“ Establece, desarrolla y adopta políticas para la implementación de procesos y procedimientos propios de la función archivística y la administración documental ’’. SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO - SIGA

MemorEywa MemorEywa = Protectora de la memoria institucional El Árbol de las almas, en este árbol se concentra el espíritu de EYWA y de todos los ancestros.

“El objetivo común de nuestra organización es garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información’’. GESTIÓN DOCUMENTAL = GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

GESTIÓN DOCUMENTAL es el conjunto de procesos, procedimientos y herramientas con las cuales organizamos y administramos eficientemente los documentos y la información producida en el desarrollo de nuestras funciones, permitiendo a futuro la recuperación oportuna de la misma, aplicando principios de racionalización y economía.

Nuestra GESTIÓN DOCUMENTAL está normalizada con HERRAMIENTAS, PROCEDIMIENTOS y FORMATOS que nos facilitan la ejecución de las funciones, y nos ayudan a organizar los documentos que producimos. Estas herramientas, procedimientos y formatos los encontramos en la Intranet para su uso y consulta.

Igualmente la OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL como coordinadora de los procesos documentales, y responsable de la administración de los Archivos y la Correspondencia, apoya a las dependencias y funcionarios en la adopción y aplicación de las técnicas para la conservación de la información.

Para una adecuada gestión y organización de nuestros documentos y archivos, la primera herramienta que debemos consultar y conocer es la TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. La T.R.D. es el listado de los documentos que producimos en el desarrollo de nuestras funciones, los cuales denominamos SERIES, SUBSERIES ó ASUNTOS; cuánto tiempo debo hacerme responsable por estos documentos y archivos - RETENCIÓN, y en qué momento debo hacer entrega de estos a la Oficina de Gestión Documental para su custodia y disposición final - TRANSFERENCIA PRIMARIA.

La correcta agrupación de documentos de un mismo tema o asunto, su organización, conservación técnica, foliación e identificación; se deben tener en cuenta las indicaciones establecidas en el PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN – GAD- IN-02.

También es importante saber que documentos y archivos son generados electrónicamente en el desarrollo de mi trabajo, los cuales son de igual y vital importancia como los documentos físicos. Para la gestión, organización y conservación de estos, también llamados información digital se debe consultar el PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRONICOS – GAD-IN-04. GESTIÓN DOCUMENTAL Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

‘‘Tanto los documentos físicos como los documentos electrónicos ó digitales son responsabilidad de cada funcionario; su entrega física debe ser documentada, al dejar sus funciones ó cargo parcial, temporal o definitivamente’’.

NORMATIVIDAD ARCHIVO DE BOGOTA Sistema Nacional de Archivos Sistema Distrital de Archivos

Una vez se cumpla el tiempo de permanencia bajo mi responsabilidad, debo hacer entrega física de los documentos y archivos a la Oficina de Gestión Documental, para su administración y disposición final. Esta entrega la debo hacer siguiendo el PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA DE DOCUMENTOS – GAD-PD-10, los cuales debo relacionar en el FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL - GAD-FT-59, registrando la información necesaria de todos los campos requeridos.

Para controlar la consulta y el préstamo de los documentos, se debo tener en cuenta el PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS – GAD-PD-11, con el objetivo de tener el control total y pleno de los archivos bajo mi responsabilidad.

Desde el mes de noviembre de 2013 el archivo central de la Fundación se encuentra en administración y custodia de una firma especializada que garantiza la adecuada y técnica conservación de los documentos y archivos.

GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CORRESPONDENCIA El trámite de comunicaciones recibidas, enviadas, internas y correspondencia en general; se realiza a través de la VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA, que desde la Oficina de Gestión Documental, tiene la función entre otras, de dar trámite a todas las comunicaciones de carácter oficial, asignando un número consecutivo a cada comunicación, y direccionando la información al responsable de su trámite y gestión.

En el PROCEDIMIENTO, MANUAL DE CORRESPONDENCIA – GAD-MA-01, se establecen los lineamientos y procedimientos para el manejo de las comunicaciones oficiales y correspondencia, en lo relacionado a la producción, recepción, seguimiento, conservación y consulta. Todas las comunicaciones deben ser generadas teniendo en cuenta el PROCEDIMIENTO ELABORACION DE COMUNICACIONES GAD-IN-05 y los formatos PLANTILLA MEMORANDO INTERNO y PLANTILLA COMUNICACIONES OFICIALES.

-GRACIAS …