PROGRAMAS DE AUDITORÍAS Estado Libre Asociado de Puerto Rico Oficina del Contralor San Juan, Puerto Rico PROGRAMAS DE AUDITORÍAS Sonia Sánchez División “B” Gerente de Auditoría Agencias y Departamentos

PROGRAMAS DE AUDITORÍAS Herramienta de trabajo más importante Estandarizados Creados por los mismos auditores Vela por la eficiencia y efectividad Afirmaciones gerenciales (Assertions) Normas del Contralor de Puerto Rico Una de las herramientas de trabajo más importante de la Oficina del Contralor de Puerto Rico son los Programas de Auditoría. De acuerdo al SAS Núm.22 enmendado por el SAS Núm. 77 se establece que en la planificación de una auditoría el auditor deberá preparar un programa o grupos de programas de auditoría escritos. Este requerimiento se explica de la siguiente forma: En los programas de auditoría deberán de poner de forma detallada todos los procedimientos de auditoría que el auditor cree son necesarios para llevar a cabo los objetivos de la auditoría. De igual forma en el Estatuto 400 del Instituto de Auditores Internos se establece que los auditores internos tienen que planificar sus auditorías. Como parte de los documentos que sirven al propósito de documentar las mismas están los programas de auditorías. Los auditores pueden utilizar programas de auditoría estandarizados o crear programas únicos. Nuestra Oficina tiene sus propios programas de auditorías los cuales fueron inicialmente creados y revisados posteriormente por nuestros auditores. Estos programas se usan tanto en las auditorías de agencias, de corporaciones públicas y de municipios. También, de acuerdo a las circunstancias, nuestros auditores pueden preparar programas de auditorías para situaciones particulares. Los programas de auditoría son una herramienta que tienen los auditores para asegurarse de que cumplen con las normas de auditoría. A la vez velan por la eficiencia y efectividad de su trabajo. Con el propósito de lograr lo antes indicado, el SAS Núm. 31 sobre “Evidential Matter” establece que el auditor para poder emitir una opinión sobre los estados financieros debe obtener y evaluar la evidencia que respalde los objetivos y procedimientos de auditoría conforme a las siguientes afirmaciones “Assertions”. Se definen estas afirmaciones (assertions) son representaciones gerenciales, es decir, es lo que la gerencia dice explícita o implícitamente sobre las cuentas que se presentan en los estados financieros.

PROGRAMAS DE AUDITORÍAS Afirmaciones gerenciales (Assertions) Existencia u ocurrencia Integridad Derechos y obligaciones Valorización Presentación y desglose Las afirmaciones se clasifican en cinco categorías: Existencia u ocurrencia: los activos o las obligaciones existentes ocurrieron o se llevaron a cabo durante el período cubierto por los estados. Integridad: se refiere a si todas las operaciones y otros acontecimientos y circunstancias que tuvieron lugar durante el período se reconocieron y se registraron verdaderamente. Derechos y obligaciones: la entidad es dueña y tiene el título de sus activos, que las deudas son obligaciones de la entidad. Valoración: los activos y las obligaciones están valoradas y que los ingresos y gastos se puedan medir. Presentación o desglose: que los activos, obligaciones, ingresos y los gastos están descritos adecuadamente y desglosado en los estados financieros. Nuestros programas se fundamentan en los pronunciamientos generalmente aceptados en la práctica de la contabilidad (SAS) y en las normas establecidas por el Contralor.

PROGRAMAS DE AUDITORÍAS Planificación de la auditoría Compras, desembolsos y cuentas a pagar Ingresos y cuentas por cobrar Nóminas Contratos servicios profesionales y consultivos Mejoras permanentes Los programas de auditoría que comúnmente utilizamos son:

PROGRAMA DE LA PLANIFICACIÓN Definir objetivos y alcance Objetivos de la agencia o área a examinar leyes, reglamentos, contratos organigramas cambios significativos presupuesto Antes de pasar a ver de manera general los objetivos de algunos de los programas de auditoría que utilizamos debemos de hacer un paréntesis para comentar sobre la importancia de la planificación de una auditoría. El trabajo de auditoría comienza con la planificación, luego el examen y evaluación de los documentos de las transacciones fiscales, la comunicación de los resultados y el seguimiento a las recomendaciones. La planificación de una auditoría requiere que los auditores: Establezcan o definan cuál ha de ser el objetivo y determinar el alcance de la misma. Para ello tienen que considerar la materialidad y el riesgo asociado a su objetivo. En algunos casos esos objetivos están asociados a unas querellas o confidencias. Familiaricen y entienda cuales son los objetivos de la unidad o del área que se va a auditar. Hay que revisar varias cosas: leyes, reglamentos, procedimientos, contratos que regulan las operaciones de la unidad o área a ser auditada el organigrama de la agencia cambios significativos en la organización presupuesto

PROGRAMA DE LA PLANIFICACIÓN Informes de auditorías anteriores, externos Recursos humanos Programas de auditorías Comunicaciones e informes Tiempo informes de auditorías externas o internas Determinen los recursos humanos que necesitan para realizar la auditoría Establezcan los programas de auditoría que van a utilizar. Si no tienen programas hay que hacer uno que refleje todo el trabajo de auditoría efectuado Determinen a quién se le va a dirigir la comunicación de los resultados Estimen el tiempo de duración de la auditoría La planificación sirve al propósito de guiar al auditor a realizar un trabajo confiable, eficiente y competente. Define hacia dónde el auditor va a dirigir su auditoría y minimiza las improvisaciones. Efectuado este paréntesis veamos algunos de los objetivos establecidos en nuestros programas de auditoría:

COMPRAS, DESEMBOLSOS Y CUENTAS A PAGAR Subasta=competencia=mejor precio Reciban los bienes y servicios Facturas estén correctas Requisiciones aprobadas por personas autorizadas Desembolsos y justificantes Registradas Compras, cuentas por pagar y desembolsos Corroborar que se utilice el procedimiento de subasta para lograr que el gobierno, mediante la competencia entre proveedores, obtenga los artículos, materiales y servicios que necesite, al mejor precio posible y sin preferencia ni favoritismo para ningún proveedor. Verificar que los bienes y servicios sean recibidos conforme a las órdenes de compra. Corroborar que las facturas procesadas para el pago representen bienes y servicios recibidos y estén correctas en cuanto a los términos, cantidades, precios y extensiones. Determinar que las requisiciones para compras de bienes y servicios sean originadas y aprobadas por funcionarios debidamente autorizados. Verificar que los desembolsos estén respaldados por los justificantes requeridos por la reglamentación y aprobados por los funcionarios autorizados. Verificar que las transacciones de compras estén debidamente registradas en los récords de contabilidad en las fechas que las mismas ocurren.

Ingresos y Cuentas por Cobrar Recaudaciones estén registradas Cuentas por cobrar se registren Procedimiento adecuado de cobro Ingresos y Cuentas por Cobrar Ver que las facturas, los ajustes y recaudaciones estén registrados propiamente en las cuentas de los clientes y en el período correcto. Determinar que las cuentas por cobrar sean registradas y los saldos establecidos en los registros financieros son correctos.

Nóminas, personal regular e irregular y transitorio Empleados nombrados de acuerdo a la reglamentación aplicable Determinar que los nombramientos y cesantías estén autorizadas Determinar que los pagos estén autorizados por la gerencia y conforme a la reglamentación aplicable Nóminas, personal regular e irregular y transitorio Determinar que los empleados que se incluyen en las nóminas estén nombrados de acuerdo a la reglamentación aplicable. Determinar que los nombramientos y cesantías estén debidamente autorizados. Determinar que los pagos efectuados a los empleados por compensación y beneficios, estén autorizados por la gerencia y conforme a la reglamentación aplicable.

CONSTRUCCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS Y MEJORAS PERMANENTES Procedimientos utilizados están de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes Desembolsos se realizaron de acuerdo a lo establecido en el contrato y la reglamentación aplicable Contratista cumplió con todas las obligaciones, requisitos y especificaciones Construcción de obras públicas y mejoras permanentes Determinar si los procedimientos utilizados para el desarrollo de obras públicas y mejoras permanentes están de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes. Determinar si los procedimientos utilizados en la otorgación de contratos de servicios profesionales relacionados con la construcción de obras están de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicable. Determinar si los desembolsos se realizaron de acuerdo a lo establecido en el contrato y la reglamentación aplicable. Determinar si el contratista cumplió con todas las obligaciones, requisitos y especificaciones antes de emitir la carta de aceptación de la obra.

SERVICIOS PROFESIONALES Y CONSULTIVOS Procedimientos utilizados para el otorgamiento de los contratos están de acuerdo con la ley y la reglamentación vigente Contratado cumplió con todas las obligaciones, requisitos y condiciones del contrato Servicios profesionales y consultivos Determinar si los procedimientos utilizados para el otorgamiento de contratos de servicios profesionales y consultivos están de acuerdo con la ley y la reglamentación vigente. Determinar si el contratado cumplió con todas las obligaciones, requisitos y condiciones del contrato. Determinar si los desembolsos se realizaron de acuerdo a lo establecido en el contrato y a la reglamentación aplicable. Veamos ahora cómo están …

ESTRUCTURA DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORÍAS Introducción Instrucciones generales Pasos Prácticas a considerar Anejos Conclusión Cada programa de estos tiene una INTRODUCCIÓN que le indica al auditor cuáles son los objetivos que se persiguen. Además unas INSTRUCCIONES GENERALES dirigidas a los auditores donde se establece que estos programas son una guía para que el auditor dirija la evaluación de las operaciones fiscales de la entidad. Estos programas pretenden uniformar los trabajos de auditoría y se elimina la improvisación. De ahí en adelante, el auditor puede modificar u añadir pasos adicionales. Luego le siguen los Pasos del programa. Siempre se comienza con un Procedimiento básico. En el mismo se le solicita al auditor que se refiera al Memorando y al Programa de la Planificación de la auditoría. Allí encontrará la evaluación que hizo el auditor a cargo sobre esa área: evaluación de controles, reglamentación, revisiones analíticas, y otros documentos relacionados. En los pasos de los programas se incluyó el concepto de Prácticas a considerar. En éstas se incluyen guías para realizar los pasos y se hace referencia a las normas establecidas por el Contralor y por las entidades que regulan la profesión. También se hace referencia a las cartas circulares, leyes o reglamentos que guardan relación con el procedimiento que establece el paso. Se ofrecen señas o pistas (hints) que el auditor debe de tener presentes en la evaluación del paso. Por ejemplo, en las pruebas de desembolsos relacionadas con los cheques le llamamos la atención para que examine los endosos de los cheques contra documentos originales donde el beneficiario o suplidor haya firmado. Si hay algún endoso que le parezca irregular le indicamos que lo lleve inmediatamente a la atención de su auditor a cargo. Si hay dobles endosos, investíguelos, etc. Sirve a dos propósitos desarrollar la perspicacia y juicio del auditor y a cumplir con su responsabilidad de detectar fraude. Cada programa contiene unos Anejos que evidencian cada paso realizado. Estos anejos son las Hojas de trabajo de los pasos del programa. En ella el auditor indicará cuál es el objetivo o propósito de esa hoja de trabajo, cuál es la fuente de información utilizada, el alcance de la muestra y la conclusión. Estas hojas son modelos. Él podrá hacer otras hojas de trabajo adicionales que lo ayuden a documentar su examen y sus hallazgos. Cada programa tiene una columna donde el auditor que realiza la fase tiene que iniciar y escribir la fecha en llevó a cabo el paso. Además hay otra columna para que éste haga referencias a las hojas de trabajo o documentos que evidencien el paso. Estos programas son revisados por los Gerentes de auditoría.

ESTRUCTURA DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORÍAS Minuta de conclusión Minuta de hallazgos Situación Criterio Efecto Causa Una vez finalizado el programa el auditor tiene que emitir una opinión sobre las áreas examinadas. Tiene que preparar una Minuta de Conclusión y una Minuta de Hallazgos. En la Minuta de Conclusión el auditor emitirá su juicio a base de las pruebas efectuadas de si los controles internos son adecuados y si las transacciones fiscales examinadas se realizaron de acuerdo a la ley y a los reglamentos. En cuanto a las Minutas de Hallazgos el auditor explicará cuales fueron las situaciones que se encontraron. Es bien importante que la redacción de los hallazgos cumplan con los cuatro atributos de redacción adoptados por la Oficina (Estatuto 400): (Laminilla 12) Situación o condición: Comunica los hechos concretos que el auditor encontró y que revelan que no se cumplió con las normas requeridas. Criterio: Es la norma estandarizada que utilizamos para evaluar la situación: ley o reglamento Efecto: es el resultado observable o la consecuencia de no haber cumplido con uno o más criterio. Causa: especificamos la razón por la cuál ocurrió la situación. Recomendación: remedio o medida para evitar que se repitan las situaciones. Los programas de auditorías junto con las hojas de trabajo, minutas de entrevista, de conclusión y hallazgos se encuadernan y se proceden a numerar a base de unas normas de numeración de hojas de trabajo. Básicamente nuestros legajos de auditorías se organizan de las siguiente manera: Indice de las hojas de trabajo principales. Minuta de conclusión. Programa de auditoría. Minuta de hallazgos. Hojas de trabajo principales y las subordinadas a las mismas.

HOJAS DE TRABAJO Marcas de cotejo - rojo y referencias Hoja principal Título Propósito Fuentes de información Alcance Conclusión Las hojas de trabajo contienen marcas de cotejo o de comprobación (“tick marks”). Estas marcas indican que cierto trabajo se realizó y deben estar claramente explicadas al final de cada hoja de trabajo o en una hoja adjunta y se deben hacer en rojo. Las hojas de trabajo principales deben contener lo siguiente: Propósito y objetivo (el título debe describir el propósito) Fuente de información Alcance Conclusión Es importante que durante el proceso de auditoría los documentos que evidencian el trabajo realizado se protejan adecuadamente. Esto implica la política de escritorio limpio (clean desk), al finalizar el día todas las hojas de trabajo deben de guardarse en un archivo o escritorio que tenga llave. De igual forma aquellos de ustedes que utilicen computadoras deben de hacer resguardo diario de los archivos donde está el trabajo de auditoría. En casos delicados pueden ponerle contraseñas a sus archivos ya sea para abrirlos o modificarlos. Los programas de auditorías deben de tener preguntas y pasos para la detección de fraudes o actos ilegales.

RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR Detectar fraude SAS 82 - Consideración de fraude en las auditorías financieras SAS 54 - Actos ilegales Estatuto 280 - Cuidado Profesional Esta responsabilidad emana de los pronunciamientos SAS 82 relacionado con la Consideración de Fraude en las auditorías financieras y el 54 relacionado con Actos ilegales. Si determina que hay actos que constituyen fraude, tienen que notificarlo inmediatamente a su jefe inmediato para que se comience con una investigación. Deben de consultar la División Legal de su agencia para establecer las estrategias de investigación y obtención de evidencia. Recuerden además que tienen que notificar a la Oficina Contralor Puerto Rico de acuerdo a la Ley Núm.96. En el caso de los auditores internos el estatuto que le aplica esta relacionado con el Debido Cuidado Profesional (Estatuto 280). El mismo expresa que el auditor interno es responsable de evaluar y examinar si los sistemas de control interno son adecuados y eficientes. Debe de considerar como parte de la evaluación de los: controles internos

RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR Planificación de la auditoría Controles internos ambiente de control evaluación de riesgo presentación y comunicación actividades de control ambiente de control -son simplemente las condiciones y las circunstancias que existen dentro de las unidad gubernamental que demuestra la actitud de la gerencia sobre la implantación de controles y otros indicadores relacionados con la integridad y motivación de los gerentes. Los factores que inciden sobre el ambiente de control están relacionados con la Integridad y los valores éticos de la gerencia, Compromiso con la competencia (competentes), Atención y dirección provista por la gerencia o por el Comité de Auditoría y por la Filosofía y el estilo operacional de la gerencia evaluación de riesgo cómo la gerencia identifica, analiza y maneja el riesgo relevante. El paso clave en esto es identificar condiciones cambiantes y las medidas tomadas. Esto envuelve identificar y comunicar aquellos eventos internos o externos o actividades que pueden afectar los objetivos de la organización y analizar el riesgo asociado a esto. El riesgo relevante aumentan por los siguientes factores: Cambios en el ambiente operacional de la organización, Personal nuevo, Sistemas de información nuevos o revisados, Crecimiento rápido en la organización, Nueva tecnología, Reestructuración de la organización. presentación y comunicación de información financiera Es relevante conocer los métodos que se utilizan para identificar, analizar clasificar, registrar e informar las transacciones y las condiciones y cómo mantiene la contabilización de los activos, pasivos y el ‘equity’ de la entidad. actividades de control - se refiere a la política y a los procedimientos establecidos dentro de la organización que le permiten conocer a la gerencia que las directrices gerenciales se están llevando a cabo. Esto incluye: Análisis del desempeño, Controles en el proceso de la información, Controles físicos, Segregación de funciones

RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR Factores internos y externos Controles generales de los sistemas de información los factores internos y externos que influyen en las operaciones de la unidad auditada El auditor debe de conocer cómo la gerencia mantiene sus sistemas contable para poder así diseñar las pruebas sustantivas. Los sistemas de información pueden ser computadorizados, manuales o una combinación de ambos. En caso donde sean computadorizados la evaluación de los controles internos es la misma. Cuando la organización contrata organizaciones de servicios para que le efectúen actividades propias de la entidad (tirada de nóminas, casas de inversiones, agencias de cobro entre otras), el auditor debe de entender los informes que estas entidades producen y los controles internos para la información producida por la organización de servicios. Los factores que se deben de considerar para evaluar si la operación de estas organizaciones son significativas para nuestra auditoría son los siguientes: La naturaleza y materialidad de las transacciones procesadas por la organización El grado de interacción entre los controles internos de la organización de servicios y aquellos que retiene la unidad gubernamental. Términos del contrato Capacidad de la organización de servicios Experiencia previa del auditor con relación a esa organización u organizaciones similares evaluación de los controles generales de los sistemas de información computadorizados

ESTRATEGIAS UTILIZADAS EN LAS AUDITORÍAS Entrevista con el auditor anterior (SAS 7) Evaluación de la Oficina Auditoría Interna (SAS 65) Entrevistas a los funcionarios y empleados de las áreas fiscales Informes de auditores Examen de documentos .Entrevista con el auditor que realizó la auditoría anterior. Esto se hace para que nos ilustre sobre el funcionamiento de la unidad, si tuvo algún tipo de problema, cuáles fueron las áreas de mayor riesgo. Si hubo alguna situación irregular como la determinó, etc. Nos da un conocimiento amplio de la entidad partiendo desde su misma experiencia. .Hacemos una evaluación de la Oficina de Auditoría Interna a los fines de conocer cuales han sido las situaciones que ustedes se han encontrado, ver si la gerencia ha tomado medidas correctivas e intercambiar conocimiento y experiencias. También cumplimos con el SAS 65 que requiere que conozcamos el funcionamiento de esa Oficina. .Por excelencia la entrevista con los funcionarios, gerenciales de la agencia y con los empleados a cargo de las áreas fiscales. .Estudio de los informes de las auditorías internas o externas. .Examen de documentos fiscales.

TÉCNICAS UTILIZADAS EN LAS AUDITORÍAS Estudios Reglamentación Recortes de periódicos Notificaciones de Ley Núm. 96 Querellas Inspecciones oculares Confirmaciones .Estudio de la reglamentación de las agencias relacionadas con las áreas fiscales. .Inspecciones oculares o físicas de los activos u operaciones de la agencia. .Realizamos confirmaciones con los suplidores o clientes de la agencia de forma escrita, telefónica y personalmente. .Estudiamos los recortes de periódicos relacionados a la unidad auditada. .Revisamos las notificaciones de Ley Núm. 96. .Revisamos las querellas sometidas por los ciudadanos. .Realizamos revisiones analíticas. Otras Estrategias Utilizadas

OTRAS TÉCNICAS UTILIZADAS En casos de fraude Citaciones Declaraciones Juradas Órdenes de registro administrativo Consultas Legales Consulta de tipificación de delitos Referidos a las agencias concernidas .En casos relacionados con investigaciones sobre irregularidades, recurrimos a las declaraciones juradas, órdenes de registro administrativo, citaciones. .Preparamos una solicitud de consulta legal. .Cuando tenemos la creencia de que se violentó una ley, preparamos un escrito de consulta de tipificación de delitos (CTD). En la misma el asesor legal nos indicará si se violó la ley y cuáles son los delitos que se configuran. Ellos verifican si la prueba que se tiene es suficiente y luego efectúan al caso a la agencia pertinente: Depto. Justicia, Ética, Hacienda o a otras agencias reguladoras (DTOP, OCALARH). .

OTRAS TÉCNICAS UTILIZADAS Acuerdos interagenciales Oficina de Ética Gubernamental Agencias federales Comparación de base de datos Tenemos acuerdos interagenciales con otras entidades gubernamentales: la Oficina de Etica Gubernamental y otras agencias federales (FBI, Inspector General, etc.). .Hacemos comparaciones de base de datos de una agencia contra otra. Por ejemplo, en el caso de la auditoría en el Programa de Alimentación Nutricional se seleccionó un listado de beneficiarios y se le solicitó a la División de Sistema que nos preparara un programa donde pudieramos obtener información de cheques que se enviaban a una misma dirección o beneficiarios con el mismo número de seguro social. Resultado:

OTRAS TÉCNICAS UTILIZADAS Paso 3 f. Examen de documentos fiscales Expediente de personal Hojas de asistencia Nóminas Citaciones al dueño de la compañía privada Tenemos acuerdos interagenciales con otras entidades gubernamentales: la Oficina de Etica Gubernamental y otras agencias federales (FBI, Inspector General, etc.). .Hacemos comparaciones de base de datos de una agencia contra otra. Por ejemplo, en el caso de la auditoría en el Programa de Alimentación Nutricional se seleccionó un listado de beneficiarios y se le solicitó a la División de Sistema que nos preparara un programa donde pudieramos obtener información de cheques que se enviaban a una misma dirección o beneficiarios con el mismo número de seguro social. Resultado:

HALLAZGO Entrevista y declaraciones juradas a los funcionarios relacionados en la agencia. Consulta legal y de tipificación de delitos. Orden de Registro Administrativo

HALLAZGO Entrevista a los compañeros de trabajo y al jefe inmediato de la agencia pública. Comparación de los horarios trabajados para la agencia como para la compañía. Consulta de tipificación de delitos. Oficina de Ética Gubernamental y Departamento de Justicia

RECURSOS CON QUE CUENTA LOS AUDITORES Manuales, CD y Tecnología Normas de Auditorías Redacción de Informes Programas de Auditorías Internet Intranet

CONCLUSIÓN Fuente de apoyo de nuestros informes Ayudan en la planificación, ejecución y revisión de la auditoría Ayudan a establecer los objetivos y el alcance Sirven de respaldo en casos de reclamaciones, fraudes o demandas.

CONCLUSIÓN Ayudan al desarrollo profesional de los auditores. Podemos identificar nuestras áreas de fortaleza y debilidades. Demostración patente de que las oficinas de auditorías internas cumplen con uno de los estándares de la práctica profesional de la auditoría. Agradezco la atención que nos han dispensado durante el día de hoy. Espero que la información ofrecida les ayude en su labor fiscalizadora. Ha sido de gran satisfacción haberme dirigido a ustedes y le recuerdo que en la Contraloría estamos a sus órdenes. Buenas tardes.