HERRAMIENTAS DE EVALUACION MARCO TEORICO

OBJETIVOS DE UNA EVALUACION DE CAPACIDADES 1. Identificar los Implementadores que plantean riesgos para el programa debido a su importancia programática y fiduciaria (mapeo sobre la Implementación del acuerdo) 3. Informar la decisión sobre el Implementador nominado y determinar las medidas para hacer frente a las deficiencias de capacidad y los riesgos para garantizar la aplicación eficaz de los programas

El CAT (Capacity Assessment Tools) Es un requerimiento del Fondo Global (FG) donde se utilizan, entre otros, procesos de indagación y observación para evaluar la capacidad de un Receptor Principal para asumir la responsabilidad financiera y programática de una subvención. Por lo general, las áreas de evaluación son: Manéjo del Programa M&E Coordinación Sub- Receptores Manejo de Medicamentos y productos de salud Gestión Financiera y Sistemas El FG ha elaborado guías para realizar las evaluaciones; sin embargo, no deben de verse como limitantes para que el ALF no aplique su juicio profesional QUE ES UNA EVALUACION DE CAPACIDADES (CAT)

Sistemas, procesos y controles del PR son evaluados a la luz de las capacidades mínimas requeridas El FG no exige acuerdos de implementación específicos, los sistemas existentes deben estar en línea con las capacidades mínimas Se confía en los registros vigentes; salvo en casos donde no han sido probados o se requiera validar su adecuado funcionamiento Se fomenta la transparencia y se comparten las recomendaciones y justificaciones con el PR de las evaluaciones principales PRINCIPIOS DE UNA EVALUACION DE CAPACIDADES

Se podría tercerizar una función; de ser este el caso la evaluación de las capacidades mínimas se extendería a quien ha sido designado. (ej. Compras) Todas las evaluaciones deberán ser realizadas en el sitio, salvo excepciones previamente autorizadas por el Gerente de Portafolio La extensión del alcance de las evaluaciones dependerán de las circunstancias y deberá ser acordado por escrito con el Gerente de Portafolio PRINCIPIOS DE UNA EVALUACION DE CAPACIDADES

El alcance dependerá de las circunstancias y lo acordado, por escrito, con el Gerente de Portafolio, considerando, como mínimo, lo siguiente: Información relevante y reportes Evaluación de riesgos inherentes Metodología de evaluación en base a riesgos Documentación de la evaluación Evaluaciones previas, no mas de 24 meses de realizadas; adicionalmente, evaluar áreas o funciones no cubiertas previamente. Riesgo país Sistema institucional Contexto de las tres enfermedades a nivel nacional y los esfuerzos para combatirlas Los riesgos identificados deberán ser discutidos con el Gerente de Portafolio Establecimiento de metodología de evaluación en base a escala de riesgos Referirse a todos los materiales usados y conservarlos durante diez años, aunque no formen parte del informe DETERMINACION DEL ALCANCE DE EVALUACION DE CAPACIDADES

Reporte de Evaluacion para nuevos y vigentes RP’s Analisis de los Antecedentes del RP 5 Areas de Evaluacion del ALF: PHPM Assessment Tool, SR Management Assessment Tool, Program Management Capacity Assessment Tool, Financial Management Assessment Tool, M&E Checklist PSM Plan (narrativo) PSM Perfil de Pais M&E Plan M&E Perfil de Pais Data Quality Assessment Tool EL CAT CONSOLIDA LAS SIGUIENTES HERRAMIENTAS Y REPORTES

Exactitud y oportunidad de los registros. Desembolso de fondos oportuno, transparente y responsable Control interno eficaz Emisión de EF oportuno y confiable Salvaguarda de activos Cumplimiento con Normas Contables. Personería jurídica y estatus legal Eficacia organizacional, liderazgo, toma de decisiones transparente y sistemas de responsabilidad Adecuada infraestructura y sistemas de información Experiencia en salud y adecuado trabajo en equipo Sistema eficaz para evaluar la capacidad de Sub-receptores y proporcionar soporte técnico Adecuado manejo de acuerdos en sub- receptores Adecuado abastecimiento, almacenaje y distribución de productos de salud conforme a la Política de Abastecimiento y Manejo de Suplencia del Fondo Global Recolectar y registrar información programática con medidas de control de calidad Apoyar la elaboración periódica de informes programáticos confiables Mantener la información disponible para evaluación y otros estudios Capacidad en la Gestión Financiera y Sistemas Capacidad en la Dirección del programa Capacidad en la Dirección de Sub- receptores Capacidad en el Manejo de Medicamentos y Productos de Salud Capacidad en el en el Sistema de M&E CAPACIDADES MINIMAS REQUERIDAS EN LAS 5 AREAS EVALUADAS

MATRIZ DE EVALUACIONDE CAPACIDADES DE RP’s El Equipo de Pais adapta el alcance y profundidad de la evaluación, pasando de un enfoque basado en cumplimiento a un enfoque basado en riesgo M&E Assessment Finance Assessment PSM Assessment Governance and Program Management (including Sub-recipient management) 4 Areas a ser evaluadas en el Sistema el Linea Equipo de Pais adapta las necesidades de información basados ​​ en el contexto Implementador Ingresa la informacion al sistema tal como fue determinada por el CT ALF verifica la informacion enviada por los principales implementadores, como fue requerida por el CT 3 Actores involucrados en los procesos 1. Conclusion y evaluacion Final de cada area evaluada: No issues Minor issues Major issues Unknown Not applicable 2. Decision sobre la nominacion del implementador 3. Plan de Accion – incluye medidas para mitigar las brechas y riesgos de capacidades Resultados de las evaluaciones

MEDIDAS PARA MITIGAR LAS DEBILIDADES Y RIESGOS DE CAPACIDADES Sugerir la prestación de una TA (Asistencia Tecnica) Solicitud del MCP para nominar un nuevo RP/SR Sugerir la contratación de apoyo a la implementación Podria no ser mitigado en un corto tiempo Riesgos identificados en los procesos de evaluacion Riesgos Mayores: Corrupcion Debilidades del Sistema Pobres ejeuciones previas Riesgos Menores: Debilidades técnicas, pero adecuadas ejecuciones previas o gobernabilidad fuerte Podria ser Mitigado en un corto tiempo Podria no ser mitigado en un corto tiempo Podria ser Mitigado en un corto tiempo

VISION GENERAL DEL PROCESO DE EVALUACION DE CAPACIDADES Definicion de implementadores a ser evaluados Adaptar la evaluacion de capacidades Acciones de mitigación y plan de supervisión Finalizar la evaluacion de capacidades EQUIPO DE PAIS Completar las secciones relevantes, como ha sido requerido por el CT Verificar informacion como ha sido requerido por el CT, proponer medidas de mitigacion IMPLEMENTADOR ALF Concept Note Seguimiento a las medidas de mitigacion, como ha sido requerido por el CT Conseción de Subvención

METODOLOGIA DE CALIFICACION No Issues: capacidades y sistemas adecuados están en su lugar para ejecutar la subvención. Minor Issues: la capacidad y los sistemas necesarios están generalmente en su lugar. Las deficiencias de capacidad plantean riesgos menores que pueden ser gestionados y / o fortalecidos antes de la firma de la subvención o en menos de 6 meses. Major Issues: Hay brechas significativas en las capacidades y sistemas que plantean importantes riesgos para la ejecución de una subvención exitosa. Para abordar estas brechas requiere de más largo plazo (más de seis meses) la asistencia técnica y / o fortalecimiento de la capacidad y / o una contratación externa temporal de la función (por ejemplo, agente fiduciario, agente de compras, etc). Unknown: No hay suficiente información para evaluar las capacidades y los sistemas y proporcionar una calificación. Not applicable: El requerimiento no es relevante para el alcance de las responsabilidades de un ejecutor en el programa..

EVALUACION EN LINEA

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EVALUACION EN LINEA

RECOMENDACIONES DEL ALF ESPECIFICAS Claras y Concisas REALISTAS Prácticamente realizables PRACTICAS Viables y desarrolladas en tiempos razonables Para cada recomendación se debe indicar si es crítico que se implemente antes o después de la firma de la subvención; si es después, se debe sugerir un “deadline” e indicar si podría considerarse como una Condición Precedente al desembolso.

Organización Sistema presupuestario Sistema de Tesoreria Sistema Contable Sistema de Compras Manejo y control de Activos Acuerdos de Auditoria Estatus legal Estructura Organizativa Infraestructura y sistemas de información Experiencia Técnica Selección de los Sub- receptores Sistema para evaluar la capacidad de los Sub- receptores Asistencia técnica a los sub-receptores Políticas y Sistemas de compras Procesos para garantizar la calidad Selección de Productos Sistema de Información Proyecciones Recepción y almacenaje Distribución Uso Racional de Medicamentos Productos de Salud y otros productos farmacéuticos Dirección y Coordinación (incluyendo de sub- receptores) Indicadores Presupuesto Plan de trabajo Coordinación Recurso Humano Guías y herramientas Recolección de datos, análisis y reporte Evaluación, Investigación Operacional, revisiones, vigilancia, estudios especiales Evaluación Información, diseminación y empleo de productos Alineación contribución con el sistema nacional Capacidad en la Gestión Financiera y Sistemas Capacidad en la Dirección del programa Capacidad en la Dirección de Sub- receptores Capacidad en el Manejo de Medicamentos y Productos de Salud Capacidad en el en el Sistema de M&E RESUMEN DE ASPECTOS A CONSIDERER EN LAS 5 AREAS EVALUADAS