III FORO DE INTERNACIONALIZACIÓN Murcia, 15 de abril de 2002 Cómo rentabilizar la participación en ferias Juli Simón Directro General de Profei

COMO RENTABILIZAR LA PARTICIPACIÓN EN FERIAS COMO RENTABILIZAR LA PARTICIPACIÓN EN FERIAS Juli Simón PROFEI S.L.

Organización en ferias A) Organización en ferias

INTRODUCCIÓN  Las ferias son el principal instrumento de promoción en la mayoría de las PYMES.  Feria = inversión  Feria # coste.  Seleccionar bien las ferias:  Antigüedad (referencias)  Expositores (secotres / países).  Visitantes (subsectores / países).  Catálogo.  Apoyos (agentes sectoriales). OFCOMES / Cámaras / CC.A.A.

TIPOLOGIA DE FERIAS SEGÚN OBJETIVOS A) INVESTIGACION MERCADO  Mercado desconocido - B) HEMOS DE ESTAR  Mercado pocas perspectivas - C) MEJORA CUOTA DE MERCADO  Mercado muchas perspectivas -

DISTRIBUCION INTERNA DE FUNCIONES Gerencia:  Aprobación plan de participación/presupuesto.  Asistencia stand. Producción:  Disponibilidad del producto.  Demostración del producto al personal del stand.  Asistencia stand. Administración:  Disponibilidad presupuestaria.

Comercial:  Ventas / Marketing / Investigación de mercados / Publicidad / RR.PP. Director Feria:  Planificar  Organizar  Ejecutar Perfil del Responsable de la Feria:  Conocimientos técnicos.  Experiencia en ventas y telemarketing.  Conocimiento del producto.

LA FIJACIÓN DE OBJETIVOS EN LAS FERIAS: PUBLICO OBJETIVO Generar Ventas. Nuevos Clientes. Lanzamiento “ Nuevos Productos”. Analizar respuesta mercado nuevos productos. Potenciar I.C. Mantener Cartera Clientes. Analizar el Mercado / Competencia. Ampliación Red Comercial. Introducirse en un Nuevo Mercado. RR.PP. Ante Instituciones / Medios. Desarrollar un Control de Calidad del Servicio.

PRESUPUESTO CONCEPTOS: Arrendamiento espacio. Transporte muestras / material promocional: transporte / almacenaje / aduana / seguro. Contratación stand: modular arrendado / diseñado (+) Decoración stand: muestras / rotulación-displays / fotografías-diapositivas / mobiliario / moqueta /plantas. Servicios stand: teléfono-fax / reportaje fotográfico / energía / catering / limpieza /vigilancia / equipos audio-visuales. Promoción y Publicidad: Mailing / telemárketing / publicidad / catálogos-folletos/traducciones / obsequios / RR.PP. / publicidad catálogo expositores / alquiler salas. Gastos personal Interno / Externo (azafatas/traductores): viajes / dietas / alojamiento / párking

CONTRATACION DE PROVEEDORES: TRANSITARIO: Que haya hecho ferias. Que conozca el país (si no, no llega). Que se desplace.

CONTRATACION DE PROVEEDORES: DECORADOR: Que tenga experiencia en el país  muchos servicios se contratan en el país. Que trabaje con el transitario. Diseño completo: plano, plano alzado, maqueta (excepción). Montaje, mantenimiento, desmontaje  cobertura.

CONDICIONANTES SELECCION STAND  ¿Quién es el público objetivo?  ¿Cuál es la imagen de marca?  ¿Cómo comunicarla?  ¿Qué mensajes se pretenden transmitir?  ¿Cuáles son los productos que se quieren destacar?  ¿Qué beneficios y ventajas aportan? Consejo:Contratar a profesionales serios y competentes

FACTORES QUE CONDICIONAN EL DISEÑO DE STAND Nuevos productos. Flujo visitantes. Areas presentación de productos. Grafismo. Aplicación productos. Iluminación.  Areas de demostración.  Zonas de recepción, atención y reunión con clientes.  Colores.

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA MEMORABILIDAD DEL STAND 39% INTERES POR EL PRODUCTO 25% DEMOSTRACION PRODUCTOS 14% DISEÑO STAND 10% AL PERSONAL DEL STAND 8% A LA DOCUMENTACION OBTENIDA 4% AL CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA

CONTRATACION DE PROVEEDORES: AGENCIA DE VIAJES: INTERROGATORIO: Hoteles más próximos a la feria. Cuáles son los mejores hoteles. Transfers. Posibilidad de cambiar el billete de avión.

CONTRATACION DE PROVEEDORES: AGENCIA PUBLICIDAD: Que conozca el mercado  hemos de adaptar nuestros catálogos, folletos, anuncios, trípticos, etc. a los requerimientos del mercado.

CONTRATACION DE PROVEEDORES: COMPAÑÍA DE SEGUROS: RCP TRANSPORTE INCENDIO, ROBO Y EXPLOSIÓN ACCIDENTES PÉRDIDA EQUIPAJE Proveedor: que tenga implantación en el mercado

CALENDARIO UN AÑO ANTES: Seleccionar salón. Solicitar documentación. Enviar solicitud participación. Reservar espacio. Definir material a exponer. Seleccionar decorador. Diseñar campaña promoción. Definir presupuesto.

CALENDARIO NUEVE MESES ANTES: Preparar material a exponer (adaptación/fabricación). Preparar documentación técnica y comercial. Definir el proyecto stand. Verificar reglamentos técnicos. Planificar desplazamientos. Preparar personal. Preparar muestras y artículos publicitarios.

CALENDARIO SEIS MESES ANTES: Elegir transportista. Reservar billetes de avión/hotel. Contratar servicios feria. Controlar construcción stand. Preparar listas precios (CIF/FOB). Preparar inscripción catálogo expositores. Reservar salas conferencias. Revisar presupuesto.

CALENDARIO CUATRO MESES ANTES: Preparar documentos de expedición mercancías. Contratar publicidad. Producción: folletos / catálogos / tarjetas visita.

CALENDARIO TRES MESES ANTES: Remitir contratos seguros (robo / incendio / transporte / R.C.) Comprobar pasaportes, visados y seguros de accidente. Control y seguimiento equipo. Revisar presupuesto.

CALENDARIO DOS MESES ANTES: Comprobar recepción: invitaciones / pases expositor / tarjetas parking. Iniciar campaña captación visitantes. Contactos prensa (artículos, novedades). Controlar la expedición de la mercancía. Revisar presupuesto.

CALENDARIO UN MES ANTES: Inventario stand. Continuar campaña captación visitantes. Confirmar reservas hoteles/avión. Controlar disponibilidad materiales promoción. Elaborar fichas de cualificación visitantes. Comprobar contratación servicios feria. Revisar presupuesto.

CALENDARIO UNA SEMANA ANTES: Reunión con el personal del stand:  Recordar objetivos participación.  Asignar tareas y responsabilidades.  Repasar técnicas ventas.  Normas comportamiento en stand.  Planificar turnos.  Planificar reuniones diarias de valoración.  Informar características país / pautas de negociación.  Informar psicología entorno ferial: actitudes y comportamiento visitante.  Estimular fuerza venta: fijar primas/comisiones.

ATRACCION AL STAND DE VISITANTES OBJETIVO: ACCIONES PROMOCION Invitaciones personales: Calidad antes que cantidad. Mailing: Originalidad: demostraciones, obsequios, descuentos, sorteos. Telemárketing: Clientes relevantes. Guión previo. Objetivo: reuniones en stand. Prensa especializada: Notas de prensa (novedades). Anuncios. Publicidad en feria: Estática. Catálogo expositores.

DURANTE LA FERIA: PROCURAR HACER Demostraciones (hacer intervenir al visitante. Distribuir con eficacia materiales informativos Cumplimentar ficha solicitud (datos, áreas y productos de interés) Considerar la entrega de obsequios y artículos de promoción. Participar en seminarios y conferencias (ponente). Ser cortés. Tener iniciativa. Demostrar entusiamo por la empresa y por sus productos. Cuidar la apariencia (imagen homogénea personal). Conocer a la competencia. Conocer en profundidad los productos. Mostrarse disponible e interesado. ¡Estar en constante alerta!. Recibir a los visitantes con una sonrisa.

DURANTE LA FERIA: PROCURAR EVITAR Sentarse en ausencia de visitantes. Leer en el stand. Ignorar a los visitantes. Repartir masivamente folletos. Subestimar a los visitantes. Formar grupos. Ser demasiado agresivo. Dejar problemas o cuestiones sin resolver.

FICHA CONTACTO Datos identificación empresa. Nombre y cargo visitante. Producto/servicio de interés. Necesidades específicas. Presupuesto disponible/timing. Productos/servicios que utiliza. Nivel de satisfacción. Comentarios del visitante. Descripción personal visitante. Acciones de seguimiento. Nombre del comercial. Fecha entrevista. Clasificación cliente: Excelente/Bueno/Aceptable. Nombre y fechas de la feria.

OBLIGACIÓN Reunión diaria. Resumen diario.

Relaciones con la institución ferial B) Relaciones con la institución ferial

Consejo básico : Una inadecuada relación con las instituciones = FRACASO

INTRODUCCION INTRODUCCION: Las relaciones con la institución ferial no sólo son de servicios. También sirven para promocionarse y para realizar RR.PP. Las relaciones con la institución ferial son esenciales para lograr alcanzar los objetivos fijados en las ferias. Hay que tener en cuenta varios temas a la hora de mantener relaciones con la institución ferial: No todos los recintos son iguales: Espacios: bueno / malos Electricidad Aire Agua…

Todas las ferias tienen normas distintas de obligado cumplimiento: Horarios Servicios obligatorios /opcionales Precios servicios Pases y acreditaciones… En pocos días hay muchas empresas que desean disponer de unos recursos humanos escasos para montar su stand (electricistas, decorador,…). La improvisación supone pasar horas buscando soluciones.

INSTITUCION FERIAL INSTITUCION FERIAL: AREAS GENERALMENTE EXISTENTES A TENER EN CUENTA: Oficina de Organización Jefe de Pabellón Puntos de atención al Expositor Registro de Acceso (Expositores / Visitas) Oficina del Decorador * Caja y Contratación de Servicios Oficina de Aduanas / Transportes / Transitario Agencia de Viajes Gabinete de Prensa Otros servicios (Area VIP, Parking, Restaurante, Ofimática para expositores, WC…) * Generalmente no se mantiene contacto directo 10

TIPOS DE RELACIONES: Relaciones Directas: Nosotros gestionamos nuestra participación directamente Relaciones Indirectas: Cuando hay una entidad que lo hace por nosotros:  Empresa Contratada a tal efecto  Participación oficial: Pabellón oficial ( ICEX ) Pabellón Agrupado ( Asociación/Cámara )

RELACION DIRECTA CON LA INSTITUCION FERIAL: Una apropiada relación con la institución ferial, sobretodo con la organización, nos ha de permitir obtener información y realizar todas las gestiones necesarias de forma fluida:  ANTES DE LA FERIA  DURANTE LA FERIA  DESPUES DE LA FERIA

ANTES DE LA FERIA: Nombre de los componentes y organigrama del equipo de organización: Director, Director Adjunto, Director Comercial, Responsable de Servicios, Personal Auxiliar… Dossier del evento con: Formulario de inscripción Normas de participación (horarios, decoración, seguros obligatorios, documentos montaje y desmontaje, acreditaciones, publicidad, embalajes, limpieza, cátering…) Normas técnicas: necesidades eléctricas, agua, aire comprimido, gas, teléfonos, equipos de manipulación, resistencia del suelo, altura máxima, normas de seguridad

Agencia de viajes Servicio transitario y transportista oficial Carpeta de servicios (algunos pueden ser de contratación obligatoria a través de la institución ferial): Decoración, tv, ordenadores, azafatas, jardinería, cátering, rotulación, telecomunicaciones… Plano de distribución de espacios Instrumentos de promoción: Invitaciones, etiquetas, posters… Publicidad/mención en el catálogo Publicidad en el recinto (banderolas, opis…) Gabinete de prensa Patrocinios Medios que han utilizado Participación en jornadas técnicas

Involucración en organismos de la feria: Comité organizador (presidente + vocales) Comités técnicos (jornadas, seminarios…) Control de pagos: recordatorio de todos los pagos pendientes Otros: Listado de expositores/catálogo de ediciones anteriores,… Montaje: Autorización de montaje. Pago del canon X m2. Control de proveedores contratados: decorador, telecomunicación, jardinería, azafatas…

DURANTE LA FERIA: Solicitud de mas invitaciones, catálogos, credenciales… Dar parte de cualquier problema de nuestro stand Información sobre cualquier acto de protocolo o actividad paralela Control de pagos: Estar al corriente de deudas con la entidad ferial agilizará nuestra salida.

DESPUES DE LA FERIA:  Desmontaje: autorización de salida, que será entregada firmada por el Jefe de pabellón siempre que le informen que no tenemos ninguna deuda con la institución ferial  Memoria del evento: estadísticas de participación globales, por días, por países, por comunidades,…  Dossier de prensa  Base de datos de visitantes (no es fácil que la faciliten)

PRINCIPALES CONCLUSIONES:  Hay que leerse detenidamente las normativas  Hay que conocer a los distintos interlocutores  Hay que saber que soportes publicitarios hay  Hay que saber que actividades paralelas se organizan  Hay que saber si existe un gabinete de prensa  Hay que conocer los distintos actos de protocolo  HAY QUE TENER UNA ADECUADA RELACION CON LA INSTITUCION FERIAL PRINCIPALES CONCLUSIONES:  Hay que leerse detenidamente las normativas  Hay que conocer a los distintos interlocutores  Hay que saber que soportes publicitarios hay  Hay que saber que actividades paralelas se organizan  Hay que saber si existe un gabinete de prensa  Hay que conocer los distintos actos de protocolo  HAY QUE TENER UNA ADECUADA RELACION CON LA INSTITUCION FERIAL

Actuaciones post-feria C) Actuaciones post-feria

Seguimiento Posferia “Durante la feria” Acciones internas: Trabajos a realizar inmediatamente después de la clausura de una feria. Inventario. Desconectar todos los servicios contratados Mercancías expuestas cumplen el tratamiento aduanero del país.

Seguimiento Posferia “Durante la feria” Acciones externas: Dejar un buen recuerdo en:  Personal contratado en “stand”.  Organizadores del certamen.  Medios de Difusión, Revistas Técnicas.

Antes del Regreso La feria sigue al siguiente día Listado de posibles acciones pendientes:  Visito o reunión con alguna empresa o persona previamente contactada que no ha podido visitar la feria por algún motivo.  Enviar a la oficina central algún tipo de acción a realizar ( envío de catálogos, muestras, precios, etc...  Contacto con un posible representante.

Después del Regreso La feria sigue al siguiente día Documentación:  Cartera llena de documentación.  Fichas de peticiones y presupuestos.  Tarjetas de visita.

Informe que debemos preparar Una parte técnica Descripción genérica de la feria:  Problemas surgidos.  Puntos fuertes y débiles de la feria Comentario sobre el personal contratado para el “stand”. Comparación con otras ferias similares o con la misma en años anteriores. Catálogo de feria. Reportaje fotográfico de la feria. Stands de la competencia. Dossier de prensa.

Informe Descripción de la competencia presente en la feria. Listado de contactos habidos, con tarjetas de visita y la ficha previamente preparada. Una ejemplar de cada documento o catálogo que se haya utilizado en la feria.  de la propia empresa.  de la competencia.

Análisis y Conclusiones finales Resultados a corto plazo  Operaciones comerciales cerradas en feria. Resultados a medio plazo.  Pueden obtenerse por medio de las fichas de contacto. Resultados a largo plazo.  Resultados indirectos.

Contactos Los contactos de negocios durante una feria pueden ser: Contactos Rutinarios. Contactos Interesantes. Contactos Muy Interesantes.

Evaluación del Desempeño del Personal

Calificación de la Feria

Programación del Tiempo Como Expositor Después de la Feria Programación del Tiempo Como Expositor Después de la Feria