¿Cómo asegurar la integridad de los documentos electrónicos de archivo, su conservación a largo plazo y su valor probatorio? EverSuite Compliance conforme ISO XVIII Jornadas de Archivos Universitarios Cádiz 23, 24 y 25 de Mayo del 2012

2 © EVER TEAM SA – Ever Team ¿Quiénes somos? 400 Empleados Mas de 20 Países y 7 subsidiarias, mas de 1600 Clientes Reconocidos por los principales analistas de Mercado Expertos en Gestión Documental, desde 1990 Expertos en Gestión Documental, desde 1990 Líder Europeo Soluciones Integradas ECM 19% Crecimiento 2011

3 © EVER TEAM SA – Breve historia era solución de gestión de información documental era Solución cliente servidor er Portal de Internet era J2EE SOA ECM Suite era Suite Gestión de información Patrimonial, Archivo, bibliotecas, museos era ECM Suite especifica para negocios er Fabricante software europeo en el ECM Magic Quadrant era ECM Suite basada en Microsoft SharePoint era solución de archivos electrónicos en línea con estándares int. ES Compliance ISO Compatibilidad especificación CMIS 2010

4 © EVER TEAM SA – Comités  Ever Team es miembro y contribuyente activo de:  CTN 50/SC1: Gestión de documentos y aplicaciones  UNE-ISO (1)  UNE-ISO  Grupo de trabajo MoReq  MoReq, MoReq 2, MoReq 2010  Comité ISO/TC 171  ISO , Archivo Electrónico con valor probatorio  AFNOR/CN 171: Archivo y gestión documentos electrónicos  NF Z42 013

5 © EVER TEAM SA – Título Preliminar Ámbito de Aplicación y Principios Generales Título 1º Derecho de los ciudadanos Título 2º Sede electrónica Título 3º Gestión electrónica Título 4º Interoperabilidad Título Preliminar Ámbito de Aplicación y Principios Generales Título 1º Derecho de los ciudadanos Título 2º Sede electrónica Título 3º Gestión electrónica Título 4º Interoperabilidad Marco legislativo: Ley 11/2007

6 © EVER TEAM SA – Marco legislativo: Ley 11/2007 Marco legislativo: Ley 11/2007, ……La evolución hacia la Administración electrónica no puede llevarse a cabo sin un planteamiento a fondo sobre la gestión de los documentos electrónicos que permita superar las ineficiencias de los tradicionales sistemas basados en el papel. Dentro del conjunto de Normas Técnicas de Interoperabilidad, las normas relativas al documento electrónico, al expediente electrónico, a la digitalización de documentos en soporte papel, a los procedimientos de copiado auténtico y conversión y a la política de gestión de documentos electrónicos responden a lo previsto en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero. Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos (citas) Ámbito de Aplicación Gestión de documentos en entornos híbridos Contenido y contexto Estándares y buenas prácticas nacionales e internacionales Programa de tratamiento de documentos electrónicos Autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad; permitiendo la protección, recuperación y conservación física y lógica de los documentos y su contexto. Responsabilidades en cuanto a su custodia. Destrucción o eliminación de los documentos Asignación de metadatos Supervisión y auditoría

7 © EVER TEAM SA – Ciclo de vida del documento Los objetivos de los sistemas de gestión y archivo de documentos electrónicos son entre otros: – Crear e intercambiar documentos íntegros y auténticos por sus valores primarios: interés, utilidad y valor de prueba para la organización que los produce y recibe. – Conservar documentos íntegros y seguros conteniendo la capacidad informativa para personas no vinculadas a los productores o receptores y garantizando a los ciudadanos el derecho a su conservación segura en el tiempo. Gestión y conservación de los documentos

© EVER TEAM SA – Conceptos vinculados con la Firma digital: Autenticidad, no repudio, validez legal, cifrado, certificados, validación de certificados. Firma longeva: Validación completa de los certificados y estado de firma digital y sello de tiempo. Formatos Xades-A, Cades-A, PDF/A, estándar ISO , ISO La firma no garantiza -Cadena de Seguridad -Confidencialidad -Trazabilidad -Valoración y retención -Conservación -Preservación ante catástrofes -Gestión de metadatos -Integridad de metadatos y documentos -Gestión del ciclo de vida del documento -Reversibilidad -Autonomía de Aplicaciones y bases de datos -Taxonomías automáticas, búsquedas avanzadas, etc. Es necesario un sistema de gestión de documentos electrónicos Firma digital y Caja fuerte digital

© EVER TEAM SA – Un sistema Compliance para la gestión de records con valor probatorio es aquel que trabaja conforme a una ley, una norma, un reglamento o un estándar. EverSuite Compliance, garantiza: Perennidad de los metadatos y del documento Integridad de los metadatos y del documento Trazabilidad. Seguridad del sistema. Confidencialidad. Independencia de las aplicaciones informáticas que crearon los documentos. Gestión del ciclo de vida Valoración de los documentos en el tiempo Descripción de metadatos y clasificación de tipologías de expedientes Prevención ante incursiones. Conservación a largo plazo Preservación ante catástrofes Intermediación ISO : Gestión de documentos electrónicos - Definición y operación de un sistema de información para la preservación electrónica de documentos - EverSuite Compliance / Conformidad ISO

© EVER TEAM SA – EverSuite Compliance / Conformidad ISO Caso Practico Agenda Definición inicial Captura, Procesado y Carga Toma en Custodia Validación Firmas Electrónicas Ubicación en Caja Fuerte Electrónica Trazabilidad Plan de Clasificación Consultas Alerta y Prevención de Incursiones Eliminaciones

¡Gracias por su atención! Carmen Conty Directora General Ever Team Spain Ever Team, líder Europeo de Soluciones integradas ECM