Levantamiento de Procedimientos para un Sistema de Control Interno

¿Qué beneficios obtengo con un Sistema de Control Interno (S.C.I.)? La fácil identificación de la línea de autoridad. Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada área, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida. Proporciona un mejor control en la información contable de la organización. Brinda un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles de la organización basados en datos de registro y documentos de las operaciones. Se construirá un «mecanismo» con el cual se pueda evaluar y auto-controlar las actividades que se realizan en el área, además de disminuir posibles errores, situaciones de fraude y corrupción. La existencia de un control presupuestario que establezca un procedimiento de seguimiento de las operaciones financieras, asegurando, de este modo, suficiencia de los recursos. La plena identificación de los controles validos y el reconocimiento de los controles a fortalecer de cada una de las áreas de la institución.

DEFINICIÓN DEL MANUAL Es una herramienta administrativa para facilitar la operación a través de la coordinación y la interconexión de las actividades, así como para favorecer la sistematización del control interno, ya que permite obtener información detallada, ordenada e integral de las diversas operaciones que se realizan en las diferentes áreas de una organización. (C.I. Edo. Gro.) Instrucciones; Responsabilidades; Información sobre políticas; Funciones; Sistemas; La descripción de las operaciones y/o actividades que se realizan en el área deberá responder a las siguientes preguntas: ¿Quién?¿Cómo?¿Cuándo? ¿Dónde?¿Para qué?¿Por qué?

ELEMENTOS DEL S.C.I. Y SU JUSTIFICACIÓN CON EL CONTENIDO DE LOS MANUALES. 1)Establecer objetivos; 2)Definir políticas, guías, procedimientos y normas; 3)Sistema de organización; 4)Limitación de autoridad y responsabilidad; 5)Normas de protección y utilización de los recursos; 6)Sistema de méritos y sanciones para administración del personal; 7)Aplicación de recomendaciones; 8)Sistemas de información; 9)Procedimientos y normas; 10) Métodos de control y evaluación de la gestión; 11) Programas de inducción y capacitación del personal; 12) Simplificación de normas y trámites de los procedimientos.

Se utiliza para dar inicio o fin al procedimiento. En su interior se deberá especificar según el caso. Se utiliza para describir en forma literal y general la operación a ejecutar. Se utiliza para una pregunta breve sobre la cuál se toma alguna decisión. Para indicar dentro del procedimiento, el paso siguiente a una operación. (lleva en el interior la letra de la actividad). Es utilizado para indicar que el procedimiento continúa en la página siguiente o que viene de la página anterior. La flecha se utiliza para indicar la continuidad de las actividades dentro del procedimiento. Se utiliza indicar algún formato por ejemplo: una requisición, factura, recibo, comprobante, correspondencia, etc. Se utiliza cuando se continuará en un procedimiento diferente. Simbología para elaborar un flujograma del procedimiento Para la representación gráfica de la secuencia de los procedimientos o actividades que conforman el manual se utilizará los siguientes signos universales.

Ejemplos de flujogramas de procedimientos Ejemplo 1 Ejemplo 2

QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO (PROCEDIMIENTOS) Todos los funcionarios deberán consultar el Manual para conocer sus actividades y responsabilidades, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos. Los jefes de las diferentes áreas ya que podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos que conlleven a la mejora control interno. Los organismos de control tanto a nivel interno como externo (comité de calidad, contraloría interna) que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada una de sus áreas y operaciones.

RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS ÁREAS FRENTE AL MANUAL DE CONTROL INTERNO Dirigir su diseño, establecimiento, aplicación y control. Proponer por el cumplimiento y actualización de los Manuales establecidos. Detectar las necesidades de creación y actualización de procedimientos de acuerdo a nuevas normas y tecnologías, por medio de un seguimiento permanente. Proponer los cambios necesarios de acuerdo a las modificaciones que se realicen en el área, a la actualización de la normativa y al cumplimiento de los objetivos.

Objetivos del Levantamiento de Procedimientos Con el levantamiento de procedimientos por parte de los funcionarios se pretenden alcanzar los siguientes objetivos: Cumplir con el mandato institucional de implementar métodos y procedimientos de Control Interno. Identificar las funciones del personal en cada actividad, tramite, proceso, operación o transacción. Establecer una adecuada segregación y planeación de las cargas de trabajo. Fomentar la modernización y simplificación de los tramites, evitando demoras, pasos innecesarios y sobre todo costos injustificados. Sentar la base documental para la elaboración de los manuales de Control Interno (Procedimientos y Funciones). Estimular la innovación, el constante perfeccionamiento y actualización de los procedimientos Establecer indicadores, estándares, índices o razones válidos para evaluar la gestión

TÉCNICA DEL FORMATO ÚNICO PARA REALIZAR EL LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS.

REGLAS PARA EL LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS Para el levantamiento de procedimientos se deben tener en cuenta las siguientes reglas: 1)DEFINIR EL LIMITE DEL PROCEDIMIENTO: El inicio del procedimiento y el fin o terminación. Ejemplo: Recibo de la madera para fabricación del mueble (Inicio) y terminación del producto para la Venta (Fin del Procedimiento). 2)DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS Y METAS: Lo que se espera del respectivo procedimiento. 3)NOMBRE DEL CARGO: Nombre del cargo del funcionario responsable de acuerdo al organigrama de personal. 4)Siempre iniciando una frase se debe usar el verbo en tercera persona. (recibe, verifica, entrega...etc.) 5)En los pasos de decisión se cuestiona la continuidad y/o ruta del paso que le antecede. 6)Identificar los procedimientos que se relacionan con el procedimiento que se levanta. 7)Explicación de las gráficas: Elaboración de flujogramas en borrador para revisar, estudiar y simplificar pasos o trámites.

REGLAS PARA EL LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS 8)Cuando se realicen entrevistas con los funcionarios que participan en el procedimiento para verificar, conocer, aclarar dudas, recoger formatos, recomendaciones, objetivos, clase de archivos, conductas y justificación de los trámites; se deberá dar respuesta a los siguientes interrogantes “EL PORQUE?, CUANDO?, DONDE?, QUE?, COMO?. 9)Determinar si cada paso del procedimiento está justificado, agrega valor y que no sea repetitivo. 10)En el caso que nos ocupa, hay que hacer el mapa de proceso (flujograma), identificar los riesgos y consolidarlos en el macro proceso.

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO DE UN PROCEDIMIENTO. ¿Qué es un riesgo? La posibilidad de ocurrencia de algún evento que impida o afecte la consecución de nuestros objetivos. Cada organización es vulnerable a una gama diferente de riesgos, cuyas fuentes pueden ser internas y externas. Factores externos: Económicos; Entorno natural; Regulatorio; Operaciones en el extranjero; Sociales; y Tecnológicos. Factores Internos: Infraestructura; Estructura de la dirección; Personal; Acceso a activos; y Tecnología.

IMPORTANCIA DEL RIESGO Y POSIBLES RESPUESTAS Para evaluar la importancia del riesgo se pueden utilizar tres criterios: 1)Probabilidad de ocurrencia de un riesgo y su impacto; 2)Rapidez del impacto una vez que se produce el riesgo; 3)Persistencia y duración en el tiempo del impacto una vez que se materialice el riesgo. Categorías que enmarcan las respuestas al riesgo. Aceptar: No se adoptan medidas que afecten la probabilidad de ocurrencia. Evitar: Se abandonan las actividades que den lugar al riesgo. Reducir: Se adoptan medidas cautelares que reduzcan la probabilidad o impacto. Compartir: Suscripción de seguros, se establecen negocios conjuntos, externalización de la actividad.

EJERCICIO DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGO Y POSIBLES RESPUESTAS Procedimiento: Riesgo: Categoría de respuesta: Respuesta : Procedimiento: Riesgo: Categoría de respuesta: Respuesta :

COMO REVISAR LOS PROCEDIMIENTOS Una vez levantados los procedimientos y hechas las verificaciones, observaciones y entrevistas pertinentes, se procede a su revisión bajo el cumplimiento de estos pasos: 1.La estructura del área o la organización se refleje a Nivel General y a Nivel Individual. 2.Analizar la secuencia del proceso y la relación que se tenga con una o varias áreas. Ejemplo : contabilidad, tesorería, etc. 3.Analizar la segregación de funciones. Lo cual se lleva a cabo mediante la solución al siguiente interrogante : ¿CUANDO NO SE SEGREGAN FUNCIONES? CUANDO LO HACE TODO UNA SOLA PERSONA AUTORIZA, APRUEBA, REVISA, EJECUTA, ETC.? 4.Analizar la responsabilidad de cada paso que se realiza por cada funcionario. 5.Analizar los documentos: formas que se utilizan, información que contiene, número de copias, distribución, usos, archivo, consulta, cuantificación de la cantidad de documentos procesados, formas de manipulación, firmas, sellos, personas que intervienen justificando su participación, respondiendo que informes se producen con base en la información de los mismos.

COMO REVISAR LOS PROCEDIMIENTOS 6.Se elabora un Banco de datos sobre: Medidas de Control Interno y de Seguridad por áreas. Procesos o grupos. Cuestionarios: base para la evaluación del Control Interno como apoyo de un verdadero autocontrol. 7.Definición de información que se producirá, de orden financiero, estadístico, económico y técnico. 8.Nombre de los sistemas que se están aplicando en el procedimiento del área. 9.Realizar ejercicios de “lluvia de ideas” con los funcionarios para conocer formas o sugerencias que lleven a la simplificación y mejoramiento de los procedimientos.

EVALUACIÓN DEL RIESGO DE UN PROCEDIMIENTO. Existen algunos principios relativos a su evaluación. La organización: Define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos relacionados; Operacionales; De Información (Financiera, Interna, Externa, Informática, etc.); De Cumplimiento Identifica los riesgos para la consecución de sus objetivos en todos los niveles de la organización y los analiza como base sobre la cual determinar cómo se deben gestionar; Incluye niveles de organización (filial, división, unidad operativa, función); Analiza factores internos y externos; Involucra a niveles apropiados de la dirección; Estima la importancia de los riesgos identificados; Determina cómo responder a los riesgos.

EVALUACIÓN DEL RIESGO DE UN PROCEDIMIENTO. Considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de los objetivos; Tiene en cuenta los distintos tipos de fraude; Evalúa los incentivos y las presiones; Evalúa las oportunidades (uso y venta de activos no autorizados, alteración de registros, etc.); Evalúa las actividades y justificaciones; (cómo fueron motivados a participar en un fraude) Identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al sistema de control interno. Evalúa los cambios en el entorno externo; Evalúa los cambios en el modelo de negocio; Evalúa los cambios de alta dirección.

Muchas Gracias