Opciones de costes simplificados: FSE y FEDER Mark SCHELFHOUT Jefe de Unidad Dirección General de Empleo, Asuntos Sociales e Inclusión Gema SANZ REDRADO Auditora Dirección General de Política Regional y Urbana Valencia, 19 Febrero 2014

AGENDA 1. Cuestiones generales 2. Marco de programación 2007-2013 4. Experiencias en el FSE 5. Experiencias en el FEDER 6. Conclusiones 2

1. Cuestiones generales

1. Cuestiones generales 1.1. Definición de la simplificación: Simplificar(RAE): hacer más sencillo, más fácil o menos complicado algo. 1.2. Objetivos de la simplificación: Reducir la carga administrativa de los beneficiarios, de las autoridades de gestión/ implementación y de control; Centrarse en los resultados; Reducir el riesgo de errores: recomendaciones del Tribunal de Cuentas Europeo y del Parlamento Europeo; Contribuir a un mejor y más eficiente uso de los fondos europeos.

2. Marco de programación 2007-2013

2. Marco de programación 2007-2013 2.1. Marco regulador europeo: Referencias: nota COCOF sobre Opciones de Costes Simplificados; Art.11, 3 b) del Regl. (CE) nº 1081/2006, modificado por el Regl. (CE) nº 396/2009 y art. 7, 4 del Regl. (CE) nº 1080/2006, modificado por el Regl. (CE) nº 397/2009. Metodología: definida ex-ante Justa: Razonable, basada en la realidad, no excesiva o extrema. Debidamente justificada y explicada; Equitativa: No favoreciendo algunos beneficiarios o tipos de operaciones sobre otras; Verificable: Basada sobre evidencia documental que puede ser verificada (pista de auditoría); Verificada a nivel horizontal.

2.2. Opciones de costes simplificados (3 posibilidades) 2.2.1. Costes a tanto alzado: porcentaje fijado ex-ante, utilizado en calcular los costes indirectos (máximo 20% de los costes directos de una operación). Ejemplo de una sesión de formación que combina: - un baremo estándar de coste unitario para los salarios de los formadores, por ejemplo 450 EUR/ día ; - costes reales: alquiler del aula = 800 EUR /mes durante 6 meses; - un porcentaje a tanto alzado para los costes indirectos, por ejemplo el 10 % de los costes directos. Si al final de la formación se han justificado 100 días con alumnos, la ayuda se pagará como sigue: Costes directos: -salarios de los formadores: 100 días x 450 EUR = 45.000 EUR -aula: 6 meses x 800 € = 4.800 EUR -subtotal costes directos: 49.800 EUR Costes indirectos: 10% de los costes directos = 10% x 49.800 EUR = 4.980 EUR Ayuda que se ha de pagar: (45.000 EUR + 4.800 EUR) + 4.980 EUR = 54.780 EUR 7

-1 curso de formación idiomas (1000h): 20 participantes 2.2.2. Baremos estandar de costes unitarios (ej. coste hora/ formacion por participante) Ejemplo: -1 curso de formación idiomas (1000h): 20 participantes -Autoridad de Gestión: establece el coste por hora de formación/ alumno= 7 EUR; Coste máximo subvención= 1000h X 20 participantes X 7 EUR= =140.000 EUR - 6 participantes: 900h - 5 participantes: 950h Final del curso (18 participantes) - 5 participantes: 980h - 2 participantes: 1000h Subvención total a pagar: (900hx6 participantes+950hx5 participantes +980hx5 participantes+1000hx2 participantes)x7 EUR= 119.350 EUR 8

Costes simplificados: opcional (subvenciones) 2.2.3. Importes globales: no superiores a 50.000 EUR Costes simplificados: opcional (subvenciones) Ejemplo: Para promover los productos locales, un grupo de pequeñas empresas desea participar conjuntamente en una feria comercial. Dado el bajo coste de la operación, la autoridad de gestión decide recurrir a la cantidad global para calcular el apoyo público. Así pues, se pide al grupo de empresas que presente un presupuesto de los costes de alquiler, montaje y funcionamiento de la caseta. Basándose en esta propuesta se establece una cantidad global de 20.000 EUR. El pago al beneficiario se realizará contra presentación de una prueba de participación en la feria. El presupuesto aceptado de 20.000 EUR se deberá conservar para las auditorías (verificación del cálculo previo de la cantidad global). 9

Cumplimiento: de la normativa europea y nacional aplicable. 2.3. Enfoque de auditoría: AG/OI: verificación de la metodología de cálculo utilizada en calcular los costes simplificados; Beneficiarios: verificación de la aplicación correcta de la metodología; Cumplimiento: de la normativa europea y nacional aplicable. 10

3. Marco de programación 2014-2020

3.1. Argumentos pro-simplificación: Tasas de error significativas; Nuevo Reglamento: más y mejores opciones para optar por la simplificación. 3.2. Extender utilización de costes simplificados a través de: Mayor uso de tantos alzados para calcular todo tipo de costes; Aumento del umbral para importes globales; Planes de Acción Conjuntos ("PACs"); FSE: utilización obligatoria para subvenciones < 50.000 EUR; FEDER: en tantos alzados; uso de opciones a ya previstas en Reglamento Común de los Fondos.

3.3. Marco regulador europeo Art. 67 y 68 Reglamento Común (aplicable a los 5 Fondos CSF); Art. 14 Reglamento del FSE (aplicable al FSE); Plan de Acción Conjunto (Art. 104-109 del Reglamento Común). 13

3.4. Opciones de costes simplificados 3.4.1. Financiación a tanto alzado: aplicando un porcentaje a una o varias categorías de costes; a) Costes indirectos= máximo 25% del total de costes directos de una operación; Reglamento 1303/2013 (Art. 68.a) b) Costes indirectos= máximo 15% de los costes directos de personal; Se utilizan en el caso en el que haya: (1) costes directos de personal, (2) costes indirectos y (3) costes directos ≠ costes personal La tasa del 15% está prefijada por el Reglamento 1303/2013 (Art. 68.b) c) Otros costes= máximo 40% de los costes directos de personal (≠ dietas/ salarios) La tasa del 40% está prefijada por el Reglamento 1304/2013 (Art. 14.2) 14

Obligatorio: subvenciones FSE < 50.000 EUR 3.4.2. Baremos estandar de costes unitarios; 3.4.3. Cantidades globales (<100.000 EUR): no superiores a 100.000 EUR de contribución pública; 3.4.4. Costes Simplificados: opcional, pero Obligatorio: subvenciones FSE < 50.000 EUR Costes Simplificados: aplicable a convocatorias de subvenciones, no aplicable a operaciones/proyectos sujetos a contratación pública; 3.4.5. Baremos estandar de costes unitarios existentes en la normativa europea o nacional. 15

3.5. Planes de acción conjuntos (PACs) 1.Enfoque en los resultados: reemplaza el enfoque en la aportación/contribución; 2.Gestión financiera: el pago dependerá del nivel del éxito de la operación; 3.Método de cálculo del coste: similar al del cálculo de costes simplificados (aplicable támbien a contratos públicos); 4.Auditoría financiera: aplica solamente las condiciones de pago predefinidas en la Decisión de la Comisión: escalones y resultados; 5.Beneficiario: organismo de derecho público (único beneficiario); 6.Ámbito de aplicación: FSE, FEDER, FC, pero no aplicable para las infraestructuras; 7.Ayuda pública mínima: 10 millones EUR/ 20% del valor del PO (el valor más bajo), 5 milliones EUR por un programa piloto/ PO; 6.Duración: no especificada, pero menor que el periódo de programación del PO. 16

4. Experiencias en el FSE

4.1. Situación actual en España: FSE: simplificación de costes: menos del 50% de los POs FSE usan por lo menos 1 tipo de coste simplificado; Regiones pioneras en simplificación de costes: -costes unitarios estándar para educación (Andalucía, Galicia); -porcentaje a tanto alzado: costes indirectos (Canarias). UAFSE: instrucciones sobre la aplicación de baremos estándar de costes unitarios en la formación impartida en el ámbito de la educación. 18

Coste profesor/ hora= (A+B)/C 4.2. Ejemplos de buenas practicas en Espana: Costes a tanto alzado: Canarias, Cataluña; -Canarias: subvenciones con costes totales por debajo de los 300.000 EUR (costes indirectos= 15% costes directos (instituciones públicas) o 20% costes directos (otras instituciones); -Cataluña: 20% para el cálculo del gasto indirecto (operaciones formación profesional); Baremos de costes unitarios: Andalucía, Galicia, Castilla La Mancha, Baleares; -Andalucía (educación): A= sueldo base+ mínimo de suplementos comunes para todo el profesorado; B= nivel mínimo de contribución a la Seguridad Social; C= número de horas total anuales/ profesor; Coste profesor/ hora= (A+B)/C Importes globales: ninguna Comunidad Autónoma (Orden ESS/1337/2013, de 3 de julio) 19

4.3. Ejemplos de buenas practicas a nivel europeo Basilicata y Calabria (Italia): utilizan actualmente las 3 opciones de costes simplificados (costes a tanto alzado, baremos estándar de costes unitarios, importes globales): educación; Irlanda: costes a tanto alzado para educación; Inglaterra: UK formula funding; República Checa: costes a tanto alzado y baremos estándar de costes unitarios (educación); -Costes a tanto alzado: definir "costes indirectos"=> costes directos; - Importes globales: 10-12 asignaturas prefijadas por la AG. 20

5. Experiencias en el FEDER

FEDER - Periodo de programación 2007-2013 Uso reducido de las opciones de costes simplificados, tanto a nivel europeo como en España, y basicamente limitado a: costes indirectos a tanto alzado como % de los costes directos (ratio variable, entre 5 - 20% dependiendo de la naturaleza de las operaciones y la base de cálculo); baremos estándar de costes unitarios para gastos de personal (principalmente en proyectos de investigación); 19 propuestas aprobadas por la Comisión (en 45 POs de los más de 300 programas co-financiados por el FEDER).

Ventajas del uso de OCS en el FEDER Reducción de carga administrativa a varios niveles: beneficiarios; autoridad de gestión y organismos intermedios (tanto a nivel de gestión como verificación); organismos de control; Mayor eficiencia en la gestión de los programas y fondos; Reducción de errores e irregularidades.

Limitaciones y/o barreras para la utilización de OCS en el FEDER Heterogeneidad de las operaciones cofinanciadas por el FEDER; OCS sólo aplicables a ayudas/subvenciones (no a las operaciones ejecutadas a través de contratos públicos: infraestructuras, asistencia técnica, etc.); Carga de trabajo inicial para definir la metodología: cálculo ex-ante sobre una base justa, igualitaria y verificable; Falta de experiencia e información/datos históricos Pero … las OCS pueden ser aplicadas eficazmente a las operaciones financiadas por el FEDER !!!

Utilización de OCS en el FEDER Opcional: a diferencia del FSE, no existe obligatoriedad para operaciones por debajo de un determinado importe; Depende de la naturaleza de las operaciones: OCS no son aplicables a las operaciones ejecutadas a través de contratación pública; Sin aprobación por la Comisión (en 2014-2020 desaparece la posibilidad de remitir propuestas para su validación por parte de la Comisión).

¿ Cuándo utilizar las OCS en el FEDER ? Tipología de operaciones: ayudas y/o subvenciones Circunstancias específicas: Costes reales difíciles de verificar (e.g. numerosas partidas de pequeño importe, elevado número de justificantes, sistemas complejos de imputación de costes indirectos, etc.) Programas en los que se han detectado un elevado índice de error, deficiencias y/o dificultades en la justificación de los gastos reales incurridos; Operaciones y/o tipología de costes homogéneas; Existen datos históricos fiables sobre ejecución financiera (en caso contrario, deberán generarse antes de utilizar determinadas OCS – e.g. costes unitarios).

¿ Qué opción de costes simplificados utilizar ? Costes indirectos a tanto alzado (como % de costes directos) Baremos estándar de costes unitarios Cantidades globales La aplicabilidad / idoneidad de cada opción depende de la naturaleza de la operación y/o tipología de los costes asociados; Las diferentes opciones pueden combinarse dentro de una misma operación siempre que: - cada opción cubra diferentes categorías de costes; - se utilicen para diferentes proyectos dentro de la operación o para fases sucesivas de la operación.

Aspectos a considerar para la utilización y selección de las OCS (1/2) Tipo de operación: Únicamente operaciones financiadas a través de ayudas/subvenciones (e.g. proyectos de investigación e innovación, ayudas a pequeñas y medianas empresas, etc.); No aplicable a operaciones ejecutadas exclusivamente mediante contratación pública (en caso de contratación parcial, se pueden aplicar OCS a la parte de la operación que no se ejecuta a través de contratos). Disponibilidad de información (datos históricos, estadísticos u otra información objetiva) y carga de trabajo inicial Puede ser significativa para determinar cantidades globales y/o baremos estándar de costes unitarios, pero reducida para la financiación de costes indirectos a tanto alzado (el Reglamento (UE) No 1303/2013 permite aplicar hasta un 15% de los costes directos de personal sin necesidad de realizar un cálculo o análisis justificativo ex-ante).

Aspectos a considerar para la utilización y selección de las OCS (2/2) Naturaleza de los gastos subvencionables: por ejemplo, las siguientes categorías de costes pueden ser en principio susceptibles de aplicación de OCS: - costes directos de mano de obra; costes indirectos generales; gastos de creación y establecimiento de nuevas empresas; gastos de participación en ferias y/o registro de patentes en el marco de proyectos de expansión/innovación de empresas; Seguridad legal; Flexibilidad; Compatibilidad con la legislación nacional.

Deficiencias y/o riesgos detectados en la aplicación de OCS (1/2) Inadecuada justificación de la metodología y/o base de cálculo ausencia de datos históricos y/o bases no representativas; baremos de costes unitarios de personal (tarifas horarias); sobrevalorados (incluyendo costes indirectos y/o gastos generales) o infravalorados (en base a datos antiguos no actualizados); Incorrecta aplicación de la metodología establecida: - Errores formales (ratios aplicados sobre bases incorrectas); - Falta de correlación entre los importes a reembolsar en base a los costes simplificados y las operaciones/actividades realizadas (cantidades globales) y/o cantidades incurridas (baremos de costes unitarios).

Deficiencias y/o riesgos detectados en la aplicación de OCS (2/2) Inadecuada y/o ambigua definición de costes (directos vs indirectos)  riesgo de diferentes interpretaciones y/o doble financiación de costes; Solapamiento de OCS dentro de la misma operación (gastos indirectos de personal incluidos en el baremo de coste unitario y financiados también a través de tanto alzado como % de gastos directos); Falta de transparencia: insuficiente comunicación a los solicitantes de ayudas y/o beneficiarios de las condiciones y requisitos de aplicación de los costes simplificados.

Buenas prácticas identificadas (1/2) Adecuada justificación y documentación de la metodología y los costes estándar establecidos: cálculo ex-ante, justo, equitativo y verificable; disponibilidad de datos históricos; % de financiación de costes indirectos a tanto alzado consistente con los datos históricos (20% tanto alzado vs 24.36% costes reales); Clara y exhaustiva definición de costes directos e indirectos (especificando las diferentes categorías y tipología de costes e indicando explícitamente las inclusiones y exclusiones para evitar solapamientos).

Buenas prácticas identificadas (1/2) Actividades externalizadas excluidas de la base de cálculo de los costes simplificados (obligatorio en el periodo 2014-2020); No retroactividad (OCS no aplicables a proyectos ya iniciados); Metodología elaborada en cooperación con y/o validada por la autoridad de auditoría antes de su aplicación; Transparencia: costes simplificados optativos para los beneficiarios y claramente definidos en la convocatoria de ayudas; Periódica revisión de la razonabilidad y validez de los costes estándar.

6. Conclusiones

AG Definir una estrategía de simplificación; Comparar opciones y decidir antes del comienzo de un programa; Adaptar normativa nacional; Comunicar a la AC/AA; Usar la experiencia existente y las buenas prácticas identificadas. AA Mantenerse informada, participar en el comienzo del proceso; Aconsejar; Comunicar el enfoque de auditoría. OI Incrementar la implicación de los organismos colaboradores; Definición y aplicación de estrategia de costes simplificados. COM Guía orientativa, reuniones técnicas, seminarios; Apoyo específico.

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