración de video tutoriales, capacitación y otras herramientas para la facilidad de manejo. Manejo de campañas de gestión del cambio orientadas a ver la aplicación como una herramienta que optimiza los procesos.

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