MISIÓN Desarrollar para nuestros clientes soluciones de comunicación y gestión administrativa que permitan crear entornos de trabajo en equipo que ofrezcan un alto nivel de eficiencia, calidad y un excelente control de procesos.

VISIÓN Asegurar que TELECSA sea considerada por sus clientes como un socio estratégico para el diseño, desarrollo y la optimización de los procesos de comunicación, información y gestión de sus empresas.

Línea del Tiempo 1996 – Iniciando nuestras primeras actividades con ventas de equipos telefónicos 1998 – Lanzamiento del primer producto Inforeg® - CTI 1999 – El inicio de SHOT – “on line–real time” 2001 – Introducción del SHOT® al mercado 2002 – Ampliación de Inforeg® - Call Center, agenda, despacho, entre otros. 2002 - Segunda versión de SHOT® a Hotel Laguna seca – Operación en Cajamarca y Contabilidad en Lima. 2003 – Conseguimos el contrato con Hoteles Inkaterra. Desarrollando SHOT® v2.0 “MutiHotel” y funciones adicionales. 2004 – El ingreso de Inforeg® a Bancos, empresas de telemarketing y empresas de seguridad. 2004, 2005 – Introducción a Inforeg® nuevos módulos para bancos. Call center para tarjetas de crédito, desarrollo de Central de Reservas vía Web. 2007 – ingreso de Inforeg® a nuevos clientes y nuevos proyectos de desarrollo.

SOLUCIONES Hoteles: CRM:

HOTELES

Casos de Éxitos

Funcionalidad El sistema SHOT hotelero ha sido diseñado para cumplir con las funciones administrativas propias de un Hotel, cumpliendo con dos principales objetivos: 1. Ofrecer una moderna operatividad a las diversas áreas minimizando la carga de registros para el personal. 2. Ofrecer a la gerencia de la empresa una buena visión de la situación, de la ocupación, los eventos, existencias, consumos y procesos. SHOT integra las áreas y permite una fácil gestión del hotel, desde la creación de reservas y el requerimiento de insumos, hasta culminar el proceso con los asientos contables, de manera automática.

Módulos BACK OFFICE Almacén y Logística Requerimientos Aprobación de O/C y Requerimientos FRONT OFFICE Front Desk Puntos de Venta HouseKeeping

Módulos ADMINISTRACIÓN Seguridad y Accesos por Usuario Tablas Maestras Herramientas CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Reportes Estadísticos y Gerenciales Caja y Banco Interfaz Contable

BACK OFFICE

Almacén Central y Logística Estructura de los productos organizado por Categoría, Grupo, Familia y Subfamilia. Permite realizar transferencias entre subalmacenes, notas de almacén (entrada/salida), registrar documentos de compra (facturas, boletas, etc.), registrar documentos por servicios u obligaciones y guías de remisión. Creación de proyectos registrando su presupuesto para luego hacer el seguimiento a lo realmente invertido en su realización. Reportes para controlar el nivel de los stocks máximos y mínimos.

DOC. COMPRA Y O/C

LISTADO DE REQUERIMIENTOS Cada área del hotel puede realizar requerimientos de los productos que necesite, se encuentren o no ubicadas en la misma localidad. Aprobar los requerimientos antes de atenderlos. Generar la transferencias a subalmacenes de la misma localidad o las guías de remisión a otras localidades en base a los requerimientos aprobados. Reportes de los requerimientos atendidos o por atender ya sea en la misma localidad o entre diferentes localidades.

ASIGNACION DE PROVEEDORES Realizar las Preordenes de compra a partir de los requerimientos de las diferentes áreas del hotel o de los requerimientos de otras localidades. Visualizar de una manera sencilla los stocks actuales en cada subalmacén donde se encuentre un ítem requerido. Mantener un enlace entre los ítems a comprar con los proveedores para facilitar próximas compras. Permitir generar las O/C en base a las preordenes generadas desde esta ventana.

INVENTARIO Realizar los inventarios en base a la estructura del árbol de productos: Todos los ítems, por categoría, por grupo, por familia y por subfamilia. Ajustar los inventarios en base al stock real físico en comparación con el stock del sistema, indicando un motivo. Obtener reportes valorizados indicando cantidad y valor por ingresos, salidas, consumo por uso y ventas. Generación de registros por ajuste directamente en el kardex de cada subalmacen.

RELACION DE ACTIVOS FIJOS Defina sus activos compuestos como computadoras, maquinarias, etc. Conocer la depreciación de sus activos en un determinado momento. Definir los porcentajes de depreciación a nivel de subfamilias. Obtener reportes como el Maestro de Activos, documentos de compra por activos, ubicación de los activos y otros. Toma de inventario de los activos fijos de la empresa.

FRONT OFFICE

MANTENIMIENTO DE RESERVAS Registro rápido y fácil de las reservas al poder configurarse el ingreso por defecto de los datos en base a la cantidad de pasajeros o el número de días de la reserva. Definir paquetes que incluyan alojamiento y otros servicios como almuerzos, cenas o alguna otra actividad que brinde el hotel. Definir los datos de los huéspedes que llegaran desde la reserva, simplificando el trabajo al personal de recepción en el hotel. Registro de múltiples observaciones para mantener datos particulares referidos a cada reserva.

Front Desk Asignación de las reservas a una o más habitaciones Check In y Check Out, cambios de habitación de los huéspedes. Mantener un Pérfil por cada huésped para mejorar la atención que se le pueda brindar. Generación automática de las comandas por consumo de la habitación. Generación automática de los consumos por cargo de llamadas telefónicas. Reportes: Rooming List, Ocupación Diaria, Huéspedes por Nacionalidad y otros.

LISTADO DE RESERVAS Muestra el Listado de reservas del hotel. Sin necesidad de la central de reservas, poder generar nuevas reservas y modificar las existentes. Búsqueda de reservas basándose en el Nº de la reserva, grupo, cliente o responsable. Reportes: Arribos, Forecast, Listados, Facturación de reservas y otros.

DISPONIBILIDAD DE HABITACIONES Reportes de Disponibilidad Detallado (indicando datos de la reserva) y resumido (vista gráfica del estado de las habitaciones). Visualizar la disponibilidad de cada mes en un año determinado. Filtro por tipo ambiente en caso el hotel cuente con ambientes de tipo auditorio y tipo alojamiento (habitaciones). Impresión del reporte en el formato resumido.

CIERRE DE AUDITOR El cierre diario compila y totaliza toda la información del día. Reporte en Listado o Comparativo de los conceptos de cierre para el análisis.

CUENTAS CONSUMOS Permite sacar el estado de cuenta por cada habitación o huésped. Permite realizar transferencias de cuentas de un huésped a otro, o de una habitación a otra. Permite realizar el cierre de cuenta de cada habitación antes de darle Check Out a los huéspedes. Lista de documentos generados en el cierre de cuenta. Permite realizar las cobranzas de cada documento generado.

Housekeeping Definir sus propios estados de HouseKeeping. Conocer el estado de las habitaciones del hotel. Agrupar las habitaciones por bloques o pisos. Configuración de las imágenes a mostrarse en el reporte gráfico. Bloqueo de habitaciones ya sea por día o en un rango de fechas. Cierres diarios al finalizar el trabajo del ama de llaves.

Puntos de Venta RELACION DE COMANDAS Definir los puntos de venta del hotel. Registrar las comandas o folios para cada cuenta o ficha de huésped. Generar los documentos de venta (Facturas o Boletas) y realizar sus cobranzas. Búsquedas de los consumos en base a diferentes criterios. Registrar las propinas en cada una de las comandas. Reportes: Emisión de comandas, Ventas por producto, Ventas por Tipo de Servicio.

ADMINISTRACIÓN

MANTENIMIENTO DE USUARIOS Seguridad y Accesos MANTENIMIENTO DE USUARIOS Definir los usuarios del sistema en base al personal registrado en el hotel. Asignar las localidades a las que tendrán acceso un usuario y definir un password. Inactivar un usuario. Reporte del listado de usuarios. Asignar a que opciones del sistema un usuario tendrá acceso. Se permite copiar los accesos de un usuario a otro.

Herramientas CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA POR USUARIO Configurar parámetros de personalización del sistema por usuario. Generar estadísticas de uso de la lista de precios para mostrar los ítems más usados como primeros al momento de hacer una nueva reserva o comanda.

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

Caja y Bancos Definir las cajas y las cuentas bancarias del hotel. Registrar la serie de cada tipo de documento a emitirse (facturas, boletas, N/C, etc.) desde una caja. Permite realizar liquidaciones de caja por cada turno. Permite registrar todas las operaciones de entradas o salidas que se producen tanto en las cajas y cuentas bancarias del hotel. Permite hacer un seguimiento al estado de cada documento emitido.

MOVIMIENTOS DE CUENTAS - CAJA/BANCOS Muestra las vistas resumida o detallada de todos los movimientos de entrada o salida registrados en una caja o cuenta bancaria del hotel. Cierre de caja mensual de las cajas principales del hotel. Pasa los saldos de las cajas o cuentas bancarias al siguiente mes.

TRANSACCIONES DE CAJA/BANCO Definir sus propios tipos de operación para cada una de las transacciones. Seguridad en la generación de transacciones al ingresar un usuario y password del responsable de la transacción. Importación de los extractos bancarios desde formatos en hojas EXCEL. Generación e impresión de vouchers internos por cada operación de caja realizada.

CUENTAS TRANSITORIAS – VENTAS Conciliar las entradas o salidas de caja o cuentas bancarias con los documentos emitidos o los vouchers por tarjeta de crédito. Reporte e impresión de las conciliaciones realizadas. Cambio de estado de los documentos a Cobranza Dudosa o Castigado. Generación de retenciones, diferencias y/o ajustes por redondeo al momento de hacer las conciliaciones.

DOCUMENTOS CONCILIADOS - VENTAS Lista los documentos conciliados para realizar búsquedas o desconciliar documentos. Muestra cada documentos con sus cobranzas o pagos, según sean documentos de ventas o de compras.

SISTEMA HOTELERO SHOT es un producto de TELEC S. A. Copyright ©2007 SISTEMA HOTELERO SHOT es un producto de TELEC S.A. Copyright ©2007. Todos los derechos reservados.