Sistema de Atención al Ciudadano Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Requerimientos vía Web. Parte 1 Octubre 2 de 2013

Una historia sobre el SAC INICIO

Te tocar ir personalmente. ¡A viajar se dijo ! ¿Cómo puedo solicitar un certificado salarial en la Secretaría de Cesar?

Pero no tengo tiempo y dinero para viajar. Noooo… Pero no tengo tiempo y dinero para viajar. Pues la verdad es la única forma que existe.

ANÁLISIS GASTOS VIAJE Total: 390.000 Traslado terrestre ida y regreso Tiquetes: S180.000 Alimentación $ 60.000 Tiempo: tres días de permiso no remunerado ($120,000) Otros: 30.000 Total: 390.000

ANÁLISIS GASTOS VIAJE Total: 400.000 2. Traslado aéreo ida y regreso Tiquetes: $300.000 Alimentación $ 20.000 Tiempo: Un día de permiso no remunerado ($40.000) Otros: 40.000 Total: 400.000

Definitivamente no podré viajar. Tendré que esperar para solicitar el crédito y comprar mi carro

¿ Qué puedo hacer para que los ciudadanos radiquen sus PQR vía Web? G Líder SAC

Tengo un dilema los ciudadanos casi no radican vía Web ¿Qué podemos hacer? Líder SAC Gerente de Modernización

Hagamos una reunión del área y realizamos una lluvia de ideas ¿Por donde iniciamos? Gerente de Modernización Líder SAC

SAC - MEN SAC - WEB Estrategias Estrategias Líder SAC Líder SAC Capacitemos a los docentes de las Instituciones educativas Estrategias Hagamos volantes Estrategias Líder SAC Pautemos en radio y en televisión... En el canal regional Coloquemos un video en la página de la Secretaría Se puede colocar requerimientos vía Web ? Líder SAC Dependencia de atención al ciudadano

Creemos un plan de divulgación básico Y ahora que hacemos? Líder SAC Gerente de Modernización

Identifiquemos grupos para trabajar Y por donde empezamos? Identifiquemos grupos para trabajar Líder SAC Gerente de Modernización

IDENTIFICANDO GRUPOS

¿Qué orden vamos a tomar ? Tenemos que hacer un análisis, para identificar el orden del grupo, ventajas y desventajas ¿Qué orden vamos a tomar ? Gerente de Modernización Líder SAC

Gerente de Modernización Líder SAC

Opción 1: 6. Ciudadanía en general 5. Entidades Privadas 1. Secretaría de Educación Opción 1: 5. Entidades Privadas 2. Instituciones Educativas 4. Entidades Territoriales 6. Ciudadanía en general 3. Comunidad Educativa Gerente de Modernización y líder SAC

Iniciando desde Ciudadanía en general hasta Secretarías de Educación Opción 1: Estrategias: Iniciando desde Ciudadanía en general hasta Secretarías de Educación Debemos buscar la mejor forma para que todos los ciudadanos del departamento se enteren rápidamente que pueden hacer requerimientos en la Secretaría vía Web Gerente de Modernización y líder SAC

Estrategias: Campañas de radio. Pautemos en el canal regional. Opción 1 Estrategias: Campañas de radio. Pautemos en el canal regional. Hagamos Volantes. Coloquemos videos en las páginas de la Alcaldía y la Gobernación. Gerente de Modernización y líder SAC

Ventajas: Opción 1 Llegamos a muchas personas usando medios masivos de comunicación Llegamos a todos los lugares del departamento. Aumentamos el número de requerimientos vía Web Gerente de Modernización y líder SAC

Ventajas: Opción 1 4. Al trabajar enfocados al grupo 6 (Ciudadanía en general) trabajamos todos con todos los grupos al mismo tiempo. 5. Este orden nos ahorra trabajo y tiempo Gerente de Modernización y líder SAC

Desventajas: Opción 1 Puede que el nivel de radicación vía Web se desborde y no podamos dar un buen servicio. 2. No hay control del proceso. Gerente de Modernización y líder SAC

La opción 1 tiene muchas ventajas y nos ahorra mucho tiempo Si pero tiene un gran riesgo, lo que nos implicaría muchas perdidas Gerente de Modernización Líder SAC

* Las personas perderían la confianza en el servicio Web y no volverían a radicar vía. * Se dañaría la imagen del servicio de la Secretaría *Perderíamos el trabajo realizado Perdidas !! ¿ Qué perdidas? Gerente de Modernización Líder SAC

Analicemos la opción 2 Si….. vamos Gerente de Modernización Líder SAC

Opción 2: 1. Secretaría de Educación 2. Instituciones Educativas 5. Entidades Privadas 2. Instituciones Educativas 4. Entidades Territoriales 6. Ciudadanía en general 3. Comunidad Educativa Gerente de Modernización y líder SAC

Iniciando desde Secretarías de Educación hasta Ciudadanía en general Opción 2: Estrategias: Iniciando desde Secretarías de Educación hasta Ciudadanía en general Opción 2 Para cada grupo debemos generar una estrategia de acuerdo a las características y tamaño de cada grupo Gerente de Modernización y líder SAC

Opción 2 Estrategias: Capacitemos a los funcionarios de la Secretaría, a directores y administrativos de las Instituciones Educativas. Hagamos carteleras para las Instituciones educativas. Gerente de Modernización y líder SAC

Opción 2 Estrategias: 3. Hagamos una circular informativa emitida por el Secretari@ de Educación. 4. En el encuentro de rectores hagamos una actividad para que ellos la repliquen a sus docentes Gerente de Modernización y líder SAC

Opción 2 Estrategias: 5. Enviemos un comunicado a las entidades territoriales y privadas. 6. Aquí ya podemos utilizar las estrategias de la opción 1. Gerente de Modernización y líder SAC

Ventajas: Tenemos en cuenta las características del grupo Opción 2 Tenemos en cuenta las características del grupo Tenemos en cuenta el tamaño del grupo. Las estrategias van de acuerdo al punto 1 y 2 Para cada grupo debemos generar una estrategia de acuerdo a las características y tamaño de cada grupo Gerente de Modernización y líder SAC

Ventajas: 4. No se desborda el servicio. Opción 2 4. No se desborda el servicio. 5. Podemos generar estrategias por cada grupo, ver el impacto en el servicio, normalizar el servicio y ver oportunidades de mejora, y luego continuar con el siguiente grupo, es gradual. Gerente de Modernización y líder SAC

Ventajas: Desventaja: 6. Garantiza los resultados. Opción 2 6. Garantiza los resultados. Se puede tener mayor control del proceso. Permite identificar oportunidades de mejora. Para cada grupo debemos generar una estrategia de acuerdo a las características y tamaño de cada grupo Gerente de Modernización y líder SAC

Desventajas: Requiere de mucho tiempo. Opción 2 Requiere de mucho tiempo. Se debe hacer seguimiento continuo. Para cada grupo debemos generar una estrategia de acuerdo a las características y tamaño de cada grupo Gerente de Modernización y líder SAC

Si pero… tiene pocas desventajas y muchas ventajas.. Adicional muchas ganancias La opción 2 no me gusta conlleva mucho tiempo Gerente de Modernización. Líder SAC

Ganancias !! ¿Qué Ganancias? * Las personas tendrían mayor confianza en el servicio al radicar vía Web. *Aunque lleva mucho tiempo y trabajo, garantiza los resultados. * Nuestro indicador de radicación vía Web aumentaría gradualmente y se mantendría Ganancias !! ¿Qué Ganancias? Gerente de Modernización. Líder SAC

TRABAJAREMOS CON LA OPCIÓN 2 Iniciando desde Secretarías de Educación hasta Ciudadanía en general . Líder SAC Gerente de Modernización.

Hay que realizar algo en el sistema ?? yo hablo con el administrador y trabajamos en el sistema Hay que realizar algo en el sistema ?? Gerente de Modernización. Líder SAC

Recuerdas la actividad que estamos realizando para aumentar los PQR radicados vía Web? Si claro, para eso fue la última reunión de área que tuvimos…donde todos dimos ideas Líder SAC Administrador del sistema

Debemos actualizar la información… parametrizando !! Si !! Debemos actualizar la información… parametrizando !! Si… quisiera saber si tenemos que hacer ajustes al sistema?? Administrador del sistema Líder SAC

Y…¿Qué vas a parametrizar ? * Tramites y preguntas frecuentes. * El encabezado e imagen central. * La información de las páginas principales Líder SAC Administrador del sistema

Ayúdame a recoger información por cada dependencia de los tramites y preguntas frecuentes En qué te puedo ayudar? Líder SAC Administrador del sistema

Ok… me voy a trabajar con todas las dependencias Yo voy a actualizar las imágenes e información de las páginas principales Ok… me voy a trabajar con todas las dependencias Líder SAC Administrador del sistema

Imagen de encabezado Imagen central Titulo_Texto 1, 2 3 y 4 Body_Texto 1, 2, 3 ,4 y 9 Administrador del sistema

INSPECCIÓN Y VIGILANCIA Por favor cada dependencia debe enviar por correo electrónico, las preguntas frecuentes y tramites con sus respectivos formatos para actualizar nuestro SAC INSPECCIÓN Y VIGILANCIA RR- HH DESPACHO FINANCIERA CALIDAD EDUCATIVA FONDO PRESTACIONAL NOMINA Líder SAC

Ok… ya mismo voy a parametrizar y actualizar el sistema Ya te envié un correo con todos los tramites por dependencia y las preguntas frecuentes de cada una Ok… ya mismo voy a parametrizar y actualizar el sistema Líder SAC Administrador del sistema

Tramites Preguntas frecuentes Administrador del sistema

RESULTADO Tramites ( Actualizados) Preguntas frecuentes (Actualizadas) Páginas principales (actualizadas) TAREA FINALIZADA ESTAMOS LISTOS !! Líder SAC Administrador del sistema

Secretario necesitamos su apoyo Queremos brindar un mejor servicio Vamos a hacer un plan de divulgación dirigido a que las personas se enteren que pueden radicar vía Web Pueden contar con todo lo que necesiten…Ustedes saben que estamos enfocados en trabajar para toda la comunidad !! Secretario necesitamos su apoyo Queremos brindar un mejor servicio Secretario de Educación Gerente de Modernización, Líder y Administrador SAC

¿ Cómo estará el indicador de requerimientos radicados vía Web a nivel nacional ? Líder funcional SAC

Desde enero ha aumentado en 2.462, sin embargo el % es bajo SAC Líder funcional SAC

La historia queda inconclusa… debo esperar la siguiente parte …. Una historia sobre el SAC FIN

GRACIAS POR SU ATENCIÓN !! Invitamos a todas las Secretarías de Educación a generar estrategias para aumentar los requerimientos radicados vía Web PMSE SAC GRACIAS POR SU ATENCIÓN !! Creado por: Andrea Rojas