LOGO ORGANIZACION Y METODOS (O y M) FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Presenta José Osbaldo Aguilar A. Ciclo I, Enero 2016

UNIDAD 2 TEORIA DE LAORGANIZACIÓN

Teoría de la organización formal Departamentalización y asignación de actividades Relaciones organizativas y niveles jerárquicos Tipología de la organización formal Autoridad y responsabilidad Ámbito de control Unidades de staff y de servicios Círculos de trabajo organizacional

LOGO DEFINICION DE ADMINISTRACION HUMANOS MATERIALES ECONOMICOS FINANCIEROS OTROS RECURSOSACTIVIDADESOBJETIVOS 1 PLANEACION 3 EJECUCION 2 ORGANIZAC 4 CONTROL ES UN PROCESO QUE COMPRENDE ACTIVIDADES DE PLANEACION, ORGANIZACIÓN, EJECUCION Y CONTROL CUYO FIN ES ALCANZAR LOS OBJETIVOS PREVISTOS, PARA LO CUAL SE EMPLEAN RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, ECONOMICOS, FINANCIEROS Y OTROS. ESTRATEGIAS

LOGO CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION ECLECTICA.- Se nutre de diversas disciplinas PRAXEOLOGIA.- El desafío de la administración es lograr resultados Disciplina de carácter resolutivo y ejecutivo EQUIFINALIDAD.- no existe un camino único para resolver los problemas de la administración PREVENTIVA.- Disciplina que organiza, prepara y dispone medios hacia el futuro para evitar riesgos a la organización FIN O PROPÓSITO.- Se debe de determinar el fin o propósito de la organización

 LA DEPARTAMENTALIZACIÓN SE REFIERE A LA ESTRUCTURA FORMAL DE LA EMPRESA, COMPUESTA DE VARIOS DEPARTAMENTOS Y PUESTOS ADMINISTRATIVOS Y A SUS RELACIONES ENTRE SÍ.  LA EMPRESA SE ORGANIZA EN FUNCIÓN DE SUS INTERESES EMPRESARIALES.  A MEDIDA QUE CRECE UNA EMPRESA, SUS DEPARTAMENTOS CRECEN Y SE CREAN MÁS SUB-UNIDADES. GERENTE PERSONAL PRODUCCVENTASMARKETFINANZAS DEPARTAMENTALIZACIÓN

 EL GRADO O ALCANCE DE CONTROL SE REFIERE AL NÚMERO DE SUBORDINADOS INMEDIATOS QUE DEPENDE DE UN GERENTE. UN CONTROL AMPLIO, O SEA, UN GERENTE QUE TIENE UN NÚMERO RELATIVAMENTE GRANDE DE SUBORDINADOS INMEDIATOS POR LO GENERAL DA COMO RESULTADO, POCOS NIVELES ORGANIZACIONALES Y UN “ APLANAMIENTO “ DE LA ESTRUCTURA, FACILITANDO LA COMUNICACIÓN.  LOS CONTROLES AMPLIOS CONSTITUYEN UN RETO PARA UN GERENTE, YA QUE EL ÁMBITO DE LAS OPERACIONES SE AMPLÍA Y SE PRESENTA LA OPORTUNIDAD PARA CRECER Y DEMOSTRAR LO QUE PUEDE HACERSE. EL GRADO O ALCANCE DE CONTROL

Es la técnica que permite racionalizar la actividad administrativa, organizacional y operativa de una Organización; sea publica o privada, procurando e implementando soluciones practicas a problemas, en base al mejoramiento de las estructuras organizacionales, los sistemas de información y de trabajo, los materiales y equipo y sobre todo del Comportamiento Organizacional del individuo

Mayor sistematización en las actividades de la Organización con lo cual se permitirá un mejor desenvolvimiento de los procesos y sistemas de dirección, operativos, de apoyo y reguladores para el logro de sus objetivos fundamentales

Organizando la Unidad de O y M (PROCESOS), dotándola del personal idóneo y dándole todo el apoyo necesario en su papel de asesoría organizacional. Concientizando a la Alta Dirección del papel estratégico de O y M (PROCESOS) en los cambios de flujos de trabajo y cultura de la organización Concientizando y preparando en técnicas organizacionales a todo el personal de la organización para que colaboren y planteen las intenciones y necesidades de cambio que requieren en sus unidades de trabajo, de manera que el personal de O y M se involucre con ellos en el diseño e implementación de cambios.

Analizar y diseñar organizaciones Levantar y analizar diagnósticos organizacionales, administrativos e institucionales Coordinar esfuerzos con cientistas sociales para analizar los aspectos comportamentales de las personas en las organizaciones Analizar y diseñar estructuras organizacionales y organigramas Analizar y diseñar las estructuras de poder en las organizaciones Analizar y diseñar sistemas de información Gerenciales, administrativos y operativos Analizar y diseñar procedimientos y flujogramas

Analizar y diseñar métodos de trabajo y sus graficas de proceso Analizar y diseñar la distribución del trabajo Analizar y diseñar la distribución del espacio físico y de oficinas Analizar, diseñar y controlar formularios, informes y archivos Analizar y diseñar la estructuración y valoración de los puestos y sus perfiles Realizar estudios para la determinacion de tiempos, volumen y medicion del trabajo Analizar y diseñar necesidades de registrar e inventariar mobiliario, material y equipo.

Organigrama

ORGANIDRAMAS

UNIDADES DE ESTUDIO UNIDAD III.- Análisis y diseño de estructuras organizativas, instrumentos y metodología OBJETIVO: identificar los elementos administrativos de la organización: organigrama, manuales, metodologías para el análisis de la organización y disposición del trabajo * Organigrama * Manual de organización y funciones * Manual descriptivo de puestos * Manual de políticas y normas * Análisis y diseño de la distribución del trabajo * Análisis y diseño de procesos y procedimientos de trabajo * Análisis y diseño de Manual Bienvenida (portadores de información) * Análisis y diseño de disposición de oficinas

MANUALES ADMINISTRATIVOS 1. Concepto, objetivos y clasificación básica 2. Importancia de los manuales administrativos en las empresas

 Se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben emprender en la empresa es la preparación de un documento que permita dar a conocer o aclarar los objetivos, las políticas a seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas para el desarrollo propio de las funciones de la empresa.  Es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades traducidas a un procedimiento determinado. Manuales Administrativos CONCEPTO

 Por medio de estos manuales pueden proporcionarse al personal sus deberes y responsabilidades, los reglamentos de trabajo, políticas y objetivos de la empresa de un forma sencilla, directa y autorizada.  Los manuales administrativos no son duplicaciones de los instrumentos legislativos o legales, tales como leyes, decretos, reglamentos u órdenes, que son muy específicos por su naturaleza misma y están desprovistos de explicaciones, antecedentes y materiales de divulgación.  Por el contrario los manuales administrativos son instrumentos que contienen información sistemática sobre la historia, objetivos, políticas, funciones, estructura y especificación de puestos y/o procedimientos de una institución o unidad administrativa. Manuales Administrativos UTILIDAD Y OBJETIVOS

 Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Por su alcance: 1) Generales o de aplicación universal 2) Departamentales o de aplicación específica 3) De puestos o de aplicación individual Por su contenido: 1) De historia de la empresa o institución 2) De organización 3) De políticas 4) De procedimientos 5) De contenido múltiple(manual de técnicas) Manuales Administrativos CLASIFICACIÓN BÁSICA

Por su función específica o área de actividad: 1) De personal 2) De ventas 3) De producción o ingeniería 4) De finanzas 5) Generales, que se ocupen de dos o más funciones específicas 6) Otras funciones Manuales Administrativos CLASIFICACIÓN BÁSICA

 Un manual bien concebido tiene, entre otras, las siguientes ventajas:: 1) Logra y mantiene un sólido plan de organización 2) Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes 3) Facilita el estudio de los problemas de organización 4) Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias para la organización 5) Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave 6) Determina la responsabilidad de cada y su relación con los demás de la organización Manuales Administrativos IMPORTANCIA

7) Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones 8) Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles 9) La información sobre las funciones y los puestos suele servir como base para la evaluación de puestos como medio de comprobación del progreso de cada quien 10) Conserva un importante fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos 11) Sirve como una guía en el adiestramiento de personal nuevo Manuales Administrativos IMPORTANCIA

1 ) Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes 2) Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día 3) Existe el temor de que se pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez Manuales Administrativos MITOS

Es el documento que contiene información detallada referente a los antecedentes, marco legal, atribuciones, estructura y funciones de las Unidades Administrativas y de Apoyo Técnico- Operativo que integra una empresa. Manual de Organización.

Es el documento en que se consignan las actividades que deben seguirse para la realización de las funciones sustantivas de las Unidades Administrativas y de Apoyo Técnico- Operativo que integran una dependencia, de acuerdo a sus atribuciones que marca la normatividad aplicable. Manual de Procedimientos.

ConceptoOrganización Procedimientos PortadaXX ÍndiceXX PresentaciónX AntecedentesXX Marco Jurídico-AdministrativoXX Objetivo GeneralXX Áreas de AplicaciónXX OrganigramaXX Alcance y funcionesX MISION-VISION/ResponsableXX ProcedimientosX Objetivo del ProcedimientoX Políticas o Normas de Operación X Descripción NarrativaX Diagrama de FlujoX GLOSARIO/Formatos de Oficios XX Contenido Formalización Implantación Actualización

Las políticas son lineamientos de carácter general que orientan la toma de decisiones. Las Normas de Operación son lineamientos imperativos y específicos de acción que regulan el curso de las actividades. Políticas y/o Normas de Operación.

Deberá presentar en forma gráfica la secuencia en que se realizan las actividades de un determinado procedimiento y/o itinerario de las personas, formas y materiales utilizados; asimismo, mostrar en cada columna, según el orden de aparición, las Unidades Administrativas y/o las de Apoyo Técnico-Operativo que intervienen en la ejecución del procedimiento. Diagrama de Flujo.

Terminal.- Indica el inicio o la terminación del flujo Operación.- Representa la realización de una operación o actividad (Es el único símbolo que se numera) Documento.-Representa cualquier tipo de documento que se genere en los procedimientos. Decisión o alternativa.- Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos alternativos. Conector.- Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de página.- Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo Almacenamiento.-Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo, o de un objeto en un almacén. Simbología.

PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Para su elaboración se cumplen 10 pasos que son: 1.Definición del objetivo a cumplir 2.Elección de los responsables de la preparación 3.Estudio preliminar de la organización 4.Planificación 5.Levantamiento de la información 6.Elaboración y edición 7. Capacitación y distribución 8. Seguimiento 9. Actualización /Mantenimiento 10. Evaluación

INSTRUCCCIONES PARA SEGUNDO PARCIAL CONTENIDO (MAX. 15 PAGINAS) 50%  CARATULA  INTRODUCCION  OBJETIVOS  DESARROLLO DE LAS SEIS PREGUNTAS DEL CASO MASTRANGELO  REFLEXIONES GENERALES  BIBLIOGRAFIA  ANEXOS PRESENTACION POWER POINT 50% (MAX. 6 DIAPOSITIVAS) DIA JUEVES 14 ABRIL/16