Adquisiciones a través de UNFPA Oficina de Servicio de Adquisiciones Panamá, Mayo del 2012 Marta Cucala Escorihuela

Experiencia en Compras UNFPA es un Agente de Compras de anticonceptivos para el sector público UNFPA cuenta con más de 30 años de experiencia realizando compras de anticonceptivos a nivel mundial. La Oficina de Adquisiciones (PSB) de UNFPA se localiza en Copenhague, Dinamarca. PSB cuenta con el estándar de calidad ISO 9001:2008 desde el 2007. PSB trabaja conjuntamente las compras con las oficinas regionales, subregionales y oficina país En el año 2010, PSB adquirió 123.6 millones de USD, mientras que la demanda de anticonceptivos de LAC totalizó USD 21.5 millones.

Servicios de Adquisiciones de UNFPA Compras centralizadas de relacionadas a la misión de UNFPA Productos anticonceptivos Productos farmacéuticos Equipamiento médico y materiales para la salud reproductiva Kits de Salud Reproductiva Equipos para Censos de Población Hasta la fecha PSB viene realizando compras centralizadas de productos anticonceptivos y otros.

Principios de Adquisiciones de UNFPA Principios rectores de las adquisiciones públicas La mejor relación calidad-precio Equidad, integridad y transparencia Competencia abierta y eficaz Interés del UNFPA Organizaciones del sector público como UNFPA somos los administradores de los fondos públicos, que han sido proporcionados para cumplir propósitos específicos. Una proporción significativa se canaliza a adquisiciones y contratos. Los fondos provienen de diferentes actores, ya sea como contribuyentes, donantes o beneficiarios. Las partes interesadas deben tener la seguridad de que los fondos están siendo utilizados correctamente y en beneficio de los grupos de interés. Estas son las expectativas que forman la base de los principios de contratación pública:

Ventajas que ofrece UNFPA Respecto al Producto: Acceso a productos incluidos en los Acuerdos a Largo Plazo (LTAs) de UNFPA. Respecto al Precio: Dado que UNFPA es el agente de compras del sector público más grande en el mundo, se han negociado los mejores precios de productos anticonceptivos para el sector público. Por ejemplo, costo gruesa condones masculinos (144 unidades) Condón (Ex Work): $3.90 – $4.50 Pruebas de calidad: $0.16 Estimado flete y seguro transporte: 10-20% costo AOS: 5% Costo a la llegada a puerto (CIP): $ 5.40 por gruesa o $0.0375 por unidad Los precios ofrecidos en el catalogo de UNFPA son generalmente menores a los que un cliente puede obtener al realizar una licitación internacional.

Ventajas que ofrece UNFPA Respecto a la Calidad Se garantiza la adquisición de un producto con calidad asegurada: productos pre-calificados por UNFPA/OMS o aprobados por un autoridad regulatoria como FDA, EU, Japon. UNFPA es responsable de la pre-calificación de condones masculinos y DIUs. UNFPA trabaja con OMS para la pre-calificación de anticonceptivos hormonales

Clientes de UNFPA en LAC Brasil (Minsa) Ecuador (Minsa) El Salvador (Minsa y ISSS) Honduras (Minsa, ONGs) México (Secretaria Salud) Panamá (Minsa) Paraguay (Minsa, ONGs) República Dominicana (Minsa) Uruguay (Minsa, Fuerzas Armadas) Venezuela (Minsa) El Caribe (diversos Minsa)

Otros Clientes de UNFPA Regiones de Africa, Asia y Pacífico, Estados Arabes ONGs internacionales y locales PNUD Proyectos Fondo Global Donaciones Banco Mundial

Evolución de compras en la región (en USD) 2004 7,923,898.97 2005 11,869,475.12 2006 10,202,037.04 2007 7,171,168.35 2008 9,050,319.35 2009 7,453,364.86 2010 10,772,843.19 2011 30,226,565.04

Qué métodos anticonceptivos se compraron en la región?

Proyecto AccessRH Mejorar el acceso a insumos reproductivos de calidad a un precio razonable Reducir los tiempos de entrega Ofrecer mejor información para planificación y seguimiento AccessRH fue desarrollado en base a los retos descritos anteriormente con los objetivos de: Mejorar el acceso a insumos reproductivos de calidad a un precio razonable y reducir los tiempos de entrega Ofrecer mejor información para planificación y seguimiento para los gobiernos y organizaciones no gubernamentales (ONGs). Desde la perspectiva de las operaciones, AccessRH es otro nombre para las compras a terceros, aunque parte de sus actividades se dirigen a mejorar el servicio que la oficina de adjudicaciones presta a las oficinas regionales cuando trabajan con los socios locales.

http://www.myaccessrh.org/ Aquí se muestra una imgaen del portal myAccessRH.org inaugurado el pasado 1 Noviembre. El sitio web es gratuito y accesible al publico y básicamente contiene dos secciones: Sección Review Data (conultar datos) que ofrece información sobre planificación y seguimiento de las compras no solo de UNFPA pero también en adjudicaciones de USAID, International Planned Parenthood, y otros. Este es el acceso al RHInterchange. Sección Access Supplies (acceso a insumos) ofrece información sobre los servicios de compra de UNFPA. Aquí se describe el proceso de pedido, se muestra el catalogo de productos y se acceded al formulario Request for Quotation (formulario para la presentación de propuestas).

Progress in 2011 El catalogo contiene una lista de productos disponibles para clientes externos. Otros productos están disponibles por encargo. Esta planeado añadir nuevos productos progresivamente (por ejemplo equipo medico). Esta es la primera vez que UNFPA ha publicado su catalogo y precios de venta al publico en línea y esperamos que esto facilite a las oficinas país el compartir información sobre productos con las agencias o socios ejecutores.

Pasos del Proceso de Compras Seleccionar productos de Catálogo Llenar solicitud de cotización (formato UNFPA) UNFPA prepara Factura Proforma Cliente revisa Factura Proforma Confirmar orden: firmar aceptación y transferir fondos (para UNFPA, no es necesario MOU) Recibir documentos de embarque y pedido Factura final (a solicitud) La factura proforma es vinculante y tiene una validez de 30 dias.

Cómo reducir demoras? Planificar con tiempo (fines de año anterior o inicios del año) la adquisición de productos anticonceptivos e informar de la necesidad tan pronto definan su pedido a UNFPA Completar Solicitud de Cotización con datos completos Informar sobre transferencia de fondos tan pronto se haya efectuado, copiando voucher de transferencia bancaria. Recomendamos sólo seleccionar productos incluidos en Catálogo de Compras de UNFPA: http://www.myaccessrh.org/documents/10157/34344/AccessRH+Catalog.pdf

Responsabilidades CLIENTE Definir los productos, cantidades (mínimas/múltiplos) y entregas/ Plan de Compras Registro sanitario en el país Llenar el Requerimiento de Cotización (RFQ) Transferir fondos por adelantado (o Pledge Guarantee for Health) Recibir embarque y desaduanar Revisar el estado de los productos a la llegada e informar si los productos llegaron en buen estado, o si están dañados o existen faltantes. UNFPA MOU no necesario pero se puede firmar Preparar la Factura Proforma (precios CIP) de acuerdo a LTA con proveedores Hacer seguimiento de entrega Seguro de transporte Facilitar reclamos de calidad, o reclamos al seguro por pérdidas o daños en transporte La factura proforma es vinculante y tiene una validez de 30 dias.

Estudio de Mercado de clientes de UNFPA Asumiendo la continuidad de un precio razonable, los encuestados atribuyen un mayor valor a: Servicio de respuesta Acceso a la información sobre órdenes y seguimiento de pedidos Tiempos de respuesta favorables Coordinación de documentación/requisitos de envío Acceso directo a las especificaciones del producto Precios fijos Productos de calidad asegurada Para ayudar a enfocar sus esfuerzos, el equipo de AccessRH en Copenhague realizo una serie de encuestas con personal de las oficinas regionales, ONGs y compradores de gobiernos, así como gestores de programas en los ministerios de salud, proveedores de asistencia técnica y donantes. Aquí se muestran algunas de las principales conclusiones. Servicio de respuesta Acceso a la información sobre ordenes y seguimiento de pedidos Tiempos de respuesta favorables Coordinación de documentación/requisitos de envió Acceso directo a las especificaciones del producto Precios fijos Productos de calidad cotrolada

Elementos Clave Procesos de orden y pagos simplificados Inventario controlado de insumos de SR clave en los almacenes de los proveedores Portal de internet MyAccessRH.org con información sobre: Ordenes de contraceptivos de 140 países Catálogo de UNFPA con precios de cada producto Política y prácticas de control de calidad Información sobre órdenes de compra Utilizando esta información, AccessRH ha mejorado los servicios tradicionales de UNFPA mediante: -Proceso de orden simplificado: La factura pro-forma es el precio final – sin necesidad de reconciliación posterior (esto debería ahorrar mucho tiempo) Inventario controlado: Empezando con condones masculinos, AccessRH tiene acuerdos para mantener insumos en los almacenes de los proveedores sin coste adicional, de manera que cuando se realiza el pedido, los productos sean enviados inmediatamente (existen planes pata aumentar el inventario, mientras tanto pueden ordenar al fabricante). El portal de internet contiene información sobre: Ordenes sobre envíos y contraceptivos para 140 países Catalogo de UNFPA con precios Política y practicas de control de calidad Información sobre ordenes

Beneficios de la compra consolidada a través de UNFPA Ministerio de Salud de Ecuador Anticonceptivos de calidad garantizada Principios de Efectividad y Transparencia. Acceso a economías de escala. Reducción de costos de adquisición de anticonceptivos, desde 40.55% (implantes) hasta 84.53% (DIUs) El costo de adquisición de anticonceptivos para un año en el mercado local, equivale al costo de cubrir la demanda de insumos anticonceptivos por un período de 2.4 años, a través de la compra consolidada con UNFPA Reducción en costos de adquisición permite la reducción del déficit presupuestario. El ahorro permite brindar coberturas adicionales para las usuarias finales La factura proforma es vinculante y tiene una validez de 30 dias.

Ministerio de Salud de Ecuador (2007) Datos de referencia Ministerio de Salud de Ecuador (2007) Montos reflejados en USD

Beneficios de la compra consolidada a través de UNFPA El Salvador   Firman convenio para compra de anticonceptivos: El Ministerio de Salud y el Instituto Salvadoreño del Seguro Social (ISSS) firmaron hoy un convenio de cooperación para la utilización de los servicios del Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA). El acuerdo permitirá inicialmente la compra conjunta de anticonceptivos y productos relacionados. El objetivo es permitir mayor acceso, continuidad y oportunidad para los servicios de planificación familiar. El ISSS espera ahorrar casi medio millón de dólares con la compra, mientras que el Ministerio, cerca de tres millones. La compra conjunta es para 2008 e incluye anticonceptivos orales, inyectables, dispositivo intrauterino (DIU) y preservativo. La factura proforma es vinculante y tiene una validez de 30 dias. Noticia en La Prensa Gráfica, San Salvador 18-9-2007

Datos de referencia El Salvador

¡Gracias! Panamá, Mayo del 2012 Monica Lay Marta Cucala lay@unfpa.org Oficina de Servicio de Adquisiciones Panamá, Mayo del 2012 Monica Lay lay@unfpa.org +45 3546 7071 Marta Cucala cucala@unfpa.org +45 3546 7079