Dentro de la institución, los informes se dirigen casi siempre a los superiores en rango o categoría; también pueden darse entre empleados de igual rango. Además, pueden ser enviados a personas fuera de la institución, por ejemplo, a clientes, agencias, representantes, entre otros.
Los datos de un informe deben ser presentados en forma clara y pormenorizada, ya que su intención es llegar al conocimiento perfecto de la realidad de un empresa, agencia o institución. Una de las características más importantes del informe es que deben ser de fácil lectura, interesante y bien presentado. Su extensión debe ser únicamente la necesaria, aunque ésta depende del asunto a informar.
La redacción debe ser impersonal, directa, objetiva y exacta El informe debe ser sobrio, sin caer en el cosismo. Todas las opiniones que se den en un informe deben ser sustentadas. Es objetivo. Se deben utilizar o mencionar el mayor número posible de datos referentes al informe que se haga (porcentajes, términos, números y otras cifras )
No existe una forma o un guión exacto que sea válido para todos los casos de informes, pero como una indicación se sugiere el siguiente esquema: Persona o Institución a quien va dirigido. Título de informe. Autor o autores. Descripción del problema u objeto del informe. Análisis (comprende estudios, investigaciones, métodos usados, ect.). Conclusiones. Recomendaciones o Sugerencias. Firma responsable. Fecha.
Cómo buscar la información ¿Qué necesito saber para elaborar este informe? ¿Qué es lo que necesito informar, en el marco de lo que otros ya han escrito? ¿Qué conocimientos y datos debo verificar? ¿Cómo analizar, asimilar y sintetizar toda la información recogida ¿Qué necesito saber para elaborar este informe? ¿Qué es lo que necesito informar, en el marco de lo que otros ya han escrito? ¿Qué conocimientos y datos debo verificar? ¿Cómo analizar, asimilar y sintetizar toda la información recogida
PLANEAMIENTO DEL INFORME ¿Cuál es concretamente el problema o aspecto a estudiar? ¿Se conocen sus antecedentes y el origen de sus causas?
¿Quién es el destinatario? El porqué de la solicitud ¿Está bien delimitado y especificado el tema? ¿Qué objetivos específicos debe cumplir? ¿Los cumple? ¿He estudiado seriamente el problema? ¿No he marginado ninguna fuente a mi alcance? ¿He planeado y organizado debidamente el desarrollo del informe? ¿Lo he articulado, argumentado y sustentado correctamente? ¿He sido objetivo y veraz? ¿Estoy listo para extraer conclusiones sintetizadoras del fruto de mi trabajo? ¿Estoy listo para proponer recomendaciones reales, posibles y eficaces? ¿Es útil mi informe? ¿Mi prosa ha sido ágil, clara, sencilla y unívoca? ¿He usado la lenguaje con corrección?
ESQUEMA DEL INFORME TITULO Para:(Destinatario o Receptor)____________________________ DE:(Departamento Responsable, remitente o emisor)_________ PERÍODO:(Fecha de inicio y de finalización de la investigación)______ INTRODUCCIÓN (o TESIS o problema) DESARROLLO Análisis del informe) (Puede estar formado de 1 hasta 20 páginas o más). ____________________________________________________ ____________________________________________________ _________________________________.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES (Síntesis) _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ ___________. Efectuado en la ciudad de Panamá, a los treinta días del mes de seeptiembre del año dos mil nueve. FIRMAS FIRMAS FIRMAS Responsables.
TEXTO EXPOSITIVO Presenta o expone un problema determinado para que se inicie una investigación en torno al problema, ofreciendo los datos indispensables o todos los datos que se tenga a la disposición. TEXTO DESCRIPTIVO Inicia la representación, el detalle, el relato de una situación o problema que ha sido avisado con anticipación. Ofrece respuesta, con un tono descriptivo de situaciones o problemas que se han descubierto durante la investigación realizada. La redacción tendrá una connotación informativa. Se vale de fechas, nombres, relación de facturas, notas, anexos y otros datos que necesita el emisor para poder describir, detallar el problema investigado.
TEXTO NARRATIVO Narra o detalla el resultado de una investigación que se inició, previa solicitud de la parte o partes afectadas, o partes que detectaron el problema. Utiliza un tono explicativo, para no dejar dudas al respecto. Puede valerse de todo tipo de apoyos, para sustentar su informe, como: anexos, fotocopias, recibos, facturas, notas, entre otros. TEXTO ARGUMENTATIVO Por lo regular se utiliza en las conclusiones y recomendaciones, para ofrecer el criterio al que ha llegado luego de dedicarle tiempo a la investigación y el análisis del caso. En esta clase de texto, el auditor o persona responsable de redactarlo, debe argumentar, basado en sus conocimientos, apoyándose en lo que señala la Ley, los Reglamentos Internos de instituciones y empresas, de los testigos y de las pruebas recabadas-
PRÁCTICA: En el papelógrafo, redacte un informe sobre un tema libre. Sugerencias: 1.Retraso en la entrega de documentos 2.Falta de piezas en las lanchas 3.Demora en la entrega de los insumos o en las cotizaciones 4.Problemas en la central