ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA Universidad Tecnológica de Tamaulipas Norte Tecnologías de la Información y Comunicación ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA L.I. HOMERO GONZALEZ GAMIÑO

ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA Objetivo de la asignatura: El alumno determinará el estado de la organización en el ámbito informático empleando los procesos de la administración y auditoria de la función informática y disposiciones legales existentes para la optimización de recursos informáticos.

Unidad I. Administración organizacional Objetivo de la unidad: El alumno identificará el marco organizacional para establecer una propuesta de optimización de recursos informáticos.

Resultado de aprendizaje Elaborará una propuesta a partir de un estudio de caso que contenga: Misión y visión de la organización. Objetivo. Políticas. Organigrama. Manual de la organización. Propuesta de políticas para optimizar recursos informáticos.

Tema 1. Función de la organización Saber: Identificar la función de la organización con base en su misión y visión.

Misión

Misión de una empresa Define el negocio al que se dedica la organización, las necesidades que cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pública de la empresa u organización. La misión de la empresa es la respuesta a las preguntas: ¿Quiénes somos? ¿Qué hacemos? ¿Cómo lo hacemos? ¿Por qué lo hacemos? ¿Para quién lo hacemos? ¿Dónde lo hacemos? ¿En que creemos? En la misión se define: la necesidad a satisfacer, los clientes a alcanzar, productos y servicios a ofertar.

Tipos de misión Misiones muy amplias: este tipo permite dejar unos márgenes de actuación muy flexibles a la empresa, lo que puede ocasionar confusión, porque los miembros de la empresa no tiene muy claro la visión de la organización. Misiones muy estrechas: el limitar la capacidad de desarrollo a futuro de la organización, permite que ésta se centre en una sola dirección, evitando confusiones.

Como identificar la misión de su empresa Existen una serie de aspectos que le pueden ayudar a identificar la misión de su compañía, tales como : Campo de actividad: especificando los negocios en los cuales se centrara la actividad de la empresa , identificando y analizando los productos y mercado de la organización. Capacidades que están a disposición de la empresa o pueden llegar a estarlo. A través de los recursos y capacidades con los que cuenta la organización se puede saber qué ventajas competitivas se pueden alcanzar.

Sugerencias para su misión * Cuando elabore su misión, trate de hacerla planificada, sólida y completa. *Asegúrese de que la misión sea comunicada a toda la organización(clientes de la empresa, a los trabajadores, proveedores, administraciones públicas y a todos los campos en los que la organización tenga algo que ver) de manera motivante y entusiasta, utilizando una comunicación simple, concisa y fácilmente comprensible. * Recuerde que al elaborar su misión, la imagen de credibilidad ha de estar presente en todo momento. * De vez en cuando es conveniente repetir la declaración de la misión, para recordar a los integrantes de la organización, que el futuro deseado es posible.

A continuación se muestran, para una mayor comprensión, la declaración de la misión de diversas empresas o instituciones:

Declaración de la misión de Gas Natural La Misión del Grupo Gas Natural es atender las necesidades energéticas de la sociedad, proporcionando a sus clientes servicios y productos de calidad respetuosos con el medio ambiente, a sus accionistas una rentabilidad creciente y sostenible y a sus empleados la posibilidad de desarrollar sus competencias profesionales.

Declaración de la misión de Ford Nuestra misión: somos una familia global, diversa con una herencia orgullosa, confiada apasionado a proporcionar productos excepcionales y servicios.

Visión

Visión de una empresa Se refiere a lo que la empresa quiere crear, la imagen futura de la organización.

Visión de una empresa La visión es creada por la persona encargada de dirigir la empresa, y quien tiene que valorar e incluir en su análisis muchas de las aspiraciones de los agentes que componen la organización, tanto internos como externos.

Visión de una empresa La visión se realiza formulando una imagen ideal del proyecto y poniéndola por escrito, a fin de crear el sueño (compartido por todos los que tomen parte en la iniciativa) de lo que debe ser en el futuro la empresa.

Visión de una empresa Una vez que se tiene definida la visión de la empresa, todas las acciones se fijan en este punto y las decisiones y dudas se aclaran con mayor facilidad. Todo miembro que conozca bien la visión de la empresa, puede tomar decisiones acorde con ésta.

Importancia de la visión La importancia de la visión radica en que es una fuente de inspiración para el negocio, representa la esencia que guía la iniciativa, de él se extraen fuerzas en los momentos difíciles y ayuda a trabajar por un motivo y en la misma dirección a todos los que se comprometen en el negocio.

Importancia de la visión En sectores maduros, la importancia de la visión es relativa, no tiene mucha trascendencia, pero en sectores nuevos, el correcto planteamiento de la visión es esencial para conseguir lo que la empresa quiere.

Ventajas que tiene el establecer una visión + Fomenta el entusiasmo y el compromiso de todas las partes que integran la organización.

Ventajas que tiene el establecer una visión Incentiva a que desde el director general hasta el último trabajador que se ha incorporado a la empresa, realicen acciones conforme a lo que indica la visión. Recordando que los mandos superiores tienen que predicar con el ejemplo.

Ventajas que tiene el establecer una visión Una adecuada visión, evita que se le hagan modificaciones, de lo contrario cualquier cambio esencial dejaría a los componentes de la empresa sin una guía fiable, fomentando la inseguridad general.

Como se realiza la visión de una empresa El contestar estas preguntas le puede orientar para definir la visión de su empresa. -¿Cómo será el proyecto cuando haya alcanzado su madurez en unos años? -¿Cuáles serán los principales productos y servicios que ofrezca? -¿Quiénes trabajarán en la empresa? -¿Cuáles serán los valores, actitudes y claves de la empresa? -¿Cómo hablarán de la empresa los clientes, los trabajadores y la gente en general que tenga relación con ella?

Ejemplos de visión de empresas Evolucionar de una respetada y confiable compañía de alimentos a una respetada y confiable compañía de alimentos, nutrición, salud y bienestar.

Ejemplos de visión de empresas Servir cada vez a un mayor número de comunidades como líder, al ofrecer la mejor experiencia de compra para el cliente y el mejor lugar para trabajar para nuestros colaboradores, derivado de una constante innovación.

Objetivos

¿Que son los objetivos? Son las metas que se fijan para el desarrollo de la empresa, deben ser medibles y tener un plazo de concreción.

Importancia de los objetivos Establecer objetivos es esencial para el éxito de una empresa, éstos establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivación para todos los miembros de la empresa.

Características de los objetivos

Los objetivos deben ser: Medibles Los objetivos deben ser mensurables, es decir, deben ser cuantitativos y estar ligados a un límite de tiempo. Por ejemplo, en vez del objetivo: “aumentar las ventas”, un objetivo medible sería: “aumentar las ventas en un 20% para el próximo mes”. Sin embargo, es posible utilizar objetivos genéricos, pero siempre y cuando éstos estén acompañados de objetivos específicos o medibles que en conjunto, permitan alcanzar los genéricos.

Los objetivos deben ser: Claros Los objetivos deben tener una definición clara, entendible y precisa, no deben prestarse a confusiones ni dejar demasiados márgenes de interpretación.

Los objetivos deben ser: Alcanzables Los objetivos deben ser posibles de alcanzar, deben estar dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad o recursos (humanos, financieros, tecnológicos, etc.) que ésta posea. Se debe tener en cuenta también la disponibilidad de tiempo necesario para cumplirlos.

Los objetivos deben ser: Desafiantes Deben ser retadores, pero realistas. No deben ser algo que de todas maneras sucederá, sino algo que signifique un desafió o un reto. Objetivos poco ambiciosos no son de mucha utilidad, aunque objetivos fáciles al principio pueden servir de estímulo para no abandonar el camino apenas éste se haya iniciado.

Los objetivos deben ser: Realistas Deben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del entorno en donde se pretenden cumplir, por ejemplo, un objetivo poco realista sería aumentar de 10 a 1000 empleados en un mes. Los objetivos deben ser razonables, teniendo en cuenta el entorno, la capacidad y los recursos de la empresa.

Los objetivos deben ser: Coherentes Deben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos, con la visión, la misión, las políticas, la cultura organizacional y valores de la empresa.

Tipos de objetivos

De acuerdo a su naturaleza, los objetivos se clasifican en: a. Objetivos generales b. Objetivos específicos

Los objetivos generales: Son expresiones genéricas, algunos ejemplos de objetivos generales o genéricos son: ser el líder del mercado. incrementar las ventas. generar mayores utilidades. obtener una mayor rentabilidad. lograr una mayor participación en el mercado. ser una marca líder en el mercado. ser una marca reconocida por su variedad de diseños. aumentar los activos. sobrevivir. crecer.

Dentro de los objetivos generales, se encuentra la visión de la empresa, que es el principal objetivo general que persigue una empresa.

Los Objetivos específicos Son objetivos concretos necesarios para lograr los objetivos generales, están expresados en cantidad y tiempo

algunos ejemplos de objetivos específicos son: aumentar las ventas mensuales en un 20%. generar utilidades mensuales mayores a US$20 000 a partir del próximo año. obtener una rentabilidad anual del 25%. lograr una participación de mercado del 20% para el segundo semestre. producir un rendimiento anual del 14% sobre la inversión. elevar la eficiencia de la producción en un 20% para el próximo mes. vender 10 000 productos al finalizar el primer año. triplicar la producción para fin de año. adquirir 2 nuevas maquinarias para el segundo semestre. abrir 3 tiendas para el primer trimestre del próximo año.

a. Objetivos de largo plazo (Estratégicos) De acuerdo al alcance del tiempo, los objetivos se pueden clasificar en: a. Objetivos de largo plazo (Estratégicos) b. Objetivos de mediano plazo (Tácticos) c. Objetivos de corto plazo (Operacionales)

Objetivos de largo plazo (Estratégicos) Son objetivos a nivel de la organización, sirven para definir el rumbo de la empresa. Se hacen generalmente para un periodo de cinco años, y tres como mínimo. Cada objetivo estratégico requiere una serie de objetivos tácticos.

Objetivos de mediano plazo (Tácticos) Son objetivos a nivel de áreas o departamentos, se establecen en función de los objetivos estratégicos. Se hacen generalmente para un periodo de uno a tres años. Cada objetivo táctico requiere una serie de objetivos operacionales.

Objetivos de corto plazo (Operacionales) Son objetivos a nivel de operaciones, se establecen en función de los objetivos tácticos. Se hacen generalmente para un plazo no mayor de un año.

Recomendaciones sobre el uso de objetivos

Para finalizar veamos algunos consejos sobre el uso de objetivos: se deben establecer objetivos generales, pero siempre y cuando éstos sirvan de referencia para establecer objetivos específicos. Establecer solamente objetivos generales, puede generar confusión y falta de conciencia de hacia dónde realmente se quiere llegar, siempre es necesario acompañarlos con objetivos específicos.

consejos sobre el uso de objetivos: es necesario establecer objetivos para la empresa en general, para cada división o área, y para cada equipo de trabajo. Los objetivos para cada equipo se establecen en función de los objetivos de cada área, y los objetivos de cada área se formulan en función de los objetivos de la empresa.

consejos sobre el uso de objetivos: los objetivos no deben ser estáticos, se debe tener la suficiente flexibilidad como para poder adaptarlos a los cambios inesperados que podrían suceder en el entorno, por ejemplo, los cambios repentinos en los gustos de los consumidores como producto de nuevas modas.

consejos sobre el uso de objetivos: siempre se deben establecer prioridades, cumpliendo los objetivos en orden de importancia o urgencia.

consejos sobre el uso de objetivos: y, por último, los objetivos deben ser conocidos por todos los niveles de la empresa, y siempre deben hacerse recordar permanentemente