Administración de contratos en el sector público 1 Cristián Guíñez San José Costa Rica - Enero 2015 Gestión de contratos y la creación de valor en el sector público El caso de Cenabast - Chile

Administración de contratos en el sector público 2 Una fotografía a la Central Nacional de Abastecimiento (Cenabast) ✏ Gestiona los procesos de compra mandatados por: ✏ Ministerio de Salud ✏ Subsecretaría de Redes Asistenciales ✏ Subsecretaría de Salud Pública ✏ Fondo Nacional de Salud ✏ Servicios de Salud ✏ Municipalidades ✏ Corporaciones Municipales, entre otras ✏ La intermediación corresponde a la consolidación de demanda de clientes que pertenecen al SNSS, Atención Primaria de Salud (APS) y extra-sistema ✏ Agrega demanda para acceder a descuentos en el precio según requerimientos de los Programas de las Subsecretarías de Redes Asistenciales y de Salud Pública Fuente cuenta pública 2013:

Administración de contratos en el sector público 3 Programas Ministeriales Estab. Red de Salud Pública Mandato de compras Agregación de demanda Licitación pública Comisión Adquisiciones Recepción bodega CENABAST (prod. + factura) Recepción bodega Proveedor Distribución directa (Programa de envíos) Distribución directa (Programa de envíos) Distribución CENABAST (Programa de envíos de acuerdo a inventarios) Distribución CENABAST (Programa de envíos de acuerdo a inventarios) Proveedor entrega Factura y Recep. Conforme a CENABAST Facturación Cobro y Pago Compra < UF > UF El modelo anterior Fuente: Cenabast. Informe Capablanca Presentacion Informe Final CENABAST_correccion 16 nov 2011.pptx

Administración de contratos en el sector público 4 Cenabast debe contar con una mejor gestión, recursos y capacidades Fuente: Procesomodernizacion_Cenabast_Presidencia Fuente cuenta pública 2013: Pérdida de participación en el mercado

Administración de contratos en el sector público 5 La particular relación comercial que surgió entre entidades públicas Fuente cuenta pública 2013: Cenabast se transformó en una “ empresa financiera ” de sus clientes públicos … muy lejano a su razón de ser

Administración de contratos en el sector público 6 La recepción que nadie espera … Fuente cuenta pública 2013: Un servicio público que casi fue cerrado Bajo nivel de compromiso y credibilidad Bajo prestigio en el mercado de la salud Bajo interés de los funcionarios en participar Grupo humano derrotado Qué hacer en un escenario de esta naturaleza … ??

Administración de contratos en el sector público 7

8 El programa público concursable … Solo servicios públicos. No ministerios Postulación conjunta con una empresa consultora Proceso evaluación en Corfo: Servicio hace “defensa” de postulación Cofinanciamiento. 70 % Corfo, 30 % Servicio beneficiado Duración del proyecto: 12 meses Rendiciones financieras + presentación resultados técnicos Proyectos a ser implementados: 2 Nos adjudicamos 3 de 10 proyectos

Administración de contratos en el sector público 9 El modelo actual Fuente: Cenabast. Presentacion_NuevoModeloNegocio_v01.pptx

Administración de contratos en el sector público 10 Cifras de Cenabast ✏ Establecimientos: ✏ 180 hospitales ✏ 247 municipios ✏ Productos > 750 ✏ Proveedores > 191 ✏ Dotación: externos ✏ Gestión de contratos: US$ 380 millones ✏ Base en Santiago Fuente cuenta pública 2013:

Administración de contratos en el sector público 11 Los focos en el mapa de procesos Fuente: Cenabast. Presentacion_NuevoModeloNegocio_v01.pptx La externalización del servicio logístico considerado con un enfoque sistémico (costo país).

Administración de contratos en el sector público 12 Disminución del costo unitario de productos Fuente cuenta pública 2013: TC: 530 $/US$ Aumento en el ahorro … 22 % a 33 %

Administración de contratos en el sector público 13 Cómo se consolida un nuevo modelo de negocio …?

Administración de contratos en el sector público 14 Cuando se da espacio a la creación, a la participación, los funcionarios lo toman  allí nos enfocamos … … a recuperar “sicológicamente” al grupo humano del proyecto Lecciones a destacar

Administración de contratos en el sector público 15 Recuperando al recurso humano

Administración de contratos en el sector público 16 Recuperando la participación

Administración de contratos en el sector público 17 Los procesos pueden ser interrumpidos si hay cambio en el nivel directivo superior … … por lo tanto, no comenzar un proyecto de transformación en épocas cercanas a cambios de autoridad Una sugerencia …

Administración de contratos en el sector público 18 Aunque parece obvio … no siempre se lleva a la práctica … Uno de los principales requisitos para generar ahorros en los contratos de servicios es saber comprar … Dicho en simple: comprar bien !!! Algunas realidades que nos toca ver

Administración de contratos en el sector público 19 Conseguir o lograr que el proveedor sea capaz de crear o al menos agregar valor Así surge un nuevo desafío …

Administración de contratos en el sector público 20 Una mala compra de servicios puede “cambiar la cara” con una buena administración del contrato Algunos resultados posibles …

Administración de contratos en el sector público 21 Por otro lado, y a no olvidar, que una excelente compra puede ser “destruida” con una pésima o nula administración Algunos resultados posibles … Pérdida de valor social

Administración de contratos en el sector público 22 Una curiosidad que hemos visto en diversos países … A pesar de la disconformidad con el desempeño de algún proveedor, le siguen comprando … A no perder la capacidad de asombro … Y la opinión del usuario final … pareciera no interesar

Administración de contratos en el sector público 23 Entonces, la premisa fundamental en la contratación en la que el proveedor debe ser capaz de agregar, no se cumple …

Administración de contratos en el sector público 24 Sin embargo, el escenario normalmente es diferente al deseado Seguimiento insuficiente o inexistente al contrato o al desempeño de los proveedores Enfoque eminentemente financiero Información no integrada para lograr una adecuada visión holística del servicio Ausencia de registro sistemático de información Diversas fuentes de información que no permiten una rápida visión integral de los contratos Desaprovechamiento de las lecciones aprendidas Desconocimiento en los AdC de los alcances, restricciones, prohibiciones, etc., del contrato

Solo se logra una visión confusa, parcial e impide tomar decisiones de manera informada, objetiva y oportuna No se como está mi contrato!! 25

Administración de contratos en el sector público 26 Sólo los contratos bien gestionados generan beneficios y agregan valor al negocio … del comprador y del proveedor Para recordar... El riesgo siempre está presente por lo que hay que aprender a dormir con el riesgo!!!

Administración de contratos en el sector público 27 Entonces … cómo administrar o bien mejorar la administración de los contratos que tengo bajo mi responsabilidad… ??? Aquí van unas ideas, simples, pero efectivas que hemos implementado en diversas organizaciones … Respuesta a la interrogante …

Administración de contratos en el sector público 28 Paso 1. Segmentación de la cartera de contratos Impacto Dificultad IIII IVII Criticidad por dificultad Criticidad de alta criticidad Contratos de baja criticidad Criticidad por impacto … para focalizar los siempre escasos recursos de administración en los contratos más relevantes

Administración de contratos en el sector público 29 Cartera de contratos segmentada … para facilitar el análisis, gestionar las mejoras lograr los resultados Impacto Dificultad IIII IVII

Administración de contratos en el sector público 30 Paso 2. Definición de ámbitos de monitoreo Ámbitos de Monitoreo Perspectiva financiera Perspectiva seguridad/ medio ambiente Perspectiva RRHH /RRLL Perspectiva legal Perspectiva operacional /técnica

Administración de contratos en el sector público 31 Paso 3. Definición de indicadores de monitoreo Ámbitos de Monitoreo Perspectiva financiera Perspectiva seguridad/ medio ambiente Perspectiva RRHH /RRLL Perspectiva legal Perspectiva operacional /técnica -Documentos contractuales firmados -Cumplimiento de legislación vigente -Formalización de comunicaciones -Auditorias laborales -Responsabilidad subsidiaria -Subordinación y dependencia laboral -Fechas de negociaciones colectivas -Cumplimeinto de obligaciones laborales -Historia de negociaciones colectivas -Cumplimiento de presupuesto / forecast -Control de costos, TCO -Control de calidad, entrega de planos, etc. -Desviaciones de plazo v/s montos -Medición de productividad -Aspectos de seguridad -Cuidado del medio ambiente -Protección de la salud -Empresa y comunidad -Estándares de servicio (KPI) -Pagos según contrato -Medición de desempeño -Supervisión del contrato

Administración de contratos en el sector público 32 Pocos pero buenos … Para no perder el incentivo de monitorear un contrato, la cantidad de indicadores debe ser reducida, manejable, seductora. El monitoreo no es ni debe transformarse en un rito burocrático de elaboración de informes sino que debe convertirse en una herramienta de gestión.

Administración de contratos en el sector público 33 Adicionalmente, es necesario: Centrarse en los contratos más relevantes para la organización, en los más críticos para el negocio Centrarse en las variables más importantes del contrato Definir indicadores que generen información útil para facilitar la gestión del contrato

Administración de contratos en el sector público 34 Paso 4. Definición de ámbitos y sus indicadores Impacto Dificultad IIII IVII Criticidad por dificultad Criticidad de alta criticidad Contratos de baja criticidad Criticidad por impacto

Administración de contratos en el sector público 35 Paso 5. Definición de condiciones para la administración del contrato Competencias del administrador del contrato (experiencia, conocimiento del negocio, blandas, duras, etc.) Apoyo en la administración del contrato (administrador del contrato, operador, back office, especialistas, etc.) Periodicidad de monitoreo del contrato (mensual, trimestral, semestral, anual, etc.) Impacto Dificultad IIII IVII

Administración de contratos en el sector público 36 Se pueden aprovechar las oportunidades de ahorro, solo cuando tenemos visibilidad Entonces … a “ usar el termómetro” para ver como va el “paciente” …

Administración de contratos en el sector público 37 Para mejorar, es preciso medir!!!

Administración de contratos en el sector público 38 No hay otra receta

Administración de contratos en el sector público 39 Foco solo en lo relevante

Administración de contratos en el sector público 40 … foco solo en lo relevante

Administración de contratos en el sector público 41 Cristián Guíñez San José Costa Rica - Enero 2015 Monitoreo y Seguimiento de Contratos El caso de Chile En la búsqueda de la creación de valor en el sector público