INDICADORES DE GESTIÓN CAPACITACIÓN SECRETARIA DE EDUCACION DEPARTAMENTAL VALLE DEL CAUCA 2014

OBJETIVOS DE LA CAPACITACION Dotar a los participantes, de elementos teóricos y prácticos, que les permitan identificar el valor estratégico del control de Gestión, para hacer el seguimiento a los procesos, e introducir los correctivos necesarios de manera oportuna. Establecer las pautas y parámetros, a través de los cuales, se diseñan Indicadores de Gestión para los Macro-Procesos de la Secretaria de Educación Departamental, partiendo de la estrategia definida, orientada a garantizar el cumplimiento de las metas organizacionales.

CONTENIDO DE LA CAPACITACION El control de gestión dentro de la organización. Establecimiento de indicadores. Etapas en la implementación del control de gestión. Análisis de los indicadores. Acciones de mejoramiento. Taller práctico de indicadores

FUNCIONES BÁSICAS DEL PROCESO DE CONTROL La fijación de estándares de actuación. La comprobación de los resultados reales, frente a los estándares fijados. La toma de decisiones correctas cuando los resultados reales, no satisfacen los estándares. La puesta en marcha de una acción correctora.

EL PROCESO DE CONTROL Y LOS INDICADORES DE GESTIÓN El control de gestión es un proceso mediante el cual, la Secretaría de Educación Departamental, se asegura de la obtención de recursos, y del empleo eficaz, y eficiente de tales recursos en el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Busca el mejoramiento continuo del SGC y de los indicadores que hacen parte de los Macro-Procesos de la SED, a través de la evaluación constante de los mismos.

FUNCIONES DEL EQUIPO DE CONTROL DE GESTIÓN Concebir el sistema de información que se requiere y asumir la responsabilidad por su buen funcionamiento. Establecer, coordinar, administrar con la alta dirección, un plan para asegurar el control de los indicadores de los procesos críticos. Comparar la realización con las metas y con los estándares establecidos.

FUNCIONES DEL EQUIPO DE CONTROL DE GESTIÓN Escribir informes en los cuales se interpreten los resultados para todos los niveles. Discutir con los responsables de cada proceso, lo que concierne a los objetivos a alcanzar, y a los procedimientos de consecución de esos objetivos. Formular avisos de precaución sobre el desenvolvimiento de los aspectos claves, a través del comportamiento de sus indicadores y razones.

PARADIGMAS ACERCA DE LA MEDICIÓN La medición precede al castigo. No hay tiempo para medir. Medir es difícil. Hay cosas imposibles de medir. Es más costoso medir que hacer.

PAUTAS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES Conocimiento de la organización (SED). Información de soporte. Identificación de las necesidades de la SED. Claridad en conceptos como: EFICACIA. VALOR DE ACTUALIDAD (capacidad). EFICIENCIA. VALOR DE POTENCIALIDAD.

EFICACIA Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Capacidad de lograr aquello que se pretende y que también aprenda a enfrentarse a los problemas de la vida. Capacidad de cumplir los objetivos marcados. Capacidad que tiene un individuo, instructor, asesor, maestro para inducir la generación de determinados procesos de forma rápida, efectiva y con alta calidad.

VALOR DE ACTUALIDAD (CAPACIDAD) El valor de actualidad es el resultado obtenido al analizar la situación real de la SED en un momento de tiempo y espacio determinado. Se asocia al concepto de eficacia. Conjunto de condiciones propias de un proceso que determinan su posibilidad de realizar o recibir determinada acción.

EFICIENCIA Es la relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Es la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado. No debe confundirse con eficacia.

VALOR DE POTENCIALIDAD Se asocia con el concepto de eficiencia y por lo tanto, con el de productividad. Se orienta a la mejor situación posible, con los recursos disponibles.

¿QUÉ ES UN INDICADOR? Es la relación entre las variables cuantitativas y/o cualitativas, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, de acuerdo con los objetivos y metas previstos e influencias esperadas. Los indicadores pueden ser Valores, Unidades, Índices, Series estadísticas.

¿CÓMO DEBEN SER LOS INDICADORES? Relevantes: Debe expresar efectivamente lo que se quiere medir o determinar y debe guardar relación con los principales procesos de la entidad. Entendibles: No debe dar lugar a ambigüedades o malas interpretaciones que puedan desvirtuar su análisis. Confiables: La precisión del indicador debe ser suficiente para tomar la decisión adecuada. Transparentes y verificables: Su cálculo debe estar adecuadamente soportado y ser documentado para su seguimiento y trazabilidad. Periódico - espaciales: debe ser asociado al tiempo y a los hechos reales que faciliten su análisis. Participativos: el indicador debe ser construido o diseñado por los propios responsables de los procesos o actividades y socializado entre quienes intervienen en el proceso de ejecución.

ATRIBUTOS DE LA INFORMACIÓN PARA LOS INDICADORES Exactitud Forma Frecuencia Extensión Origen Temporalidad Relevancia Integridad Oportunidad

TIPOS DE INDICADORES Puntuales. Acumulados De control De alarma De Planeación De eficacia De eficiencia Temporales Permanentes Estratégicos Tácticos Operativos

PRINCIPIOS PARA EL DISEÑO DE INDICADORES Los Indicadores deben ser sencillos, objetivos y de fácil manejo. Se deben adecuar a las necesidades de la organización. Los indicadores deben estar ligados a la evaluación sistemática de resultados.

NATURALEZA DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN EFICACIA Relacionados con aspectos externos (cliente). Alcanzan o no alcanzan resultados. Maneja diferentes variables. EFICIENCIA Relacionados con aspectos internos. Son mejores o peores que algo (relativos). Dados en unidades producidas por recursos utilizados con respectos a lo esperado Orientados al manejo de los parámetros de los procesos. Manejan la misma variable

ELEMENTOS PARA EL DISEÑO DE INDICADORES DE GESTIÓN 1. Nombre 2. Procedimiento de cálculo 3. Unidad 4. Sentido 5. Fuente de información 6. Frecuencia de la toma de datos 7. Valor de actualidad (capacidad) 8. Valor de potencialidad 9. Meta 10. Frecuencia de análisis 11. Responsable del análisis

INDICADORES DE EFICACIA Los indicadores de eficacia se enfocan en el control de los resultados del sistema, evalúan la relación entre la salida del sistema y el valor esperado (meta) del sistema. Este tipo de indicadores mide si lo que se generó se ajusta a los objetivos y metas propuestos inicialmente. Evaluación del desempeño. Índice de comportamiento ético. Porcentaje de ausentismo laboral y sus causas. Nivel de bienestar (Índice de bienestar). Nivel de incidencia de la capacitación en el mejoramiento continuo o en la productividad.

INDICADORES DE EFICIENCIA Se enfocan en el control de los recursos o las entradas del sistema, evalúan la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los procesos o actividades. Costo unitario del insumo. Tiempo promedio de respuesta a una necesidad o solicitud Productividad total, promedio o per cápita Utilización de medios electrónicos Nivel de sistematización y automatización de procesos

INDICADORES DE EFECTIVIDAD O IMPACTO Se enfocan en el impacto generado por los productos y/o servicios, que se prestan en la SED, sobre los clientes y usuarios (internos o externos). La efectividad está relacionada con la respuesta que se da al interrogante que se hizo. Nivel de satisfacción del usuario. Incremento de quejas y reclamos, sus causas y soluciones definitivas. Cobertura total del producto o servicio. Población total beneficiada.

INDICADORES RELACIONADOS CON EL MANEJO DE LOS RECURSOS AMBIENTALES Se enfocan en la protección del medio ambiente establece acciones de control, manejo y conservación que deben ser asumidas por la SED, mediante la aplicación de indicadores de impacto, a fin de poder disponer de elementos para medir la eficacia de las intervenciones de la SED, frente a los recursos naturales (agua, bosques, fauna, aire, flora) y la gestión ambiental. Proyecto Ambiental Institucional (PRAIS).

ANÁLISIS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN CUADRO DE MANDO

PASOS PARA LA CONSTRUCCIÓN DE CUADROS DE MANDO Identificación de los factores claves. Determinación de los indicadores que se van a analizar. Estructuración de los indicadores. Análisis comparativo entre los resultados y los estándares establecidos.

CARACTERÍSTICAS DEL CUADRO DE MANDO Presentar sólo información relevante de una forma sencilla y resumida. Evidenciar los parámetros que no evolucionan como estaba previsto. Simplificar su presentación mediante gráficos, tablas, curvas, cuadros de datos, etc. (juego de colores). Uniformidad en su elaboración para facilitar el contraste de resultados entre procesos. Se elaboran periódicamente y facilitan la evaluación en el corto plazo.

PRINCIPIOS PARA EL USO DE LOS CUADROS DE MANDO Estructura organizacional bien definida con responsabilidades predeterminadas. Flujo permanente, sistemático y objetivo de la información. Convergencia de objetivos, coherencia de políticas y unidad de criterio respecto a los factores claves de desarrollo.

ELEMENTOS DEL PLAN DE MEJORA Aspectos a mejorar. Determinación de los resultados a esperar en el indicador. Fecha límite para obtener resultados. Actividades a desarrollar. Recursos necesarios. Costos de los recursos. Plazo para reunir todos los recursos necesarios.

EJERCICIO CALIFICANDO LOS INDICADORES ¿Cómo calificaría usted, los indicadores con los que cuenta actualmente su organización?. ¿De dónde provienen los indicadores que utilizan actualmente? ¿Cuáles de estos indicadores deberían integrarse a su proceso de indicadores de gestión? ¿Qué metodología seguiría para desarrollar nuevos indicadores y porqué?