Proyecto Seis Sigma Mejora en el procedimiento de adquisiciones de materiales bibliográficos solicitados por el personal académico de la UDLAP Araceli.

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1 Proyecto Seis Sigma Mejora en el procedimiento de adquisiciones de materiales bibliográficos solicitados por el personal académico de la UDLAP Araceli García Roldán José Joaquín Díaz Posadas María Magdalena Vázquez Arano Concepción Guadalupe Bravo Céspedes Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

2 Anterior al 2005, el proceso de adquisiciones de libros se realizaba completamente a través de la misma Biblioteca de la UDLAP. Durante el mismo año, las autoridades transfieren la actividad de adquisición de libros al Departamento de Compras. Introducción Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

3 Nombre del Proyecto: Mejora en el procedimiento de adquisiciones de Materiales bibliográficos solicitados por el personal académico de la UDLAP. Departamento: Desarrollo de Colección del CIRIA. Planteamiento del Problema: El tiempo del proceso de adquisiciones de libros bibliográficos se ha incrementado en más del 100%. El nivel de satisfacción del profesor se encuentra en niveles de no satisfecho. Actualmente, se conoce que es posible reducir el tiempo de respuesta en un 45.3%. Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009 Project Charter

4 Objetivo del Proyecto: Disminuir el periodo de espera en un 45.3% haciendo más eficientes los Procesos como son: llenado, recepción, trámites de solicitudes de compra y análisis de las políticas establecidas para hacer más eficiente el tiempo de respuesta al profesor. Beneficios Estimados: Disminución del 45.3% del tiempo de respuesta en la adquisición de los títulos que el profesor solicita. Eliminación de retrabajos en la Coordinación de Adquisiciones. Project Charter Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

5 Beneficios Estimados: Ahorro en el presupuesto de las cuentas de papelería de los departamentos involucrados implementando el formato electrónico. Recuperar la confianza y credibilidad de los proveedores de la institución, a través de un programa de acercamiento con ellos. Project Charter Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

6 Project Charter Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 2, 2009 Equipo del Proyecto:

7 Variable Crítica de la Calidad: Tiempo de respuesta al profesor y procesos administrativos de la adquisición de libros. Defectos: Datos bibliográficos registrados incorrectamente en el sistema de TI. No se actualizan los status del trámite de la adquisición del libro en el sistema TI. La cotización no se recibe en adquisiciones en el tiempo establecido por compras (48 hrs). Project Charter Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

8 No se cuenta con un seguimiento y retroalimentación en el trámite de compra (cotización, selección de proveedor, confirmación de la compra y pago). No se le indica al proveedor el lugar de entrega de los libros. Project Charter Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

9 Alcance del Proyecto: El proyecto involucra el departamento de Desarrollo de Colección, el Departamento de Compras, el departamento de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería y Tecnologías de la Información; incluyendo el proceso de llenado, recepción y trámites de solicitudes de compra y análisis de las políticas establecidas. Inicia con las solicitudes de adquisición enviadas por los profesores y termina con la recepción y procesamiento del material bibliográfico en la Coordinación de Adquisiciones. Project Charter Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

10 Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

11 Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

12 Mapeo general del proceso de la adquisición de libros por compra Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

13 Interfaz del sistema que el profesor utiliza para la captura de datos bibliográficos Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

14 Número de solicitudes enviadas por los profesores Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

15 Solicitudes enviadas por los profesores como "Sugerencias bibliográficas" Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17 2009

16 Solicitudes enviadas por el profesor a través del jefe administrativo del departamento académico “Bibliografía básica” Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

17 Solicitudes de libros enviadas por el profesor a través del jefe administrativo del departamento académico “Bibliografía básica” que fueron recibidas en Adquisiciones de la Biblioteca Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

18 Mapeos del proceso de adquisición de libros Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

19 Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009 Diagrama de Flujo del procedimiento de la adquisición de libros del CIRIA y del Depto. de Compras

20 Tiempos mínimos (en días) de las actividades del proceso de adquisición de libros Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

21 Tiempos promedio (en días) de las actividades del proceso de adquisición de libros Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

22 Tiempos máximos (en días) de las actividades del proceso de adquisición de libros Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

23 Nivel de satisfacción de los solicitantes Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009 El 39.19% de los encuestados expresan un nivel de satisfacción como “no satisfecha”, 13.51% como “poco satisfecho”, 22.97% como “medianamente satisfecho”, 14.86% como “satisfecho” y el 9.46% como “muy satisfecho”.

24 Resultados del tiempo razonable que los profesores esperan para recibir los libros nacionales Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

25 Resultados del tiempo razonable que los profesores esperan para recibir los libros internacionales Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

26 Comentarios de proveedores Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009 “Hay desorden en el pago de las facturas. Se ha informado del problema y nunca nadie ha dado respuesta. Antes era mejor. La relación con la biblioteca es buena. La relación con el Depto. de Compras es mala, existe mucha burocracia”. “Sería buena tener una comunicación más estrecha, vía telefónica o correo electrónico para dar seguimiento a los pedidos”. “Tener más comunicación con el proveedor. A veces los pagos están fuera de tiempo”.

27 Comentarios de proveedores Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009 Recomienda tener una comunicación excelente como la que tienen con el Tec de Monterrey. Todo el tiempo contestan. También recomienda un sistema más fácil donde todos puedan trabajar bien. “Mejorar la comunicación. En el proceso de pago no hay quien se responsabilice. No le interesa la calidad a la universidad. La parte difícil es recibir el pago. Es cuando quieren y como quieren”. Sugiere procesos más adecuados en los sistemas que maneja la universidad.

28 AMEF del proceso de adquisición de libros Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

29 AMEF del proceso de adquisición de libros Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

30 AMEF del proceso de adquisición de libros Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

31 Diagrama de Ishikawa (Fish Bone) en el procedimiento de la adquisición de libros Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

32 Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009 Mapeo del procedimiento de la adquisición de libros. (Actividades a ser modificadas y eliminadas)

33 Análisis del Modo y Efecto de Falla (AMEF) Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

34 Business Portal Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

35 Aleph como medio para solicitar la adquisición de libros por parte de los profesores de la UDLAP Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

36 Aleph como medio de contacto con los proveedores Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009 Formato original de una carta de solicitud de compra para proveedores

37 Aleph como medio de contacto con los proveedores Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009 Formato para carta de solicitud de compra con cambios propuestos e implementados

38 Aleph como medio de contacto con los proveedores Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009 Formato para carta de solicitud de cotización con cambios propuestos e implementados

39 Aleph como medio de contacto con los proveedores Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009 Formato para carta de agradecimiento con cambios propuestos e implementados

40 Reclamos en Aleph Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

41 Acuerdos con los jefes de las áreas involucradas en la adquisición de libros Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

42 Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

43 Formato “Datos generales del proveedor” Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

44 Formato “Infraestructura del proveedor” Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

45 Formato “Alternativas de pago” Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

46 Formato “Negociación y tipo de material” Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

47 Resultados de la entrevista con los proveedores Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

48 Resultados de la entrevista con los proveedores Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

49 Resultados de la entrevista con los proveedores Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

50 Ahorros de tiempo en el proceso Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

51 Tiempos registrados de algunas actividades relacionadas con la adquisición de libros que dependen de biblioteca Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

52 Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009 Diagrama de Interrelaciones

53 Diferencia entre el valor máximo y mínimo del tiempo total del proceso de adquisición de libros y trámite de pago Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

54 Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009 Se logra el 74.24% de mejora en el tiempo del proceso de adquisición de libros que corresponde a una disminución de 77.2 días en promedio. El 82.35% en el proceso de trámite de pago que corresponde a 15 Días en promedio. Resultados

55 Tiempos mínimos de las actividades del proceso actualizado Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

56 Tiempos promedios de las actividades del proceso actualizado Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

57 Tiempos máximos de las actividades del proceso actualizado Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

58 Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009 Mapeo actualizado del proceso de adquisición de libros

59 Documentos de control Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

60 Documentos de control Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

61 Documentos de control Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

62 Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009 Cuadro para el seguimiento de la compra de libros.

63 Guía para proveedores Definición Medición Análisis Mejora Control Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

64 La metodología Seis Sigma permitió identificar la ruta y actividades críticas del proceso de adquisición de libros y conocer las causas que generan un aumento en el tiempo de espera del material bibliográfico. Al inicio del proyecto se pretendía disminuir el tiempo de espera en un 45.3%. Sin embargo, al implementar las mejoras propuestas en el documento y medir nuevamente los tiempos del procedimiento, se obtuvieron los siguientes logros: Disminución del 70.3% del tiempo de respuesta. Eliminación de re trabajos. Ahorro de 88 días de trabajo al año del personal de las áreas involucradas en el proceso. Realización de entrevistas personalizadas y entrega de la guía a los proveedores para mejorar la comunicación y retomar el compromiso de ambas partes. Conclusiones Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

65 Al inicio del proyecto el nivel sigma en el proceso de adquisición de libros era de.36 y en el proceso con las mejoras alcanzó un nivel sigma de 3.22, se pretende seguir elevando el nivel sigma cuando se estabilicen las implementaciones de las mejoras. Conclusiones Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

66 Se debe mejorar la comunicación interdepartamental de la UDLAP. Implementar periodos de prueba piloto de los sistemas. Establecer al menos una reunión semestral del personal administrativo de las áreas involucradas en el procedimiento. Recomendaciones Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

67 ¡¡Muchas gracias por su atención!! Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

68 Sistema Administrativo de la Biblioteca Aleph Proyecto Seis Sigma Abril 17, 2009

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