Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero,

 Instalación física de los expedientes de los archivos de trámite de la SCT a partir del Cuadro General de Clasificación Archivística.  Asegurar en los archivos de concentración, la disponibilidad y localización de los documentos y expedientes de los archivos resguardados, evitando la saturación documental provocada por expedientes que han perdido sus valores administrativos, legales y contables.  Valoración del archivo de concentración estableciendo una estructura documental que permita la formación del archivo histórico de la SCT. Objetivos 2

Fase I: Instalación y depuración de los expedientes en las 30 Unidades Administrativas Centrales y en los 31 Centros SCT. Fase II: Valoración de los Archivos de Concentración, tanto en áreas centrales como en los 31 Centros SCT. Fase III: Detección e Instalación de los expedientes con Valores Históricos.. Fases del proyecto 3

Actividades realizadas en el 2008  Se recibió en el mes de agosto el dictamen de procedencia de la validación del Catalogo de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación. Se recibió en el mes de agosto el dictamen de procedencia de la validación del Catalogo de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación.  Se validó, por parte del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico, el formato de inventario de baja documental. Se validó, por parte del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico, el formato de inventario de baja documental.  Se asesoró al personal en la instalación y depuración de expedientes en el Archivo de Trámite, en la captura de expedientes en el SICCA por serie documental y en la identificación de los documentos para realizar las transferencias primarias. Se asesoró al personal en la instalación y depuración de expedientes en el Archivo de Trámite, en la captura de expedientes en el SICCA por serie documental y en la identificación de los documentos para realizar las transferencias primarias. 4

Actividades realizadas en el 2008  En los archivos de concentración se realizó la asesoría para la elaboración del inventario general, inventario de baja documental, identificación de documentación con posible valor histórico y la elaboración de los calendarios de caducidades por serie documental. En los archivos de concentración se realizó la asesoría para la elaboración del inventario general, inventario de baja documental, identificación de documentación con posible valor histórico y la elaboración de los calendarios de caducidades por serie documental.  Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite, concentración, transferencias primarias, baja documental y préstamos de expedientes, así como establecer los criterios específicos para las bajas documentales de papeles de trabajo. Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite, concentración, transferencias primarias, baja documental y préstamos de expedientes, así como establecer los criterios específicos para las bajas documentales de papeles de trabajo. 5

Resultados Generales Archivo de Trámite  Se capacitó alrededor de 1,400 servidores públicos de la SCT en materia de organización e instalación de los expedientes del Archivo de Trámite. Se capacitó alrededor de 1,400 servidores públicos de la SCT en materia de organización e instalación de los expedientes del Archivo de Trámite.  Se llevo a cabo el levantamiento topográfico de 29 Unidades Administrativas Centrales y de los 31 Centros SCT cargando su configuración a la página del IFAI (SICCA). Se llevo a cabo el levantamiento topográfico de 29 Unidades Administrativas Centrales y de los 31 Centros SCT cargando su configuración a la página del IFAI (SICCA).  Se lograron instalar e identificar 518,808 expedientes, por parte de los responsables del Archivo de trámite y personal involucrado. Se lograron instalar e identificar 518,808 expedientes, por parte de los responsables del Archivo de trámite y personal involucrado.  Se capturaron 4,072 expedientes en el SICCA. Se capturaron 4,072 expedientes en el SICCA.  Se prepararon alrededor de 3,600 expedientes para su transferencia primaria al Archivo de Concentración Se prepararon alrededor de 3,600 expedientes para su transferencia primaria al Archivo de Concentración 5

AVANCES EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA COORDINACION GENERAL DE CENTROS SCT UNIDAD TOTAL DE SERIESSERIES CON REGISTROS EXPEDIENTES CAPTURADOS SERIES SIN REGISTRO 3 DE NOV DE ENE DE NOV DE ENE 2009 Coordinación General de Planeación y Centros SCT Dirección General de Evaluación Dirección General de Planeación FUENTE: SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVISTICO

Resultados por Unidad Administrativa Nivel central y en los 31 Centros SCT 1

Unidades Administrativas Centrales visitadas SECRETARIO Coordinador General del Sist. e-México Unidad de Apoyo al Cambio Estructural Subsecretaria de Transporte Subsecretaria de Infraestructura Subsecretaria de Comunicaciones Coordinación General de Planeación y Centros SCT Coordinación General Puertos y Marina Mercante Oficialia Mayor Dirección General de Planeación Dirección General de Evaluación Dirección General de Carreteras Federales Dirección General de Conservación de Carreteras Dirección General de Servicios Técnicos Dirección General de Desarrollo Carretero Dirección General de Aeronáutica Civil Dirección General de Autotransporte Federal Dirección General de Transporte Ferroviario y Multimodal Dirección General de Protección y Medicina Preventiva en el Transporte Dirección General de Políticas de Telecomunicaciones Red Privada del Gobierno Federal Dirección General de Puertos Dirección General de Marina Mercante Dirección General de Fomento y Administración Portuaria Dirección General de Programación, Organización y Presupuestos Dirección General de Recursos Humanos Dirección General de Recursos Materiales Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Dirección General de Asuntos Jurídicos Dirección General de Comunicación Social Acciones 2009

7.- COORDINACIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y CENTROS SCT ÁREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Subdirección de Administración7Capacitación1 Acta de entrega y recepción1 Subdirección de Enlace2Expedientes de Personal2 Servicio profesional de carrera1 AutorizacionesdeObraPúblicay Adquisiciones1Servicio Social1 Servicio social1 CoordinacióndeProyectosespecialesy Seguimiento de Gestión1Control Vehicular1 Autorización a los diferentes centros en materia de adquisiciones y obra 1 Operación Logística1 Resoluciónderecursos administrativos49 Capacitación1 Oficialía de Partes1Giras1 Control de presupuesto1 Cuenta pública1 Cuentas por liquidar1 Expediente de personal1 Giras1 Incidencias de personal1 Informe de gestión1 Inventarios1 Adquisiciones1 Mantenimiento1 Protección civil1 Mantenimiento del equipo de cómputo1 Nómina de pago de personal1 Prestaciones de personal2 Seguimiento de atención ciudadana1 TOTAL13TOTAL55TOTAL21 Es importante señalar que de 29 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 6 series documentales. PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS COORDINACIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y CENTROS SCT

26.- DIRECCIÓN GENERAL DE EVALUACIÓN ÁREAS # DE PERSONAS ASESORADAS SERIES DOCUMENTALES # EXPEDIENTES EN SICCA SERIE PREPARADA PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA # EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Oficina de Control Vehicular1 Adquisiciones3 Evaluaciones a los 31 Centros SCT 1 Técnico2 Capacitación1 Acta de entrega-recepción 1 Oficina de Archivo Fijo1 Control de cuentas3 Prestaciones de personal 1 Subdirección Administrativa5 Control de presupuesto1 Nómina de la primera quincena de enero 1 Dirección de Evaluación Centros SCT7 Control vehicular2 Capacitación 1 Cuenta pública1 Incidencias de personal 1 Cuentas por liquidar1 Expediente de personal 1 Curriculum vitae de los directores de la SCT 1 Evaluaciones de los 31 centros SCT 4 Expediente de personal2 Informe de avance del programa de trabajo del sector 10 Inventarios6 Nómina de pago de personal1 Protección civil1 Mantenimiento del equipo de cómputo 2 TOTAL16TOTAL39TOTAL7 Es importante señalar que de 27 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 15 series documentales. PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN EL SICCA ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS DIRECCIÓN GENERAL DE EVALUACIÓN

25.- DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN

Acciones a desarrollar para el

1  Continuar con la captura en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) los expedientes que no han cumplido su tiempo precautorio en tramite. Continuar con la captura en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) los expedientes que no han cumplido su tiempo precautorio en tramite.  Aumentar el número de claves de acceso al SICCA para nuevos usuarios. Aumentar el número de claves de acceso al SICCA para nuevos usuarios.  Realizar las transferencias primarias de los expedientes que han cumplido sus tiempos precautorios en el archivo de trámite hacia el archivo de concentración. Realizar las transferencias primarias de los expedientes que han cumplido sus tiempos precautorios en el archivo de trámite hacia el archivo de concentración.  Identificar y separar los papeles de trabajo en paquetes de 40 centímetros para su proceso de donación al CONALITEG. Identificar y separar los papeles de trabajo en paquetes de 40 centímetros para su proceso de donación al CONALITEG.

…Acciones a desarrollar para el  Se llevarán a cabo visitas de seguimiento por parte de la Coordinación de Archivos para evaluar el avance en la organización de los archivos. Se llevarán a cabo visitas de seguimiento por parte de la Coordinación de Archivos para evaluar el avance en la organización de los archivos.  Solicitud de adecuaciones al Catalogo de Disposición Documental durante la primera semana de febrero. Solicitud de adecuaciones al Catalogo de Disposición Documental durante la primera semana de febrero.  Durante el mes de marzo se realizará la evaluación de avances en la captura de expedientes en el SICCA, mismos que se presentarán al Comité de Información de la SCT. Durante el mes de marzo se realizará la evaluación de avances en la captura de expedientes en el SICCA, mismos que se presentarán al Comité de Información de la SCT.

…Acciones a desarrollar para el  A partir del mes de febrero se realizarán visitas con los asesores del Instituto de Estudios Históricos para la detección de la documentación histórica de la SCT. A partir del mes de febrero se realizarán visitas con los asesores del Instituto de Estudios Históricos para la detección de la documentación histórica de la SCT.  Elaboración de los Instrumentos de Control y Consulta documentales con características históricas. Elaboración de los Instrumentos de Control y Consulta documentales con características históricas.  Capacitación al personal de la SCT en materia de restauración y conservación de archivos. Capacitación al personal de la SCT en materia de restauración y conservación de archivos.