CALIDAD EN LOS PROCESOS DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO Acogida e incorporación Encuentro VOLWE A Coruña, 18/01/2012 Juan Redondo Abelenda. Director Provincial.

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1 CALIDAD EN LOS PROCESOS DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO Acogida e incorporación Encuentro VOLWE A Coruña, 18/01/2012 Juan Redondo Abelenda. Director Provincial de Voluntariado. Mercedes Domato Zas. Técnica Provincial de Voluntariado. Cruz Roja Española. Oficina Provincial de A Coruña. “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

2 INDICE  INTRODUCCIÓN  PROMOCIÓN DEL VOLUNTARIADO  ACOGIDA  INCORPORACIÓN  Preguntas, dudas “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

3 CALIDAD EN LOS PROCESOS DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO. Acogida e incorporación INTRODUCCIÓN “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

4 Dentro del concepto de acción voluntaria hay una serie de conceptos a los que debe responder el sistema de gestión del voluntariado: 1. Se entiende que se realiza libremente, no remunerada y a favor del interés público. 2. Las personas voluntarias, gozan de ciertos derechos y deberes generales reconocidos legalmente (reconocimiento, identificación, información…) 3. La acción voluntaria se realiza dentro de organizaciones con sus propias normas de funcionamiento regidas por principios democráticos. CALIDAD Y CONCEPTO DE VOLUNTARIADOINTRODUCCIÓN Cruz Roja Española entiende que un voluntario o voluntaria es “toda persona que de forma reflexiva, solidaria y desinteresada, desarrolla una actividad en beneficio de la comunidad, dentro del marco de los fines y objetivos de Cruz Roja Española” “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

5 INTRODUCCIÓN Una gestión adecuada del voluntariado asegura: 1.Que los procedimientos facilitan la acción del voluntariado. 2.Que las personas que quieren ser voluntarias lo pueden hacer según sus capacidades y dentro de una actividad organizada. 3. Que además pueden ejercer sus derechos de participación en la planificación, ejecución y evaluación de la actividad. 4.Que todas las personas voluntarias son tratadas de forma equitativa. CALIDAD Y CONCEPTO DE VOLUNTARIADO “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

6 El Proceso de Gestión de Voluntariado de CRE promueve la homogeneización de los pasos que llevan a la incorporación y participación del voluntariado en la organización, buscando ser sistematizado, corto y adaptado a la realidad.INTRODUCCIÓN EL PROCESO DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

7 El 41% de las bajas de voluntariado se producen en los primeros seis meses. El 65% en el primer año. El trato personal, y la rapidez con que una persona empieza a colaborar son claves esenciales para la permanencia. Cruz Roja cuenta con el apoyo del Ministerio de Asuntos Sociales para un proyecto de sensibilización y captación del voluntariado.INTRODUCCIÓN IMPORTANCIA DE LA CAPTACIÓN E INCORPORACIÓN “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

8 CALIDAD EN LOS PROCESOS DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO. Acogida e incorporación PROMOCIÓN DEL VOLUNTARIADO “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

9 Catálogo de acción voluntaria: Recoge las actividades en las que el voluntariado puede participar. Define puestos concretos con tareas y perfil necesario. Guía para orientar e informar de los programa en los que los voluntarios y voluntarias pueden participar. Indica nº de personas voluntarias necesarias en cada puesto. 1. DEFINICIÓN DE CATÁLOGOS PROMOCIÓN DEL VOLUNTARIADO “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

10 Esquema de la ficha de descripción del PROYECTO Y ACTIVIDAD VOLUNTARIA: Identificación del proyecto Descripción del proyecto. Puestos de acción voluntaria en el proyecto Persona responsable. Actividad/puesto de acción voluntaria Nombre del puesto Usuarios de la actividad. Lugar donde se desarrolla la actividad. Descripción de la actividad Periodicidad de la actividad Coordinador de la actividad Ficha proyecto-actividad (2): Perfil del voluntario Disponibilidad Sexo, edad. Formación /conocimientos previos necesarios. Experiencia previa necesaria Características personales Formación a cargo de CR Nº de plazas existentes PROMOCIÓN DEL VOLUNTARIADO “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

11 Indicadores relacionados con el catálogo de puestos Inclusión de voluntariado en los proyectos. Existencia de una ficha para cada puesto de actividad. Actualización anual del catálogo. Nº de plazas existentes en el catálogo / nº plazas ocupadas. PROMOCIÓN DEL VOLUNTARIADO “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

12 A través de la captación se busca incorporar nuevos miembros en la Institución así como voluntarios a distintos proyectos que realiza Cruz Roja. Actividades planificadas anualmente. Revisión semestral. Las necesidades se detectan de la diferencia entre las plazas existentes del catálogo de puestos y las plazas ocupadas. Este dato se obtiene de la aplicación informática de mantenimiento de actividades 2. CAPTACIÓN PROMOCIÓN DEL VOLUNTARIADO “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

13 Indicadores en el proceso de captación Existencia de planificación de la captación. Existencia de una evaluación de los resultados PROMOCIÓN DEL VOLUNTARIADO “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

14 CALIDAD EN LOS PROCESOS DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO. Acogida e incorporación ACOGIDA DEL VOLUNTARIADO

15 Por distintos canales (Internet, telefónicos, presenciales) llegan peticiones de información acerca de la actividad voluntaria en CR a las que damos respuesta. Gracias a la entrevista o sesión informativa podemos seleccionar y orientar a los nuevos voluntarios/as teniendo en cuenta, sus capacidades, disponibilidad y los requisitos o prioridades de la institución. 3. ACOGIDA Y ORIENTACIÓNACOGIDA “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

16 ACOGIDA “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012 La entrevista de acogida Motivación: Para ser voluntario y para serlo en CR Áreas de interés: Colectivos, tipo de actividades, tareas. Grupal / individual. Formación. Experiencia: Vital Laboral En voluntariado Características personales Detección de problemas. Detección de potencialidades.

17 Indicadores en el proceso de acogida y orientación Nº personas entrevistadas. Solicitantes Voluntarias Solicitantes vía web. Nº solicitantes por la web Tiempo de respuesta a solicitud < 70 horas. Tiempo entre solicitud y entrevista < 10 días.ACOGIDA “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

18 Formación en la que se ofrecen los conocimientos básicos acerca de la Cruz Roja, su actividad y la acción voluntaria, que asegure un óptimo conocimiento de la Institución a las personas que se incorporan como voluntarios y voluntarias. 4. FBIACOGIDA “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

19 Indicadores relacionados con la Formación Básica Institucional Nº personas con FBI en el periodo. Solicitantes Voluntarias Tiempo de espera hasta la formación institucional desde la entrevista < 15 días 100% personas voluntarias con FBI previa al altaACOGIDA “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

20 CALIDAD EN LOS PROCESOS DE GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO. Acogida e incorporación INCORPORACIÓN “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

21 Momento en el que se formaliza el ingreso del nuevo voluntario o voluntaria en la organización tras la firma de la ficha de incorporación, pasando así del estado de solicitante al de voluntario. Tras este momento y a través de la orientación y acogida se busca favorecer la mejor realización de la actividad así como la mayor permanencia del voluntario en la Institución. 5. INCORPORACIÓNINCORPORACIÓN “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

22 Indicadores relacionados con la incorporación Nº voluntarios dados de alta en el periodo. Tiempo entre entrevista hasta el alta como voluntario < 30 díasINCORPORACIÓN “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

23 La dedicación y forma de colaboración acordada se concreta con la firma del compromiso que asume tanto el voluntario con la Institución, como la Institución con el voluntario o voluntaria. 6. COMPROMISOINCORPORACIÓN “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

24 Indicadores relacionados con el compromiso Tiempo entre el alta y la firma del compromiso < 30 días. Tiempo entre fecha de solicitud y fecha de compromiso. < 90 díasINCORPORACIÓN “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

25 La formación de los voluntarios/as tiene el objetivo de capacitar al voluntario o voluntaria para la actividad que va a desarrollar. Es un derecho y una obligación. 7. FORMACIÓNINCORPORACIÓN “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

26 Indicadores relacionados con la incorporación - formación Nº voluntarios sin formación específica. Tiempo medio de espera para la formación desde el compromiso <90 díasINCORPORACIÓN “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012

27 Dudas, preguntas… “Calidad en los procesos de gestión del voluntariado: Acogida e incorporación” Encuentro VOLWE A Coruña 01/2012 GRACIAS

28 www.cruzvermella.org 981 221 000 Humanidad Imparcialidad Neutralidad Independencia Voluntariado Unidad Universalidad