Prácticas de Dirección Estratégica en Universidades Chilenas Red de Observatorios de Buenas Prácticas de Dirección Estratégica Universitaria en América Latina y Europa   I Seminario de Dirección Estratégica Caracas, 19 y 20 de julio de 2010 Prácticas de Dirección Estratégica en Universidades Chilenas Atilio Bustos-González Observatorio Chileno de Red TELESCOPI

Objetivo Objetivo del estudio: Conocer el estado actual de la dirección estratégica en las universidades chilenas. Estudio previo: Carlos Cáceres. Planeación estratégica en universidades del Consejo de Rectores: evidencias del periodo 2000 – 2005. En: Calidad de la Educación. No.27 Diciembre 2007. pp. 108-150. Muestra de 8 universidades. Solo uno no forma parte del presente informe. 1999-2000; 2005-2006; 2009-2010

Metodología Recoger, mediante encuesta aplicada a directivos, responsables de planificación estratégica y de oficinas de análisis institucional, información respecto del proceso de formulación, metodologías empleadas e implementación de dirección estratégica. Al instrumento propuesto por Telescopi, se le hicieron ajustes lingüísticos. Otras fuentes de información fueron documentos oficiales, tales como: el plan estratégico, presupuesto, documento de autoevaluación para la acreditación, dictamen de la agencia de acreditación institucional, reporte de sustentabilidad, plan de campaña de candidatos a rector.

Metodología Universo encuestado: Todas las universidades chilenas: 60.- 25 del Consejo de Rectores (CRUCH) (16 de ellas son públicas) y 35 privadas. Recibimos 12 respuestas. 20% de las instituciones. CRUCH públicas: 5 – 44% CRUCH vocación pública: 4 – 38% Universidades privadas: 3 – 18% De Santiago: 6 – 50% De regiones: 6 – 50% Respondieron 3 de las 10 universidades más grandes del país.

Esquema para el análisis de los resultados Formulación de la estrategia Proceso de formulación Enfoques y modelos utilizados Implementación y alineamiento de la estratégica Implementación de la estrategia Metodologías utilizadas Factores claves de éxito Control e incentivos Seguimiento y medición de la estrategia Retroalimentación y aprendizaje

Formulación de la estrategia Proceso de formulación Enfoques y modelos utilizados El liderazgo en la formulación de la estrategia recae en: Rector (100% de los casos), compartido con el Consejo Superior (68%), o con un vicerrector (62% - Académico 2, Desarrollo 1). Participación en la formulación. En un nivel alto: Consejo Superior, Rector, Vicerrectores, Decanos. En un nivel medio: Directores e unidades académicas y administrativas. Los dirigentes estudiantiles reciben una mención media (50%). Los dirigentes sindicales y ex alumnos una mención muy baja (12%).

Formulación de la estrategia Proceso de formulación Enfoques y modelos utilizados En todos los casos existe un proceso establecido para la definición de la estrategia institucional. Hoy esa estrategia es fruto de un proceso formal. No siempre fue así. Todos tienen en cuenta los siguientes elementos de estrategia: misión, valores, visión, análisis DAFO, ejes estratégicos. La estrategia material y social, complementaria a la macro estrategia, se utiliza con distintos niveles de frecuencia. Los aspectos más valorados son: tecnologías de información, liderazgo, distribución de responsabilidades, estructura de soporte.

Formulación de la estrategia Proceso de formulación Enfoques y modelos utilizados Respecto del control estratégico: Solo el sistema de indicadores es altamente utilizado. Control presupuestario tiene un nivel medio de utilización. Cuadro de mando tiene un nivel medio de utilización. Los planes son a 4 o 5 años. Los planes tienen una baja correlación con los periodos rectorales y con sus planes de campaña. Es baja la utilización de asesores externos para formular la estrategia.

Formulación de la estrategia Enfoques y modelos utilizados Proceso de formulación Enfoques y modelos utilizados El estilo dominante de planificación es la clásica de Porter. Son poco utilizados: Enfoque de recursos y capacidades (Grant); Enfoque de competencias esenciales (Hamel & Prahalad); Estrategias emergentes (Mintzberg). Las técnicas más utilizadas en el proceso de formulación y planificación estratégica son: Análisis DAFO y Planes de Acción. En forma media: Analisis de Mercados y Escenarios. En forma poco frecuente: Mapas Estratégicos.

La estrategia definida se formaliza en esos mismos niveles. Implementación y alineamiento de la estratégica Implementación de la estrategia Metodologías utilizadas Factores claves de éxito En la implementación de la estrategia participan en forma intensa los niveles: corporativo, unidades académicas y administrativas. La estrategia definida se formaliza en esos mismos niveles. Un 62% de las universidades consideran que las funciones y responsabilidades de las personas de la institución, en relación con el cumplimiento de la estrategia, son bien conocidas y asumidas. Sin duda este es un valor bajo. Un 88% de las universidades considera que los objetivos estratégicos son claros y fáciles de comunicar, cuantificables y alineados con la política y la estrategia. La critica de los directores de área es que no se ven en el plan. El peligro de ello es no recibir presupuesto suficiente.

Implementación y alineamiento de la estratégica Implementación de la estrategia Metodologías utilizadas Factores claves de éxito Solo un 44% de las universidades considera que cuentan con un proceso eficaz de comunicación de doble vía que garantice la transmisión de la estrategia. Sin duda este es un valor bajo. Solo un 18% de las universidades informa que cuenta con un instrumento para valorar el nivel de comprensión de la estrategia definida. Este es un valor muy bajo.

Responsabilidad Social Corporativa (nueva tendencia) Implementación y alineamiento de la estratégica Implementación de la estrategia Metodologías utilizadas Factores claves de éxito Los instrumentos de implementación de acuerdo a la frecuencia de mención son: Presupuesto anual Responsabilidad Social Corporativa (nueva tendencia) Sistemas de Información Sistemas de seguimiento Gestión por procesos Política de personal Política TIC Gestión de la calidad.

dirección por objetivos (18%), mapas estratégicos (12%), Implementación y alineamiento de la estratégica Implementación de la estrategia Metodologías utilizadas Factores claves de éxito Las metodologías que más se utilizan en la implementación son pocas y dispersas: dirección por objetivos (18%), mapas estratégicos (12%), cuadro de mando (12%), grupos de mejora (12%), carta de servicios (12%).

Reciben menciones altas los siguientes factores de éxito: Implementación y alineamiento de la estratégica Implementación de la estrategia Metodologías utilizadas Factores claves de éxito Todos concuerdan (100%) , que los factores críticos que determinan el nivel de éxito a alcanzar es tener una visión estratégica compartida y alto compromiso. Reciben menciones altas los siguientes factores de éxito: implementación (94%) seguimiento (94%) compromiso (88%) alineamiento (88%) comunicación (88%) integración (88%)

Mecanismos de control (100%) Implementación y alineamiento de la estratégica Implementación de la estrategia Metodologías utilizadas Factores claves de éxito Las universidades chilenas encuestadas reconocen como factores esenciales en la implementación de la estrategia: Mecanismos de control (100%) Estilo de liderazgo de la alta dirección (100%). Sistema de incentivos eficientes (88%).

Seguimiento y medición de la estrategia Control e incentivos Seguimiento y medición de la estrategia Retroalimentación y aprendizaje Solo 64% de las universidades señala disponer de procedimiento de seguimiento formal de implantación de la estrategia definida. No se consensuan y plantean medidas específicas para el seguimiento y evaluación antes de que se inicie el proceso. Se incorporan a posteriori. Un 82% señala disponer de un sistema de indicadores, o cuadro de mando, diseñado específicamente para el seguimiento estratégico. Esos indicadores son implementados a nivel corporativo y de unidades internas. Las herramientas utilizadas para dar soporte al seguimiento y medición son: sistema de indicadores de rendimiento (100%), cuadros de mando (50%), elaboración de memorias anuales (56%). Inconsistencia.

Retroalimentación y aprendizaje Control e incentivos Seguimiento y medición de la estrategia Retroalimentación y aprendizaje Un 82% de las instituciones señala hacer revisiones periódicas del plan estratégico en relación con su implementación y los resultados dentro de sus unidades académicas y administrativas. Estas revisiones ocurren cada 6 meses a un año. Un 100% de las instituciones creen que fruto del seguimiento sistemático se aprovechan suficientemente las oportunidades de mejora y de adaptación identificadas. Percepción selectiva de la realidad.

Esquema para el análisis de los resultados Formulación de la estrategia Proceso de formulación Enfoques y modelos utilizados Implementación y alineamiento de la estratégica Implementación de la estrategia Metodologías utilizadas Factores claves de éxito Control e incentivos Seguimiento y medición de la estrategia Retroalimentación y aprendizaje

Conclusiones Si bien algunas universidades utilizaban algunos elementos de dirección estratégica desde inicios de los 90’s, fueron políticas públicas, como MECESUP y Acreditación Institucional, los que presionaron por su establecimiento en el sistema universitario. Los modelos y metodologías utilizados en la dirección estratégica de las universidades son poco variados, y en general consideran poco las demandas de la sociedad. Eso se denota también en la acreditación institucional, donde el área más débil es vinculación con el medio. El presupuesto podría ser mas efectivo como instrumento de implementación del plan estratégico, si se redujera el componente de gasto inercial y se alinearan mejor con los compromisos políticos.

Conclusiones Se detecta una falta apropiación de la estrategia por la comunidad universitaria. Las universidades chilenas requieren reforzar su proceso de comunicación interna de la estrategia. En este sentido falta verificar su nivel de comprensión, apropiación y alineamiento. Lo anterior es serio. Dado que uno de los factores críticos de éxito es tener una visión estratégica compartida para generar un alto compromiso. Los especialistas en gestión del cambio, saben que no basta con comunicar el plan, es necesario la apropiación del mismo por todos los estamentos. En las universidades chilenas existe necesidad de capacitación. Las asignaturas pendiente son liderazgo y gestión del proceso de cambio de la cultura organizacional. Los aspectos más tecnocráticos son materias conocidas, solo falta profundizar su aplicación.

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