EL PROCESO ADMINISTRATIVO

CONTROL

CONTROL “El control consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes” Implica: La medición del desempeño con base en metas y planes La detección de desviaciones respecto de las normas Corrección de las desviaciones Facilita el cumplimiento de los planes

DEFINICIONES RESPECTO A CONTROL Controlar implica hacer que las cosas sucedan como se planearon. Control consiste en un esfuerzo sistemático de comparar el rendimiento con los estándares, planes u objetivos predeterminados, con el fin de identificar si el rendimiento cumple esos estándares o necesidades y si no es así, aplicar las medidas correctivas necesarias.

EL PROCESO BÁSICO DE CONTROL Cualquiera que sea el objeto del control, el proceso básico de control implica tres pasos: Establecimiento de normas Medición del desempeño Corrección de desviaciones

EL PROCESO BÁSICO DE CONTROL Establecimiento de normas Las normas son sencillamente criterios de desempeño. Son puntos seleccionados en un programa de planeación en su totalidad en los cuales habrán de tomarse medidas de desempeño. Medición del desempeño Si las normas son adecuadamente trazadas y se dispone de medios para determinar con precisión que hacen los subordinados la evaluación se facilita enormemente. Corrección de desviaciones Los administradores pueden corregir las desviaciones rediseñando planes o modificando sus metas, reasignando o aclarando deberes.

TIPOS DE CONTROL En general existen tres tipos de control: Control previsivo. Control simultáneo. Control de retroalimentación.

TIPOS DE CONTROL Control previsivo es el que se ejerce antes de que el trabajo se lleve realmente a cabo. Control simultáneo es aquél que se realiza a la par con el trabajo desarrollado. Control de retroalimentación es aquél que se lleva a cabo después de que se ha desarrollado el trabajo.

NORMAS Tipos de normas Normas físicas Normas de costos Entre algunos tipos de normas encontramos: Normas físicas Son medidas no monetarias comunes en el nivel operativo: Cantidad de horas-hombre por unidad de producción Unidades de producción por maquina-hora de producción Cantidad de desperdicio por jornada de trabajo Normas de costos Como normas de costos pueden citarse: Costos directos o indirecto por unidad producida Costo de materiales por unidad Costo de venta por unidad vendida

NORMAS Normas de capital Normas de ingresos Tienen que ver con el capital invertido en la empresa más que con los costos de operación: Inversión fija Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Rotación del inventario Normas de ingresos Son el resultado de la atribución de valores monetarios a las ventas: Ingreso por pasajero de avión Ventas promedio por cliente Ventas per. cápita en un mercado dado

Benchmarking estratégico Benchmarking operativo PUNTO CRÍTICO O BENCHMARKING “Se trata de un método para el establecimiento de metas y medidas de productividad con base en las mejores prácticas de la industria”. Si una pizzería despacha sus pizzas en 1 hora mientras que el competidor sólo necesita 40 minutos, entonces este plazo pasa ser el punto crítico. Por lo tanto se debe revisar el proceso para igualar o mejorar el punto de comparación. Benchmarking estratégico Benchmarking operativo Benchmarking administrativo Comparación de estrategias y elementos estratégicos de éxito. Se comparan costos relativos y posibilidades de diferenciación de productos. Comparación de sistemas de comercialización, logística, recursos humanos, etc..

Circuito de retroalimentación del control administrativo Desempeño deseado Desempeño real Medición del Desempeño real Comparación del desempeño real con las normas Instrumentación de correcciones Programa de acción correctiva Análisis de causas de desviaciones Identificación de desviaciones

TÉCNICAS DE CONTROL El presupuesto Datos estadísticos La presupuestación es la formulación en términos numéricos de planes para un periodo futuro dado. Son estados de resultados anticipados, ya sea en términos financieros (presupuestos de ingresos y gastos de capital) o no financieros (presupuestos de mano de obra directa, materiales). Datos estadísticos Este instrumento es muy utilizado por los administradores a través de diagramas, gráficos, tendencias de variables. Por ejemplo: Ventas de la compañía desde 1998 – 2003.

Auditoria operacional Informes Los informes son útiles en ciertas áreas de problemas en particular. Por lo general son elaborados para presentar la marcha de cierto departamento o actividad. Por ejemplo: Informe de ventas en supermercados. Auditoria operacional La auditoria operacional es la evaluación regular e independiente por un grupo de auditores internos o externos, de las operaciones de contabilidad y financieras. Observación personal La administración por recorrido u observación personal puede obtener gran cantidad de información. Este tipo de control se contrapone con el típico “gerente de oficina”.

EL AUDITOR El auditor es la persona que forma parte del equipo administrativo de la empresa, cuya responsabilidad fundamental es recolectar la información apropiada y generar los informes necesarios que reflejen esta información y de esta forma ayudar a los gerentes de línea con su función de controlar.

¿EN QUÉ MEDIDA SE DEBE CONTROLAR? Al igual que con todos los esfuerzos de la organización, las actividades de control deben llevarse a cabo sólo si los beneficios de desarrollar esas actividades son mayores que los costos de realizarlas. El proceso de comparar el costo de cualquier actividad de la organización con el beneficio esperado al desarrollar dicha actividad, se denomina análisis de costo beneficio.

PODER Y CONTROL Con el fin de realizar un control exitoso, los gerentes deben comprender tanto el proceso de control como la forma en que los miembros de la empresa están relacionados con ésta. El poder es quizás la variable más importante que atañe a los humanos en el proceso de control. Los siguientes aspectos aparecen como de suma importancia: Definición de poder. El poder total del gerente. Como los gerentes pueden aumentar su poder en la organización.

1.- DEFINICIÓN DE PODER Quizás los dos términos más confusos en la administración son poder y autoridad. El punto hasta que un individuo puede influir en otros, de tal forma que obedezcan sus órdenes, se denomina poder. El poder y el control están íntimamente relacionados

2.- EL PODER TOTAL DEL GERENTE El poder total que un gerente posee está formado por dos clases diferentes de poderes, poder del cargo y poder personal. El poder del cargo se deriva de la posición que el gerente ocupa en la organización, en cambio el poder personal se deriva de la relación del gerente con otras personas.

3.- PASOS PARA AUMENTAR EL PODER TOTAL DEL GERENTE Los gerentes pueden aumentar su poder total intensificando su poder del cargo, su poder personal o ambos a la vez. Por lo general el poder del cargo se incrementa por el ascenso a un cargo jerárquico superior en la organización. En cambio el poder personal se incrementa cuando se logra influir cada vez más en el resto del personal por elementos distintos de su posición en el organigrama de la organización.

PODER PERSONAL Para aumentar el poder personal, un gerente debe tratar de desarrollar las siguientes actitudes y creencias en los otros miembros de la organización: Un sentido de obligación hacia el gerente. La creencia de que el gerente posee un alto nivel de experiencia dentro de la organización. Un sentido de identificación con el gerente. La percepción de que los empleados dependen del gerente.

POSIBLES BARRERAS AL CONTROL EXITOSO Para evitar barreras al control exitoso, los gerentes deben preocuparse especialmente de : Producción a largo plazo v/s producción a corto plazo. Frustración y estima del trabajador. Presentación de informes y descargos. Perspectiva de los miembros de la organización. Los medios v/s los fines.

¿CÓMO LOGRAR EL CONTROL? . Además de evitar las barreras posibles el control exitoso, los gerentes pueden desarrollar algunas actividades para hacer del control un proceso mas efectivo, y en lo posible también más eficiente. Deben estar seguros que las actividades de este proceso tienen en cuenta los siguientes factores: Enfoque en actividades específicas de la organización. Diferentes clases de metas organizacionales. Acción correctiva oportuna. Enseñar la mecánica del proceso de control

1.- ENFOQUE EN ACTIVIDADES ESPECÍFICAS DE LA ORGANIZACIÓN. Los gerentes deben tener la completa seguridad de que las fases del proceso de control son apropiadas para la actividad de control que se está desarrollando. Ejemplo, medir productividad de un obrero y vicepresidente con similares estándares.

2.- DIFERENTES CLASES DE METAS ORGANIZACIONALES. El control puede utilizarse para diferentes propósitos; definir estándares de rendimiento, proteger los activos de la empresa de robos y desperdicios, estandarizar la calidad del producto, etc. Los gerentes deben tener en cuenta que el proceso de control puede aplicarse a muchas y diferentes facetas de la vida de la organización y se requiere que la organización reciba el mayor beneficio de efectuarlo, por ello debe tomar en cuenta en forma especial cada una de estas facetas.

3.- ACCIÓN CORRECTIVA OPORTUNA. Es inevitable que transcurra un lapso de tiempo entre que los gerentes recolectan la información, preparan los informes necesarios con base en dicha información y finalmente deciden que acción correctiva debe realizarse para eliminar un problema. Sin embargo, es necesario que los gerentes ejecuten la acción correctiva tan rápido como sea posible, con el objeto de asegurarse que la situación descrita en la recolección de información no haya cambiado, y las medidas correctivas ya no tengan sentido.

4.- ENSEÑAR LA MECÁNICA DEL PROCESO DE CONTROL. Los gerentes deben realizar varios pasos para asegurarse que las personas conozcan con exactitud que información se requiere en un proceso de control específico, al igual que la forma en que va a recolectarse dicha información y como se va a utilizar para recopilar los diversos informes, cuales son los propósitos reales de éstos y que acciones correctivas son apropiadas de acuerdo con dichos informes.

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