SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

AFM - Web File Manager es el software de Administración Documental desarrollado por APG Consulting que soluciona la administración y organización de la documentación electrónica de su organización en forma sencilla y segura, concentrando toda su información documental en un solo lugar. Facilitando así su organización, su búsqueda y su seguimiento, con la seguridad necesaria para que no solo pueda estar siempre disponible, sino también al alcance de las usuarios apropiados.

Reducción del uso de papeles Reducción de costos Beneficios que aporta para su gestión Mejora de los procesos Reducción del uso de papeles Reducción de costos Rápido acceso a la información Entorno Seguro Administración eficiente Casos de Éxito AFM-Producto Nacional

Mejoras en los procesos Generación de documentos a partir de modelos y plantillas El AFM – Web File Manager propone un único escritorio para el desarrollo de todas las actividades que se realizan con los documentos, permitiendo definir los modelos y plantillas más utilizados (contratos, legajos, presupuestos, incidentes, pedidos, etc.), para que fácilmente puedan ser creados e incorporados a la solución. Si además se combina con los “atributos por defecto”, (utilidad que completa automáticamente los atributos según el tipo de documento) podremos unificar el criterio de guardado, para simplificar su búsqueda, y asegurar que pueda ser accedidos sólo por los usuarios correctos. Versionado que permite registrar los cambios El AFM – Web File Manager permite guardar las diferentes versiones generadas ya sea por cambios en los documentos, o por la participación de uno o mas autores, dejando así registro de la evolución del contenido para que pueda ser consultado. De esta manera se evita la pérdida de versiones, la confusión de cuál es la última disponible, quién es su autor, o dónde debe depositarse.

Mejoras en los procesos (cont.) Generación automática de PDF Sin ningún tipo de licencia adicional, el AFM – Web File Manager convierte el documento a formato PDF automáticamente. Esta funcionalidad no sólo permite ahorrar costos, sino también, enviar documentos a usuarios externos manteniendo la integridad de su contenido. Comparación automática del contenido de diferentes archivos El AFM – Web File Manager permite seleccionar 2 archivos MS Word diferentes (ó 2 versiones diferentes del mismo documento) y realizar la comparación de los mismos. El resultado de dicha comparación podrá generar un nuevo documento o simplemente desplegar en pantalla las diferencias entre ambos. Seguimiento de documentos vía notas y recordatorios El AFM – Web File Manager permite programar avisos recordatorios vía e-mail según diferentes criterios, como por ejemplo, creación o modificación de algún tipo de documento, fecha de vencimiento, cambio de estado, modificaciones, etc. así como también es posible agregar notas anexas a un documento, para dejar comentarios, aclaraciones, etc.. .

Mejoras en los procesos (cont.) Incorporación de Documentos automáticamente Es posible definir bandejas de entradas, (carpetas) la cuales pueden tomar los documentos depositados en ellas e incorporarlos a la herramienta AFM – Web File Manager, con sus clasificaciones completadas automáticamente, evitando así la diferencia de criterios para guardar documentos del mismo tipo, buscarlo y/o garantizar su seguridad.

La oficina sin papeles Eliminación del papel como soporte Olvídese de buscar las facturas en una carpeta, los contratos en otra, y de buscar la información en ficheros. Con el AFM – Web File Manager podrá de encontrar toda su información en un solo lugar, fácil y rápidamente, con nuestro poderoso motor de búsqueda que le permite realizar búsquedas por título, descripción, contenido, fechas, etc. Almacenamiento de todo tipo de documentos digitales Todo tipo de documentos podrán ser incorporados dentro del AFM – Web File Manager (Word, Excel, Powerpoint, Acrobat, documentos escaneados, imágenes, video, música, etc.) y una vez incorporado, disfrute de las ventajas del mismo, como el versionado, seguridad eficiente, organización, conversión a PDF, entre muchos otros.

Reducción de Costos Optimización de los procesos diarios de la organización La administración eficiente y segura de todos los documentos que maneja la organización mejora los procesos de cada día, evitando la pérdida de documentos, tiempos de búsqueda, errores en la versión seleccionada, etc. El trabajar en forma eficiente, permite a la organización contar con mayor tiempo de su personal ocupado en tareas productivas. Reducción de costos de almacenamiento físico y localización de papeles La Administración documental por medio de una solución informática, tiene como uno de sus objetivos fundamentales la reducción de diferentes costos de operación. Entre estos costos, no podemos dejar de considerar los que resultan de la impresión y almacenamiento físico de papelería, así como también del tiempo de recuperación de la información buscada. Ya no necesita copias, fotocopias, o directorios públicos para compartir documentos, ahora solo necesita indicar el documento, y todos aquellos que lo necesitan podrán acceder al mismo y trabajar en el, según su seguridad lo permita.

Rápido acceso a la información Almacenamiento y clasificación de la información en un único repositorio Toda la información documental de su organización es almacenada en un único repositorio. Esta estructura centralizada brinda mayor seguridad para el acceso y el resguardo adecuado, facilitando así la administración, la búsqueda, y la restauración de la información. Poderoso motor de búsqueda Cada documento puede ser localizado rápidamente utilizando filtros por clasificaciones o por las herramientas de búsquedas como: Búsqueda por contenido, donde cualquier documento que contenga una palabra ó frase será inmediatamente localizado. Búsqueda por Tipos de Documento, Título, Descripción, Fecha de creación y/o modificación, Autor, etc.. Filtros, por área, número de carpeta, año, localidad, partida, etc.

Rápido acceso a la información

Rápido acceso a la información (cont.) Múltiples atributos para cada documento Cada documento lleva asociados los atributos con los que ha sido generado o importado, por ejemplo: Partido / región / proveedor / proyecto etc. Los Atributos son totalmente configurables por el usuario Administrador del AFM – Web File Manager, quién puede crear diferentes atributos según las necesidades de la organización.

Seguridad Esquema según Roles, Grupos y Estados Los Roles (grupos de usuarios, con conjuntos de derechos similares, como las personas de un mismo sector) junto con el atributo Estado (estados posibles que transita un documento, como nuevo, borrador, final, abierto, cerrado, etc.) y el atributo Grupo (agrupamiento de documentos ya sea por tipos, Partido, área, secretaría, etc.) en conjunción, permite controlar el acceso a los documentos, de forma tal que pueda restringirse desde la creación de un documento, a la visualización del mismo, pasando por todos los estados intermedios, y con la posibilidad no sólo de incluir funciones de administración, sino también desactivar opciones en los menús.

Seguridad Esquema según Roles, Grupos y Estados (cont)

Seguridad Registro / Ingreso de los usuarios al AFM – Web File Manager La solución se integra a la seguridad de su organización, permitiendo que un usuario identificado en la red interna ingrese sin requerírsele nuevamente su usuario / contraseña. Registro de toda la actividad realizada sobre un documento El / los usuarios autorizados, tendrán la posibilidad de visualizar todas las actividades que se realizaron en un documento, incluyendo fecha, usuario y acción.

Seguridad Toda la información en un solo lugar El AFM – Web File Manager guarda todos sus documentos en un solo lugar, permitiendo que estos sean fácilmente resguardados, administrados, y restaurados. Esto le permite no solo trabajar desde cualquier PC de la red, sino que evita que se pierdan documentos por problemas en su PC, cortes de luz, virus, etc. Aun si un archivo es eliminado por error, la aplicación provee herramientas para buscarlo y restaurarlo rápidamente. Ya no es necesario la creación de carpetas y subcarpetas en su disco, organice rápidamente sus documentos usando las Clasificaciones y luego encuéntrelos fácilmente, a través de los filtros. Con el AFM – Web File Manager ud. puede dedicarse al contenido, sin preocuparse por el soporte de almacenamiento de sus documentos.

Administración El / los usuarios con rol de Administradores, podrán parametrizar el AFM – Web File Manager a las necesidades de la organización y de cada uno de los Sectores que lo utilicen. Todas las funcionalidades provistas por el AFM – Web File Manager en el Módulo de Administración permiten que la organización genere inicialmente y modifique acorde a sus necesidades de negocio todas las funciones de clasificación y seguridad. Las herramientas con las que cuenta el Administrador permitirán importaciones de documentos en forma masiva (migración inicial y/o en producción), generación de Atributos (clasificaciones, valores de los mismos, dependencias, etc.), roles por grupo de usuarios y la Seguridad asociada a los mismos, Análisis de Logs, resguardos y recuperos de documentos eliminados, etc.

Digitalización El AFM – Web File Manager dispone de herramientas sencillas y parametrizables, como las “Bandejas de Entrada” para incorporar en forma automática documentos electrónicos generados a partir de escaners u otros dispositivos.

Algunos Casos de éxito

AFM-Producto Nacional EL AFM – Web File Manager es un producto Nacional, desarrollado por APG Consulting, una organización de Capitales Nacionales fundada por socios con una larga trayectoria en el desarrollo de soluciones informáticas, que ha definido sus procesos de desarrollo bajo normas ISO-9001:2000. EL AFM – Web File Manager ha sido declarado producto de interés nacional, premiado con un subsidio del Gobierno Nacional para financiar su crecimiento, a fin de competir con productos internacionales Esto nos permite desarrollar software de calidad, estando cerca de nuestros clientes, acompañándolos en su crecimiento y brindándoles nuevos servicios para atender su necesidades con nuevos desarrollos. Del mismo modo contamos un soporte proactivo sobre las soluciones implementadas, con un servicio de monitoreo en tiempo real sobre la gestión de los productos y los servicios entregados, a fin de evitar incidentes y/o tratar los mismos de la forma mas eficiente. En APG Consulting nos distinguimos por nuestra atención personalizada, por nuestra vocación de servicio, y por el respaldo a nuestros productos.

Muchas gracias por su tiempo. Por cualquier duda o consulta no deje de comunicarse con nosotros a info@apgconsulting.com.ar o llamándonos al (+54 11) 4781-3700