INDICADORES DE PROCESO COORDINACIÓN DE PROYECTOS Claudia X. García Diana L. Zuleta Abril de 2014.

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1 INDICADORES DE PROCESO COORDINACIÓN DE PROYECTOS Claudia X. García Diana L. Zuleta Abril de 2014

2 2013 2014 16 26 62,5% PROYECTOS DE CONSULTORÍA EN EJECUCIÓN Total proyectos vigentes en primer trimestre * * Sin Proyecto Escuela Corporativa

3 ETAPAS CICLO DE VIDA PROYECTOS 2014 26 013, 50%2, 8%11, 42%0 1 2 3 4 5 1.Inicio 2.Ejecución 3.Finalización 4.Cierre y liquidación 5.Finalizado

4 Principales categorías temáticas Interculturalidad y sostenibilidad (7, $1.376) Medioambiental (8, $886) Gestión del riesgo (1, $808) Innovación (3, $573) Competitividad (1, $394) Salud (1, $153) Organizacionales y estudios económicos (4, $44) Emprendimiento (1) Ingresos Presupuestados: $4.069; $4.616 (con Esc.C) Tipo A: $2.450 Tipo B: $1.619

5 Empresas/Entidades Contratantes Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca –CVC– Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo –PNUD– Incoder Innpulsa - Bancoldex Ingenios Azucareros Totto Forsa Colombina Cámaras de Comercio Organización Panamericana de la Salud –OPS– Corporiesgos

6 Oportunidad en la ejecución de proyectos de consultoría - GPS (# de proyectos que cumplen con el cronograma en el tiempo previsto (o tienen una desviación no superior al 10%) / total de proyectos vigentes en el período)*100 93% Fortalezas Calidad académica y compromiso equipos Coordinadores dedicación 100% Seguimiento planes de trabajo Consolidación equipos por línea temática Retos/Riesgos Dependencia de productos o gestiones de la empresa Alcance y cronograma inicial definidos con baja rigurosidad Contextos de aplicación cambiantes Coordinadores (internos y externos) con múltiples funciones Demanda de tiempo y dedicación de los proyectos Concentración de varios proyectos en pocos expertos

7 Participación docentes planta - GPS (# Profesores planta vinculados CCEC (Proyectos) / Total docentes PUJ)*100 Resultado: 31/318 = 10% Meta: 10% Fortalezas Docentes que valoran los proyectos como opción de aplicación y experiencia Tipo remuneración por bonificación Valoración por parte de Colciencias de la participación en Consultorías Retos/Riesgos Docentes con múltiples funciones Docentes con dedicación parcial por estudios de posgrado Dinámicas de la actividad del CCEC Vs. rutina académica

8 Cumplimiento política margen Proyectos tipo A - GAF (Valor Proy. Tipo A con margen mínimo del 40%/ Total Proy. Tipo A)*100 63% Retos/Riesgos El sector público y el de Cooperación internacional por lo general no aceptan márgenes superiores al 20% - 25% El origen de los fondos y figuras de interventoría definen márgenes con tendencia al 0% Falta entender y apropiar la política de la Universidad Fortalezas Proyectos con alto valor con márgenes por encima de 40% Separación meta por tipo de proyectos (A y B)

9 Margen presupuestado y margen real de contribución a la Universidad - GAF (Margen presupuestado total / Valor proyectos)*100 (Margen real / Valor proy. Finalizados periodo)*100 Total: 23%, 20% (Sin E.C) Tipo A: 37%, 35% (Sin E.C) Tipo B: 1,75% Total: 23%, 20% (Sin E.C) Tipo A: 37%, 35% (Sin E.C) Tipo B: 1,75% Fortalezas Gestión de ahorros Seguimiento planes de trabajo y ejecución presupuestal Retos/Riesgos Cultura “gaste hasta el último peso” Proyectos donde lo que no se gaste hay que devolverlo – margen estático Falta entender y apropiar la importancia del margen Cuidar la calidad y responder las exigencias del cumplimiento del margen

10 Eficiencia en la ejecución presupuestal - GPS (# de proyectos vigentes en el periodo sin sobrecostos / total de proyectos vigentes en el periodo)*100 96% Fortalezas Seguimiento planes de trabajo y ejecución presupuestal Retos/Riesgos En los presupuestos en ocasiones, por la premura de tiempo se presupuesta con valores aproximados y en la ejecución se resultan ser mayores Alcance y metodologías definidas sin suficiente rigurosidad

11 Oportunidad en la facturación de Proyectos - GAF (Valor facturas realizadas en el tiempo previsto/ total programado en el período)*100 90% Fortalezas Seguimiento planes de trabajo y programación facturación Constante comunicación con los equipos de trabajo - consultores Retos/Riegos Trámites como la firma del acta de inicio y apertura cuenta conjunta retrasan la facturación Los retrasos en los cronogramas generan retrasos en la facturación

12 Nivel de satisfacción de los proyectos del CCEC - GPS (# de proyectos de consultoría que cumplen con la meta de satisfacción del cliente con promedio sobre 4.5 / total de proyectos evaluados en el periodo)*100 75% Fortalezas Seguimiento planes de trabajo Comunicación constante y directa con el cliente Acompañamiento continuo al cliente Participación en reuniones con el cliente Retos/Riesgos Descentralizar la relación Consultor – Empresa, estableciendo contacto directo Revisión del tiempo de respuesta por parte de los consultores a los requerimientos del cliente Inconvenientes no calculados o no anticipados adecuadamente que generan inconformidades El Consultor establece compromisos sin consultar al CCEC (13%)

13 Oportunidad en el cierre de Proyectos - GPS Fortalezas Priorización y establecimiento de procesos de cierre Realización de reuniones de cierre con el cliente Reuniones frecuentes con contabilidad para revisión de fondos contables Retos/Riesgos Falta de respuesta oportuna de las empresas para dar trámite a los documentos Demoras de los proveedores para trámites de pago o espera de pagos de facturas por parte del cliente para poder cerrar el fondo contable (# fondos contables cerrados / Total fondos contables Proy. finalizados)*100 (# de proyectos con proc. Cierre completo / Total Proy. finalizados)*100 86%67% (1%) 8%