Orientaciones para la Organización de Archivo Gestión Documental: Ley N°20.285

Índice de Contenidos Comisión de Probidad y Transparencia I.Trascendencia legal y administrativa de la Gestión Documental 1.1 ¿Qué es información pública? 1.2 Documentación oficial / no oficial 1.3 Documento / Información II.Presentación de las Orientaciones para la Organización de Archivos 2.1.Primera Fase: Organización y Catastro 2.2.Segunda Fase: Valoración Documental 2.3.Tercera Fase: Descripción Documental.01

Trascendencia Legal y Administrativa de la Gestión Documental: Ley N°20.285

Trascendencia Legal y Administrativa de la Gestión Documental Comisión de Probidad y Transparencia Trascendencia Legal y Administrativa de la Gestión Documental  La Ley N° establece como obligación de los órganos y servicios de la Administración del Estado, entregar a la personas que soliciten la información considerada como pública, de acuerdo con los procedimientos y los plazos establecidos en la misma  La responsabilidad de la entrega de la información recae en la autoridad, jefatura o jefe superior del órgano o servicio (Artículo 16°).02

¿Qué es Información Pública? Comisión de Probidad y Transparencia  Los actos y resoluciones de los órganos de la Administración de Estado sus fundamentos, los documentos que les sirvan de sustento o complemento directo y esencial, y los procedimientos que se utilicen para su dictación, salvo las excepciones que establece la ley  Son asimismo, información pública toda la elaborada con presupuesto público y toda otra información que obre en poder de los órganos de la Administración del Estado, cualquiera sea su formato, soporte, fecha de creación, origen, clasificación o procesamiento, a menos que esté sujeta a las excepciones señaladas (Artículo 5°) ¿Qué es Información Pública?.03

Tipos de Documentos Comisión de Probidad y Transparencia Tipos de Documentos Documentos oficialesDocumentos no oficiales Son los asimilados a la noción de instrumento público o auténtico. Es decir, los autorizados con las solemnidades legales por el competente funcionario. Por ejemplo: Decretos, resoluciones, oficios, entre otros Toda la documentación que obre en poder del órgano o la que haya sido dictada por éste, que no constituya documento oficial. Por ejemplo: Cartas de peticiones, proyectos, memorándum, diarios, borradores, fotocopias, entre otros.04

Desafíos de la Gestión Documental Comisión de Probidad y Transparencia DocumentoInformación.05

Orientaciones para la Organización de Archivos: Presentación

Orientaciones para la Organización de Archivo Comisión de Probidad y Transparencia Control Valoración documental Sistematización de información ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Dónde? Envío al Archivo Nacional Eliminación Descripción documental 1° FASE 2° FASE 3° FASE CATASTRO DE ARCHIVO BASE DE DATOS.06

Primera Fase: Organización y Catastro

Metodología para Organizar la Información Comisión de Probidad y Transparencia Se recomienda diseñar una metodología para llevar a cabo la organización documental MINISTERIO INTENDENCIAS GOBERNACIONES MUNICIPALIDADES NOTARIOS JUDICIALES CONSERVATORIOS CUADRO METODOLÓGICO FondoSub FondoSub-Sub FondoSerie DocumentalArchivo SERVICIOS PÚBLICOS RESPECTIVOS DE CADA ARCHIVO MINISTERIAL FUNCIONES (DEPENDENCIAS) SUB FUNCIONES (SUB DEPENDENCIAS) Oficios, Resoluciones, Actas, Proyectos, Balances, Bienestar, Comisiones de Servicio, Convenios, Contratos, Difusión, Capacitación, Libro Mayor, Inventario de Bienes, entre otros.07

Recomendaciones para Organizar e Identificar los Documentos Comisión de Probidad y Transparencia Recomendaciones para Organizar e Identificar los Documentos.08 Identificar los espacios físicos donde se conservan los documentos Evaluar las condiciones ambientales y de seguridad del recinto Formar un equipo de trabajo Considerar medidas de seguridad pertinentes: mascarillas y guantes

Acciones para Organizar e Identificar los Documentos.09 Comisión de Probidad y Transparencia Acciones para Organizar e Identificar los Documentos Clasificar / Ordenar los documentos según serie documental Identificación general de la documentación para el envío al Archivo Nacional Asegurar la conservación de los documentos Aislar unidades en muy mal estado de conservación

Catastro de Series Documentales Comisión de Probidad y Transparencia  Corresponde al registro de las series documentales que se conservan en el servicio a través de una planilla con el fin de controlar los documentos del órgano o servicio  Se recomienda que esta planilla incluya todos los documentos que tiene el órgano o servicio Catastro de Series Documentales PLANILLA DE CATASTRO.10

Segunda Fase: Valoración Documental

Envío de Documentos al Archivo Nacional Comisión de Probidad y Transparencia 1.De conformidad a lo establecido en el DFL N° 5.200, artículo 14, ingresan, anualmente, los documentos oficiales que hayan cumplido los siguientes PLAZOS de antigüedad PLAZOS 2.Se requiere observar para este trámite los procedimientos establecidos y recomendaciones técnicas de envío al Archivo Nacional (Por ejemplo: Clasificación, encuadernación, traslado, entre otros) 3. Adicionalmente, se completa el “FORMULARIO DE TRANSFERENCIA”, en el que se resume la información por cada serie documental que se envíe Envío de Documentos al Archivo Nacional.11

Eliminación de Documentos Comisión de Probidad y Transparencia En esta actividad sería conveniente seguir las disposiciones y recomendaciones establecidas en el Oficio Circular N° de 1981, de la Contraloría General de la República. Además para estos efectos se recomienda mantener una interacción directa con este órgano Eliminación de Documentos.12 VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS INVENTARIO ACTA DECRETO O RESOLUCIÓN EXENTA

Tercera Fase: Descripción Documental

Productos de la Descripción Documental Comisión de Probidad y Transparencia En esta fase, es recomendable que los servicios comiencen a trabajar sobre dos productos: Base de datos y Manual de Procedimiento sobre Gestión Documental Productos de la Descripción Documental Base de datos Manual de Procedimientos  Corresponde a la estandarización de los campos de información contenidos en un documento  Los campos mínimos de información se construyeron a partir de la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD G)  Instrumento esencial que normaliza el cumplimiento y desarrollo de los procedimientos de uso y archivo de los documentos en la organización.13

Equipo Técnico de Archivos Públicos Comisión de Probidad y Transparencia Orientaciones para la Organización de Archivo Comisión de Probidad y Transparencia El Equipo Técnico de Archivos Públicos de la Comisión de Probidad y Transparencia entregará apoyo permanente: Encargada: Manuela Rojas

Orientaciones para la Organización de Archivo Comisión de Probidad y Transparencia

Planilla de Catastro de Documentos de Archivo FONDOSUB FONDO SUB-SUB FONDO SERIE DOCUMENT AL CONTENIDO VOLUMEN UNIDADES VOLUMEN MTS. LINEALES CRONOLO GÍA INSTALACIÓN ORDENAMIEN TO UBICACIÓN FISICA DEPOSITO SECTOR / ESTANTE Subsec. de Salud Pública Div. de Planificación Sanitaria - Resolucio nes Vertederos regionales 1 0, Archivador Cronológico Bodega Mac- Iver Sector. 1 / Estante. 4 Subsec. de Salud Pública Div. de Politicas Públicas Saludables y Promoción Dep. de Alimentos y Nutrición Circulares Promoción de la Salud Carpetas Cronológico Bodega Mac- Iver Sector. 2/ Estante. 1 TOTAL Orientaciones para la Organización de Archivo Comisión de Probidad y Transparencia

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