- Murcia, 17 de diciembre de 2014 RECOGIDA, RECEPCIÓN, MANIPULACIÓN, ALMACENAMIENTO Y ELIMINACIÓN DE MUESTRAS. - Murcia, 17 de diciembre de 2014 Miembros del grupo de trabajo: Francisco Asensio Vidal Juan Antonio Carvajal Carrasco Ana Belén González Guijarro José Antonio Sánchez Saorín María del Mar Santiago Marín

Antecedentes y justificación Desarrollo del trabajo Índice de contenidos Antecedentes y justificación Desarrollo del trabajo Conclusiones, consecuencias e implicaciones del trabajo Autoevaluación

1. Antecedentes y justificación La Universidad es un centro amplio y multidisciplinar. Técnicos de Laboratorio con tareas muy diferentes o que no tienen nada que ver entre sí. Conexiones entre Servicios y Departamentos: colaboraciones, investigaciones conjuntas, etc. Interrelacionados. No hay una metodología común. Creación de una forma única de nombrar y registrar dichas muestras ó ensayos. Buenas Prácticas Laboratorio (BPL)

1. Antecedentes y justificación Por eso, consideramos imprescindible un protocolo normalizado de envío y recepción de muestras. Al menos por Departamento, Servicio ó Unidad, que nos garantice su trazabilidad para en cualquier momento tenerla localizada, ó saber cuál ha sido su destino: Enviada Eliminada

1. Antecedentes y justificación Las áreas de trabajo bajo normas de BPL son: •Organización y responsabilidad del personal. • Programa de garantía de calidad. • Instalaciones. • Aparatos, materiales y reactivos. • Sistemas experimentales. • Productos de ensayo y de referencia. • Procedimientos normalizados de trabajo (PNT)

2. Desarrollo del trabajo OBJETIVO: Registro de muestras único en la Universidad en Departamentos y/o Servicios. Principalmente laboratorios Atendiendo al siguiente protocolo con las muestras: 2.1 Recogida ó llegada 2.2 Tipos de muestras 2.3 Recepción 2.4 Tratamiento 2.5 Envío de Resultados 2.6 Instrumentación 2.7 Eliminación ó almacenaje

2. Desarrollo del trabajo 2.1 Recogida ó llegada La recogida de muestras debe ser siguiendo las BPL. Las muestras pueden ser internas, creadas por el propio Departamento, ó externas, que pueden llegar de otros Organismos. 2.2 Tipo Muestras Biológicas Muestras Inertes

2. Desarrollo del trabajo 2.3 Recepción Etiquetado Registro

2. Desarrollo del trabajo Etiquetado: 9 Modelo de etiquetas

Registro: 2. Desarrollo del trabajo Anotación en libro de registro ó web (programa de gestión, ejemplo: G-SAI): -1- Fecha -2- Origen -3- Breve descripción (p.e. sangre coagulada) -4- Investigador principal -5- Tratamiento ó tratamientos y tipo de ensayo -6- Persona/s a las que se les deben enviar los resultados -7- Vida media de conservación o tratamiento especial -8- Lugar dónde se guarda la muestra entre procesos -9- Anotación extra que haya que hacer; urgente, tóxica, etc. -10- Fecha de eliminación, para tener constancia de que ya no queda muestra.

2. Desarrollo del trabajo 2.4.Tratamiento: - Técnicas diferentes según la naturaleza de la muestra y los requisitos del estudio/ensayo a realizar. Se hace difícil desarrollar en este punto la gran variedad de procedimientos y técnicas empleados por diferentes miembros de este grupo. 2.5 Envío de resultados: -Interior -Exterior 2.6 Instrumentación Equipamiento instrumental vinculado a los Servicios de Investigación que precisa de personal cualificado para su manejo y mantenimiento.

2. Desarrollo del trabajo 2.7 Almacenaje ó Eliminación de las muestras: 2.7.1 Almacenaje o conservación - En frigorífico +4 - +6ºC - Congelación -20ºC - Ultracongelación -80ºC ó Nitrógeno líquido - Temperatura ambiente - Humedad - Al vacío - En incubación 2.7.2 Eliminación Dependiendo del tratamiento que se le haya realizado y siguiendo los parámetros marcados por el Servicio de Residuos de la UMU. Se eliminan por Biológicos Químicos Citológicos, etc

3. Conclusiones, consecuencias e implicaciones del trabajo Un sistema único de recepción de muestras, conocido por todo el personal del laboratorio, ayuda a que éstas no sólo no se pierdan sino que se conserven en condiciones óptimas para trabajar con ellas. Un sistema de etiquetado único ayudaría a que las muestras estuviesen en todo momento controladas, y ahorraría tiempo a la hora del almacenaje y devolución de resultados.

3. Conclusiones, consecuencias e implicaciones del trabajo Todo el personal debe conocer la nomenclatura de las etiquetas y como cumplimentarlas. Es importante también que toda persona susceptible de recibir muestras sepa rellenar el libro de registro ó en su defecto página web.

4. Autoevaluación Jose Antonio Sánchez Saorín: Considero más que justificado tratar de afrontar esta metodología diseñada por el grupo. Entre sus numerosas ventajas, haría especial mención a la facilidad que esto reportaría cuando se producen, por ejemplo, sustituciones o nuevas incorporaciones de personal, pues sin necesidad de conocer el manejo que de las muestras hayan hecho otras personas, rápidamente sería capaz de localizarlas y tener la información que el usuario precisa. Ana Belén González Guijarro: Me parece muy útil tener un único sistema para recibir todo tipo de muestras, debido a que en un Departamento no sólo trabajan profesores y personal de laboratorio, también pasan alumnos internos, becarios, etc., los cuáles también manipulan muestras, y les hacen diferentes tratamientos, ésto hace que a la hora de localizar una muestra sea complicado saber quién la almacenó, dónde y cómo.

4. Autoevaluación Las mejoras que se conseguirían con éste tipo de Registro y Etiquetado serían: Todas las muestras con fecha de llegada y precedencia. Acceso fácil a los tipos de pruebas realizadas. Encontrar y revisar resultados de un ensayo de forma rápida. Crea rutina de trabajo que ayuda tanto a técnicos de laboratorio como al resto de personal a evitar errores ó duplicidad en los trabajos. Optimización del espacio ya que muchas muestras se almacenan porque se desconoce su procedencia ó la persona encargada de las mismas ya no está en el laboratorio. Evidentemente éste trabajo debe adaptarse a las peculiaridades de cada Laboratorio.