Función secretarial Conducción verbal

Presencia Es evidente que el comportamiento de la secretaria es importante desde el momento en que siendo ella la primera persona con la que se entra en contacto, es también quien da la primera imagen de la empresa. Por tanto, hay ciertas cualidades que son fundamentales tanto para la secretaria de una multinacional como para la de una empresa pequeña. Otras características, sin embargo, son distintas según se trate de un caso u otro. La secretaria se convierte frecuentemente en la tarjeta de visita de la empresa en la que trabaja y refleja sus propias características. Sus dotes, en resumen, han de ser adecuadas con la empresa y el papel que en ella desarrolla, ya que su comportamiento será continuamente analizado por todos.

Presencia Frecuentemente se le pide a la secretaria una buena presencia. Puede parecer discutible que la buena presencia sea una característica exigible. Se puede afirmar que tal requisito sea discriminatorio, anacrónico y que no tiene nada que ver con las capacidades de trabajo. Sin embargo, las opiniones no cambian la realidad de los hechos. Sobre este tema es necesario hacer un brevísimo paréntesis. Hay quien sostiene que cada uno es libre de peinarse, vestirse, asearse y comportarse como mejor crea. Ciertamente que es un derecho reconocido. Pero, por el mismo principio de la libertad de cada uno, también la empresa es libre de elegir el tipo de persona con la que ha de mantener relaciones, aunque éstas sean sólo relaciones laborales.

Presencia Peinado. Maquillaje. Perfume. Vestuario. Complementos. Sobre este tema es necesario hacer un brevísimo paréntesis. Hay quien sostiene que cada uno es libre de peinarse, vestirse, asearse y comportarse como mejor crea. Ciertamente que es un derecho reconocido. Pero, por el mismo principio de la libertad de cada uno, también la empresa es libre de elegir el tipo de persona con la que ha de mantener relaciones, aunque éstas sean sólo relaciones laborales.

1 Comunicación vs Percepción Ejemplo. Me he perdido en un camino rural y pido información para llegar a la población que me interesa.

1 Comunicación vs Percepción Respuesta n.º 1. Siga adelante unos 350 metros por el camino asfaltado, después tome el camino de tierra que sale a la derecha y pasa por debajo del puente de la autopista hasta llegar a un cruce. Entonces ha de tomar de nuevo el camino asfaltado. Ésta es la dirección correcta.

1 Comunicación vs Percepción Respuesta n.º 2. Continuando en esta dirección encontrará tres cipreses a la derecha, a la izquierda hay un caminito flanqueado por un seto de boj; cuando se terminen los campos de maíz, gire a la derecha, verá unos campos de hierbas medicinales, y ya ha llegado.

1 Comunicación vs Percepción Respuesta n.º 3. Continúe hasta el capitel de Santa Inés y un poco después, gire a la izquierda. Se encontrará con una pequeña iglesia románica a la izquierda y después una alquería abandonada; entonces, gire a la derecha, hacia el campanario gótico de Santa Águeda... que es inconfundible.

1 Comunicación vs Percepción

1 Comunicación vs Percepción Cada uno describe las cosas como las ve, y no necesariamente como son en realidad; cada uno recibe la descripción adaptándola al propio esquema mental. Estar siempre centrados en lo que se dice o se escucha.  

1 Comunicación vs Percepción Comunicar no significa sólo intercambiar informaciones. También se pueden comunicar sensaciones, emociones, etc. Y la comunicación no se da sólo a través de la palabra, sino también con el lenguaje corporal. De todas formas, es evidente que cuanto más semejantes o conocidos son los esquemas mentales de los interlocutores, tanto más disminuye el riesgo de malentendidos y tanto mayor es la posibilidad de comprensión.   La regla número uno del transmisor es hablar con atención; la del receptor, en cambio, es escuchar con atención.

1 Comunicación vs Percepción Tamborilear con los dedos sobre la mesa en las pausas de los dictados del jefe comunica impaciencia. Mirar con interés las uñas de las manos da la impresión de desinterés por lo que se escucha. Mirar repetidamente el reloj durante una reunión que se prolonga, transmite impaciencia; bostezar significa aburrimiento.

2 Auxiliares del objetivo La dicción y el tono de voz. Ayuda: amigos, compañeros de trabajo, jefe. El tono de voz ha de ser siempre moderado, sin exagerar. Lo que se dice ha de ser comprensible. Voz chillona, nunca está justificado alzar la voz.

2 Auxiliares del objetivo Conversación. Saber escuchar, dejar hablar a los otros y no interrumpirlos nunca. Dejar que se apague un tema. No dejarse envolver en acaloradas discusiones. No ser agresivos. No erxcluir a nadie de la conversación.

2 Auxiliares del objetivo Reír y sonreír. Sonreír es casi una obligación para una secretaria. Una secretaria ceñuda, o peor todavía displicente no agrada a nadie. Por otra parte, una sonrisa desarma incluso a un interlocutor agresivo y salva en situaciones embarazosas. En todo caso, crea siempre una aproximación simpática y cautivadora.