EJECUCIÓN DE INVENTARIOS

Finalidad de la administración de inventario La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos El inventario mínimo es cero, la empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas d producción.

¿Para qué hacer Tomas Físicas de Inventario? Está seguro que las existencias que registra su sistema de información concuerda con lo que físicamente tiene en su estantería, tanque, patio o lugar de almacenamiento? Su contabilidad refleja lo que realmente tiene en su inventario? Recibe quejas de sus usuarios por diferencias de inventario? Está perdiendo ventas por que sus clientes van a su estantería y no encuentran el producto requerido? Tiene sobrecostos por tener que hacer reaprovisionamientos urgentes dado que lo creía tener en su inventario no estaba?

Como asegurar una Toma Física de Inventarios? Toma Física de Inventario – Estructuración Toma Física de Inventario – Ejecución Toma Física de Inventario – Análisis de Resultados Cual es la confiabilidad de su inventario? Cuanto cuestan sus faltantes? Cuanto cuestan sus sobrantes? Cuales son las causas de sus diferencias de inventario? Que hacer para evitar las diferencias en su inventario? 3

Características Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar cuales son las etapas que se presentaran en le proceso de producción, las comunes o las que se presenta en su mayoría son: Materia Prima Productos en proceso Productos terminados Suministros, repuestos

Análisis de Complejidad Cuantas plantas tiene? Cuantas bodegas tiene? Cuantos tanques de almacenamiento Cuantos patios de almacenamiento? Otro lugar de almacenamiento? Cuantas ubicaciones? Planta Bodega Patio Tanque Estante A Estante ….Z Estante B Lado 1 Lado 2

Cronograma En función de la complejidad de su negocio, evalúe si es preciso programar la toma física por fases teniendo en cuenta: Requerimientos propios del negocio Distancias entre sitios de almacenamiento Llegadas de próximos grandes embarques o reaprovisionamientos Temporadas de clima o ambiente Horarios de trabajo Monto o valores más altos de inventarios Equipos e iluminación disponibles en cada sitio

Estructura Toma Física de Inventario OBJETIVOS: Que los artículos existan físicamente. Que las cantidades registradas coincidan con las cantidades en existencia a la fecha del inventario. Que los artículos que componen el inventario se encuentren en condiciones aptas para su venta. CARACTERÍSTICAS: Al momento de realizar el inventario físico se tiene en cuenta mucho la seguridad de las personas. Las bodegas o almacenes deben de estar completamente limpias y organizadas sin ninguna clase de error en su infraestructura. Todas las persona que van a realizar la toma física del inventario deben conocer el instructivo.

Recurso Humano Para optimizar el proceso tenga en cuenta: Grupos de Conteo Supervisor de Inventario Mesa de Control 1 Mesa de Control 2 Director de Inventario Recurso Humano Para optimizar el proceso tenga en cuenta: Rol a desempeñar Personas por rol Rendimiento conteo por grupo Cantidad de grupos Cantidad de turnos

Procedimiento de la ejecución del inventario En el día, lugar y hora señalados se reunirán el jefe de equipo con el personal a su cargo presentándose ante el titular del almacén por inventariar. El jefe de Inventario o el jefe de equipo en su caso dará las instrucciones necesarias sobre el movimiento de almacén al almacenero con el objeto de poder efectuar la labor sin ningún tipo de complicaciones. Seguidamente se procederá a efectuar el corte documentario debiendo firmar el jefe de equipo todas las notas de ingreso y salida que se encontrasen en proceso de trámite anotando en un documento denominado Corte de Inventario. Una vez concluido el corte documentario, el encargado del almacén procederá a ingresar al sistema mecanizado las notas de ingreso y salida de almacén por tramitar que figuran el en documento Corte de Inventario. Una ves concluido el corte documentario físico el personal inventariador procederá a ubicarse en los stands o zonas asignadas procediendo el conteo de los materiales de acuerdo a lo indicado en el instructivo recibido. El inventario será al “ barrer “ y se realizará por parejas, donde uno contará y otro apuntará en las hojas de trabajo en filas. Una ves concluida la labor de conteo de los materiales el personal inventariador suscribirá todas las hojas de trabajo procediendo a entregar el jefe de equipo dichos documentos. El jefe: Se verificará la cantidad inventariada con el saldo que figura en el listado. En caso de encontrarse diferencia, inmediatamente se efectuará el reconteo en presencia del jefe de inventario y el jefe de almacén. De persistir la diferencia esta será refrendada por el jefe de inventario y el almacenero en la línea correspondiente del listado.

Técnicas de Administración de Inventarios El Sistema ABC Modelo Básico de Cantidad Económica de Pedidos Costos Básicos. Costos de Pedidos Costos de Mantenimiento de Inventario Costos totales Métodos gráficos Método analítico

Qué NO se debe hacer durante la Toma Física? Escuchar música con audífonos u otro equipo Correr dentro de las áreas de Conteo Subirse a alturas mayores de 1.5m sin utilizar escaleras autorizadas. Comidas o bebidas dentro de las áreas de Almacenamiento Fumar o ingerir bebidas alcohólicas Dar mal uso y maniobra con el Montacargas. Corrillos, sesiones de chistes, chismes etc……..dentro de las áreas de inventario Tachar ,enmendar las hojas de Inventario 3

Conclusión El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar pronósticos de ventas o presupuesto, para así determinar los costos de inventarios, compras u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarque y contabilidad. Los inventarios se clasifican de acuerdo a las características de la empresa, y una de las formas de clasificarlos es: Inventario de Materia Prima, Producción en Proceso, Productos Terminados, Materiales y Suministros.